Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Bối cảnh thực tiễn và lý do chọn đề tài

Trong môi trường kinh doanh thương mại hiện đại, việc tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin đóng vai trò then chốt đối với năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đề tài tập trung nghiên cứu thực tiễn tại Công ty Cổ phần Cung cấp Họa cụ và Văn phòng phẩm ACL (ACL ART). ACL hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, phân phối sản phẩm nghệ thuật, họa cụ và văn phòng phẩm tại Việt Nam, vận hành với cơ cấu 6 phòng ban và quy mô 50 nhân sự. Tên gọi "ACL" đại diện cho thông điệp "anyone can learn" (bất kỳ ai cũng có thể học tập và sáng tạo nghệ thuật).

Trước khi thực hiện dự án, ACL ART áp dụng phương thức quản lý thủ công thông qua các bảng tính Excel để theo dõi danh mục sản phẩm, thông tin khách hàng, đơn đặt hàng và dòng tiền giao dịch. Khi quy mô kinh doanh mở rộng với hơn 500 đơn hàng đạt được trong 6 tháng đầu năm 2023, phương pháp thủ công này bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng:

  • Sai sót trong nhập liệu và xử lý đơn hàng: Việc ghi nhận dữ liệu thủ công phát sinh lỗi sai lệch thông tin địa chỉ, nhầm lẫn phân loại hàng hóa và số lượng, dẫn đến tình trạng giao hàng chậm trễ, phát sinh đơn hoàn trả và làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng.
  • Thiếu khả năng giám sát theo thời gian thực: Doanh nghiệp không thể theo dõi tức thời trạng thái xử lý đơn hàng, biến động tồn kho và luồng thanh toán giữa các bộ phận.
  • Dữ liệu phân mảnh và thiếu đồng bộ: Các tệp bảng tính phân tán giữa các phòng ban khiến dữ liệu khách hàng không được tập trung, gây trở ngại lớn cho công tác chăm sóc khách hàng và đưa ra quyết định quản trị.

Do đó, nhóm nghiên cứu đã lựa chọn đề tài xây dựng và triển khai Hệ thống Thông tin Quản lý (Management Information System - MIS) ứng dụng phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp mã nguồn mở Odoo ERP cho ACL ART nhằm chuẩn hóa toàn diện quy trình dữ liệu và tự động hóa vận hành.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Dự án xác định 4 mục tiêu chính:

  1. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh (Business process optimization): Tự động hóa các luồng xử lý từ tiếp nhận đơn hàng, lập báo giá, xuất kho đến thanh toán nhằm giảm thiểu thời gian xử lý và giảm chi phí vận hành.
  2. Cung cấp thông tin quản trị kịp thời và chính xác (Providing accurate and timely management information): Thiết lập hệ thống báo cáo đa chiều theo thời gian thực hỗ trợ ban giám đốc phân tích doanh thu, đường ống cơ hội và dự báo xu hướng kinh doanh.
  3. Tăng cường tương tác nội bộ và kết nối dữ liệu liên phòng ban (Enhancing internal interaction and connecting information): Đồng bộ luồng thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận Bán hàng (Sales), Tiếp thị (Marketing), Chăm sóc khách hàng (CRM/Customer Service) và Kế toán (Accounting).
  4. Tối ưu hóa quản lý dữ liệu (Optimizing data management): Chuẩn hóa, chuyển đổi và lưu trữ tập trung hai khối dữ liệu cốt lõi gồm Dữ liệu chủ (Master Data) và Dữ liệu giao dịch (Transaction Data).

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình quản lý dữ liệu kinh doanh, hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) và các phân hệ chức năng MIS trên nền tảng Odoo ERP áp dụng cho mô hình B2C (Business-to-Consumer).
  • Phạm vi không gian: Áp dụng trực tiếp tại toàn bộ 6 phòng ban chức năng thuộc Công ty ACL ART.
  • Phạm vi thời gian và nội dung: Dữ liệu khảo sát từ giai đoạn thành lập công ty (tháng 05/2022) đến thời điểm triển khai thử nghiệm thực tế (tháng 08/2023 - tháng 11/2023). Nghiên cứu tập trung vào 4 phân hệ chính (Sales, CRM, Marketing, Accounting) và giao diện website thương mại điện tử, không mở rộng sang các cấu phần chuyên sâu khác của Odoo ngoài phạm vi quản trị dữ liệu thương mại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình quản trị

  • Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP): Cơ sở nền tảng để tích hợp tất cả các luồng hoạt động kinh doanh vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, loại bỏ các ốc đảo thông tin (information silos).
  • Mô hình Quản trị Quan hệ Khách hàng B2C (B2C Customer Relationship Management): Ứng dụng để quản lý thông tin khách hàng cá nhân, lịch sử mua sắm, hành vi tương tác trên website và thực hiện các chiến dịch tiếp thị cá nhân hóa.
  • Khung cấu trúc dữ liệu ERP:
    • Dữ liệu chủ (Master Data): Bao gồm Danh mục sản phẩm (Product Catalog), Danh sách khách hàng (Customer List), Danh sách nhà cung cấp (Supplier List) và Thông tin nhân sự (Employee Information).
    • Dữ liệu giao dịch (Transaction Data): Bao gồm Giao dịch bán hàng (Sales Data), Mua hàng (Purchase Data), Biến động kho (Inventory Data) và Giao dịch tài chính (Financial Data).

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp phân tích và khảo sát thực tế: Đánh giá hiện trạng quản lý bảng tính Excel tại ACL ART để xác định các lỗ hổng quy trình (business problem identification).
  • Phương pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Modeling): Thiết kế luồng xử lý đơn hàng, luồng chứng từ kế toán, luồng chuyển đổi cơ hội CRM và luồng tự động hóa tiếp thị.
  • Phương pháp thiết kế và chuẩn hóa dữ liệu: Xây dựng cấu trúc định dạng dữ liệu (Text, Number, Date) và thiết lập khóa liên kết quan hệ đối tượng thông qua mã định danh ngoài (External ID).
  • Phương pháp kiểm thử hệ thống (System Validation): Thực hiện kiểm thử chức năng, giao diện, khả năng tương thích và phân quyền người dùng theo ma trận kế hoạch từ ngày 01/09/2023 đến 30/09/2023.

Thiết kế và triển khai hệ thống thông tin

Kiến trúc các phân hệ chức năng trên Odoo

Nhóm tác giả đã lựa chọn cấu hình và triển khai 4 phân hệ cốt lõi trên nền tảng Odoo để đáp ứng trọn vẹn mô hình kinh doanh B2C:

  1. Phân hệ Bán hàng (Sales Module): Quản lý toàn bộ vòng đời đơn hàng, lập bảng báo giá, quản lý bảng giá, đồng bộ tồn kho và xuất hóa đơn.
  2. Phân hệ Tiếp thị (Marketing Module): Tích hợp Email Marketing tự động (gửi email theo dõi sau 2-3 ngày), Social Marketing (kết nối mạng xã hội) và SMS Marketing.
  3. Phân hệ Quản trị Quan hệ Khách hàng (CRM Module): Theo dõi phễu bán hàng theo 4 giai đoạn chính: Product (Tiếp cận sản phẩm) $\rightarrow$ Qualified (Đủ điều kiện) $\rightarrow$ Proposition (Đề xuất) $\rightarrow$ Won (Thành công).
  4. Phân hệ Kế toán (Accounting Module): Tự động chuyển đổi hóa đơn nháp sang ghi sổ (Draft to Posted), quản lý phiếu thu/chi tiền mặt (Cash) và ngân hàng (Bank), tổng hợp báo cáo tài chính.

Quy trình chuẩn hóa và nhập liệu dữ liệu (Data Import Workflow)

Quá trình chuyển đổi dữ liệu từ bảng tính Excel sang Odoo được thực hiện qua 3 bước kỹ thuật:

  • Bước 1 (Chuẩn bị dữ liệu): Xuất biểu mẫu nhập liệu chuẩn từ phân hệ Odoo tương ứng (sử dụng mẫu cấu hình sẵn của Odoo).
  • Bước 2 (Hiệu chỉnh định dạng): Định dạng chính xác 3 loại dữ liệu: Chuỗi ký tự (Text/String), Số liệu tính toán (Number) và Định dạng thời gian (Date). Đối với các bảng có quan hệ tham chiếu, thiết lập trường quan hệ dựa trên mã External ID nhằm đảm bảo tính toàn vẹn khóa ngoại.
  • Bước 3 (Kiểm tra và nạp dữ liệu): Sử dụng tính năng "TEST" trên Odoo để rà soát lỗi cấu trúc dữ liệu trước khi hoàn tất nạp (Load File) vào cơ sở dữ liệu.

Kế hoạch kiểm thử hệ thống (Validation Plan)

Kế hoạch kiểm thử được phân công cụ thể cho từng thành viên trong tháng 09/2023:

Thời gian thực hiện Phân hệ kiểm thử Nhân sự phụ trách Nội dung kiểm thử chi tiết
01/09 - 05/09/2023 Website & E-commerce Lê Thảo Nguyên Kiểm tra chức năng đăng nhập, giỏ hàng, thanh toán, tương thích đa trình duyệt (Chrome, Firefox, Safari, Edge) và bảo mật thông tin.
06/09 - 10/09/2023 Data Import Phan Võ Cẩm Ly Rà soát khớp nối trường (Field mapping), tính đầy đủ, tính toàn vẹn của mã định danh ngoài (External ID) và tính nhất quán dữ liệu.
11/09 - 15/09/2023 Phân hệ Bán hàng (Sale) Trần Thị Phương Ngân Kiểm tra quy trình tạo báo giá, chuyển đổi đơn bán hàng (Sales Order), quản lý trạng thái giao hàng và xuất hóa đơn.
16/09 - 20/09/2023 Phân hệ Marketing Lê Ý Định Kiểm thử tạo chiến dịch tiếp thị, gửi mẫu Email Marketing, tích hợp kênh mạng xã hội và ghi nhận dữ liệu tương tác.
21/09 - 25/09/2023 Phân hệ CRM Huỳnh Lê Khánh My Kiểm tra tạo hồ sơ khách hàng, phân quyền nhân viên phụ trách, ghi nhận lịch sử tương tác và quản lý phễu cơ hội kinh doanh.
26/09 - 30/09/2023 Phân hệ Kế toán (Accounting) Trần Thị Phương Ngân Kiểm tra luồng tạo hóa đơn, đối chiếu thanh toán, cấu hình danh mục tài khoản (Chart of Accounts), thuế VAT và báo cáo tài chính.

Kế hoạch đào tạo nhân sự (Training Plan)

Chương trình đào tạo diễn ra xuyên suốt tháng 10/2023 cho 38 nhân sự thuộc các phòng ban:

Thời gian Đối tượng đào tạo Quy mô Giảng viên nội bộ Khung chương trình đào tạo
01/10 - 10/10/2023 Phòng Bán hàng (Sales) 10 người Trần Thị Phương Ngân 5 chuyên đề: Tổng quan & Tạo báo giá; Quản lý thông tin khách hàng; Quản lý danh mục sản phẩm; Quản lý đơn hàng & hợp đồng; Báo cáo & Phân tích doanh thu.
11/10 - 20/10/2023 Phòng Tiếp thị (Marketing) 10 người Huỳnh Lê Khánh My 5 chuyên đề: Tổng quan module Marketing; Quản lý chiến dịch tiếp thị; Quản lý dự án tiếp thị; Thiết lập chương trình khuyến mãi; Báo cáo hiệu quả tiếp thị.
21/10 - 25/10/2023 Phòng Kế toán (Accounting) 3 người Lê Thảo Nguyên 4 chuyên đề: Tổng quan giao diện kế toán; Nhập liệu giao dịch & hóa đơn; Lập báo cáo tài chính tự động; Quản lý thuế VAT và sổ nhật ký thu - chi.
26/10 - 30/10/2023 Chăm sóc Khách hàng (Customer Service) 15 người Phan Võ Cẩm Ly 4 chuyên đề: Quản lý yêu cầu dịch vụ; Quy trình tương tác đa kênh; Theo dõi tiến độ giải quyết khiếu nại; Khai thác báo cáo chăm sóc khách hàng.

Nội dung chính theo từng chương của đồ án

Part 1: Tổng quan doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức (About the Company "ACL ART")

Chương này phân tích toàn diện mô hình tổ chức và năng lực vận hành của ACL ART:

  • Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp vận hành với 6 phòng ban chính: Ban Giám đốc (CEO - Phan Võ Cẩm Ly), Kế toán (Head of Accounting - Trần Thị Phương Ngân), Bán hàng (Head of Sales - Huỳnh Lê Khánh My), Tiếp thị (Head of Marketing - Lê Ý Định), Kiểm soát chất lượng (Head of Quality Control - Lê Thảo Nguyên), Chăm sóc khách hàng (Head of Customer Service - John) và Nhân sự (Head of HR - Juno).
  • Danh mục 5 nhóm sản phẩm chính:
    1. Painting Color (Màu vẽ): Màu nước Phoenix Artist Grade (280.000 VNĐ), màu Gouache Marie's 100ml (13.000 VNĐ), màu Acrylic Marie's (22.000 VNĐ), mực vẽ truyện tranh Holbein Maxon 30ml (75.000 VNĐ)...
    2. Paper (Giấy và sổ vẽ): Bảng vải Holic Canvas (35.000 VNĐ), Sổ vẽ Nabii Ima Sketchbook 160gsm A5 50 tờ (60.000 VNĐ), Sổ Nabii Aqua Fat 300gsm (85.000 VNĐ)...
    3. Drawing Pen (Bút và cọ vẽ): Cọ Holic 1990 đầu tròn (20.000 VNĐ), Cọ Mop Holic Snow (105.000 VNĐ), Bộ cọ Keep Smiling 5 cây (40.000 VNĐ), Cọ nước Unic Water Brush (18.000 VNĐ)...
    4. Colored Painting (Tranh màu và tranh mẫu): Set Lineart Lobeo Bé Bơ (25.000 VNĐ), Set 3 tranh Chibi (65.000 VNĐ), Sách tô màu 12 cung hoàng đạo (40.000 VNĐ)...
    5. Stationery (Văn phòng phẩm): Sổ vẽ Butter Drawing Book (75.000 VNĐ), Sổ bìa cứng Cute Dot A7 200 trang (120.000 VNĐ)...
  • Dịch vụ cung cấp: Phân phối họa cụ, tư vấn chất liệu hội họa trực tuyến, dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng dụng cụ vẽ (cọ, bút sắt, bảng vẽ), tư vấn kỹ thuật vẽ tranh và lý thuyết màu sắc.

Part 2: Phân tích nhu cầu kinh doanh và thiết kế giải pháp (Business Need Analysis)

Chương này tập trung mổ xẻ các bài toán nghiệp vụ thực tế và cấu hình quy trình giải pháp trên Odoo:

  • Lý do lựa chọn mô hình B2C: Khả năng tiếp cận thị trường bán lẻ rộng lớn, dễ dàng thu thập và quản lý dữ liệu hành vi tiêu dùng cá nhân, xây dựng độ nhận diện thương hiệu trực tiếp qua website/mạng xã hội và thích ứng nhanh với biến động thị hiếu nghệ thuật.
  • Quy trình 5 bước xử lý đơn hàng chuẩn trên phân hệ Sales:
    • Bước 1: Nhân viên bán hàng tiếp nhận thông tin đơn hàng từ website hoặc kênh bán hàng.
    • Bước 2: Thiết lập bảng báo giá (Quotation) chứa thông tin chi tiết về sản phẩm, số lượng, đơn giá và điều khoản thanh toán.
    • Bước 3: Gửi báo giá điện tử (Send Quotation by Email) kèm tệp tài liệu PDF trực tiếp cho khách hàng từ hệ thống.
    • Bước 4: Khách hàng xem trước (Preview) và xác nhận báo giá trực tuyến; nhân viên bán hàng chuyển báo giá thành Đơn bán hàng chính thức (Sales Order).
    • Bước 5: Hệ thống tự động tạo phiếu xuất kho (Delivery Note) cho bộ phận kho vận và gửi thông tin sang phân hệ Kế toán để chuẩn bị hóa đơn (To Invoice).
  • Quy trình 5 bước ghi nhận chứng từ trên phân hệ Accounting:
    • Bước 1: Tiếp nhận hóa đơn ở trạng thái nháp (Draft Invoice) tự động đẩy sang từ phân hệ Sales.
    • Bước 2: Kế toán viên đối chiếu thông tin khách hàng, số lượng, chủng loại sản phẩm và phương thức thanh toán.
    • Bước 3: Kế toán xác nhận (Confirm), hệ thống tự động chuyển trạng thái hóa đơn từ Draft sang đã ghi sổ (Posted).
    • Bước 4: Đăng ký thanh toán (Register Payment), lựa chọn hình thức tiền mặt (Cash) hoặc chuyển khoản ngân hàng (Bank), kiểm tra số tiền và ngày thanh toán.
    • Bước 5: Hoàn tất thanh toán, hệ thống chuyển trạng thái sang In Payment/Paid và cập nhật đồng bộ lên bảng điều khiển tài chính.

Part 3: Kế hoạch vận hành và chuyển giao (Operational Plan & Deployment)

Chương này thiết lập tiến độ đưa hệ thống vào vận hành thực tế (Go-live) từ ngày 01/11/2023 đến 30/11/2023:

Kế hoạch Go-live Thời gian thực hiện Nhân sự phụ trách Nhiệm vụ vận hành thực tế
Phân hệ Bán hàng (Sale) 01/11 - 25/11/2023 Huỳnh Lê Khánh My Tạo báo giá thực tế, tạo đơn hàng chuyển sang hóa đơn, kiểm soát luồng phê duyệt đơn hàng, tổng hợp dữ liệu báo cáo doanh số.
Phân hệ Tiếp thị (Marketing) 05/11 - 20/11/2023 Lê Ý Định Tạo danh sách gửi email khách hàng, thiết kế giao diện Email Marketing, xuất bản bài viết mạng xã hội, tích hợp kênh truyền thông.
Phân hệ Kế toán (Accounting) 05/11 - 15/11/2023 Lê Thảo Nguyên Kiểm tra đơn hàng đầu vào, cấu hình cổng/phương thức thanh toán, xác nhận thanh toán thực tế cho đơn hàng.
Phân hệ CRM 02/11 - 28/11/2023 Trần Thị Phương Ngân Kiểm tra và vận hành chức năng quản lý khách hàng, theo dõi đường ống cơ hội và điều phối hoạt động chăm sóc khách hàng.

Doanh nghiệp bố trí đội ngũ kỹ thuật gồm 4 nhân sự hỗ trợ trực tiếp trong tháng vận hành thử nghiệm qua hotline 028 123 4567 và email techacl@gmail.com với cam kết phản hồi và có mặt hỗ trợ xử lý sự cố trong vòng 2 giờ.

Kết quả và đóng góp

Kết quả triển khai thực tế

  • Tập trung hóa và đồng bộ dữ liệu: Chuyển đổi thành công 100% dữ liệu danh mục sản phẩm, dữ liệu giao dịch và thông tin khách hàng từ các bảng tính Excel phân tán sang cơ sở dữ liệu Odoo ERP đồng nhất.
  • Tự động hóa luồng bán hàng và kế toán: Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ khâu tiếp nhận trên website đến khi phát hành phiếu giao hàng và hóa đơn thanh toán; loại bỏ hoàn toàn các lỗi sai sót thủ công do ghi chép bằng tay.
  • Tích hợp báo cáo quản trị trực quan: Ban quản trị có thể theo dõi biểu đồ doanh thu theo ngày, phân tích sản phẩm bán chạy (Sales Analysis) và tỷ lệ chuyển đổi cơ hội kinh doanh (Pipeline Analysis) trực tiếp trên Dashboard.
  • Mức độ hoàn thành của nhóm dự án: Cả 5 thành viên trong nhóm nghiên cứu đều đạt mức độ hoàn thành nhiệm vụ cam kết là 100% (Workaround Levels of Compliances).

Giải pháp và đóng góp của đề tài

  • Đưa ra mô hình mẫu về việc ứng dụng ERP mã nguồn mở (Odoo) chi phí thấp, tính linh hoạt cao cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ họa cụ và sản phẩm sáng tạo nghệ thuật.
  • Xây dựng quy trình chuẩn 3 bước về làm sạch, định dạng và ánh xạ dữ liệu (Data Import Workflow) từ bảng tính kế thừa sang hệ thống quản trị chuyên nghiệp.
  • Cung cấp bộ tài liệu hoàn chỉnh về khung kiểm thử (Validation Plan) và giáo trình đào tạo nội bộ (Training Plan) theo từng vai trò công việc cụ thể.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế được ghi nhận

  • Giới hạn về nguồn lực và thời gian: Đồ án được xây dựng trong khuôn khổ học phần với thời lượng giới hạn, chỉ triển khai thử nghiệm thực tế tại doanh nghiệp trong thời gian 1 tháng (từ 01/11/2023 đến 30/11/2023).
  • Phạm vi phân hệ ERP: Dự án chỉ tập trung vào bài toán quản trị dữ liệu thương mại trên 4 phân hệ (Sales, CRM, Marketing, Accounting), chưa tích hợp sâu các phân hệ nâng cao của Odoo như Quản lý Sản xuất (Manufacturing - MRP), Quản lý Dự án nâng cao hay Quản trị Nhân sự chi tiết (Payroll/HRM).
  • Trở ngại ban đầu về kỹ thuật và người dùng: Trong giai đoạn đầu vận hành, doanh nghiệp ghi nhận một số vấn đề về tính tương thích trên các thiết bị cá nhân của nhân sự và mức độ thành thạo thao tác phần mềm của nhân viên chưa đồng đều.

Hướng phát triển tiếp theo

  • Mở rộng tích hợp phân hệ Sản xuất (Odoo Manufacturing) để quản lý quy trình gia công, đóng gói các sản phẩm sổ vẽ, khung vẽ canvas nội bộ của công ty.
  • Tự động hóa kết nối cổng thanh toán điện tử trực tuyến và tích hợp API với các đơn vị vận chuyển bên thứ ba để tối ưu luồng giao hàng chặng cuối.

Giá trị tham khảo

Tài liệu đồ án mang lại giá trị thực tiễn cao cho các đối tượng:

  • Sinh viên ngành Hệ thống Thông tin Quản lý (MIS), Công nghệ Thông tin và Quản trị Kinh doanh: Tham khảo phương pháp tiếp cận từ phân tích bài toán nghiệp vụ thực tế, xây dựng luồng quy trình (BPM) đến cấu hình chi tiết trên Odoo ERP.
  • Doanh nghiệp bán lẻ quy mô vừa và nhỏ (SMEs/B2C): Tham khảo lộ trình chuyển đổi số từ quản lý thủ công bằng Excel sang phần mềm ERP tích hợp, đặc biệt là quy trình nạp dữ liệu Master/Transaction Data và kế hoạch đào tạo nhân sự nội bộ.
  • Phần đáng tham khảo nhất: Ma trận kế hoạch kiểm thử hệ thống (Validation Plan) tại Bảng 1 và Khung chương trình đào tạo phân quyền (Training Plan) tại Bảng 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao ACL ART quyết định thay thế việc quản lý bằng Excel sang phần mềm Odoo ERP?

Doanh nghiệp gặp phải các vấn đề nghiêm trọng khi sử dụng Excel: dễ phát sinh sai sót do nhập liệu thủ công dẫn đến giao sai hàng hoặc nhầm lẫn thanh toán; khó khăn trong việc theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực; thiếu khả năng đồng bộ cập nhật giữa các phòng ban; danh mục sản phẩm mở rộng gây chậm trễ tra cứu và dữ liệu bị phân mảnh, thất thoát.

2. Hai nhóm dữ liệu chính mà hệ thống Odoo tại ACL ART quản lý là gì?

Hệ thống quản lý 2 nhóm dữ liệu:

  • Master Data (Dữ liệu chủ): Dữ liệu tương đối cố định cần nạp ngay từ đầu, gồm Danh mục sản phẩm (Product Catalog), Danh sách khách hàng (Customer List), Danh sách nhà cung cấp (Supplier List) và Thông tin nhân viên (Employee Information).
  • Transaction Data (Dữ liệu giao dịch): Dữ liệu phát sinh thường xuyên theo hoạt động vận hành, gồm Giao dịch bán hàng (đơn hàng, hóa đơn), Giao dịch mua hàng, Biến động kho và Giao dịch thu - chi tài chính.

3. Quy trình bán hàng trên phân hệ Sales của Odoo được thực hiện qua các bước nào?

Quy trình gồm 5 bước tuần tự: (1) Nhân viên kiểm tra thông tin đơn hàng nhận từ khách hàng; (2) Tạo bảng báo giá (Quotation) chi tiết; (3) Gửi báo giá qua email/bản in PDF cho khách hàng; (4) Khách hàng xem trước, xác nhận báo giá và nhân viên chuyển thành đơn bán hàng (Sales Order); (5) Tạo hóa đơn và tự động xuất phiếu giao hàng (Delivery Note) cho bộ phận kho.

4. Kế hoạch hỗ trợ kỹ thuật khi hệ thống chính thức Go-live trong tháng 11/2023 được bố trí ra sao?

Doanh nghiệp triển khai đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật gồm 4 nhân sự trực tiếp từ ngày 01/11/2023 đến 30/11/2023. Kênh tiếp nhận sự cố gồm số điện thoại Hotline 028 123 4567 và email techacl@gmail.com, với cam kết đội ngũ kỹ thuật sẽ có mặt tại doanh nghiệp để xử lý trong vòng 2 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu.

Kết luận

Đồ án "Management Information Systems Project Report on ACL ART" đã giải quyết thành công bài toán chuyển đổi phương thức quản trị dữ liệu từ bảng tính Excel thủ công sang nền tảng Odoo ERP tích hợp cho doanh nghiệp bán lẻ họa cụ B2C. Việc triển khai đồng bộ 4 phân hệ Sales, Marketing, CRM và Accounting cùng cổng thông tin thương mại điện tử đã chuẩn hóa toàn diện luồng dữ liệu, nâng cao tính chính xác trong xử lý đơn hàng và hỗ trợ ban giám đốc ra quyết định kịp thời thông qua hệ thống báo cáo quản trị tự động. Kết quả hoàn thành 100% mục tiêu của nhóm nghiên cứu khẳng định tính khả thi, hiệu quả vận hành và giá trị thực tiễn cao của giải pháp trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh cho doanh nghiệp.