I. Tổng quan về công ty MDF Gia Lai và bộ phận bán hàng
Phần này cung cấp tổng quan về công ty MDF Gia Lai, bao gồm lịch sử hình thành, lĩnh vực hoạt động, và kết quả sản xuất kinh doanh. Chi nhánh Hà Nội được thành lập năm 2003 với nhiệm vụ chính là tiêu thụ sản phẩm ván MDF tại khu vực miền Bắc. Bộ phận bán hàng của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng, và hỗ trợ khách hàng sau bán hàng. Tuy nhiên, việc quản lý thông tin khách hàng hiện đang được thực hiện thủ công, gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý hiệu quả.
1.1. Giới thiệu về công ty MDF Gia Lai
Công ty MDF Gia Lai là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam, chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm ván sợi MDF. Công ty được thành lập năm 2002 với trụ sở chính tại Gia Lai và các chi nhánh tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, và Đà Nẵng. Chi nhánh Hà Nội được thành lập năm 2003 với nhiệm vụ chính là tiêu thụ sản phẩm tại khu vực miền Bắc. Công ty sử dụng công nghệ hiện đại của Đức để sản xuất ván MDF, đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế.
1.2. Bộ phận bán hàng và thách thức quản lý
Bộ phận bán hàng của công ty MDF Gia Lai có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng, và hỗ trợ khách hàng sau bán hàng. Tuy nhiên, việc quản lý thông tin khách hàng hiện đang được thực hiện thủ công, dẫn đến nhiều khó khăn như mất thời gian, nhầm lẫn thông tin, và không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc xây dựng phần mềm quản lý khách hàng để nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.
II. Cơ sở phương pháp luận và công cụ thực hiện
Phần này trình bày cơ sở phương pháp luận và các công cụ được sử dụng để xây dựng phần mềm quản lý khách hàng. Các khái niệm cơ bản về phần mềm quản lý, đặc trưng của phần mềm, và vòng đời phát triển phần mềm được phân tích chi tiết. Các công cụ mô hình hóa thông tin như sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và sơ đồ luồng thông tin (IFD) được giới thiệu để hỗ trợ quá trình phân tích và thiết kế hệ thống.
2.1. Khái niệm và đặc trưng của phần mềm quản lý
Phần mềm quản lý là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin, quy trình, và tài nguyên. Đặc trưng của phần mềm quản lý bao gồm tính linh hoạt, khả năng mở rộng, và độ tin cậy. Vòng đời phát triển phần mềm bao gồm các giai đoạn: xác định yêu cầu, thiết kế, lập trình, kiểm thử, và triển khai. Việc hiểu rõ các giai đoạn này giúp đảm bảo phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp.
2.2. Công cụ mô hình hóa thông tin
Các công cụ mô hình hóa thông tin như sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và sơ đồ luồng thông tin (IFD) được sử dụng để phân tích và thiết kế hệ thống. DFD giúp mô tả quy trình xử lý dữ liệu trong hệ thống, trong khi IFD tập trung vào luồng thông tin giữa các bộ phận. Những công cụ này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các yêu cầu và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả.
III. Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng
Phần này tập trung vào phân tích yêu cầu và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng tại chi nhánh Hà Nội của công ty MDF Gia Lai. Các chức năng chính của phần mềm bao gồm quản lý thông tin khách hàng, quản lý hợp đồng, hỗ trợ khách hàng, và lập báo cáo thống kê. Quy trình quản lý khách hàng được mô tả chi tiết, từ việc tiếp cận thông tin đến các hoạt động chủ yếu của hệ thống.
3.1. Phân tích yêu cầu hệ thống
Việc phân tích yêu cầu là bước đầu tiên trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý khách hàng. Các yêu cầu chính bao gồm quản lý thông tin khách hàng, quản lý hợp đồng, hỗ trợ khách hàng, và lập báo cáo thống kê. Phần mềm cần đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, và dễ sử dụng để đáp ứng nhu cầu của chi nhánh Hà Nội.
3.2. Thiết kế hệ thống và cơ sở dữ liệu
Thiết kế hệ thống bao gồm việc xây dựng cơ sở dữ liệu và các thuật toán xử lý thông tin. Các chức năng chính của phần mềm được mô tả qua sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). Thiết kế giao diện người dùng cũng được chú trọng để đảm bảo tính thân thiện và dễ sử dụng. Việc thiết kế hệ thống hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.
