Đồ Án Môn Học: Phần Mềm Quản Lý Nhà Sách Tại Trường Đại Học Công Nghệ TPHCM

• Trường học: Trường Đại Học Công Nghệ TPHCM
• Đề tài: Phần Mềm Quản Lý Nhà Sách Tại Trường Đại Học Công Nghệ TPHCM
• Địa điểm: TPHCM

• 1. Hiện trạng và Yêu cầu
• 1.1. Hiện trạng
• 1.2. Các biểu mẫu thống kê
• 2. Mô hình hóa yêu cầu
• 2.1. Danh sách thực thể
• 2.2. Danh sách mối kết hợp
• 2.3. Mô tả chi tiết thực thể - mối kết hợp
• 2.3.1. Mô tả chi tiết các thực thể
• 2.3.1.1. THỰC THỂ SACH
• 2.3.1.2. THỰC THỂ THELOAI
• 2.3.1.3. THỰC THỂ HOADON
• 2.3.1.4. THỰC THỂ KHACHHANG
• 2.3.1.5. THỰC THỂ PHIEUGIAO
• 2.3.1.6. THỰC THỂ BAOCAOTON
• 2.3.1.7. THỰC THỂ BAOCAOCONGNO
• 2.3.1.8. THỰC THỂ QUYDINH
• 2.3.1.9. THỰC THỂ NGƯỜI DÙNG
• 2.3.2. Mô tả chi tiết mối kết hợp
• 2.3.2.1. Mối kết hợp CTPHIEUGIAO
• 2.3.2.2. Mối kết hợp CTHD
• 2.3.2.3. Mối kết hợp CTBAOCAOTON
• 2.3.2.4. Mối kết hợp CTCONGNO
• 2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu
• 2.4.1. Nhập sách
• 2.4.2. Quản lý thông tin kho sách
• 2.4.3. Xem báo cáo tháng
• 2.4.4. Quản lý quy định
• 2.4.5. Tra cứu thông tin sách, khách hàng
• 2.4.6. Lập hoá đơn, xuất hoá đơn
• 2.4.7. Đăng ký khách hàng thân thiết
• 2.4.8. Ghi nợ khách hàng
• 2.4.9. Lập phiếu thu tiền
• 3. Thiết kế dữ liệu
• 3.1. Mô hình vật lý
• 3.2. Danh sách các đối tượng
• 3.3. Mô tả chi tiết các Table
• 4. Thiết kế giao diện
• 4.1. Thiết kế menu
• 4.2. Danh sách các thành phần màn hình trên sơ đồ
• 5. Thiết kế xử lý
• 5.1. Danh sách các xử lý (Các xử lý quan trọng)
• 5.2. Mô tả chi tiết từng xử lý
• 6. Cài đặt thử nghiệm
• 6.1. Kết quả đạt được
• 6.2. Đánh giá ưu, khuyết điểm
• 6.3. Hướng phát triển tương lai

I. Khám phá phần mềm quản lý nhà sách tại Đại học HUTECH

Trong bối cảnh chuyển đổi số tại các cơ sở giáo dục, việc ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa vận hành là một yêu cầu cấp thiết. Bài viết này tập trung phân tích sâu về dự án Phần Mềm Quản Lý Nhà Sách Tại Trường Đại Học Công Nghệ TPHCM (HUTECH), một sáng kiến kinh nghiệm được phát triển bởi nhóm sinh viên Khoa Công nghệ Thông tin. Giải pháp này không chỉ là một đồ án môn học mà còn là một mô hình thực tiễn, giải quyết các bài toán phức tạp trong việc quản lý hàng hóa, tài chính và khách hàng tại một môi trường đặc thù như nhà sách đại học. Mục tiêu chính của hệ thống là tự động hóa các quy trình thủ công, từ khâu nhập sách, quản lý kho, bán hàng cho đến lập báo cáo, qua đó nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Dựa trên tài liệu nghiên cứu gốc, phần mềm được thiết kế với hai phân quyền chính: Quản lý và Thu ngân, mỗi vai trò có những chức năng chuyên biệt để đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả. Hệ thống này được kỳ vọng sẽ trở thành một giải pháp quản lý bán lẻ toàn diện, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của nhà sách, đồng thời cung cấp dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định chiến lược.

1.1. Bối cảnh và sự cần thiết của hệ thống quản lý hiện đại

Nhà sách trong khuôn viên trường đại học đối mặt với áp lực lớn về quản lý, đặc biệt là vào các mùa cao điểm như đầu năm học. Việc quản lý hàng ngàn đầu sách, giáo trình, và văn phòng phẩm bằng phương pháp thủ công dễ dẫn đến sai sót trong kiểm kê, thất thoát hàng hóa và chậm trễ trong phục vụ. Đồ án môn học của nhóm sinh viên HUTECH chỉ ra rằng, một phần mềm cho nhà sách đại học là cần thiết để giải quyết các vấn đề này, giúp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho sinh viên cũng như nhân viên.

1.2. Mục tiêu và phạm vi của dự án phần mềm HUTECH

Mục tiêu cốt lõi của dự án là xây dựng một phần mềm bán hàng nhà sách hoàn chỉnh, đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ cụ thể. Phạm vi của phần mềm bao gồm các chức năng chính như: quản lý nhập-xuất-tồn kho, quản lý bán hàng tại quầy (POS), quản lý thông tin khách hàng, quản lý công nợ, và tạo báo cáo tự động. Hệ thống hướng đến việc thay thế hoàn toàn sổ sách giấy, cung cấp một giao diện trực quan, dễ sử dụng cho cả người quản lý và nhân viên thu ngân, đảm bảo luồng dữ liệu được xử lý nhanh chóng và chính xác.

II. Giải mã thách thức khi quản lý nhà sách tại đại học HUTECH

Hoạt động của một nhà sách trong trường đại học mang những đặc thù riêng biệt, tạo ra nhiều thách thức trong công tác quản lý. Theo khảo sát hiện trạng trong tài liệu gốc, vấn đề lớn nhất là khối lượng giao dịch tăng đột biến vào đầu mỗi học kỳ, đòi hỏi một hệ thống có khả năng xử lý nhanh và ổn định. Việc quản lý giáo trình sinh viên cùng hàng ngàn đầu sách tham khảo và văn phòng phẩm khác nhau yêu cầu một quy trình kiểm kê chặt chẽ. Quản lý thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót cao, dẫn đến tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn kho quá mức. Thêm vào đó, việc quản lý công nợ của sinh viên và giảng viên, một dịch vụ ưu đãi phổ biến, cũng trở nên phức tạp nếu không có công cụ hỗ trợ. Việc thiếu một hệ thống quản lý thông tin sinh viên tích hợp khiến việc theo dõi và thu hồi nợ gặp nhiều khó khăn. Những thách thức này cho thấy sự cấp thiết phải có một Phần Mềm Quản Lý Nhà Sách Tại Trường Đại Học Công Nghệ TPHCM để giải quyết triệt để các vấn đề, nâng cao hiệu quả kinh doanh và chất lượng phục vụ.

2.1. Vấn đề trong quản lý kho sách và hàng tồn kho thủ công

Quy trình nhập và quản lý kho sách thủ công là một trong những điểm yếu lớn nhất. Tài liệu đề án nêu rõ các quy định như "Số lượng nhập ít nhất là 150" (QĐ1) và "Chỉ nhập các đầu sách có lượng tồn ít hơn 300". Việc kiểm soát các quy định này bằng tay rất dễ xảy ra sai sót, dẫn đến quyết định nhập hàng không tối ưu. Hậu quả là tình trạng tồn kho quá nhiều gây lãng phí vốn hoặc thiếu hàng các đầu sách quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và sự hài lòng của sinh viên.

2.2. Khó khăn trong việc theo dõi doanh thu và công nợ khách hàng

Việc quản lý doanh thu nhà sách và công nợ khách hàng bằng sổ sách giấy cực kỳ phức tạp. Theo mô tả, nhà sách cho phép khách hàng thân thiết được ghi nợ, nhưng quy định "Chỉ bán cho các khách hàng nợ không quá 20.000" (QĐ2) đòi hỏi việc kiểm tra tức thời. Nếu không có hệ thống tự động, nhân viên khó có thể kiểm tra lịch sử nợ của từng khách hàng một cách nhanh chóng, dễ dẫn đến nợ xấu. Hơn nữa, việc tổng hợp báo cáo công nợ cuối tháng tốn nhiều công sức và không đảm bảo độ chính xác.

III. Top 5 tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý nhà sách HUTECH

Để giải quyết các thách thức đã nêu, Phần Mềm Quản Lý Nhà Sách Tại Trường Đại Học Công Nghệ TPHCM được xây dựng với một hệ thống tính năng toàn diện, tập trung vào việc tự động hóa và tối ưu hóa các nghiệp vụ cốt lõi. Đây không chỉ là một phần mềm POS cho cửa hàng sách thông thường, mà còn được tùy biến để phù hợp với môi trường học đường. Các tính năng được thiết kế dựa trên phân tích yêu cầu chi tiết, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của cả người quản lý và nhân viên thu ngân. Các chức năng nổi bật bao gồm quản lý sản phẩm thông minh, hệ thống bán hàng nhanh chóng, theo dõi công nợ chính xác, và tạo báo cáo tự động. Một điểm nhấn quan trọng là khả năng tùy chỉnh các quy định kinh doanh, giúp nhà sách linh hoạt thay đổi chính sách bán hàng và nhập hàng một cách dễ dàng. Việc áp dụng công nghệ barcode trong quản lý sách cũng được tích hợp để tăng tốc độ thanh toán và kiểm kho, thể hiện tầm nhìn hiện đại của giải pháp này.

3.1. Hệ thống quản lý sản phẩm giáo trình và kho hàng thông minh

Tính năng này là xương sống của hệ thống, cho phép quản lý toàn bộ danh mục sản phẩm từ sách, giáo trình đến văn phòng phẩm. Người quản lý có thể dễ dàng thêm, sửa, xóa thông tin sản phẩm. Chức năng lập phiếu nhập sách được tự động hóa, kiểm tra các quy định về số lượng nhập tối thiểu và lượng tồn kho trước khi nhập. Việc này đảm bảo hoạt động quản lý kho sách luôn hiệu quả, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng, trực tiếp tối ưu hóa dòng vốn kinh doanh của nhà sách.

3.2. Chức năng bán hàng POS và tích hợp thanh toán tiện lợi

Module bán hàng được thiết kế với giao diện thân thiện, giúp thu ngân lập hóa đơn nhanh chóng. Hệ thống hỗ trợ quét mã vạch để lấy thông tin sản phẩm, tự động tính tổng tiền và tiền thối. Đặc biệt, phần mềm kiểm tra tức thời các quy định khi bán hàng, chẳng hạn như lượng tồn tối thiểu sau khi bán và giới hạn nợ của khách hàng. Mặc dù tài liệu gốc chưa đề cập sâu, hướng phát triển trong tương lai có thể dễ dàng tích hợp thanh toán online để đa dạng hóa phương thức thanh toán cho sinh viên, phù hợp với xu hướng hiện nay.

3.3. Quản lý khách hàng thân thiết và theo dõi công nợ tự động

Phần mềm cung cấp một công cụ mạnh mẽ để quản lý khách hàng thân thiết. Thu ngân có thể đăng ký thông tin khách hàng mới, ghi nhận công nợ và lập phiếu thu tiền khi khách hàng trả nợ. Mọi giao dịch nợ đều được ghi lại và tự động cập nhật vào tổng nợ của khách hàng. Hệ thống cũng tự động kiểm tra quy định về số tiền nợ tối đa, ngăn chặn việc bán hàng cho các khách hàng vượt quá hạn mức, từ đó giảm thiểu rủi ro tài chính một cách hiệu quả.

IV. Hướng dẫn quy trình vận hành phần mềm quản lý nhà sách HUTECH

Quy trình vận hành của Phần Mềm Quản Lý Nhà Sách Tại Trường Đại Học Công Nghệ TPHCM được mô hình hóa rõ ràng thông qua các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams) trong tài liệu nghiên cứu. Hệ thống được chia thành hai luồng nghiệp vụ chính tương ứng với vai trò Quản lý và Thu ngân. Luồng của Quản lý tập trung vào các công việc mang tính chiến lược và kiểm soát như nhập hàng, quản lý sản phẩm, thay đổi quy định và xem báo cáo. Trong khi đó, luồng của Thu ngân tập trung vào các tác vụ giao dịch hàng ngày như lập hóa đơn, quản lý thông tin khách hàng và thu nợ. Sự phân chia này không chỉ đảm bảo an ninh dữ liệu mà còn giúp tối ưu hóa giao diện cho từng người dùng. Các quy trình được thiết kế logic, từ khâu đăng nhập, xử lý yêu cầu, kiểm tra với dữ liệu quy định, và cuối cùng là ghi nhận vào cơ sở dữ liệu. Ví dụ, quy trình lập hóa đơn sẽ tự động kiểm tra dữ liệu từ kho sách và thông tin công nợ của khách hàng trước khi hoàn tất giao dịch, tạo thành một giải pháp quản lý bán lẻ khép kín và hiệu quả.

4.1. Quy trình nghiệp vụ dành cho vai trò Quản lý

Người dùng với vai trò Quản lý sau khi đăng nhập sẽ có quyền truy cập vào các chức năng cao cấp. Quy trình bắt đầu với việc 'Quản lý thông tin kho sách', nơi họ có thể nhập sách mới, cập nhật giá và số lượng. Khi cần xem hiệu quả kinh doanh, họ sẽ sử dụng chức năng 'Xem báo cáo tháng' để tạo báo cáo tồn kho và báo cáo công nợ. Đặc biệt, chức năng 'Quản lý quy định' cho phép họ thay đổi các tham số kinh doanh như số lượng nhập tối thiểu hay tiền nợ tối đa, giúp hệ thống linh hoạt thích ứng với các thay đổi của thị trường.

4.2. Quy trình tác nghiệp hàng ngày của nhân viên Thu ngân

Thu ngân là người tương tác chính với hệ thống trong các giao dịch hàng ngày. Quy trình của họ bắt đầu với việc 'Lập hoá đơn bán sách' cho sinh viên. Trong quá trình này, họ có thể 'Tra cứu sách' để tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Đối với khách hàng thân thiết, thu ngân có thể thực hiện các nghiệp vụ như 'Đăng ký khách hàng thân thiết', 'Ghi nợ khách hàng' và 'Lập phiếu thu tiền'. Mỗi thao tác đều được hệ thống kiểm tra và ghi nhận lại, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong mọi giao dịch.

V. Đánh giá kết quả phần mềm quản lý nhà sách HUTECH thực tiễn

Dự án Phần Mềm Quản Lý Nhà Sách Tại Trường Đại Học Công Nghệ TPHCM sau khi hoàn thành đã được đánh giá là một giải pháp hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ cơ bản đã đề ra. Theo phần 'Tổng kết' của tài liệu, ưu điểm lớn nhất của phần mềm là giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hoạt động ổn định và xử lý nhanh chóng. Hệ thống đã thành công trong việc tin học hóa các quy trình quản lý, giúp giảm thiểu đáng kể thời gian và sai sót so với phương pháp thủ công. Việc tự động hóa khâu tạo báo cáo tồn kho và báo cáo công nợ giúp ban quản lý có cái nhìn tổng quan, chính xác về tình hình kinh doanh để đưa ra quyết định kịp thời. Mặc dù vẫn còn một số khuyết điểm như chưa có chức năng quản lý nhân viên hay tự động loại bỏ hóa đơn cũ, nhưng đây là những điểm có thể dễ dàng cải thiện trong các phiên bản sau. Nhìn chung, kết quả đạt được đã khẳng định tính khả thi và giá trị thực tiễn của phần mềm trong môi trường nhà sách đại học.

5.1. Ưu điểm nổi bật và hiệu quả mang lại

Ưu điểm chính của phần mềm là sự đầy đủ của các chức năng cơ bản và tính ổn định. Giao diện được thiết kế trực quan, giúp nhân viên mới có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo. Hiệu quả rõ rệt nhất là việc tăng tốc độ xử lý đơn hàng tại quầy, giảm thời gian chờ đợi cho sinh viên. Hơn nữa, việc quản lý kho chính xác giúp tối ưu hóa lượng hàng tồn, tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, một yếu tố quan trọng đối với bất kỳ mô hình kinh doanh bán lẻ nào.

5.2. Các khuyết điểm còn tồn tại và đề xuất cải tiến

Bên cạnh các ưu điểm, tài liệu cũng thẳng thắn chỉ ra một số khuyết điểm. Hệ thống hiện tại chưa có module quản lý nhân viên (chấm công, tính lương). Việc quản lý khách hàng thân thiết tuy đã có nhưng chưa thực sự chặt chẽ, ví dụ như chưa có cơ chế xử lý các tài khoản không hoạt động trong thời gian dài. Ngoài ra, việc lưu trữ dữ liệu lâu năm có thể làm chậm hệ thống, do đó cần có chức năng tự động lưu trữ hoặc loại bỏ các hóa đơn, báo cáo quá cũ. Đây là những góp ý quý báu cho hướng phát triển trong tương lai.

VI. Hướng phát triển phần mềm quản lý nhà sách HUTECH tương lai

Tiềm năng phát triển của Phần Mềm Quản Lý Nhà Sách Tại Trường Đại Học Công Nghệ TPHCM là rất lớn. Dựa trên nền tảng vững chắc đã xây dựng, dự án có thể được mở rộng và nâng cấp để trở thành một hệ sinh thái quản lý toàn diện hơn. Hướng phát triển trước mắt là khắc phục các khuyết điểm đã được chỉ ra, bao gồm việc xây dựng module quản lý nhân viên và hoàn thiện chức năng quản lý khách hàng. Một bước tiến quan trọng tiếp theo là phát triển một ứng dụng quản lý nhà sách trên điện thoại. Ứng dụng này có thể dành cho cả người quản lý để theo dõi báo cáo từ xa và cho sinh viên để tra cứu sách, kiểm tra tình trạng còn hàng và nhận thông báo khuyến mãi. Xa hơn nữa, phần mềm có thể mở rộng quy mô để quản lý một chuỗi nhà sách, không chỉ giới hạn trong một cơ sở duy nhất. Việc tích hợp với các hệ thống khác của trường như hệ thống quản lý thư viện HUTECH hay cổng thông tin sinh viên cũng là một hướng đi đầy hứa hẹn, tạo ra một trải nghiệm đồng bộ và liền mạch cho người dùng.

6.1. Nâng cấp và mở rộng quy mô thành chuỗi nhà sách

Tài liệu đề án đã nêu rõ định hướng 'sẵn sàng nâng cấp lên phiên bản cao hơn để đáp ứng yêu cầu quản lý, mở rộng về quy mô kinh doanh dạng chuỗi nhà sách'. Điều này đòi hỏi việc tái cấu trúc cơ sở dữ liệu để hỗ trợ đa chi nhánh, đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho, doanh thu và khách hàng giữa các cơ sở. Một hệ thống quản lý tập trung sẽ cho phép ban lãnh đạo có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động của toàn chuỗi, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

6.2. Phát triển ứng dụng di động và tích hợp hệ sinh thái HUTECH

Trong kỷ nguyên số, một ứng dụng di động là không thể thiếu. Việc phát triển app cho phép sinh viên tương tác với nhà sách một cách thuận tiện hơn: đặt mua giáo trình online, nhận thông báo sách mới, tham gia các chương trình khách hàng thân thiết. Về phía quản lý, app di động giúp họ truy cập các báo cáo nhanh, phê duyệt các yêu cầu quan trọng ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. Việc tích hợp sâu hơn với hệ sinh thái công nghệ của HUTECH sẽ là bước đột phá, tạo ra một mô hình phần mềm cho nhà sách đại học kiểu mẫu.