Tổng quan nghiên cứu

Trong ngành xây dựng cơ bản, chi phí thi công thường chiếm từ 70% đến 85% tổng giá trị dự toán công trình, do đó việc kiểm soát hao hụt và tối ưu hóa nguồn lực đóng vai trò sống còn đối với năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy các đơn vị xây lắp hạ tầng giao thông thường đối mặt với rủi ro vượt chi phí từ 5% đến 15% do địa bàn thi công trải rộng, thời gian kéo dài và thiếu hụt hệ thống thông tin kế toán quản trị chuyên sâu.

Nghiên cứu tập trung giải quyết vấn đề tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Vận tải Quảng Nam (CoTraco-Qna) – một đơn vị đảm nhận nhiều gói thầu cầu đường trọng điểm tại khu vực miền Trung và Tây Nguyên. Mục tiêu cụ thể là phân tích thực trạng hệ thống định mức, quy trình lập dự toán, tổ chức luân chuyển chứng từ và kiểm soát chi phí thi công; từ đó xây dựng mô hình kế toán quản trị thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả điều hành.

Phạm vi nghiên cứu được thực hiện trên cơ sở dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2012 - 2013 tại trụ sở số 10 Nguyễn Du, thành phố Tam Kỳ, tỉnh Quảng Nam cùng các xí nghiệp và công trường trực thuộc. Đề tài mang ý nghĩa khoa học và thực tiễn sâu sắc khi thiết lập quy trình kiểm soát chi tiết cho từng hạng mục công trình, giúp doanh nghiệp rút ngắn độ trễ báo cáo thi công từ khoảng 20 ngày xuống cập nhật hàng tuần, nâng cao độ tin cậy của thông tin quản trị lên trên 95% và hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chuẩn xác trong công tác đấu thầu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết kế toán quản trị hiện đại của Ronald W. Hilton và Ray H. Garrison, kết hợp khung pháp lý của Luật Kế toán 2003 (Khoản 3, Điều 4) và hướng dẫn từ Thông tư 53/2006/TT-BTC. Các mô hình lý thuyết cốt lõi được vận dụng gồm:

  1. Hệ thống dự toán tổng thể doanh nghiệp: Bao gồm dự toán hoạt động (dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, máy thi công, sản xuất chung) và dự toán tài chính (dự toán lưu chuyển tiền tệ, dự toán kết quả kinh doanh) theo chu kỳ năm, quý và tháng.
  2. Kế toán trách nhiệm và phân loại chi phí: Phân loại chi phí theo tính khả biến (biến phí, định phí), theo chức năng hoạt động và theo mục đích ra quyết định (chi phí chênh lệch, chi phí chìm, chi phí cơ hội). Thiết lập các trung tâm trách nhiệm gồm trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí định mức.
  3. Kế thừa các công trình nghiên cứu của Võ Thị Hồng Phương (2011), Lê Phương Trinh (2011) và Nguyễn Thị Hồng Sương (2013) về hoàn thiện bộ máy kế toán kết hợp trong doanh nghiệp cổ phần sản xuất và xây lắp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp phương pháp định tính và định lượng dựa trên nguồn dữ liệu thực tế tại CoTraco-Qna:

  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ năng lực thiết bị (dây chuyền trạm trộn bê tông thương phẩm công suất 60m3/h, thiết bị mỏ đá Duy Trung công suất 35.000m3/năm, 5 máy đào dung tích gầu 1,2m3 - 1,6m3), hệ thống chứng từ sổ sách trên phần mềm kế toán Winktsys, và bộ hồ sơ dự toán công trình tuyến đường ĐT 614 từ KM0+00 đến KM25+100.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp quan sát thực địa, phân tích đối chiếu định mức kinh tế - kỹ thuật theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, Định mức 1776/BXD-VP, Quyết định 1091/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng và Quyết định 3479/2001/QĐ-BGTVT của Bộ Giao thông Vận tải. Phân tích chênh lệch giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế phát sinh để xác định nguyên nhân biến động.
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Thu thập toàn bộ dữ liệu mẫu điển hình gồm 4 hạng mục công việc xây lắp chính (làm mặt đường đá dăm, láng nhựa đường, đào đất, đắp lề đường) trên tuyến ĐT 614. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng vì tuyến công trình này phản ánh đầy đủ các yếu tố cấu thành chi phí và quy trình giao khoán nội bộ đặc thù của doanh nghiệp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực trạng công tác kế toán quản trị tại CoTraco-Qna chỉ ra 3 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, công tác lập dự toán còn mang tính thụ động và chưa tách biệt dự toán quản trị với dự toán kỹ thuật. Công ty áp dụng hình thức giao khoán nội bộ cho các đội xây dựng từ 80% đến 90% giá trị nhận thầu sau khi trích lại từ 10% đến 20% để nộp thuế, chi trả lãi vay và trích lập quỹ. Bảng dự toán tổng hợp chi phí tuyến đường ĐT 614 ghi nhận tổng chi phí trực tiếp là 273.487.300 đồng (gồm nguyên vật liệu trực tiếp 105.104.224 đồng, nhân công trực tiếp 107.558.144 đồng, máy thi công 58.117.137 đồng, trực tiếp phí khác 2.707.795 đồng). Chi phí sản xuất chung được ấn định bằng 66% chi phí nhân công trực tiếp, tương đương 70.988.376 đồng, nâng giá trị dự toán trước thuế lên 365.144.215 đồng và sau thuế là 401.658.636 đồng.

Thứ hai, tổ chức thu thập thông tin và tài khoản kế toán chưa phục vụ đắc lực cho kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp ghi nhận các tài khoản chi phí trên phần mềm Winktsys ở tài khoản cấp 1 (TK 621, 622, 623, 627, 642) theo hình thức chứng từ ghi sổ. Việc thiếu hệ thống tài khoản cấp 2 và cấp 3 theo từng đối tượng khoản mục làm suy giảm khả năng bóc tách biến phí và định phí.

Thứ ba, hệ thống báo cáo quản trị định kỳ chưa hoàn thiện. Báo cáo kiểm soát giữa chi phí thực tế và dự toán chủ yếu thực hiện vào cuối kỳ quyết toán công trình, thiếu các báo cáo tuần hoặc tháng của từng trung tâm chi phí. Do đó, các sai lệch chi phí vượt định mức không được cảnh báo kịp thời để xử lý ngay trong quá trình thi công.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc bộ máy kế toán tại CoTraco-Qna hoạt động theo mô hình kiêm nhiệm, ưu tiên thực hiện nghĩa vụ báo cáo tài chính và kê khai thuế theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC hơn là phân tích thông tin nội bộ.

Dữ liệu quản trị chi phí cần được trực quan hóa thông qua bảng phân tích đa chiều gồm 3 cột (Dự toán - Thực hiện - Chênh lệch) kết hợp biểu đồ phân rã cơ cấu giá thành sản phẩm xây lắp. Kết quả nghiên cứu hoàn toàn tương đồng với các kết luận của Lê Phương Trinh (2011) và Lê Thị Ngọc Hà (2008), khẳng định rằng việc thiếu hụt báo cáo kế toán quản trị phân đoạn sẽ làm tăng nguy cơ đội giá thành từ 3% đến 8% tại các doanh nghiệp xây lắp hạ tầng. Doanh nghiệp cần ứng dụng phân tích thông tin thích hợp và số dư đảm phí nhằm đưa ra giá dự thầu linh hoạt thay vì áp dụng phương pháp định giá cộng chi phí toàn bộ cứng nhắc.

Đề xuất và khuyến nghị

Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị, CoTraco-Qna cần triển khai đồng bộ 4 nhóm giải pháp hành động cụ thể:

  1. Tái thiết lập hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh toàn diện: Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật - Kinh doanh phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán xây dựng quy trình lập dự toán linh hoạt cho 100% công trình nhận thầu. Bổ sung dự toán dòng tiền và dự toán kết quả kinh doanh theo quý; hoàn thành chuẩn hóa biểu mẫu trong vòng 3 tháng.
  2. Xây dựng mô hình tổ chức kế toán kết hợp và mở rộng hệ thống tài khoản: Phòng Tài chính - Kế toán thiết lập các tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 trên phần mềm kế toán (như TK 6211 - Chi phí vật liệu chính, TK 6212 - Chi phí vật liệu phụ, TK 6271 - Chi phí nhân viên quản lý đội) nhằm phân loại chi phí theo biến phí và định phí cho từng mỏ đá Duy Trung công suất 35.000m3/năm và trạm trộn bê tông 60m3/h; thời gian hoàn thành trong quý tiếp theo.
  3. Chuẩn hóa hệ thống báo cáo kế toán quản trị định kỳ: Kế toán tổng hợp chi phí và giá thành ban hành hệ thống báo cáo tiến độ chi phí theo tuần và tháng cho từng đội công trình, đảm bảo kiểm soát sai lệch chi phí thực tế không vượt quá 3% so với dự toán phê duyệt.
  4. Đào tạo nhân sự và nâng cấp phần mềm quản trị: Ban Giám đốc chỉ đạo tổ chức 2 khóa bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán quản trị chuyên sâu cho 100% nhân viên phòng kế toán; tích hợp module kế toán quản trị vào phần mềm hiện có trong thời hạn 6 đến 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu cung cấp khung giải pháp thực tiễn và giá trị học thuật cao cho 4 nhóm đối tượng:

  1. Ban Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản trị doanh nghiệp xây dựng: Sử dụng luận văn làm tài liệu định hướng tái cơ cấu tổ chức bộ máy, hoàn thiện cơ chế giao khoán nội bộ từ 80% đến 90% giá trị hợp đồng và nâng cao năng lực định giá đấu thầu.
  2. Kế toán trưởng và chuyên viên kế toán xây lắp: Vận dụng hệ thống mẫu biểu dự toán, sơ đồ luân chuyển chứng từ và phương pháp mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 để kiểm soát dòng tiền và giá thành công trình.
  3. Kỹ sư kinh tế xây dựng và cán bộ phòng kế hoạch kỹ thuật: Tham khảo phương pháp bóc tách khối lượng, áp dụng hệ thống định mức đơn giá địa phương và phối hợp xây dựng dự toán chi phí trực tiếp chính xác.
  4. Giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Sử dụng làm tài liệu tham khảo nghiên cứu tình huống thực tế về mô hình kế toán quản trị kết hợp trong ngành xây dựng cơ bản.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kế toán quản trị khác biệt như thế nào so với kế toán tài chính trong doanh nghiệp xây dựng? Kế toán tài chính lập báo cáo tổng hợp quá khứ phục vụ cơ quan thuế, ngân hàng và cổ đông theo chuẩn mực pháp lý. Ngược lại, kế toán quản trị cung cấp thông tin chi tiết về biến phí, định phí và dự toán tương lai cho ban lãnh đạo nội bộ nhằm kiểm soát chi phí từng đội công trình và ra quyết định kinh doanh kịp thời.

  2. Vì sao chi phí sản xuất chung tại CoTraco-Qna được tính bằng 66% chi phí nhân công trực tiếp? Tỷ lệ 66% được áp dụng theo định mức chi phí chung trong dự toán xây dựng công trình giao thông do Bộ Xây dựng ban hành. Trong dự toán hạng mục sửa chữa đường ĐT 614, chi phí nhân công trực tiếp là 107.558.144 đồng, từ đó xác định chi phí sản xuất chung tương ứng là 70.988.376 đồng.

  3. Tại sao mức giao khoán nội bộ từ 80% đến 90% đòi hỏi phải tổ chức kế toán quản trị chặt chẽ? Mức giao khoán 80% đến 90% để lại biên độ lợi nhuận và chi phí quản lý từ 10% đến 20% cho công ty. Nếu không theo dõi chi tiết khối lượng vật tư, ca máy và nhân công thực tế phát sinh tại công trường, doanh nghiệp sẽ không thể phát hiện tình trạng lãng phí và thất thoát vốn.

  4. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm và hình thức ghi sổ nào để quản lý chi phí? Công ty áp dụng phần mềm kế toán Winktsys kết hợp hình thức chứng từ ghi sổ. Quy trình xử lý dữ liệu nhập chứng từ hàng ngày, tự động lên sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản chi phí từ TK 621 đến TK 642, hỗ trợ đối chiếu số liệu định kỳ giữa phòng kế toán và các đội thi công.

  5. Ưu điểm nổi bật của mô hình kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị là gì? Mô hình kết hợp giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa 100% đội ngũ nhân sự và cơ sở dữ liệu chứng từ sẵn có của kế toán tài chính. Giải pháp này giúp tiết kiệm chi phí vận hành bộ máy từ 30% đến 40% so với mô hình tách rời độc lập, đồng thời vẫn đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin quản trị kịp thời.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán quản trị chi phí, giá thành và hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản.
  • Đánh giá chi tiết thực trạng kế toán tại CoTraco-Qna, phân tích định mức chi phí tuyến đường ĐT 614 với giá trị dự toán sau thuế đạt 401.658.636 đồng.
  • Chỉ rõ những tồn tại về hệ thống tài khoản đơn cấp và sự thiếu vắng các báo cáo kiểm soát chênh lệch định kỳ theo từng trung tâm trách nhiệm.
  • Đề xuất mô hình kế toán kết hợp khả thi, hoàn thiện hệ thống tài khoản cấp 2, cấp 3 và bộ báo cáo quản trị chi phí thi công.
  • Xác lập lộ trình chuyển đổi số và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực kế toán trong khung thời gian từ 3 đến 12 tháng.

Đóng góp quan trọng nhất của luận văn là xây dựng hoàn chỉnh khung hướng dẫn thực hành kế toán quản trị phù hợp với điều kiện thực tế của các doanh nghiệp xây lắp giao thông tại Việt Nam. Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, ban lãnh đạo các doanh nghiệp xây dựng cần chủ động áp dụng hệ thống dự toán linh hoạt và số hóa quy trình kiểm soát chi phí ngay từ chu kỳ sản xuất kinh doanh tiếp theo.