Luận văn thiết kế HTTT quản lý quan hệ khách hàng tại Doanh nghiệp Trà an toàn Thái Ninh, Thái Nguyên

Tài liệu phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng CRM tại doanh nghiệp sản xuất trà an toàn Thái Ninh, Phú Lương, Thái Nguyên.

• Tác giả: Nguyễn Thái Ninh
• Người hướng dẫn: TS. Trương Tuấn Linh
• Trường học: Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng tại doanh nghiệp sản xuất trà an toàn Thái Ninh, Phú Lương, Thái Nguyên
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Thái Nguyên

Tóm tắt

I. Tổng quan hệ thống quản lý quan hệ khách hàng trà Thái Ninh

Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đóng vai trò nền tảng trong chuyển đổi số doanh nghiệp nông nghiệp hiện đại. Tại cơ sở sản xuất trà an toàn Thái Ninh ở huyện Phú Lương, tỉnh Thái Nguyên, việc quản lý dữ liệu đối tác đang bước vào giai đoạn then chốt. Thị trường trà sạch ngày càng mở rộng và cạnh tranh gay gắt. Doanh nghiệp cần công cụ số để kết nối trực tiếp với đại lý và người tiêu dùng. Mô hình CRM hiện đại không chỉ lưu trữ thông tin liên lạc cơ bản. Hệ thống còn theo dõi hành vi mua sắm, sở thích sản phẩm và lịch sử phản hồi của từng nhóm khách hàng. Ứng dụng công nghệ thông tin giúp quy trình tương tác diễn ra tự động và liên tục. Ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt biến động thị trường chè an toàn. Đội ngũ bán hàng giảm bớt các thao tác thủ công rườm rà. Nguồn dữ liệu tập trung tạo điều kiện cá nhân hóa chính sách bán hàng. Cơ sở Thái Ninh tối ưu hóa chi phí quảng bá, đồng thời củng cố uy tín thương hiệu chè đặc sản Phú Lương trên thị trường toàn quốc.

1.1. Khái niệm và vai trò CRM ngành nông sản

Quản lý quan hệ khách hàng là chiến lược ứng dụng công nghệ nhằm tối ưu hóa hoạt động tiếp thị và chăm sóc người tiêu dùng. Trong lĩnh vực sản xuất nông nghiệp, CRM tạo cầu nối bền vững giữa nhà sản xuất và chuỗi phân phối. Hệ thống thu thập toàn bộ dữ liệu giao dịch từ khâu đặt hàng đến hậu mãi. Mọi thông tin được xử lý khoa học trên một cơ sở dữ liệu chung. Doanh nghiệp nắm rõ chu kỳ tiêu dùng sản phẩm trà. Nhân viên chủ động liên hệ chăm sóc và nhắc lịch tái đặt hàng. Nhờ vậy, năng suất kinh doanh tăng cao và tỷ lệ giữ chân khách hàng cải thiện rõ rệt.

1.2. Mục tiêu triển khai tại cơ sở trà Thái Ninh

Doanh nghiệp trà an toàn Thái Ninh tại Phú Lương hướng tới số hóa toàn diện quy trình kinh doanh chè sạch. Mục tiêu hàng đầu là đồng bộ hồ sơ khách buôn, đại lý và người tiêu dùng lẻ. Hệ thống mới giúp doanh nghiệp theo dõi sản lượng tiêu thụ theo thời gian thực. Ban quản lý đưa ra dự báo thu hoạch và đóng gói chính xác hơn. Việc thiết lập lịch chăm sóc tự động giúp nâng cao chất lượng dịch vụ. Khách hàng nhận được phản hồi nhanh chóng về nguồn gốc xuất xứ và quy trình chứng nhận an toàn. Đây là nền tảng vững chắc để xây dựng chuỗi giá trị trà Thái Nguyên uy tín.

II. Phân tích thực trạng quản lý thông tin khách hàng trà Thái Ninh

Khảo sát tại doanh nghiệp sản xuất trà an toàn Thái Ninh chỉ ra nhiều bất cập trong khâu quản lý quan hệ khách hàng. Hiện nay, đơn vị vẫn sử dụng các công cụ văn phòng rời rạc và ghi chép sổ sách truyền thống. Dữ liệu đối tác bị phân tán trên nhiều máy tính cá nhân. Việc tra cứu lịch sử mua hàng mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Cơ sở hạ tầng phần mềm của doanh nghiệp chủ yếu phục vụ thiết kế đồ họa như Photoshop (80%) hoặc chỉnh sửa video truyền thông. Các công cụ quản lý cơ sở dữ liệu chuyên sâu như PHP Designer, XAMPP mới dừng ở mức thử nghiệm đơn giản. Sự thiếu hụt một hệ thống CRM chuyên dụng khiến quy trình chăm sóc khách hàng bị gián đoạn. Doanh nghiệp khó phân loại khách hàng tiềm năng và khách hàng trung thành. Tình trạng này cản trở việc xây dựng chính sách ưu đãi riêng biệt cho từng đối tượng mua chè. Dữ liệu phân tán cũng tạo rủi ro thất thoát thông tin quan trọng khi nhân sự thay đổi.

2.1. Hạn chế trong quy trình quản lý thủ công

Cách thức quản lý khách hàng bằng văn bản và bảng tính thông thường bộc lộ nhiều điểm nghẽn. Nhân viên bán hàng mất nhiều thời gian tổng hợp đơn hàng chè từ các kênh phân phối. Thông tin về số lượng đặt mua, công nợ và địa chỉ giao hàng dễ bị nhầm lẫn. Việc chia sẻ thông tin giữa bộ phận bán hàng và kho đóng gói chưa liền mạch. Doanh nghiệp gặp khó khăn khi theo dõi khiếu nại của khách mua trà an toàn. Quá trình xử lý phản hồi kéo dài gây ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm người dùng. Sự thiếu liên kết này làm giảm tốc độ luân chuyển hàng hóa.

2.2. Khó khăn khi mở rộng thị trường trà sạch

Nhu cầu thưởng thức trà an toàn có chứng nhận xuất xứ ngày càng tăng cao trên thị trường. Doanh nghiệp Thái Ninh muốn mở rộng mạng lưới phân phối ra ngoài địa bàn Phú Lương. Tuy nhiên, việc thiếu hệ thống CRM khiến doanh nghiệp không thể theo dõi thị hiếu tiêu dùng theo từng khu vực địa lý. Đơn vị chưa có công cụ đo lường mức độ hài lòng của đối tác bán buôn. Các chiến dịch quảng bá trà sạch chưa nhắm đúng khách hàng mục tiêu do thiếu dữ liệu hành vi. Tỷ lệ khách hàng mua lại chưa đạt kỳ vọng vì thiếu chương trình chăm sóc định kỳ.

III. Thiết kế giải pháp hệ thống thông tin CRM cho trà Thái Ninh

Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống CRM cho doanh nghiệp trà Thái Ninh được xây dựng theo phương pháp hướng đối tượng. Giải pháp tập trung cấu trúc hóa toàn bộ luồng thông tin từ tiếp cận khách hàng, quản lý đơn hàng chè đến dịch vụ hậu mãi. Cơ sở dữ liệu quan hệ được thiết kế chuẩn hóa để lưu trữ đầy đủ hồ sơ đại lý, lịch sử giao dịch và phản hồi chất lượng trà an toàn. Hệ thống phân chia thành các phân hệ chức năng rõ ràng. Phân hệ quản lý khách hàng cho phép phân nhóm người mua theo doanh số và tần suất tiêu thụ. Phân hệ bán hàng hỗ trợ xử lý đơn đặt chè trực tuyến và quản lý công nợ tự động. Phân hệ chăm sóc khách hàng hỗ trợ gửi thông báo khuyến mãi, chúc mừng sinh nhật và khảo sát chất lượng sản phẩm qua tin nhắn hoặc email. Giao diện phần mềm được tối ưu trực quan, thân thiện trên nền tảng web. Nhân viên thao tác dễ dàng trên máy tính và thiết bị di động. Mô hình mới đảm bảo tính bảo mật và khả năng mở rộng linh hoạt theo quy mô sản xuất của hợp tác xã trà Phú Lương.

3.1. Mô hình hóa kiến trúc dữ liệu và chức năng

Kiến trúc hệ thống sử dụng sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và các biểu đồ Use Case để mô hình hóa hành vi người dùng. Cơ sở dữ liệu quan hệ được thiết kế với các bảng thực thể chính gồm Khách hàng, Đơn hàng, Sản phẩm trà và Nhật ký chăm sóc. Mối quan hệ giữa các bảng được ràng buộc chặt chẽ nhằm bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu. Quản trị viên dễ dàng cấp quyền truy cập theo từng vai trò cụ thể như nhân viên kinh doanh, thủ kho và kế toán. Hệ thống hỗ trợ kết xuất báo cáo bán hàng và phân tích xu hướng tiêu thụ chè tự động, nhanh chóng.

3.2. Công nghệ triển khai và tích hợp ứng dụng

Giải pháp phần mềm được phát triển dựa trên nền tảng mã nguồn mở phổ biến gồm PHP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL. Môi trường kiểm thử cục bộ được thiết lập trên máy chủ XAMPP trước khi triển khai chính thức. Giao diện người dùng sử dụng HTML5, CSS3 và JavaScript để đảm bảo tính tương thích cao với mọi thiết bị di động. Hệ thống tích hợp các cổng nhắn tin SMS Brandname và dịch vụ gửi email tự động để hỗ trợ tiếp thị. Việc lựa chọn công nghệ mã nguồn mở giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa ngân sách đầu tư ban đầu mà vẫn đảm bảo độ bền vững.

IV. Hiệu quả ứng dụng CRM tại doanh nghiệp sản xuất trà Thái Ninh

Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng mang lại bước đột phá cho doanh nghiệp sản xuất trà an toàn Thái Ninh. Phần mềm giải quyết triệt để sự phân tán dữ liệu và chuẩn hóa mọi tương tác với người tiêu dùng. Năng suất làm việc của bộ phận kinh doanh được nâng cao rõ rệt nhờ quy trình bán chè và xử lý đơn hàng tự động. Hệ thống CRM giúp đơn vị duy trì liên lạc thường xuyên với các đại lý và khách hàng trung thành. Doanh thu bán chè sạch tăng trưởng ổn định nhờ các chương trình chăm sóc cá nhân hóa kịp thời. Ban giám đốc sở hữu nguồn số liệu tin cậy để đưa ra định hướng kế hoạch sản xuất theo từng mùa vụ. Việc ứng dụng giải pháp công nghệ không chỉ gia tăng giá trị thương mại cho trà sạch Thái Ninh mà còn khẳng định vị thế sản phẩm nông sản Phú Lương trên thị trường. Mô hình quản trị số này là ví dụ điển hình có thể chuyển giao cho các hợp tác xã chè tại Thái Nguyên.

4.1. Tối ưu hiệu suất và tỷ lệ giữ chân khách buôn

Việc triển khai hệ thống CRM mang lại hiệu quả rõ rệt trong việc cắt giảm thời gian xử lý đơn hàng trà. Nhân viên không còn phải rà soát thủ công sổ sách ghi chép. Mọi thông tin về đơn giá, số lượng tồn kho và tiến độ vận chuyển đều hiển thị tức thì. Tính năng nhắc lịch tái mua giúp doanh nghiệp chủ động liên hệ trước khi đại lý hết nguồn hàng cung ứng. Mức độ hài lòng của khách hàng tăng lên đáng kể nhờ dịch vụ chuyên nghiệp. Tỷ lệ quay lại mua trà an toàn được duy trì ở mức cao và ổn định.

4.2. Định hướng phát triển thương hiệu trà Phú Lương

Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng mở ra cơ hội nhân rộng mô hình số hóa cho vùng chè Phú Lương. Dữ liệu tập trung giúp ban quản lý xây dựng chiến lược truyền thông thương hiệu bài bản. Các chứng nhận VietGAP và tem truy xuất nguồn gốc chè được gắn liền với từng đơn hàng trên hệ thống. Khách hàng dễ dàng kiểm tra độ an toàn của sản phẩm. Việc đẩy mạnh chuyển đổi số tạo đòn bẩy nâng cao giá trị kinh tế cho nông sản Thái Nguyên, đồng thời thúc đẩy phát triển kinh tế địa phương bền vững.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế số hiện nay, hơn 85% doanh nghiệp sản xuất nông sản đối mặt với bài toán tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao năng lực giữ chân khách hàng. Tại Việt Nam, mức độ ứng dụng hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng (CRM) tại các hợp tác xã và doanh nghiệp vừa và nhỏ khu vực trung du miền núi còn rất khiêm tốn, chỉ đạt dưới 25%. Doanh nghiệp Sản xuất trà an toàn Thái Ninh tại huyện Phú Lương, tỉnh Thái Nguyên là một đơn vị kinh doanh tiêu biểu trong chuỗi giá trị chè đặc sản. Mặc dù doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2021 ghi nhận mức tăng trưởng 17,62% so với năm 2020, doanh nghiệp vẫn chịu áp lực lớn khi tỷ số giá vốn hàng bán trên doanh thu thuần liên tục ở mức rất cao, lần lượt chiếm 84,35% năm 2020, 87,48% năm 2021 và 85,35% năm 2022.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ thực trạng dữ liệu khách hàng bị phân tán, lưu trữ thủ công trên các bảng tính rời rạc và trao đổi qua mạng xã hội, dẫn đến tình trạng chậm tiến độ bàn giao hợp đồng và thiếu hụt các chiến lược chăm sóc khách hàng cá nhân hóa. Mục tiêu cụ thể của đề tài là hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng; khảo sát và đánh giá toàn diện hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp; từ đó tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin CRM chuyên biệt nhằm chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ tiếp nhận thông tin, quản lý hợp đồng đến chăm sóc sau bán hàng. Phạm vi nghiên cứu thực nghiệm được triển khai trực tiếp tại Doanh nghiệp Sản xuất trà an toàn Thái Ninh (xã Tức Tranh, huyện Phú Lương, tỉnh Thái Nguyên) trong giai đoạn từ tháng 2/2023 đến tháng 9/2023, kết hợp phân tích chuỗi dữ liệu sản xuất kinh doanh từ năm 2019 đến năm 2022. Công trình mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp doanh nghiệp giảm thiểu 40% thời gian xử lý thủ tục hợp đồng, số hóa 100% hồ sơ đối tác và tối ưu hóa chi phí vận hành trong dài hạn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết hệ thống thông tin quản lý (MIS) và quản trị quan hệ khách hàng hiện đại. Theo quan điểm của Chen và Popovich (2003) cũng như Ryals và Payne (2001), CRM là chiến lược kinh doanh lấy khách hàng làm trọng tâm, ứng dụng công nghệ thông tin để khai thác tối ưu cơ sở dữ liệu khách hàng, chuyển dịch từ tư duy tiếp thị tập trung vào sản phẩm sang tiếp thị quan hệ bền vững. Hệ thống thông tin quản lý được định hình bởi 5 yếu tố cấu thành cốt lõi: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, quy trình - thủ tục và con người.

Về quy trình phát triển, đề tài áp dụng mô hình thác nước (Waterfall Model) gồm 5 giai đoạn tuần tự: xác định đặc tả yêu cầu, thiết kế hệ thống và phần mềm, triển khai kiểm thử từng phần, tích hợp kiểm thử toàn bộ hệ thống, vận hành và bảo trì. Các khái niệm nền tảng được vận dụng xuyên suốt gồm có: Sơ đồ phân cấp chức năng kinh doanh (BFD), Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD từ mức ngữ cảnh, mức 0 đến mức 1) và Mô hình thực thể liên kết (ERD) nhằm thiết lập cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ cho các thực thể khách hàng, hợp đồng, giao dịch, nhân viên và sản phẩm.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ hệ thống báo cáo tài chính giai đoạn 2020 - 2022, hồ sơ nhân sự và tài liệu quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp điều tra bảng hỏi kết hợp phỏng vấn sâu trực tiếp. Cỡ mẫu khảo sát nội bộ bao gồm toàn bộ 14 nhân sự của doanh nghiệp (7 nhân viên chính thức thuộc Ban Giám đốc, phòng Kế toán, Kế hoạch, Kinh doanh, Tổ chức và 7 nhân sự thuê ngoài) kết hợp cùng mẫu khảo sát mở rộng gồm 35 đối tác đại diện các kênh tiêu thụ chính.

Phương pháp chọn mẫu toàn bộ (census sampling) được áp dụng cho khối nhân sự nội bộ nhằm đảm bảo thu thập 100% phản ánh về hạ tầng kỹ thuật và khó khăn tác nghiệp thực tế. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích có cấu trúc và thiết kế hướng đối tượng qua UML là vì giải pháp này cho phép phân rã các quy trình phức tạp thành các module chức năng độc lập, dễ dàng kiểm soát luồng dữ liệu vào/ra và phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ. Timeline nghiên cứu được thực hiện nghiêm ngặt từ tháng 2/2023 đến tháng 9/2023 với các mốc khảo sát hiện trạng, phân tích nghiệp vụ, mô hình hóa dữ liệu và hoàn thiện giao diện ứng dụng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, cơ cấu khách hàng của doanh nghiệp có sự phân hóa rõ rệt nhưng chưa được quản lý theo phân khúc giá trị. Dữ liệu khảo sát chỉ ra rằng nhóm nhà hàng, quán trà chiếm 26% và nhóm doanh nghiệp sản xuất nước giải khát chiếm 26% tổng lượng tiêu thụ; kênh siêu thị và cửa hàng bán lẻ chiếm 22%; người tiêu dùng cá nhân chiếm 15%; còn lại 11% thuộc về khách du lịch, cơ quan sự nghiệp và các cơ sở chế biến lân cận.

Thứ hai, hạ tầng công nghệ thông tin còn phân tán và tiềm ẩn nhiều rủi ro an toàn thông tin. Doanh nghiệp sở hữu 7 máy tính để bàn (trong đó có 4 máy chạy vi xử lý Intel Xeon và 3 máy chạy Intel Core i7) cùng 16 laptop và 4 thiết bị router. Tuy nhiên, có tới 43,48% máy tính vẫn đang vận hành trên hệ điều hành Windows 7 đã lỗi thời, 17,39% dùng Windows 8 và chỉ có 39,13% máy tính cài đặt Windows 10. Về phương tiện lưu trữ, ổ cứng HDD chiếm tỷ trọng chi phối với 51%, SSD chiếm 33%, thiết bị USB chiếm 14% và đĩa quang CD chiếm 2%.

Thứ ba, sự thiếu vắng một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng chuyên nghiệp dẫn đến năng suất lao động bị hạn chế. Khảo sát ghi nhận 100% nhân sự sử dụng bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office và 100% trao đổi công việc qua nhóm Zalo, 82,6% máy tính cài đặt phần mềm diệt virus. Mặc dù các phần mềm đồ họa như Photoshop đạt tỷ lệ sử dụng 80% và Proshow đạt 33,3%, doanh nghiệp hoàn toàn không có công cụ số hóa để quản lý tiến độ hợp đồng, khiến trên 60% giao dịch theo dõi thủ công phát sinh tình trạng chậm trễ bàn giao.

Thứ tư, biên lợi nhuận bị thu hẹp nghiêm trọng do chi phí nguyên vật liệu đầu vào tăng cao. Năm 2021, giá vốn hàng bán tăng mạnh 21,92% so với năm 2020, đạt trên 151 tỷ đồng, trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 85% tổng giá vốn. Lợi nhuận trước thuế năm 2022 sụt giảm 270 triệu đồng so với năm 2021, khiến ngân sách dành cho tiếp thị, quảng bá thương hiệu bị cắt giảm tối đa.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế trên xuất phát từ việc doanh nghiệp phát triển từ mô hình sản xuất nông nghiệp truyền thống, nguồn vốn đầu tư cho CNTT trong giai đoạn trước năm 2023 còn mang tính chắp vá, thiếu định hướng kiến trúc tổng thể. Việc lưu trữ dữ liệu phân mảnh trên 51% thiết bị HDD cục bộ và phụ thuộc hoàn toàn vào ứng dụng nhắn tin Zalo khiến thông tin khách hàng bị phân tán, dễ thất thoát khi có sự biến động nhân sự. Khi so sánh với các mô hình triển khai CRM tiêu chuẩn trong ngành nông nghiệp sạch, các doanh nghiệp áp dụng phần mềm chuyên dụng đạt tốc độ phản hồi khách hàng nhanh hơn 45% và tỷ lệ giữ chân đối tác sỉ cao hơn 28% so với phương thức vận hành bán tự động.

Các phát hiện nghiên cứu được trực quan hóa sinh động thông qua hệ thống biểu đồ tròn về cơ cấu khách hàng (26% F&B, 26% nước giải khát, 22% bán lẻ), biểu đồ cột thể hiện mức độ phân bổ hệ điều hành (43,48% Windows 7), cùng bảng mô tả kiến trúc cơ sở dữ liệu gồm 6 bảng thực thể quan hệ: Khách hàng, Hợp đồng, Giao dịch, Nhân vật chủ chốt, Nhân viên và Sản phẩm. Việc số hóa toàn diện quy trình này cho phép chuyển dịch phương thức tác nghiệp từ xử lý giấy tờ rời rạc sang môi trường cơ sở dữ liệu tập trung, giúp Ban Giám đốc kiểm soát tức thời tiến độ kinh doanh trên thời gian thực.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, hoàn thiện và đóng gói phần mềm hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng theo kiến trúc phân tầng. Bộ phận kỹ thuật CNTT phối hợp cùng đơn vị tư vấn triển khai cài đặt các phân hệ trọng yếu gồm quản lý thông tin đối tác, theo dõi hợp đồng, quản lý danh mục sản phẩm và lập báo cáo tự động, hướng tới mục tiêu giảm 50% thời gian tạo lập và phê duyệt hợp đồng trong vòng 3 tháng đầu năm 2024.

Thứ hai, nâng cấp đồng bộ hạ tầng phần cứng và thiết lập chính sách an toàn thông tin. Ban Giám đốc cần phê duyệt kế hoạch chuyển đổi 100% các máy tính đang dùng Windows 7 và Windows 8 sang hệ điều hành Windows 10/11 có bản quyền; thay thế toàn bộ 51% ổ cứng HDD cũ bằng ổ cứng SSD chuẩn NVMe tốc độ cao nhằm tăng tốc độ truy xuất cơ sở dữ liệu lên gấp 3 lần, hoàn thành trong quý 2/2024.

Thứ ba, chuẩn hóa quy trình phân khúc và chăm sóc khách hàng tự động đa kênh. Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm thiết lập bộ tiêu chí đánh giá tự động cho 5 nhóm khách hàng mục tiêu (nhà hàng, doanh nghiệp nước giải khát, siêu thị, khách cá nhân và khách du lịch), cá nhân hóa các chính sách chiết khấu thương mại và chăm sóc định kỳ, đặt mục tiêu nâng tỷ lệ tái ký hợp đồng thêm 15% sau 12 tháng áp dụng.

Thứ tư, đào tạo kỹ năng số và ban hành quy chế vận hành dữ liệu chuẩn mực. Phòng Tổ chức phối hợp cùng chuyên gia tổ chức 4 khóa đào tạo thực hành cho 100% cán bộ nhân viên chính thức và nhân viên kinh doanh, ban hành quy định bảo mật thông tin nội bộ và phân quyền truy cập chặt chẽ theo chức vụ, hoàn thành dứt điểm trong quý 1/2024.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm 1: Ban lãnh đạo, chủ nhiệm hợp tác xã và các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất nông sản. Tài liệu cung cấp lộ trình mẫu về chuyển đổi số quy trình quản lý khách hàng, giúp tháo gỡ điểm nghẽn về giá vốn cao và phân mảnh thị trường tiêu thụ cho nông sản đặc sản.

Nhóm 2: Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA), kỹ sư phát triển phần mềm và chuyên viên quản trị hệ thống. Luận văn cung cấp trọn bộ tài liệu thiết kế hệ thống chi tiết gồm sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD 3 cấp độ, sơ đồ thực thể ERD và các thuật toán đăng nhập, thêm, sửa, xóa, tìm kiếm dữ liệu.

Nhóm 3: Học viên cao học, sinh viên các chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin và Quản trị kinh doanh. Công trình đóng vai trò là một case study hoàn chỉnh kết hợp giữa lý thuyết MIS hiện đại và khảo sát thực tế tại một doanh nghiệp địa phương cụ thể.

Nhóm 4: Cán bộ quản lý nhà nước thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Khoa học và Công nghệ cùng các tổ chức xúc tiến thương mại. Tài liệu cung cấp cơ sở thực tiễn để xây dựng các chương trình hỗ trợ chuyển đổi số và ứng dụng CNTT cho các chuỗi sản phẩm OCOP và chè an toàn tại các tỉnh miền núi phía Bắc.

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống CRM mang lại sự khác biệt gì so với việc sử dụng Excel và mạng xã hội Zalo trước đây? Hệ thống CRM mới tập trung hóa 100% cơ sở dữ liệu khách hàng vào một máy chủ duy nhất thay vì lưu trữ trên 51% ổ cứng HDD phân tán. Giải pháp giúp phân quyền chi tiết, lưu trữ lịch sử giao dịch tự động và khắc phục hoàn toàn tình trạng thất lạc thông tin khi nhân viên thay đổi thiết bị.

Tại sao luận văn lựa chọn mô hình thác nước (Waterfall) để phát triển phần mềm? Mô hình thác nước phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ như Trà an toàn Thái Ninh vì nghiệp vụ quản lý quan hệ khách hàng đã được xác định rõ ràng, ổn định gồm 4 bước cố định. Mô hình giúp kiểm soát chặt chẽ tiến độ qua 5 giai đoạn từ đặc tả đến bảo trì.

Đối tượng khách hàng nào đóng vai trò quan trọng nhất trong chiến lược doanh thu của doanh nghiệp? Theo số liệu khảo sát, nhóm nhà hàng, quán trà (chiếm 26%) và nhóm doanh nghiệp chế biến nước giải khát (chiếm 26%) là hai trụ cột chính, đóng góp trên 52% sản lượng tiêu thụ định kỳ nhờ các hợp đồng cung ứng số lượng lớn.

Thực trạng phần cứng cũ ảnh hưởng như thế nào đến khả năng triển khai hệ thống mới? Khảo sát cho thấy 43,48% máy tính chạy Windows 7 và 14% dữ liệu lưu qua USB dễ bị mã độc tấn công. Do đó, việc nâng cấp lên Windows 10 và trang bị SSD là điều kiện tiên quyết để đảm bảo phần mềm vận hành ổn định và bảo mật.

Hệ thống thông tin mới có giải quyết được bài toán tỷ lệ giá vốn hàng bán cao không? Hệ thống gián tiếp tối ưu hóa giá vốn bằng cách tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng, giảm thiểu 40% chi phí xử lý sai sót giấy tờ, đồng thời nâng cao hiệu quả dự báo nhu cầu nguyên liệu đầu vào chính xác hơn theo từng mùa vụ.

Kết luận

• Công trình đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý và ứng dụng CRM trong doanh nghiệp sản xuất nông sản.
• Đánh giá sâu sắc hiện trạng hạ tầng CNTT tại Doanh nghiệp Sản xuất trà an toàn Thái Ninh với các con số cụ thể như 43,48% máy tính dùng hệ điều hành cũ và 51% lưu trữ trên HDD cần nâng cấp.
• Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống CRM gồm sơ đồ phân cấp chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD và mô hình dữ liệu quan hệ gồm 6 bảng chuẩn hóa.
• Đề xuất lộ trình 4 nhóm giải pháp khả thi với các mốc thời gian rõ ràng từ quý 1/2024 đến hết năm 2024 nhằm tăng 15% hiệu quả giữ chân khách hàng.
• Tạo nền tảng công nghệ vững chắc thúc đẩy chuỗi giá trị chè an toàn Phú Lương, Thái Nguyên nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn quốc.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là đã chuyển hóa thành công bài toán quản trị kinh doanh nông sản thành một mô hình kiến trúc phần mềm thực tế, dễ áp dụng. Lộ trình tiếp theo trong 6 tháng tới tập trung vào việc thử nghiệm giao diện người dùng, kiểm thử tích hợp và chuyển đổi dữ liệu lịch sử vào hệ thống mới. Các doanh nghiệp và hợp tác xã nông sản cần nhanh chóng tham khảo mô hình phân tích thiết kế này để áp dụng vào thực tiễn chuyển đổi số của đơn vị mình.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý… Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống.

Để đạt được mục tiêu, hệ thống cần tương tác với môi trường bên ngoài của nó. Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Thu thập là lọc, cấu trúc hóa dữ liệu để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Xử lý bao gồm phân tích, tổng hợp, tính toán trên các nhóm chỉ tiêu nhằm tạo thông tin kết quả và cập nhật, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu để phục vụ việc tìm kiếm, thống kê báo cáo.

Thông tin sau khi được xử lý sẽ được phân phát cho từng đối tượng sử dụng thông tin. Hệ thống thông tin quản lý HTTT quản lý là HTTT được biết đến sớm và phổ biến nhất vì thế nó còn được xem như là HTTT của một tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.

Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Ví dụ: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… 7 1. Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý HTTT quản lý có 5 yếu tố cấu thành: Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền,…), các chương trình (phần mềm), cơ sở dữ liệu, thủ tục – quy trình và con người. Phần cứng: Phần cứng gồm các thiết bị được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin.

Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy và cầm nắm được. Dựa trên chức năng và cách thức hoạt động, người ta phân biệt các thiết bị phần cứng ra thành thiết bị nhập/ thiết bị xuất, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ. Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau thông quan các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẽ các dữ liệu và tài nguyên mạng. Phần mềm: Là tập các chỉ lệnh theo một trật tự xác định nhằm điểu khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó.

Phần mềm được biểu diễn thông qua ngôn ngữ lập trình. Phần mềm sử dụng bởi hệ thống thông tin được chia ra thành: phần mềm hệ thống (hệ điều hành), phần mềm ứng dụng (hệ soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu…), và phần mềm chuyên dụng trong các lĩnh vực ngân hàng, kế toán,… Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp để có thẻ thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. Chức năng của cơ sở dữ liệu trong một hệ thống thông tin: - Lưu trữ thông tin - Đáp lại các truy vấn tức thời - Thống kê, phân tích, dự báo - Thiết lập báo cáo… Quy trình – thủ tục: thủ tục và quy trình trong hệ thống thông tin quản lý (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo việc sử dụng HTTT diễn ra một cách hợp lý, bảo mật và hiệu quả. Dưới đây là một số điểm quan trọng về thủ tục và quy trình trong HTTT: 8 Thu thập thông tin: Thủ tục và quy trình xác định cách thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận nội bộ của doanh nghiệp.

Điều này đảm bảo rằng thông tin được thu thập một cách chính xác, đầy đủ và theo các quy định pháp lý liên quan. Xử lý thông tin: Thủ tục và quy trình quy định cách xử lý thông tin trong HTTT. Nó xác định các bước và phương pháp để xử lý, chuyển đổi và cập nhật dữ liệu. Điều này đảm bảo rằng thông tin được xử lý một cách đáng tin cậy và chính xác để phục vụ cho mục đích của doanh nghiệp.

Lưu trữ thông tin: Thủ tục và quy trình quy định cách lưu trữ thông tin trong HTTT. Nó xác định các phương pháp lưu trữ, bảo quản và truy xuất dữ liệu. Điều này bao gồm việc đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư của thông tin, cũng như tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ dữ liệu. Truy cập thông tin: Thủ tục và quy trình định nghĩa cách truy cập thông tin trong HTTT.

Nó xác định các quy tắc và quyền hạn truy cập thông tin dựa trên vai trò và trách nhiệm của từng người dùng. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin chỉ được truy cập bởi những người có quyền truy cập và được bảo vệ khỏi truy cập trái phép. Hiệu quả sử dụng hệ thống: Thủ tục và quy trình cung cấp các hướng dẫn và quy tắc để sử dụng HTTT một cách hiệu quả. Nó định nghĩa các bước và quy trình để tận dụng tối đa tính năng và tiềm năng của HTTT, từ việc nhập dữ liệu đến phân tích thông tin và đưa ra quyết định.

Tổ chức có thể tùy chỉnh và điều chỉnh thủ tục và quy trình HTTT theo nhu cầu và yêu cầu cụ thể của mình. Điều này đảm bảo rằng HTTT được sử dụng một cách hiệu quả và phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Con người: Con người là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin, là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Con người trong hệ thống thông tin được chia làm hai nhóm: nhóm xây dựng, bảo trì hệ thống và nhóm sử dụng hệ thống.

Các yếu tố cấu thành của HTTT quản lý (Nguồn:[4]) 1. Phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin được chia thành nhiều loại khác nhau tùy thuộc theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, theo chức năng, quy mô của hệ thống trong tổ chức. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS - Hệ thống thông tin quản lý MIS - Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS - Hệ thống chuyên gia ES - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp - Hệ thống thông tin tài chính - Hệ thống thông tin Marketing - Hệ thống thông tin quản lý kinh doanh sản xuất - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự - Hệ thống thông tin văn phòng Phân loại HTTT theo quy mô tích hợp: Hệ thống thông tin tích hợp là những hệ thống xuyên suốt nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vị kinh doanh. Bao gồm có: - Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning): hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp.

10 - Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management): hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp. - Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management): hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau. - Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp. Các phương pháp phân tích hệ thống thông tin Có 3 phương pháp phân tích thiết kế HTTT chủ yếu là: phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc), phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc 1.

Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc) • Đặc điểm: - Gồm các pha (phase): Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống. - Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up” (từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác. • Nhược điểm: - Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp. Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test) nếu có lỗi nào đó xuất hiện ở giai đoạn cuối pha kiểm thử.

Lúc đó, tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của lỗi, có thể buộc phải sửa đổi hàng loạt các mođun. Khi một lỗi được phát hiện, khó chẩn đoán mođun nào (trong số hàng trăm, hàng ngàn mô đun) chứa lỗi. - Vì thực hiện theo nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc một pha, người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa.Nếu ở pha trước còn lỗi thì các pha sau sẽ phải tiếp tục chịu ảnh hưởng của lỗi đó. Mặt khác hầu hết các dự án thường phải tuân thủ theo một kế hoạch chung đã ấn định từ trước vì vậy kết quả sẽ khó mà được như ý với một thời gian quy định.

Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc 11 • Đặc điểm: - Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down”. Nghĩa là các modun mức cao được viết lệnh và kiểm thử trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn. - Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc. • Nhược điểm: Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai chẳng có liên hệ nào với người sử dụng.