Phần mở đầu: - Tiêu đề hợp đồng: Thường là “Contract”, ‘Sales Contract”; tuy nhiên cũng có những tên khác “Sales Confirmation”… - Số và ký hiệu hợp đồng; - Thời gian ký kết hợp đồng chính là ngày hợp đồng có đủ chữ ký của cả hai bên xuất nhập khẩu và được cho số, ký hiệu đầy đủ. b, Phần thông tin về chủ thể hợp đồng - Tên đơn vị; - Địa chỉ đơn vị; - Các số máy fax, telex, điện thoại và email nếu có; - Số tài khoản và tên ngân hàng đơn vị có tải khoản thường xuyên giao dịch; - Người đại diện ký kết hợp đồng: cần nêu rõ họ tên và chức vụ của người đại diện trong đơn vị. c, Phần cuối cùng trong một hợp đồng ngoại thương - Hợp đồng được thành lập bao nhiêu bản? Mỗi bên giữ mấy bản? - Hợp đồng thuộc hình thức nào? - Ngôn ngữ hợp đồng sử dụng. - Hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm nào? - Nếu có sự bổ sung hay sửa đổi thì phải làm thế nào? - Chữ ký, tên, chức vụ người đại diện của mỗi bên… 2.
Phần nội dung các điều khoản hợp đồng: 1. Điều khoản về tên hàng (Commodity) Điều khoản này chỉ rõ đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng phương pháp quy định chính xác tên hàng. Để diễn đạt chính xác tên hàng người ta thường dùng các cách sau: - Ghi tên hàng thương mại của hàng hóa nhưng ghi kèm tên thông thường và 8 tên khoa học của nó. - Ghi tên hàng kèm tên địa phương sản xuất ra hàng đó.
- Ghi tên hàng kèm tên hãng sản xuất ra hàng hóa đó. - Ghi tên kèm theo nhãn hiệu của nó. - Ghi tên hàng kèm theo công dụng của hàng hóa đó. - Ghi tên kèm theo quy cách chính của hàng hóa đó.
Điều khoản về chất lượng (Quality) Điều khoản này quy định chất lượng của hàng hóa giao nhận, và là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hóa, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, thì điều khoản chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp chất lượng, cho nên tùy vào từng hàng hóa mà có phương pháp quy định chất lượng cho chính xác, phù hợp và tối ưu. Nếu dùng tiêu chuẩn hóa, tài liệu, kỹ thuật, mẫu hàng… để quy định chất lượng thì phải xác nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời hợp đồng. Ngoài ra điều khoản này còn quy định về kiểm tra chất lượng như: thời điểm kiểm tra, địa điểm kiểm tra, cơ quan kiểm tra và giấy chứng nhận chất lượng. Điều khoản về số lượng (Quantity) Quy định số lượng hàng hóa giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng.
Nếu số lượng hàng hóa giao nhận quy định phỏng chừng thì phải quy định người được phép lựa chọn dùng sai số về chất lượng và gia tính cho số lượng hàng cho khoản dùng sai đó. Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking) Điều khoản này quy định bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì. Quy định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu. Điều khoản về giá cả (Price) Điều khoản này quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có).
Điều khoản về thanh toán (Payment) Điều khoản này quy định đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, phương thức thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán. Đây là điều khoản rất quan trọng được các bên rất quan tâm nếu lựa chọn được các điều kiện 9 thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí và rủi ro cho mỗi bên. Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery) Điều khoản này quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (ga, cảng) đi, (ga, cảng) đến, (ga, cảng) thông qua, phương thức giao nhận, giao nhận cuối cùng, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các quy định khác về việc giao hàng. Điều khoản giao hàng dựa trên điều kiện cơ sở giao hàng INCOTERM mà 2 bên đã thỏa thuận.
Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure/Acts of god) Điều khoản này quy định những trường hợp dược miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng cho nên thường quy định: Nguyên tắc xác định các trường hợp miễn trách, liệt kê những sự kiện được coi là trường hợp miễn trách và những sự kiện không được coi là trường hợp miễn trách. Quy định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trường hợp miễn trách. Điều khoản khiến nại (Claim) Điều khoản này quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, và nghĩa vụ của các bên khi khiếu nại. Điều khoản bảo hành (Warranty) Điều khoản này quy định thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành.
Điều khoản phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty) Điều khoản này quy định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường tùy theo từng hợp đồng có thể có riêng điều khoản phạt và bồi thường hoặc được kết hợp với các điều khoản giao hàng, thanh toán… 12. Điều khoản trọng tài (Arbitration) Điều khoản này quy định các nội dung: Ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử, địa điểm tiến hành, trọng tài, cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài. Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của một hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế tùy vào từng hợp đồng cụ thể thêm một số điều khoản khác như: Điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm chuyển bán và các điều khoản 1 khác nữa… 2.
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại các doanh nghiệp hiện nay. Xin giấy phép nhập khẩu và mở L/C ( nếu có). - Xin giấy phép nhập khẩu. Giấy phép nhập khẩu là vấn đề quan trọng hàng đầu về mặt pháp lý để tiến hành các khâu kế tiếp trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
Theo Điều 4 nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20/01/2013, “ Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, thương nhân muốn xuất khẩu, nhập khẩu phải có giấy phép của Bộ, ngành liên quan. Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải bảo đảm các quy định liên quan về kiểm dịch, an toàn thực phẩm và tiêu chuẩn, quy chuẩn chất lượng, phải chịu sự kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền trước khi thông quan. Hàng hóa không thuộc Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, Danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu và các hàng hóa không thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 và 2 Điều này, chỉ phải làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu tại Chi cục Hải quan cửa khẩu.” Đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý theo hạn ngạch, Bộ Thương mại sẽ công bố lượng hạn ngạch và dưới sự chỉ đạo của Bộ Tài chính, phối hợp với các bộ và cơ quan quản lý sản xuất xác định mức thuế nhập khẩu trong hạn ngạch và ngoài hạn ngạch. Quy trình thủ tục xin giấy phép nhập khẩu ở mỗi Bộ ( Bộ Công thương, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và môi trường, Bộ Thông tin và truyền thông, Bộ Văn hóa thể thao và du lịch, Bộ Y tế ) sẽ có những khác biệt nhất định và về cơ bản thì doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký giấy phép nhập khẩu đầy đủ, hợp lệ theo yêu cầu được đưa ra đối với hàng hóa nhập khẩu của mình để gửi về trụ sở hoặc cơ quan đại diện của bộ đó.
Hồ sơ sau khi tiếp nhận sẽ được xem xét và cấp giấy phép nhập khẩu (nếu hợp lệ và đủ điều kiện) trong thời gian quy định. Nếu là phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thì bên nhà nhập khẩu tức bên mua phải làm thủ tục mở thư tín dụng (Letter of Credit – L/C). Thông thường L/C thường được mở ngay sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết và trước 20 1 đến 25 ngày so với thời hạn giao hàng. Việc đầu tiên của người nhập khẩu cần phải thực hiện nếu như thanh toán với phương thức này là điền vào đơn xin mở L/C và nộp tại ngân hàng một số giấy tờ cần thiết để tiến hành mở L/C.
Tuỳ từng trường hợp mà ngân hàng yêu cầu mức ký quỹ để mở L/C khác nhau (5% hoặc 10%) Trước khi ngân hàng phát hành L/C gốc, doanh nghiệp nên yêu cầu ngân hàng phát hàng 1 bản L/C nháp trước để xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu của mình đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch nếu có. Nếu người nhập khẩu có nhu cầu sửa đổi L/C, doanh nghiệp cần xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu). Thuê phương tiện vận tải. Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ quá trình nhập khẩu hàng hoá trước tiên phụ thuộc vào tính chất hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, và sự tính toán chi phí của bên có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải mà doanh nghiệp lựa chọn phương tiện cho phù hợp.
Nếu điều kiện cơ sở giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng là điều kiện nhóm E, F thì người mua phải tiến hành thuê phương tiện vận tải, và ngược lại nếu hợp đồng được ký kết vận chuyển theo điều kiện nhóm C, D thì trách nhiệm thuê phương tiện vận tải thuộc về người bán. Hiện nay, phương thức vận tải phổ biến và thường được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất là vận tải đường biển do chi phí khi sử dụng phương thức này ít tốn kém hơn các phương thức vận tải còn lại. Đối với vận tải đường biển có 2 loại thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàu chuyến. Tùy thuộc vào hàng hóa của mình mà doanh nghiệp lựa chọn thuê tàu cho phù hợp.
- Thuê tàu chợ hay còn gọi là lưu cước tàu chợ (Liner Booking Space) là phương thức thuê tàu trong đó người chủ hàng trực tiếp hay thông qua người môi giới liên hệ với chủ tàu hoặc đại lý của chủ tàu để thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và trả cước phí theo một biểu cước định sẵn.