Tài liệu: Management information systems project report on acl art 2

Báo cáo dự án hệ thống thông tin quản lý về ACL Art 2. Tìm hiểu phân tích, thiết kế và triển khai giải pháp công nghệ thông tin hiệu quả.

• Tác giả: Phan V6 Cam Ly
• Người hướng dẫn: Ms. Nguyễn Thị Thanh Thanh
• Trường học: Đại học Kinh Tế Tài Chính
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Hệ Thống Quản Lý Dữ Liệu Của Acl Art Trên Odoo
• Loại tài liệu: Báo cáo dự án
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Không có thông tin

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Hệ thống Quản lý Thông tin Management Information Systems

Hệ thống quản lý thông tin (Management Information Systems - MIS) là một tập hợp các công cụ, quy trình và công nghệ được sử dụng để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin trong một tổ chức. Đối với các doanh nghiệp hiện đại, MIS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu suất. Tài liệu dự án này tập trung vào việc xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu hiệu quả cho công ty ACL ART, chuyên về sản xuất và kinh doanh sản phẩm nghệ thuật. Thông qua việc áp dụng phần mềm Odoo ERP, dự án nhằm cải thiện tổ chức, lưu trữ, nhập/xuất và bảo mật dữ liệu. Những hệ thống này giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trong ngành công nghiệp.

1.1. Định nghĩa và tầm quan trọng của MIS

MIS (Management Information Systems) là nền tảng kỹ thuật giúp các tổ chức quản lý thông tin một cách hiệu quả. Nó cung cấp những insight quý báu cho quá trình ra quyết định quản lý, giúp các lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động công ty. Tầm quan trọng của MIS nằm ở khả năng tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí vận hành và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.

1.2. Ứng dụng MIS trong các doanh nghiệp sản xuất

Trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, MIS đóng vai trò then chốt trong việc quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát chất lượng sản phẩm và theo dõi tồn kho. Đối với công ty ACL ART, việc triển khai hệ thống MIS trên nền tảng Odoo giúp tăng cường hiệu quả quản lý dữ liệu sản phẩm, khách hàng và các quy trình kinh doanh khác.

II. Phân tích nhu cầu kinh doanh của ACL ART

ACL ART là một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh sản phẩm nghệ thuật. Để nâng cao năng suất và hiệu quả quản lý, công ty cần một hệ thống quản lý dữ liệu toàn diện dựa trên công nghệ hiện đại. Phân tích nhu cầu kinh doanh cho thấy công ty cần cải thiện các khía cạnh như tổ chức dữ liệu sản phẩm, quản lý quan hệ khách hàng, điều phối nhân sự và kiểm soát chất lượng. Việc sử dụng phần mềm Odoo ERP được xem là giải pháp tối ưu nhằm tích hợp các chức năng quản lý trong một nền tảng duy nhất, từ đó giúp giảm chi phí vận hành và tăng cường khả năng cạnh tranh.

2.1. Thách thức hiện tại trong quản lý dữ liệu

Hiện tại, ACL ART phải đối mặt với những thách thức trong quản lý dữ liệu như: sự phân tán thông tin giữa các bộ phận, thiếu tính nhất quán trong quy trình lưu trữ dữ liệu, và rủi ro bảo mật thông tin. Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động kinh doanh và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

2.2. Mục tiêu của dự án MIS

Dự án này nhằm phát triển một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả cho ACL ART với các mục tiêu chính: tối ưu hóa tổ chức và lưu trữ dữ liệu, cải thiện bảo mật thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, và tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trong ngành công nghiệp sản phẩm nghệ thuật.

III. Giải pháp Odoo ERP cho quản lý dữ liệu

Odoo ERP là một giải pháp phần mềm quản lý toàn diện được thiết kế để hỗ trợ các quy trình kinh doanh phức tạp của các tổ chức. Đối với ACL ART, Odoo cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý sản phẩm, khách hàng, kho hàng, bán hàng và dịch vụ. Lợi ích chính của việc sử dụng Odoo bao gồm: chi phí triển khai thấp hơn so với các giải pháp ERP truyền thống, giao diện thân thiện với người dùng, tính linh hoạt cao trong tùy chỉnh chức năng theo nhu cầu của doanh nghiệp. Hệ thống Odoo giúp ACL ART tích hợp các bộ phận, cải thiện quy trình, và đưa ra những quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu chính xác.

3.1. Các mô đun chính của Odoo

Odoo bao gồm nhiều mô-đun chuyên biệt: Mô-đun CRM cho quản lý quan hệ khách hàng, Mô-đun Bán hàng để quản lý đơn hàng và hóa đơn, Mô-đun Kho hàng để theo dõi tồn kho, và Mô-đun Nhân sự để quản lý nhân viên. Mỗi mô-đun được thiết kế để tối ưu hóa một khía cạnh cụ thể của hoạt động kinh doanh.

3.2. Lợi ích cụ thể cho ACL ART

Việc triển khai Odoo tại ACL ART mang lại những lợi ích cụ thể như: cải thiện tổ chức dữ liệu sản phẩm, tăng hiệu quả quản lý khách hàng thông qua CRM, bảo mật dữ liệu tốt hơn, và giảm chi phí so với các giải pháp ERP khác. Hệ thống này cũng giúp tự động hóa các quy trình thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực của công ty.

IV. Kết quả đánh giá và khuyến nghị cải thiện

Sau khi triển khai hệ thống quản lý dữ liệu Odoo, nhóm dự án đã tiến hành đánh giá hiệu quả của giải pháp này đối với ACL ART. Kết quả cho thấy những cải thiện đáng kể trong các khía cạnh như tổ chức dữ liệu, quy trình làm việc, và bảo mật thông tin. Hệ thống Odoo đã chứng minh tính hiệu quả cao trong việc quản lý các thông tin liên quan đến sản phẩm, khách hàng và hoạt động bán hàng. Bên cạnh đó, so sánh với các giải pháp khác cho thấy Odoo vượt trội về chi phí-hiệu quả và tính dễ sử dụng. Tuy nhiên, dự án cũng xác định một số lĩnh vực cần cải thiện thêm để tối đa hóa hiệu quả của hệ thống trong tương lai.

4.1. Những kết quả tích cực từ triển khai

Triển khai Odoo đã mang lại những kết quả tích cực bao gồm: cải thiện tổ chức dữ liệu, quy trình làm việc được hợp lý hóa, và bảo mật dữ liệu được tăng cường. Nhân viên của ACL ART cũng báo cáo rằng giao diện Odoo dễ sử dụng, giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Dữ liệu khách hàng được quản lý tốt hơn thông qua mô-đun CRM, góp phần cải thiện dịch vụ khách hàng.

4.2. Đề xuất cải thiện và phát triển tương lai

Để tối đa hóa hiệu quả của hệ thống, dự án đề xuất các cải thiện bổ sung như: nâng cấp các tính năng phân tích dữ liệu, triển khai thêm công cụ báo cáo tự động, và cung cấp đào tạo nâng cao cho nhân viên. Ngoài ra, cần mở rộng tích hợp với các hệ thống khác để tạo ra một quy trình làm việc liền mạch trong toàn bộ công ty.

Trích đoạn nội dung tài liệu

FACULTY OF INFORMATION TECHNOLOGY UEF ĐẠI HỌC KINH TẾ TÀI CHÍNH MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS PROJECT REPORT ON ACL ART Submitted by: Student ID- Student Name: Group 4 205121297 - Phan V6 Cam Ly (Leader) 205121305 - Huynh Lé Khanh My 205084850 - Lé Thao Nguyén 205121190 - Lê Ý Định 205121233 - Trần Thị Phương Ngân Class: 223.A02E Under The Guidance Of: Ms. Nguyễn Thị Thanh Thanh AUGUST, 2023 FACULTY OF INFORMATION TECHNOLOGY (8) UEF ĐẠI HỌC KINH TẾ TÀI CHÍNH MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS PROJECT REPORT ON ACLART Submitted by: Student ID- Student Name: Group 4 205121297 - Phan V6 Cam Ly (Leader) 205121305 - Huynh Lé Khanh My 205084850 - Lé Thao Nguyén 205121190 - Lê Ý Định 205121233 - Trần Thị Phương Ngân Class: 223.A02E Under The Guidance Of: Ms. Nguyễn Thị Thanh Thanh AUGUST, 2023 EXECUTIVE SUMMARY This research focuses on the management information system with the topic "Data Management System of ACL ART on Odoo." ACL ART is a company operating in the field of artistic product manufacturing and business. The research aims to investigate and analyze the data management system of ACL ART using the Odoo enterprise resource planning (ERP) software.

The main objective of this study is to develop an efficient and flexible data management system for ACL ART, aiming to optimize the organization, storage, import/export, processing, and security of data within the company. Additionally, the system aims to improve the performance and competitiveness of ACL ART in the artistic industry through the implementation of information technology in management processes. The scope of the research covers various aspects related to data management within ACL ART, starting from evaluating the company's requirements, designing and implementing the system on Odoo, to evaluating its effectiveness and proposing enhancements. However, the research will not delve into other aspects of the Odoo ERP beyond data management.

There are certain limitations in this study, including constraints on resources and time, as well as the scale of the ACL ART company and technical limitations of the Odoo software. Nonetheless, the objective remains to create an optimized data management system that aligns with the specific needs of ACL ART to ensure efficiency and performance in its business processes. The assessment of the Odoo-based data management system for ACL ART revealed several positive outcomes. The system demonstrated improved data organization, streamlined processes, and enhanced data security.

A comparative analysis with other solutions highlighted Odoo's superiority in terms of cost- effectiveness and user-friendliness. Overall, the implementation of Odoo contributed significantly to ACL ART's data management efficiency. TABLE OF CONTENTS EXECUTIVE SUMMARY.0 ST Hs n HT HT HT nen nen kh | TABLE OF CONTENTS .:0cccecceeeeceeceeeee cee eeeeeeeeeeeesaeeeeeeseeeeesaaeeeee es II ACKNOWLEDGEMENTS \ .ccccccceceeceeeeeceeeeeeee eee eeeeeeeeeesaeeeesaeeeees V TABLE OF FIGURES. 0n HT TH HH TT TT TK nen ke kg VỊ S9 71-1.

ccc cccee cee ccceee cee ee eee ceeeeeeeeeeeeee canes saeeeeeseeeeseeeeeeseneees 1 PART 1. Q00 ST HH TH HT kh kh ve, 3 1. TT HH n HH. TH HT HH KT ng nh nh nh ven 3 1.

About the company “ACL ART. uc nh nh nh ky 3 mm“. TQ nnnnn HH HH TH TH TT TK KT kh TK cr 4 is A)0) 9 eee 4 1. TQ SH SHn HT TH ee eee ceeeeecaaeeeeesaaeeeeaaeeeeeesaeeees 4 1.

ACL ARTs product porffoliO.- TS nnSSS nhe 4 II sô ăn -n--aá. e cece eect eee e eee c ee aac eeeeeeseaaaeeeeeeeseaaaaeeeeeees 5 2-9. Key products and SerVIC@S. n ST HH n nh ky 6 1.

TH SH ST HH TT TH TT TT ng nh kh, 9 'F ¬ *-° .---L TQ SH HT TH Tn TY TH nh khe. TH n nh khe, 11 1. Quality Control Department. TQ nnnnn nhe 11 1.

Customer Servive Departmeni.--- TS nnn nhe 11 1. Human Resources Department. 12 IE- 1906 50-55 na SB. TH HS TH TH nh nh nung 12 1.---- S11 nnnSnnn HT TH HH KT kh kg 12 PART 2.

BUSINESS NEED ANALYSIS.-- -- c0 002200122111 111111 v nen nh ky 13 2. Business N@ed n ố êẺẻ((ai .--- TS TT HH TH TT TH kh key 21 3. Functionality for administrafor. Reasons to choose B2C.LQn HH Hs TH HH nh nh nh ven 26 “#9 0o ccc ccc cece ce cece acces ee eeee cesses sees eeeseeeeeneeeseeeaneeeenees 26 3.

Data At ACL 200. ccc ST ST HH TT HH TT TT TT KT TK 26 K20 nc i8 c0uaiiadadadaiiaiẳiẳiiẳidẳ. Types of data to be Imporfted. Why is CRM suitable for B2C businesses2.

38 KV =- -cintoic:rtttttiii. TH ST HH TH TT TH TH nh kh ven 46 3. CRM nh =aa.--‹- c0 22001022 011111111111 n TT gen nen ky 57 3. Validation and training.-- --‹-------cccc c1 2211 2n SH key 64 = (| se SMK.‹- -ccc c1 2002211122111 111111 nen nh ky 69 K9 s35 8 a4.

76 AGL operational plan.----- c1 1n Snnn TT TH KT TK nen ke kh 77 099559) 0a.00 HH nhàn 80 WORKAROUND LEVELS OF COMPLIANCES. 81 ACKNOWLEDGEMENTS Group 4 would like to express my heartfelt gratitude and appreciation to all those who have contributed to the successful completion of this thesis on " Management Information Systems of ACL ART on Odoo." First and foremost, Group 4 deeply indebted to my academic advisor — Nguyen Thi Thanh Thanh whose guidance, patience, and support have been invaluable throughout this research journey. Their expertise and encouragement have inspired Group 4 to delve deeper into the subject matter and strive for excellence. Group 4 would also like to acknowledge the valuable inputs and feedback received from my professors, friends, and classmates.

Their constructive criticism and discussions enriched the content and methodology of this thesis. In conclusion, the completion of this thesis would not have been possible without the collective efforts and encouragement of all those mentioned above and many others whose names cannot be listed here. Group 4 truly humbled and thankful for the knowledge and experiences gained during this process. Thank you all for your contributions to this endeavor.

Group 4 TABLE OF FIGURES ieš- 8 ne»› 193. 3 Figure 2 ACL ART's product portfolio includes. {cà SẰ: 4 Figure 3 Painting ŒolOr. -c c2 2012201102211 1211 111v ng nh nh ky 6 IHisll- s1- núi.

7 Figure 5 Drawing pen.-------- TQ 0220012201 nn TT HH nh Tnhh ven 7 Figure 6 Colored painting.ccccecceeceecee TH HT TH HT KT Tra 8 leš- Si --daă. ằăằăằăằ 9 Figure 8 Organization char†. ST TH HH TT KT KT 12 Figure 9 Business problem. TH Tnhh, 13 Figure 10 Manual menu management from Excel.

15 Figure 12 Menu Websife. TH HH TH HH HH TH ng Tnhh hen ven 17 Figure 13 Home WWebsite.QQ Q00 Q00 22T HH TH HT TT Tnhh nhu 17 Figure 14 Product PortfÍolio.---- c2 0212211111111 kn kh ky 18 Figure 15 Product Websife. TH HT HT nh nh ven 18 Figure 16 Product lnformation. HH HS HH Tnhh nen, 19 Figure 17 Contact Us VWebsife.

TQ TQ TT HH nhe nnn HH nh nhà ven 19 Figure 18 Blog News VWWbsife.00 HT n HT nen kh kh se 20 Figure 19 About Us Websife.LLQQQQQQT TH He TH HH TT TT TH nen kg 20 Figure 20 Privacy WWebsife.L Q00 201 Sn HH HS TT ng TH ng nh, 21 Figure 21 Shopping Cart. 21 Figure 22 Search Products .:0cceccccececeeeeeeee cee eeeceeeeeeeeeeeeesaeeeesaneeeeetaes 21 Figure 23 Product Bar.- c0 0220122 n HH ST TH ST ng nh nh nhu 22 Figure 24 Customers review the product information. 22 Figure 25 Order Information.0cccccceceeee cece ceeeeeeeeeeeeeecaeeeeeeeaeeessaneeeees 23 Figure 26 Complete Order. 2S SS TH TH TT TK ky 23 Figure 27 Order Confirmation Email.------ S1 SnSSn nh kh 24 Figure 28 Sales AnalySiS.LL ST HH HH Hs TH TK KT kg 25 Figure 29 Pipeline AnalySIS.LQ Q0 2n HH HH TH TH nn kh nen ru 25 Figure 30 Managing the product portfolio of ACL.-cc-- 28 Figure 31 Managing orders for ACL.- ---c c1 S2 SS nh ven 28 Figure 32 Step 1: Prepare Data.

S ST nnn HH HT HH nh khe 29 Figure 33 The sample template provided by Odoo.ààẰ 29 Figure 34 Step 3: Input Data. 32 Figure 35 The product data of ACL company. Sen nhe 33 Figure 36 The transaction dafa.-- Q00 2Q n ST HH HH TH Tnhh ven 33 Figure 37 The information about order. 34 Figure 38 Sales VVorkflOW.- TS HH Hs n HH TT TT HT TK nh kh KT 40 Figure 39 Reporfing.--- Q20 2n n2 TH HT HT TT TT TH nen nen rxu 40 Figure 40 Configurafion.-c ST HH TT KT TK TK KT khu 41 In 09,:— nadaaa.a 42 Figure 42 To lnVOIG@.

Q0 Q00 20H S TH ST ng HT TH TT TK nh nhu 42 Iie01i-S. eeeceeeeeee cece eecaaeeeeeaeeeeeecaeeeesaaeeeeessgeeeesaaees 44 Figure 46 Step ae. -aiA 44 Figure 47 Step 4. inĂẰĂỐẰỐẰŠ=a 46 Figure 49 Line Processing.

TH Tnhh ng 46 Figure 50 Email marketing .------ c2 0220112211121 h vn nh re, 48 Figure 51 Social markefindg.- ----- S11 ST HH HT Hs TT TT nen ke. 50 Figure 52 SMS marketing. TS TS ST HH ST TH TH KT KT he 51 Figure 53 Line Processing CRM. TH nh n TH HT ke kh hy 52 Figure 54 Functions of a CRM employee.- Lee 52 Figure 55 Functions of a CRM administrafor.- TS nhe 53 Figure 56 STEP 1: Click on CRÌM.-L QQQS Snn HS TH nh key 55 Figure 57 STEP 2: Click on the 3 dofs.-Q ĐT SSnnnnssnnn He 56 Figure 58 STEP 3: Select Edit 20.

cccceceecee neces eeeeeeeeeeeeeeceeeeeeeeeeeeeaes 57 Figure 59 Accounting line procesSing. 58 Figure 60 Function Report in Accounfing. 58 Figure 61 Function Configuration in Accounting. 59 Figure 62 Function Dashboard in Accounting.c 60 Figure 63 Function Customers in Accounfing.-- cành 60 Figure 64 Function Vendors in Accounting.

61 Figure 65 Function Accountindg. 122 SH TH nh kh. 62 Figure 66 Procedure step 1 in Accounfting. 62 Figure 67 Procedure step 2 in Accounfting.cc cà cà.

63 Figure 68 Procedure step 3 in Accounting.cc cà cà. 63 Figure 69 Procedure step 4 in Accounfting. 63 Figure 70 Procedure step 5 in Accounting.cc cà cà. 64 LIST OF TABLE Table 1 Validation plan.--------cL Q00 20221112211 1kg HT ky nh kh sen 64 Table 2 Training plan.- ------- c2 0002010121111 1 111 1111 ng kh nh ru 69 Table 3 ACL OPERATIONAL PLAN.

nhe 77 viii INTRODUCTION In an increasingly complex and competitive business environment, effectively optimizing and managing information processes has become a determining factor for the success of every enterprise. ACL Company, operating in the field of supplying stationery and related services, is no exception to this challenge. To meet and exceed the growing market demands, the establishment of an efficient and convenient information management system is of utmost necessity. Recognizing the significance of this matter, the research topic has been selected with the aim of addressing issues related to information management systems within ACL Company.

Through a specific examination and analysis of the difficulties and limitations that the company currently faces in managing data, orders, products, and day-to-day transaction activities, the objective is to identify suitable solutions to enhance these processes. The important objectives that ACL aims for when implementing an information management system are to create efficiency, consistency, and reliability in information management, helping ACL companies enhance productivity, optimize workflow processes, and gain a competitive edge in a challenging market. e Business process optimization: Improving the performance of business processes by optimizing, automating, and reducing the time required for activities. This can help increase productivity and reduce costs.

e Providing accurate and timely management information: Enabling intelligent decision-making and _ predicting future development directions. This helps the business achieve flexibility and better respond to market changes.