Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức, văn bản hành chính giữ vai trò là phương tiện truyền tải thông tin quản lý, cụ thể hóa các quy định pháp luật và giải quyết các tác nghiệp cụ thể. Đối với các cơ sở giáo dục đại học tại Hà Nội – nơi tập trung 69 trường đại học, học viện công lập và ngoài công lập – khối lượng văn bản hành chính ban hành hàng năm rất lớn nhằm phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản trị nội bộ. Tuy nhiên, thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các đơn vị này vẫn còn bộc lộ một số tồn tại liên quan đến thể thức, kỹ thuật trình bày, xử lý nội dung và quy trình luân chuyển. Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Huệ Dương tập trung khảo sát thực tế tại ba trường đại học công lập trên địa bàn thành phố Hà Nội để làm rõ thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ này.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong các cơ quan, tổ chức.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các đơn vị khảo sát.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định tương ứng:

  1. Đưa ra cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, làm căn cứ định hướng khảo sát thực tiễn.
  2. Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các trường đại học được lựa chọn.
  3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực tế tại 03 trường đại học công lập gồm: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học Quốc gia Hà Nội) và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (trực thuộc Bộ Nội vụ).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu văn bản hành chính ban hành trong 02 năm (2016 và 2017).

Giả thuyết nghiên cứu của đề tài xác định rằng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các trường đại học được khảo sát vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định về thể thức, kỹ thuật trình bày, nội dung và việc tuân thủ quy trình xử lý văn bản.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng khung lý thuyết dựa trên hệ thống quan điểm học thuật về văn bản và văn bản hành chính:

  • Khái niệm văn bản: Tiếp cận từ góc độ ngôn ngữ học (Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân, 1996), góc độ quản trị (Lương Văn Úc), góc độ kỹ thuật văn bản (Bùi Khắc Việt) và góc độ văn thư học (Vương Đình Quyền, 2011). Tác giả tổng hợp văn bản là vật mang tin bằng chữ viết nhằm mục đích giao tiếp, truyền đạt thông tin và xác lập các yêu cầu quản lý.
  • Khái niệm và đặc điểm văn bản hành chính: Kế thừa định nghĩa của Đoàn Thị Tâm (2015), Ngô Sỹ Trung (2015) và Nguyễn Minh Phương. Văn bản hành chính mang tính thông tin - điều hành, được ban hành bởi mọi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội, có phạm vi áp dụng cụ thể hoặc mang tính quy chế nội bộ lặp lại nhiều lần.
  • Chức năng của văn bản hành chính: Gồm 03 chức năng cốt lõi: chức năng thông tin (thông tin quá khứ, hiện tại, tương lai), chức năng quản lý và chức năng pháp lý.
  • Phân loại văn bản hành chính: Phân chia thành văn bản hành chính cá biệt (Quyết định cá biệt, Nghị quyết cá biệt) và văn bản hành chính thông thường (Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Giấy mời, Giấy giới thiệu...).
  • Khung pháp lý áp dụng: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp luận duy vật biện chứng: Vận dụng nguyên lý duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác - Lênin làm nền tảng nhận thức và đánh giá khách quan các mối quan hệ quản lý.
  • Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Thực hiện khảo sát trực tiếp tình hình quản lý văn bản tại Phòng Hành chính – Tổng hợp (Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHNVHN) và Phòng Hành chính – Đối ngoại (Trường ĐHKHTN).
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ, chuyên viên văn phòng phụ trách công tác văn thư tại các trường khảo sát để thu thập thông tin về quy trình xử lý thực tế.
  • Phương pháp thu thập, xử lý và tổng hợp tài liệu: Thu thập dữ liệu từ sổ đăng ký văn bản đi, báo cáo định kỳ, quy chế làm việc và các công trình nghiên cứu trước đó.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh số liệu giữa các năm (2016 - 2017), đối chiếu quy trình nghiệp vụ và thể thức văn bản thực tế với các quy định pháp luật hiện hành.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa số liệu và dữ liệu định tính để rút ra nhận xét, đánh giá và xây dựng giải pháp.

Nguồn dữ liệu của khóa luận gồm số liệu thống kê sổ đăng ký văn bản đi từ Phòng Hành chính - Tổng hợp (ĐHKHXHNV), Phòng Hành chính - Đối ngoại (ĐHKHTN) và Phòng Văn thư (ĐHNVHN) giai đoạn 2016 - 2017.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Chương I trình bày có hệ thống các khái niệm cơ bản, đặc điểm, chức năng và các yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính:

  1. Yêu cầu về thẩm quyền: Đảm bảo thẩm quyền về hình thức (chỉ ban hành thể loại văn bản luật pháp cho phép) và thẩm quyền về nội dung (phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ban hành, không chồng chéo, mâu thuẫn).
  2. Yêu cầu về nội dung: Văn bản phải làm rõ mục đích ban hành, đảm bảo tính hợp pháp (không trái Hiến pháp, luật và quy định của cấp trên), tính khoa học (logic, chính xác về dữ liệu), tính phù hợp với hình thức và tính khả thi trong thực tế thi hành.
  3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày: Phân tích chi tiết 09 thành phần thể thức bắt buộc (Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành; Số, ký hiệu; Địa danh và ngày tháng năm; Tên loại và trích yếu nội dung; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên, chữ ký; Dấu cơ quan; Nơi nhận) và 07 yếu tố thể thức bổ sung theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP.
  4. Yêu cầu về ngôn ngữ và văn phong: Yêu cầu dùng từ ngữ chuẩn xác, đơn nghĩa, nhất quán, dễ hiểu; tuân thủ các đặc trưng của phong cách hành chính - công vụ gồm: tính chính xác rõ ràng, tính phổ thông đại chúng, tính khách quan phi cá nhân, tính trang trọng lịch sự và tính khuôn mẫu.
  5. Quy trình soạn thảo và ban hành: Phân tích quy trình 04 bước tiêu chuẩn theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP và giáo trình của TS. Ngô Sỹ Trung:
    • Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo (xác định mục đích, hình thức, độ mật/khẩn, thu thập thông tin).
    • Bước 2: Soạn thảo văn bản (lập đề cương, viết dự thảo, lấy ý kiến góp ý, hoàn thiện).
    • Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản (kiểm tra thể thức qua bộ phận hành chính, trình người có thẩm quyền ký).
    • Bước 4: Ban hành văn bản (đăng ký số, vào sổ văn bản đi, đóng dấu, phát hành, lưu trữ và theo dõi).

Chương II: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

Chương II đi sâu khảo sát tổ chức bộ máy và thực tiễn nghiệp vụ văn bản tại 03 trường đại học:

  • Khái quát tổ chức và phân công trách nhiệm: Cả ba trường đều phân định rõ trách nhiệm của Ban Giám hiệu (Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung), Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp/Hành chính - Đối ngoại (trực tiếp tham mưu, kiểm tra, quản lý nghiệp vụ văn thư), lãnh đạo các đơn vị trực thuộc và cá nhân trực tiếp soạn thảo.
  • Hệ thống văn bản quy định nội bộ: Trường ĐHNVHN đã ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ riêng (kèm theo Quyết định số 1138/QĐ-DHNV ngày 06/11/2013). Ngược lại, Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN chưa xây dựng quy chế văn thư riêng cấp trường mà áp dụng theo Quy định về công tác văn thư lưu trữ của Đại học Quốc gia Hà Nội (Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/02/2010) kết hợp các văn bản quy phạm pháp luật chung.
  • Thống kê số lượng văn bản ban hành (2016 - 2017):
    • Trường ĐHKHXHNV: Năm 2016 ban hành 4.643 văn bản; năm 2017 ban hành 3.551 văn bản. Nhà trường áp dụng hệ thống quản lý chung một dãy số thứ tự cho toàn bộ các thể loại văn bản đi (Quyết định, Công văn, Tờ trình, Thông báo...).
    • Trường ĐHKHTN: Năm 2016 ban hành 5.058 văn bản; năm 2017 ban hành 4.953 văn bản, quản lý phát hành theo một hệ thống số đăng ký chung tại Phòng Hành chính - Đối ngoại.
    • Trường ĐHNVHN: Phân chia quản lý văn bản đi thành 02 hệ thống số riêng biệt (sổ riêng cho Quyết định và sổ riêng cho Công văn, Báo cáo, Tờ trình...). Năm 2016 ban hành tổng cộng 4.127 văn bản (2.289 Quyết định, 1.838 Công văn); năm 2017 ban hành 5.838 văn bản (3.148 Quyết định, 2.690 Công văn).
Đơn vị khảo sát Năm 2016 (văn bản) Năm 2017 (văn bản) Phương thức đăng ký số văn bản đi
Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn 4.643 3.551 Sử dụng 01 hệ thống số chung cho tất cả các loại văn bản
Trường ĐH Khoa học Tự nhiên 5.058 4.953 Sử dụng 01 hệ thống số chung cho tất cả các loại văn bản
Trường ĐH Nội vụ Hà Nội 4.127 (2.289 QĐ, 1.838 CV) 5.838 (3.148 QĐ, 2.690 CV) Tách riêng 02 hệ thống số: sổ Quyết định và sổ Công văn/văn bản khác
  • Thẩm quyền và nội dung: Do là các đơn vị sự nghiệp đào tạo, cả 03 trường không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật; văn bản ban hành chủ yếu là văn bản hành chính cá biệt, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên ngành và văn bản trao đổi quốc tế. Nội dung văn bản nhìn chung phục vụ đúng mục tiêu đào tạo, quản lý sinh viên và nghiên cứu khoa học.

Chương III: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả tổng hợp các mặt ưu điểm và chỉ rõ các hạn chế còn tồn tại trong thực tiễn (như việc thiếu quy chế văn thư đồng bộ cấp trường tại một số đơn vị, lỗi thể thức, kỹ thuật dàn trang, sai sót ngữ pháp hoặc quy trình kiểm duyệt dự thảo đôi khi bị kéo dài). Từ đó, tác giả đề xuất 07 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo: Quán triệt tầm quan trọng của công tác văn thư và soạn thảo văn bản trong quản trị đại học.
  2. Xây dựng và ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ: Đối với các trường chưa có quy chế độc lập, cần khẩn trương ban hành quy chế riêng phù hợp với đặc thù tổ chức của trường.
  3. Nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự: Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn định kỳ kiến thức soạn thảo, kỹ thuật hành chính cho đội ngũ cán bộ, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư và chuyên viên chuyên môn.
  4. Tiêu chuẩn hóa văn bản: Thiết lập các mẫu văn bản hành chính chuẩn theo quy định nhà nước để áp dụng thống nhất trong toàn trường.
  5. Ứng dụng công nghệ thông tin: Đẩy mạnh tin học hóa quy trình soạn thảo, duyệt dự thảo và quản lý văn bản đi/đến qua hệ thống quản lý văn bản điện tử.
  6. Tổ chức kiểm tra, giám sát: Tăng cường kiểm tra định kỳ và đột xuất việc thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành văn bản tại các khoa, phòng, ban trực thuộc.
  7. Nâng cao chất lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất: Đầu tư máy móc, thiết bị in ấn, mạng nội bộ phục vụ công tác văn thư lưu trữ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn với các dữ liệu thực tế:

  • Cung cấp bức tranh toàn cảnh về khối lượng văn bản hành chính ban hành tại 03 trường đại học công lập lớn tại Hà Nội trong 02 năm 2016 và 2017, với quy mô dao động từ 3.500 đến hơn 5.800 văn bản/năm cho mỗi đơn vị.
  • Chỉ ra sự khác biệt về phương thức đăng ký văn bản đi giữa các trường: mô hình một sổ chung (khối trường thành viên Đại học Quốc gia Hà Nội) và mô hình tách sổ riêng cho Quyết định (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội).
  • Làm rõ tình trạng hoàn thiện thể chế nội bộ: chỉ ra khoảng trống pháp lý cấp cơ sở khi Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN chưa ban hành quy chế văn thư riêng mà phụ thuộc vào khung quy chế của Đại học Quốc gia Hà Nội.
  • Hệ thống hóa 07 nhóm giải pháp có tính ứng dụng thực tế cho các đơn vị quản lý hành chính trong môi trường đại học.

Đóng góp của khóa luận so với các nghiên cứu trước đó: Trong phần tổng quan nghiên cứu, tác giả chỉ ra rằng các công trình trước đây (như các khóa luận của Nguyễn Thị Thơm năm 2010, Lưu Thị Hà Giang năm 2016, Phạm Thị Loan năm 2016, Đinh Thị Kim Cúc năm 2016) chủ yếu nghiên cứu công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại các cơ quan quản lý nhà nước như Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Công Thương, UBND cấp huyện hoặc các trung tâm dịch vụ. Đề tài của tác giả là công trình khảo sát tổng hợp, so sánh trực tiếp thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các trường đại học trên địa bàn Hà Nội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn về phạm vi:

  • Phạm vi khảo sát: Đề tài giới hạn đối tượng thực nghiệm tại 03 trường đại học công lập, chưa khảo sát đối với khối các trường đại học ngoài công lập hoặc các học viện chuyên ngành khác trên địa bàn thành phố Hà Nội.
  • Khung thời gian: Số liệu nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 02 năm (2016 - 2017), phản ánh thực trạng tại thời điểm văn bản quản lý hành chính đang vận hành chủ yếu theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu so sánh quy trình soạn thảo văn bản giữa các mô hình trường tự chủ tài chính hoàn toàn và tự chủ một phần; nghiên cứu tác động của chuyển đổi số và quản trị văn bản điện tử/chữ ký số theo các văn bản quy phạm pháp luật mới trong môi trường giáo dục đại học.

Giá trị tham khảo

Tài liệu có giá trị tham khảo thiết thực đối với các đối tượng sau:

  • Sinh viên và học viên: Là tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ, Quản lý công, Hành chính học khi nghiên cứu về kỹ thuật soạn thảo và quản lý văn bản trong cơ quan sự nghiệp giáo dục.
  • Cán bộ, chuyên viên hành chính văn phòng tại các trường đại học: Cung cấp tài liệu tham khảo về quy trình phân công trách nhiệm, thẩm quyền ban hành và cấu trúc quy chế văn thư nội bộ.
  • Nội dung đáng chú ý: Hệ thống hóa 09 thành phần thể thức bắt buộc và 07 yếu tố thể thức bổ sung (Chương I); số liệu thực tế về lưu lượng văn bản đi của 03 trường đại học (Chương II); khung giải pháp tiêu chuẩn hóa mẫu văn bản và quy trình kiểm tra, giám sát (Chương III).

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận khảo sát công tác văn bản tại những trường đại học cụ thể nào? Khóa luận khảo sát thực tế tại 03 trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội gồm: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (ĐHQGHN) và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Bộ Nội vụ).

2. Các trường đại học được nghiên cứu có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật không? Không. Cả 03 trường đều là đơn vị sự nghiệp đào tạo, không có chức năng quản lý nhà nước nên không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Thẩm quyền ban hành của các trường giới hạn ở văn bản hành chính (cá biệt và thông thường), văn bản chuyên ngành và văn bản trao đổi quốc tế.

3. Phương thức đăng ký và đánh số văn bản đi tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khác gì so với hai trường thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội? Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN áp dụng 01 hệ thống số duy nhất cho toàn bộ các thể loại văn bản đi trong năm. Trong khi đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tách thành 02 hệ thống số riêng biệt: một hệ thống sổ số dành riêng cho Quyết định và một hệ thống sổ số dành cho Công văn cùng các loại văn bản hành chính thông thường khác.

4. Tình trạng ban hành quy chế văn thư lưu trữ nội bộ tại 03 trường được khảo sát như thế nào? Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ riêng (kèm theo Quyết định số 1138/QĐ-DHNV ngày 06/11/2013). Hai trường ĐHKHXHNV và ĐHKHTN chưa ban hành quy chế văn thư độc lập cấp trường mà áp dụng Quy định về công tác văn thư lưu trữ của Đại học Quốc gia Hà Nội (Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25/02/2010) và văn bản pháp luật hiện hành.

5. Số lượng văn bản hành chính ban hành năm 2017 của từng trường được ghi nhận là bao nhiêu? Trong năm 2017, số lượng văn bản đi được ghi nhận: Trường ĐHKHXHNV ban hành 3.551 văn bản; Trường ĐHKHTN ban hành 4.953 văn bản; Trường ĐHNVHN ban hành 5.838 văn bản (gồm 3.148 Quyết định và 2.690 Công văn).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Huệ Dương đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính theo quy định nhà nước. Công trình phản ánh thực trạng tổ chức, lưu lượng văn bản và quy trình xử lý thực tế tại 03 trường đại học công lập trên địa bàn Hà Nội trong giai đoạn 2016 - 2017. Hệ thống 07 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, gắn liền với yêu cầu chuẩn hóa quy chế nội bộ, nâng cao năng lực nhân sự và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng đại học.