Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp trong ngành bất động sản tại Việt Nam đang đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt. Phuc Dat Land Joint Stock Company, hoạt động chính trong lĩnh vực cho thuê văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh, với doanh thu gần 170 tỷ đồng mỗi năm, đã áp dụng quy trình lập ngân sách chi phí từ năm 2015 nhằm kiểm soát chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận. Tuy nhiên, trong các năm 2015 và 2016, công ty ghi nhận sự chênh lệch đáng kể giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán, với chi phí thực tế vượt ngân sách từ 20% đến 70% ở một số khoản mục như sửa chữa, bảo trì và nguyên vật liệu kỹ thuật. Bên cạnh đó, việc hoàn thành ngân sách năm 2017 bị chậm trễ đến tận tháng 6 năm 2017, gây ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh và đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích nguyên nhân dẫn đến sự không hiệu quả trong quy trình lập ngân sách chi phí tại Phuc Dat Land, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm nâng cao chất lượng ngân sách, giảm thiểu sai lệch chi phí và đảm bảo tiến độ hoàn thành ngân sách. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào dữ liệu tài chính và quy trình lập ngân sách của công ty trong giai đoạn 2015-2017, tại trụ sở chính ở TP. Hồ Chí Minh. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ công ty nâng cao năng lực quản lý chi phí, đồng thời góp phần cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cường sự hài lòng của các nhà đầu tư.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý ngân sách và kiểm soát chi phí, bao gồm:

  • Lý thuyết quy trình lập ngân sách (Budgeting Process Theory): Nhấn mạnh các bước cơ bản trong lập ngân sách gồm đánh giá hiệu quả quá khứ, dự báo và chuẩn bị ngân sách dựa trên sự phối hợp giữa các phòng ban, theo dõi thực hiện và điều chỉnh khi cần thiết.

  • Mô hình quản lý hiệu suất (Performance Management Model): Tập trung vào việc sử dụng ngân sách như một công cụ để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận và toàn công ty, qua đó thúc đẩy sự phối hợp và trách nhiệm giải trình.

  • Khái niệm về sự phối hợp liên phòng ban (Interdepartmental Coordination): Đề cao vai trò của việc trao đổi thông tin và hợp tác giữa các phòng ban trong quá trình lập ngân sách để đảm bảo tính chính xác và khả thi của kế hoạch tài chính.

Các khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm: ngân sách chi phí, sự khác biệt giữa ngân sách và thực tế, quy trình lập ngân sách, trách nhiệm quản lý ngân sách, và phối hợp liên phòng ban.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp định lượng nhằm phân tích sâu sắc và toàn diện vấn đề:

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo tài chính, báo cáo ngân sách của Phuc Dat Land trong các năm 2015-2017, tài liệu pháp luật liên quan đến quản lý tài chính doanh nghiệp, và các tài liệu học thuật về quản lý ngân sách. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua các cuộc phỏng vấn sâu với các nhà quản lý cấp cao và trung tại công ty, cùng khảo sát trực tuyến với 10 người tham gia là các quản lý và nhân viên chủ chốt.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích nội dung phỏng vấn để xác định các nguyên nhân chính gây ra sự không hiệu quả trong quy trình lập ngân sách. Sử dụng thống kê mô tả để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố qua khảo sát. Mô hình sơ đồ nguyên nhân - kết quả (Cause-Effect Map) được xây dựng để minh họa mối quan hệ giữa các nguyên nhân và vấn đề trung tâm.

  • Timeline nghiên cứu: Thu thập dữ liệu và phỏng vấn được thực hiện từ tháng 7 đến tháng 10 năm 2017, với khảo sát trực tuyến hoàn thành trong vòng một tuần. Quá trình phân tích và đề xuất giải pháp được hoàn thiện trong tháng 11 và 12 năm 2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Chênh lệch lớn giữa chi phí thực tế và ngân sách: Chi phí thực tế vượt ngân sách từ 20% đến 70% ở các khoản mục như sửa chữa (35% năm 2015, 22% năm 2016), nguyên vật liệu kỹ thuật (39% năm 2015, 28% năm 2016), và cải tạo (70% năm 2015, 54% năm 2016). Trong khi đó, doanh thu thực tế chỉ chênh lệch khoảng 1% so với dự toán, dẫn đến EBITDA thực tế thấp hơn ngân sách từ 13% đến 18%.

  2. Quy trình lập ngân sách không hiệu quả: Quy trình lập ngân sách thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, không có hướng dẫn chi tiết và thiếu sự rõ ràng về mục tiêu và tiến độ. Khoảng 60% nhân viên cấp quản lý nhận thấy thiếu hướng dẫn chính thức và đào tạo về kỹ năng lập ngân sách.

  3. Thiếu kỹ năng và trách nhiệm của quản lý: Các quản lý và trợ lý quản lý thiếu kinh nghiệm và kỹ năng lập ngân sách, không được đào tạo bài bản, dẫn đến việc lập ngân sách dựa trên kinh nghiệm cá nhân và thiếu sự chính xác. Khoảng 50% người tham gia khảo sát không rõ mục tiêu ngân sách được giao.

  4. Giao tiếp và trao đổi thông tin kém giữa các phòng ban: 70% người tham gia khảo sát cho biết sự phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình lập ngân sách là yếu kém, gây khó khăn trong việc thu thập dữ liệu chính xác và đồng bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến sự không hiệu quả trong quy trình lập ngân sách chi phí tại Phuc Dat Land là do thiếu sự phối hợp liên phòng ban và thiếu kỹ năng lập ngân sách của các quản lý. Sự chênh lệch lớn giữa chi phí thực tế và ngân sách phản ánh việc lập kế hoạch chưa sát với thực tế hoạt động, đặc biệt là các chi phí phát sinh ngoài dự kiến trong phòng kỹ thuật. Việc thiếu hướng dẫn và đào tạo khiến các quản lý không có đủ công cụ và kiến thức để dự báo chính xác, đồng thời thiếu trách nhiệm trong việc kiểm soát chi phí.

So với các nghiên cứu trong ngành, kết quả này phù hợp với các nguyên nhân phổ biến của thất bại trong lập ngân sách như mục tiêu không thực tế, thiếu sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan, và thiếu sự phối hợp thông tin. Việc trình bày dữ liệu qua biểu đồ so sánh chi phí thực tế và ngân sách theo từng khoản mục sẽ giúp minh họa rõ ràng mức độ sai lệch và hỗ trợ việc ra quyết định cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng quy trình lập ngân sách rõ ràng và chi tiết: Thiết lập các bước cụ thể, phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban và cá nhân, đồng thời công bố mục tiêu ngân sách rõ ràng đến toàn bộ nhân viên liên quan. Thiết lập lịch trình nghiêm ngặt với các mốc thời gian cụ thể để đảm bảo tiến độ hoàn thành ngân sách.

  2. Tăng cường phối hợp và trao đổi thông tin liên phòng ban: Tổ chức các cuộc họp định kỳ trong quá trình lập ngân sách để các phòng ban chia sẻ thông tin, điều chỉnh kế hoạch phù hợp. Thiết lập thư mục chia sẻ dữ liệu ngân sách trên hệ thống mạng nội bộ để các phòng ban truy cập và cập nhật thông tin kịp thời.

  3. Tổ chức đào tạo kỹ năng lập ngân sách cho quản lý: Triển khai các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng lập ngân sách, phân tích chi phí và trách nhiệm quản lý ngân sách cho các quản lý và trợ lý quản lý trước mùa lập ngân sách. Ưu tiên hợp tác với các trung tâm đào tạo chuyên nghiệp để nâng cao hiệu quả.

  4. Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá ngân sách: Áp dụng công cụ theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách hàng tháng, cảnh báo kịp thời các biến động lớn để có biện pháp điều chỉnh. Tăng cường trách nhiệm giải trình của các phòng ban thông qua báo cáo định kỳ và đánh giá hiệu quả dựa trên kết quả ngân sách.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý cấp cao của các công ty bất động sản: Giúp hiểu rõ các vấn đề thường gặp trong lập ngân sách chi phí và cách cải thiện quy trình quản lý tài chính nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Phòng Tài chính - Kế toán và Quản lý chi phí: Cung cấp các giải pháp thực tiễn để xây dựng quy trình lập ngân sách hiệu quả, tăng cường phối hợp liên phòng ban và kiểm soát chi phí chặt chẽ.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Tài chính - Ngân hàng: Là tài liệu tham khảo quý giá về nghiên cứu thực tiễn trong lĩnh vực quản lý ngân sách và chi phí doanh nghiệp tại Việt Nam.

  4. Các tổ chức đào tạo và tư vấn quản lý: Hỗ trợ xây dựng chương trình đào tạo kỹ năng lập ngân sách và tư vấn cải tiến quy trình quản lý tài chính cho doanh nghiệp trong ngành bất động sản.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao chi phí thực tế lại chênh lệch lớn so với ngân sách?
    Nguyên nhân chính là do quy trình lập ngân sách thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban, thiếu dữ liệu chính xác và các sự kiện phát sinh ngoài dự kiến không được dự báo kịp thời. Ví dụ, chi phí sửa chữa và bảo trì tăng cao do các sự cố kỹ thuật bất ngờ.

  2. Quy trình lập ngân sách hiện tại có những điểm yếu gì?
    Quy trình thiếu hướng dẫn chi tiết, không có lịch trình rõ ràng, thiếu sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban và không có đào tạo kỹ năng cho người lập ngân sách, dẫn đến việc lập kế hoạch không chính xác và chậm trễ.

  3. Làm thế nào để cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban trong lập ngân sách?
    Có thể tổ chức các cuộc họp định kỳ trong quá trình lập ngân sách, thiết lập thư mục chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ để các phòng ban cập nhật và truy xuất thông tin kịp thời, từ đó tăng cường sự phối hợp và đồng bộ.

  4. Tại sao đào tạo kỹ năng lập ngân sách lại quan trọng?
    Đào tạo giúp các quản lý hiểu rõ quy trình, nâng cao kỹ năng phân tích và dự báo, tăng trách nhiệm trong việc lập và kiểm soát ngân sách, từ đó nâng cao chất lượng ngân sách và hiệu quả quản lý chi phí.

  5. Làm thế nào để giám sát và kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn?
    Áp dụng hệ thống theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách hàng tháng, cảnh báo kịp thời các biến động lớn, yêu cầu các phòng ban báo cáo và giải trình chi tiết, đồng thời đánh giá hiệu quả dựa trên kết quả ngân sách.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã chỉ ra sự không hiệu quả trong quy trình lập ngân sách chi phí tại Phuc Dat Land là nguyên nhân chính dẫn đến sự chênh lệch lớn giữa chi phí thực tế và ngân sách, cũng như việc hoàn thành ngân sách chậm trễ.
  • Nguyên nhân sâu xa bao gồm thiếu sự phối hợp liên phòng ban, thiếu kỹ năng và trách nhiệm của quản lý trong lập ngân sách, cùng với quy trình chưa rõ ràng và thiếu hướng dẫn.
  • Giải pháp trọng tâm là xây dựng quy trình lập ngân sách chi tiết, tăng cường phối hợp thông tin, tổ chức đào tạo kỹ năng lập ngân sách và thiết lập hệ thống giám sát chi phí hiệu quả.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 6 tháng tới, đồng thời đánh giá hiệu quả qua các kỳ ngân sách tiếp theo.
  • Khuyến khích các doanh nghiệp trong ngành bất động sản tham khảo và áp dụng các bài học từ nghiên cứu để nâng cao năng lực quản lý tài chính và hiệu quả hoạt động.

Hãy bắt đầu cải tiến quy trình lập ngân sách ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và phát triển bền vững doanh nghiệp!