Giáo Trình Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin

Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin cung cấp kiến thức chuyên sâu cho sinh viên ngành ứng dụng phần mềm trình độ cao đẳng.

• Tác giả: Nguyễn Phát Minh
• Trường học: Cần Thơ University
• Chuyên ngành: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin
• Đề tài: Giáo Trình Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin
• Loại tài liệu: sách giáo trình
• Năm xuất bản: 2018
• Địa điểm: Cần Thơ

Mục lục chi tiết

• LỜI GIỚI THIỆU
• 1. CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
• 1.1. Ý nghĩa - vai trò của thông tin:
• 1.2. Các đặc điểm của thông tin:
• 1.3. Hệ thống thông tin:
• 1.4. Khái niệm về Hệ thống thông tin (HTTT):
• 1.5. Mục đích của Hệ thống thông tin:
• 1.6. Thành phần của Hệ thống thông tin :
• 1.7. Hệ thống thông tin gồm có các thành phần cơ bản sau:
• 1.8. Các đặc trưng của Hệ thống thông tin:
• 1.9. Phân loại các Hệ thống thông tin :
• 1.10. Hệ xử lý tác nghiệp (TPS: Transaction Processing Systems)
• 1.11. Hệ thống thông tin quản lý (MIS:Management Information Systems )
• 1.12. Hệ hỗ trợ ra quyết định (DSS: Decision Support Systems)
• 1.13. Hệ thống thông tin tổng thể trong tổ chức hoạt động:
• 1.14. Các bước xây dựng Hệ thống thông tin:
• 1.15. Chiến lược và khảo sát :
• 1.16. Phân tích hệ thống:
• 1.17. Thiết kế hệ thống:
• 1.18. Là giai đoạn đặc tả các đặc trưng của hệ thống thông tin, bao gồm các công viêc:
• 1.19. Kiểm thử và tích hợp hệ thống:
• 1.20. Cài đặt, vận hành và bảo trì hệ thống:
• 1.21. CÁC BÀI TẬP MỞ RỘNG, NÂNG CAO VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
• 2. CHƯƠNG 2:KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG
• 2.1. Các giai đoạn của phân tích và thiết kế hệ thống :
• 2.2. Lập kế hoạch:
• 2.3. Nghiên cứu và phân tích hiện trạng:
• 2.4. Nghiên cứu và phân tích tính khả thi, khảo sát hệ thống
• 2.5. .1 Nghiên cứu khả thi:
• 2.6. .2 Khảo sát chi tiết và sổ điều kiện thức:
• 2.7. Phân tích hệ thống về chức năng, dữ liệu và mô hình dòng dữ liệu ;
• 2.8. Thiết kế tổng thể mô hình chức năng hệ thông tin:
• 2.9. Phân định công việc giữa con người và máy tính:
• 2.10. Thiết kế các kiểm soát:
• 2.11. Thiết kế giao diện Người - Máy:
• 2.12. Thiết kế dữ liệu, các tập tin ((Files):
• 2.13. Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình):
• 2.14. Vai trò nhiệm vụ trong phân tích và thiết kế :
• 2.15. Người quản lý hệ thống thông tin:
• 2.16. Người phân tích hệ thống :
• 2.17. Người lập trình :
• 2.18. Người sử dụng đầu cuối :
• 2.19. Kỹ thuật viên :
• 2.20. Mô hình hóa hệ thống :
• 2.21. Các phương pháp mô hình hóa :
• 2.22. Ba thành phần cơ bản của một phương pháp :
• 2.23. Các phương pháp mô hình hóa :
• 2.24. Phương pháp phân tích cấu trúc (sadt) :
• 2.25. Mối liên hệ giữa các giai đoạn trong sadt :
• 2.26. CÂU HỎI ÔN TẬP:
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
• 3.1. Khảo sát hệ thống:
• 3.2. Khảo sát và phân tích tính đúng đắn :
• 3.3. Phân tích tính khả thi:
• 3.4. Lập kế hoạch sơ bộ triển khai:
• 3.5. Kết quả khảo sát sơ bộ:
• 3.6. Khảo sát chi tiết :
• 3.7. Các yêu cầu đối với người phân tích:
• 3.8. Các loại yêu cầu cần phải khảo sát:
• 3.9. Các phương pháp khảo sát :
• 3.10. Phương pháp quan sát
• 3.11. Phương pháp sử dụng phiếu điều tra:
• 3.12. Phương pháp phỏng vấn:
• 3.13. Nghiên cứu các văn bản tài liệu:
• 3.14. Phân tích hiệu quả và rủi ro :
• 3.15. Phân tích hiệu quả :
• 3.16. Phân tích rủi ro :
• 3.17. Tư liệu hóa kết quả kháo sát :
• 3.18. CÂU HỎI ÔN TẬP:
• 4. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU
• 4.1. Phân tích chức năng – mô hình chức năng :
• 4.2. Mô hình phân cấp chức năng (BFD : Business Function Diagram) :
• 4.3. Biểu diễn chức năng- xử lý và quy tắc quản lý (ngôn ngữ giả trình, cây quyết định, bảng quyết định) :
• 4.4. Ma trận yêu cầu - Chức năng :
• 4.5. Chuẩn hoá mô hình chức năng :
• 4.6. Phân tích dữ liệu – mô hình dữ liệu :
• 4.7. Khái niệm thực thể và mối quan hệ của thực thể :
• 4.8. Mô hình thực thể quan hệ (ERD : Entity Relational Diagram) :
• 4.9. Chuẩn hoá mô hình ERD :
• 4.10. Ma trận chức năng - thực thể :
• 4.11. Xác định các thực thể :
• 4.12. Khái niệm quan hệ và chuẩn hoá quan hệ :
• 4.13. .1 Khái niệm quan hệ :
• 4.14. Khóa của quan hệ:
• 4.15. Mô hình dòng dữ liệu:
• 4.16. Ý nghĩa vai trò của mô hình dòng dữ liệu :
• 4.17. Các kí hiệu sử dụng:
• 4.18. Các thành phần của mô hình:
• 4.19. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh (Top levelling Data flow Diagram (DFD):
• 4.20. Sơ đồ dòng dữ liệu các mức dưới đỉnh (Lower levelling diagram):
• 4.21. Từ điển dữ liệu :
• 4.22. Mô tả nguồn/đích
• 4.23. Mô tả các xử lý :
• 4.24. Mô tả kho chứa:
• 4.25. Mô tả dòng dữ liệu : Dòng dữ liệu là một cấu trúc dữ liệu bao gồm nhiều phần tử dữ liệu. Tư liệu hóa phân tích hệ thống:
• 4.26. CÂU HỎI ÔN TẬP :
• 4.27. BÀI TẬP THỰC HÀNH :
• 5. CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
• 5.1. Các thành phần thiết kế:
• 5.2. .1 Một số tiêu chuẩn thiết kế:
• 5.3. .2 Thành phần thiết kế:
• 5.4. Thiêt kế kiến trúc tổng thể:
• 5.5. .2 Phân chia hệ thống thành các hệ thống con:
• 5.6. .3 Xác định các quy trình nghiệp vụ trên máy tính và thủ công:
• 5.7. .4 Lược đồ cấu trúc hệ thống:
• 5.8. .5 Lựa chọn thiết kế kiến trúc ứng dụng:
• 5.9. Thiết kế kiểm soát:
• 5.10. .2 Đảm bảo tính chính xác – kiểm tra dữ liệu:
• 5.11. .3 Thiết kế an toàn:
• 5.12. .1 Sao lưu, khôi phục dữ liệu:
• 5.13. .2 Các biện pháp an toàn dự phòng:
• 5.14. .3 Kiểm tra dữ liệu – bảo mật:
• 5.15. Thiết kế dữ liệu:
• 5.16. Nội dung thiết kế dữ liệu:
• 5.17. .1 Xây dựng mô hình logic:
• 5.18. .2 Hoàn chỉnh thiết kế vật lý:
• 5.19. Một số kỹ thuật thiết kế dữ liệu:
• 5.20. .1 Kỹ thuật mã hóa dữ liệu:
• 5.21. .2 Thiết kế toàn vẹn dữ liệu:
• 5.22. .3 Thiết kế phi chuẩn:
• 5.23. .4 Thiết kế lưu trữ dữ liệu lịch sử:
• 5.24. Kết quả của giai đoạn thiết kế dữ liệu:
• 5.25. Thiết kế chi tiết chức năng- module chương trình:
• 5.26. Một số hướng dẫn thiết kế giao diện:
• 5.27. Thiết kế các trường trên trang màn hình:
• 5.28. Thiết kế các giao diện màn hình:
• 5.29. .1 Một số hướng dẫn thiết kế màn hình nhập:
• 5.30. .2 Các loại màn hình nhập thường dùng:
• 5.31. Đặc tả sử dụng dữ liệu:
• 5.32. Thiết kế các thủ tục, hàm:
• 5.33. Thiết kế hướng dẫn, trợ giúp:
• 5.34. Thiết kế menu:
• 5.35. Một số mô hình hỗ trợ công cụ thiết kế:
• 5.36. Phương pháp kiểm định thiết kế và công cụ tự động:
• 5.37. .1 Tiêu chuẩn để kiểm định kết quả thiết kế:
• 5.38. .2 Các công cụ thiết kế tự động:
• 5.39. Tư liệu hoá thiết kế:
• 5.40. .1 Mô hình dữ liệu tổng thể:
• 5.41. .2 Thiết kế dữ liệu chi tiết:
• 5.42. .3 Mô hình chức năng tổng thể:
• 5.43. Thiết kế chi tiết chức năng:
• 5.44. Thiết kế thủ tục trigger:
• 5.45. Ví dụ quản lý kho:
• 5.46. Thiết kế bảng trung gian:
• 5.47. Mục lục hồ sơ thiết kế:
• 5.48. .3 Thiết kế chức năng:
• 5.49. CÂU HỎI ÔN TẬP:
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về Giáo Trình Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin

Giáo trình Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin cung cấp kiến thức cơ bản về các khái niệm, phương pháp và công cụ cần thiết để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin. Nội dung giáo trình không chỉ giúp sinh viên hiểu rõ về phân tích hệ thống thông tin mà còn trang bị cho họ những kỹ năng thực tiễn cần thiết trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

1.1. Ý nghĩa và vai trò của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành tổ chức. Nó giúp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời, hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.

1.2. Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm, dữ liệu và quy trình quản lý. Mỗi thành phần đều có vai trò riêng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của hệ thống.

II. Những thách thức trong Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin

Mặc dù có nhiều công cụ và phương pháp hỗ trợ, việc thiết kế hệ thống thông tin vẫn gặp phải nhiều thách thức. Các nhà phát triển thường thiếu kinh nghiệm và kiến thức cần thiết, dẫn đến việc hệ thống không đáp ứng được yêu cầu thực tế.

2.1. Thiếu hụt kiến thức về phân tích hệ thống

Nhiều nhà phát triển không được đào tạo bài bản về phân tích yêu cầu, dẫn đến việc không thể xác định chính xác nhu cầu của người dùng.

2.2. Khó khăn trong việc tích hợp công nghệ mới

Việc áp dụng công nghệ mới vào hệ thống hiện tại thường gặp khó khăn do sự không tương thích giữa các phần mềm và phần cứng.

III. Phương pháp Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Hiệu Quả

Để xây dựng một hệ thống thông tin hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế hiện đại. Những phương pháp này giúp tối ưu hóa quy trình phát triển và giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai.

3.1. Phương pháp mô hình hóa hệ thống

Mô hình hóa giúp hình dung rõ ràng các thành phần và mối quan hệ trong hệ thống, từ đó dễ dàng hơn trong việc phân tích và thiết kế.

3.2. Quy trình phát triển phần mềm

Quy trình phát triển phần mềm bao gồm các bước từ khảo sát, phân tích, thiết kế đến kiểm thử và triển khai, đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.

IV. Ứng dụng thực tiễn của Giáo Trình Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin

Giáo trình này không chỉ mang tính lý thuyết mà còn có nhiều ứng dụng thực tiễn trong việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin cho các tổ chức. Những kiến thức từ giáo trình giúp sinh viên áp dụng vào thực tế công việc.

4.1. Các dự án thực tế trong ngành công nghệ thông tin

Nhiều dự án đã được triển khai thành công nhờ vào việc áp dụng các phương pháp phân tích và thiết kế từ giáo trình, giúp nâng cao hiệu quả công việc.

4.2. Kết quả nghiên cứu và phát triển hệ thống

Các nghiên cứu cho thấy việc áp dụng giáo trình này đã giúp cải thiện đáng kể hiệu suất và độ tin cậy của hệ thống thông tin trong các tổ chức.

V. Kết luận và Tương lai của Giáo Trình Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin

Giáo trình Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin sẽ tiếp tục được cập nhật và hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Việc nâng cao chất lượng giáo trình sẽ giúp sinh viên có nền tảng vững chắc trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

5.1. Định hướng phát triển giáo trình

Giáo trình sẽ được bổ sung thêm các nội dung mới về công nghệ và phương pháp hiện đại, giúp sinh viên tiếp cận với xu hướng mới trong ngành.

5.2. Tầm quan trọng của việc cập nhật kiến thức

Việc liên tục cập nhật kiến thức và kỹ năng là rất cần thiết để sinh viên có thể đáp ứng được yêu cầu của thị trường lao động.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Mã chương: MĐ 22 - 01 Giới thiệu: Chương này sẽ trình bày các khái niệm cơ bản về thông tin và hệ thống thông tin (HTTT). Tiếp sau các khái niệm khởi đầu, chương này trình bày các đặc trưng cơ bản của HTTT, khái niệm về hệ thống xử lý tác nghiệp, hệ thống thông tin quản lý và hệ hỗ trợ ra quyết định. Trình bày khái niệm về HTTT tổng thể trong tổ chức hoạt động và các phương pháp cơ bản xây dựng HTTT. Mục tiêu: -Hiểu được ý nghĩa, vai trò của thông tin trong thực tiễn; -Nhận thức cơ bản về hệ thống thông tin nhằm định hướng cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin; -Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung chính: 1. Thông tin: Mục tiêu: - Hiểu được ý nghĩa, vai trò của thông tin trong thực tiễn; - Phân biệt được giữa dữ kiện và thông tin; - Trình bày được các đặc điểm của thông tin. Ý nghĩa - vai trò của thông tin: - Thông tin là một trong sáu loại tài nguyên trong tổ chức hoạt động: Trong bất kỳ tổ chức hoạt động ngày nay đều có 6 loại tài nguyên cơ bản: Tài chính, nguồn nhân lực, thiết bị, máy móc, nguyên nhiên vật iệu, sự quản lý điều hành và thông tin; - Thông tin là một trong ba thành phần cấu thành nên thế giới khách quan: Vật chất, năng lượng và thông tin. Thông tin ngày nay chiếm tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu giá thành của mọi hàng hóa sản phẩm và dịch vụ; đặc biệt đối với xã hội càng phát triển thì tỷ trọng của thông tin chiếm trong cơ cấu giá thành càng lớn; - Thông tin là một trong bốn vấn đề quan trọng của thế kỷ 21: Công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, năng lượng mới và thông tin.

Các đặc điểm của thông tin: - Thông tin với tư cách là hàng hoá ( có hai thuộc tính giá trị và giá trị sử dụng) thì nó là hàng hoá dạng đặc biệt bởi vì việc bán thông tin thực chất là việc nhân bản; - Thông tin có tính tích hợp, nếu tiếp tục chế biến sẽ cho ra thông tin mới có giá trị và giá trị sử dụng cao hơn; Ví dụ: Hệ điều hành Windows XP  Windows 7 - Thông tin khác với dữ kiện, một dữ kiện có phải là thông tin hay không nó hoàn toàn phụ thuộc vào ngữ cảnh và con người cụ thể tiếp nhận nó. Thông tin phải là những 9 gì khi con người tiếp nhận nó thì mở rộng thêm được nhận thức và tư duy; còn không thì nó chỉ là dữ kiện; - Việc chuyển giao thông tin ngày nay không phụ thuộc vào không gian và thời gian nhờ vào môi trường Internet. Hệ thống thông tin: Mục tiêu: - Làm cho sinh viên nhận biết được các yếu tố của một hệ thống: phần tử, mục đích, môi trường; - Nhận thức cơ bản về hệ thống thông tin, nhằm định hướng cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin; - Trình bày được các đặc trưng của HTTT; - Hiểu và trình bày được các HTTT được phân loại theo chức năng. Nêu ra được các giai đoạn phát triển hệ thống.

Khái niệm về Hệ thống thông tin (HTTT): Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử thường xuyên tương tác với nhau, có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó. Môi trường là phần nằm ngoài hệ thống đang xét và thực chất nó là một hệ thống nào đó có giao tiếp với hệ thống đang xét. Giữa hệ thống và môi trường là đường giới hạn xác định phạm vi của hệ thống. Môi trường Phần tử Hình 1.1 Mô hình tổng quát của một hệ thống Ví dụ: Hệ mặt trời, hệ thống triết học, hệ thống thủy lực, hệ thống pháp luật, hệ thống cơ khí v.

Mục đích của Hệ thống thông tin: Bất kỳ hệ thống nào cũng phải có mục đích, bởi lẽ mục đích của hệ thống chính là lý do để hệ thống tồn tại. HTTT có mục đích thu nhận, xử lý, truyền dẫn, cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu dùng tin nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân. Đối với doanh nghiệp: HTTT có mục đích là nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Đối với cơ quan hành chính nhà nước: HTTT có mục đích nâng cao hiệu lực điều hành và quản lý nhà nước.

Đối với tầm Quốc gia: Về cơ bản HTTT có mục đích nâng cao năng lực cạnh tranh của Quốc gia đối với Quốc tế và nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân. Mọi hệ thống đều có sự tương tác với môi trường bên ngoài. Qua quá trình hoạt động có thể kết quả mang lại của hệ thống không như mong đợi, vì vậy mọi hệ thống đều có mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được; nếu sự hoạt động của hệ thống mà kết quả đạt được không nằm trong giới hạn của mức độ này thì hệ thống bị phá huỷ. Ví dụ: Hệ thống điều hoà nhiệt độ cơ thể con người: Mục đích duy trì nhiệt độ là 37.5oC, mức độ hoàn thành mục đích chấp nhận được là từ 36.

Thành phần của Hệ thống thông tin : Hệ thống thông tin gồm có các thành phần cơ bản sau: a) Hệ thống trang thiết bị: Có khả năng thu nhận, xử lý và truyền dẫn thông tin bao gồm tất cả các thiết bị vật lý sử dụng trong HTTT. Thiết bị này bao gồm phần cứng như máy tính, các thiết bị đầu cuối, các thiết bị ngoại vi, máy in và cả các thiết bị không thuộc máy tính như máy chữ, máy kiểm tra chữ ký v. b) Hệ thống phần mềm máy tính: Bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là các chương trình điều khiển phần cứng và môi trường phần mềm.

Các chương trình này gồm hệ điều hành, phần mềm giao tiếp, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các chương trình tiện ích. Phần mềm ứng dụng bao gồm các chương trình trực tiếp hỗ trợ hệ thống trong việc xử lý dữ liệu để tạo ra thông tin yêu cầu. c) Hệ thống dữ liệu: Hầu hết dữ liệu được xử lý trong HTTT phải được lưu giữ vì lý do pháp lý hoặc vì sự cần thiết được xử lý trong tương lai. Những dữ liệu này được lưu trong các file và cơ sở dữ liệu trên máy tính hoặc dưới dạng giấy trong các hồ sơ văn phòng.

d) Sự quản lý vận hành hệ thống: Con người: HTTT cung cấp thông tin cho mọi người bao gồm cả người quản lý và người sử dụng cuối. Người sử dụng cuối là người tương tác trực tiếp với hệ thống và cung cấp dữ liệu cho hệ thống đồng thời nhận thông tin từ nó Thủ tục: Đặc trưng bởi các mẫu bao gồm các dữ liệu mô tả công việc của tất cả mọi người, cả người sử dụng cuối và nhân viên trong HTTT. Thủ tục xác định các quy trình, thao tác và các công thức tính toán. Nếu chỉ xét về khía cạnh xử lý thông tin thì HTTT chỉ bao gồm hai thành phần chính là dữ liệu và xử lý: Các dữ liệu là các thông tin được cấu trúc hoá.

Với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại và cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra. 11 Luồng thông tin vào: Các thông tin cần thiết cho quá trình xử lý, có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Chúng được phân thành ba loại sau: - Thông tin cần cho tra cứu: Thông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi, các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu khi xử lý thông tin sau này.

- Thông tin luân chuyển chi tiết: Loại thông tin chi tiết về hoạt động của đơn vị, khối lượng thông tin thường rất lớn, cần phải xử lý kịp thời. - Thông tin luân chuyển tổng hợp: Loại thông tin được tổng hợp từ hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý định kỳ theo lô. Luồng thông tin ra: - Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là kết quả của việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm, đồng thời phải đảm bảo sự chính xác và kịp thời.

- Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với từng đơn vị. - Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở, và khả năng giao tiếp của hệ thống với môi trường bên ngoài.

Thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán quản lý cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt được thông tin thừa trong quá trình xử lý. Các đặc trưng của Hệ thống thông tin: a) HTTT có thể gồm nhiều hệ thống con có phân cấp. Khi các hệ thống con cùng hoạt động chúng sẽ tương tác lẫn nhau và mang lại hiệu quả cao hơn cho toàn hệ thống. Ví dụ: HTTT tài chính, tiền lương, nguyên vật liệu,…tạo nên HTTT của một công ty.

b) HTTT phải được tổ chức xây dựng trên nền tảng công nghệ xử lý thông tin hiện đại. Trong thời đại ngày nay cùng với sự phát triển năng động của xã hội đòi hỏi con người phải xử lý khối lượng thông tin rất lớn và nhanh chóng, vì vậy để đáp ứng yêu cầu này thì HTTT phải được xây dựng trên nền tảng công nghệ xử lý thông tin hiện đại – đó là hệ thống máy tính điện tử. c) HTTT phải hướng đến việc hỗ trợ ra quyết định. Trong thực tế mọi tổ chức hoặc cá nhân luôn có nhu cầu ra quyết định nhằm điều chỉnh hoặc định hướng cho mọi hoạt đông của tổ chức hoặc cá nhân phù hợp với yêu cầu phát triển của xã hội.

Muốn ra được những quyết định đúng đắn thì cần phải có thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Để hệ thống thông tin có hiệu quả thì HTTT phải có định hướng đến việc hỗ trợ ra quyết định.