CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, bản chất của chi phí trong doanh nghiệp. Khái niệm Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, dịch vụ trong nền kinh tế thị trường, có thể khái quát bằng 2 giai đoạn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: T – H – T’ - Giai đoạn 1: (giai đoạn T – H) Doanh nghiệp dùng tiền mua sắm hàng hóa - Giai đoạn 2 : (giai đoạn H – T’) Tiêu thụ : Doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa và thu tiền. Như vậy, hoạt động của doanh nghiệp thực chất là sự vận động, kết hợp, chuyển đổi nội tại các yếu tố đã bỏ ra để tạo ra các sản phẩm, công việc, lao vụ nhất định.
Trên phương diện đó, khái niệm chi phí có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp. “Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (có thể là tháng, quý, năm). Khi xem xét chi phí của doanh nghiệp, cần chú ý đến các mặt sau đây: + Nội dung chi phí có thể biểu hiện bằng công thức: C+V Trong đó: C: Hao phí lao động vật hoá bao gồm các hao phí về: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấu hao tài sản cố định… V: Hao phí lao động sống bao gồm hao phí về: tiền lương, tiền công, phụ cấp cho người lao động và các khoản trích theo lương… 5 + Các chi phí của doanh nghiệp phải được đo lường và tính toán bằng tiền trong một khoảng thời gian xác định (năm, tháng, quý). + Độ lớn của chi phí phụ thuộc 2 nhân tố chủ yếu: Khối lượng lao động và tư liệu sản xuất đã tiêu hao trong một thời kỳ nhất định.
Giá cả các tư liệu sản xuất đã tiêu hao và tiền lương (tiền công) của một đơn vị lao động đã hao phí”. Bản chất của chi phí trong doanh nghiệp “Chi phí trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ phần tài sản hao mòn hoặc tiêu dùng hết cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ. Ngoài ra chi phí trong kỳ còn bao gồm các khoản chi phí trích trước, là các khoản chưa thực chi ra trong kỳ. Hầu hết các khoản đã chi tiêu đều là chi phí nhưng cũng có những khoản đã chi tiêu nhưng chưa được tính là chi phí và ngược lại có những khoản được tính là chi phí nhưng không phải là khoản chi tiêu trong kỳ.
Các cách phân loại chi phí trong doanh nghiệp Chi phí của doanh nghiệp gồm nhiều khoản khác nhau cả về nội dung, tính chất, công dụng, mục đích…trong từng doanh nghiệp sản xuất. Để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán cần phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo các tiêu thức khác nhau nhằm nâng cao tính chi tiết của thông tin chi phí, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, lập kế hoạch đồng thời tạo cơ sở tin cậy cho việc phấn đấu giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế của chi phí. Dưới đây là một số cách phân loại chủ yếu: 1.1 Phân loại chi phí theo nội dung tính chất kinh tế của chi phí. Cách phân loại này dựa trên nguyên tắc những chi phí có cùng nội dung kinh tế được xếp vào một loại, mỗi loại là một yếu tố chi phí, không kể cả chi phí đó phát sinh ở lĩnh vực hoạt động nào, địa điểm nào và dùng vào mục đích gì trong sản xuất kinh doanh.
Toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ được chia làm các yếu tố chi phí sau: 6 a. Chi phí vật liệu Chi phí vật liệu là giá trị thực tế các vật liệu dùng chung cho sản xuất sản phẩm. Chi phí nhân công. Chi phí nhân công trực tiếp là: + Các chi phí phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ như tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp, tiền công.
+ Các khoản trích theo tiền lương của công nhân trực tiếp. + Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Chi phí khấu hao tài sản cố định. Chi phí này bao gồm khấu hao của TSCĐ dùng cho sản xuất sản phẩm như: khấu hao máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, nhà xưởng….
Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp như tiền điện, nước, tiền thuê sửa chữa tài sản cố định… e. Chi phí khác bằng tiền. Chi phí khác bằng tiên bao gồm chi phí hội nghị, tiếp khách… Cách phân loại này cho biết chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm những nội dung chi phí nào, tỷ trọng từng loại chi phí trên tổng số, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch như kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạch quỹ lương…Tuy nhiên cách nhìn này không cho biết chi phí sản xuất trên tổng chi phí của doanh nghiệp là bao nhiêu”.
Phân loại chi phí theo khoản mục chi phí. Cách này căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm dựa vào mục đích, công dụng của chi phí và mức phân bố chi phí cho từng đối tượng (không phân biệt chi phí có nội dung như thế nào). Toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh được phân thành các khoản mục : 7 - “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phản ánh toàn bộ giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… trực tiếp tạo ra sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nếu liên quan trực tiếp đến đối tượng tập hợp chi phí nào thì sẽ được tập hợp cho đối tượng đó, nếu liên quan tới nhiều đối tượng tập hợp thì kế toán sẽ lựa chọn tiêu thức phân bố phù hợp để tiến hành phân bổ cho các đối tượng liên quan.
- Chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp lương trả cho công nhân sản xuất trực tiếp. Chi phí nhân công không bao gồm: + Tiền lương công nhân vận chuyển ngoài phạm vi công trường. + Tiền lương công nhân sản xuất phụ.
+ Tiền lương công nhân lái máy. - Chi phí sử dụng máy móc Chi phí sử dụng máy móc gồm chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời. +Chi phí thường xuyên cho hoạt động của máy móc gồm: lương chính, phụ của công nhân điều khiển, phục vụ máy móc. Chi phí nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, chi khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài (sửa chữa nhỏ, điện, nước, bảo hiểm xe, máy ) và các chi phí khác bằng tiền.
+Chi phí tạm thời : chi phí sửa chữa máy móc. Chi phí tạm thời của máy có thể phát sinh trước, sau đó phân bổ dần vào chi phí sử dụng máy móc nhiều kỳ sản xuất sau. Hoặc phát sinh sau nhưng phải tính trước vào chi phí sử dụng máy móc trong kỳ (do liên quan đến việc sử dụng thực tế máy móc hỏa thiêu trong kỳ). Trường hợp này phải tiến hành trích trước chi phí tiền lương trả cho công nhân điều khiển và phục vụ máy móc, bao gồm : Chi phí nhiên liệu dùng cho máy móc Chi phí công cụ, dụng cụ dùng cho máy móc 8 Chi phí khấu hao máy móc Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho máy móc, tiền điện, nước, tiền thuê sửa chữa máy móc Chi phí bằng tiền khác - Chi phí sản xuất chung Bao gồm các chi phí phục vụ sản xuất, kinh doanh chung phát sinh ở phân xưởng, bộ phận, đội, công trường,.phục vụ sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ, gồm: Chi phí lương nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận, đội; Khầu hao TSCĐ sử dụng trực tiếp để sản xuất, Khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp được tính theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả của nhân viên phân xưởng, bộ phận, đội sản xuất và các chi phí có liên quan trực tiếp khác đến phân xưởng; 1.3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm,công việc lao vụ sản xuất trong kỳ.
Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được chia thành: - “Chi phí cố định (định phí): là những khoản chi phí không thay đổi theo khối lượng sản phẩm (hay giá trị sản lượng) thay đổi. Tuy nhiên, nếu tính trên một đơn vị sản phẩm thì định phí lại biến đổi. Định phí thường bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng chung, tiền lương nhân viên, cán bộ quản lý… - Chi phí biến đổi (biến phí): là những khoản chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với khối lượng công việc hoàn thành, thường bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí bao bì,…Biến phí trên một đơn vị sản phẩm luôn là một mức ổn định. - Chi phí hỗn hợp: là chi phí mà bản thân nó gồm cả các yếu tố biến phí và định phí.
Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, quá mức đó nó lại thể hiện đặc tính của biến phí. Hỗn hợp phí thường gồm: chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp… 9 Phân loại theo cách này thuận lợi cho việc lập kế hoạch và kiểm tra chi phí, xác định điểm hoà vốn, phân tích tình hình tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh. Đồng thời làm căn cứ để đề ra biện pháp thích hợp hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh trên một đơn vị sản phẩm cũng như xác định phương án đầu tư thích hợp”. Phân loại chi phí theo phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và mối quan hệ giữa đối tượng chịu chi phí.
- “Chi phí trực tiếp:là những chi phí chỉ quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất một loại sản phẩm, một công việc, lao vụ hoặc một hoạt động, một địa điểm nhất định và hoàn toàn có thể hạch toán, quy nạp trực tiếp cho sản phẩm, công việc, lao vụ…đó. - Chi phí gián tiếp: là những chi phí sản xuất có quan hệ đến sản xuất ra nhiều loại sản phẩm,không phân định được cho từng đối tượng cho nên phải phân bổ thao đối tượng nhất định. Cách phân loại này có ý nghĩa thuần túy đối với kỹ thuật hạch toán.