Chương 1: Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Chương 2: Thực trạng về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tạiTrường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội. Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnh Hà Nội. e Chương1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.
Một số khái niệm có liên quan 1. Khái niệmvăn bản Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện giao tiếp với nhau ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ.
Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, hoạt động giao tiếp này ngày càng trở nên đa dạng và phong phú. Khi xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin của con người càng lớn. Để thỏa mãn nhu cầu đó, con người đã tìm ra phương tiện giao tiếp hữu hiệu nhấtđó là văn bản. Đây là phương tiện chủ yếu, dễ phổ biến và có khả năng lưu giữ thông tin trong một thời gian dài.
Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực mà văn bản có nội dung và được sử dụng với mục đích khác nhau. Chính vì vậy, văn bản trở thành đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học và khi nghiên cứu về văn bản mỗi ngành khoa học lại đưa ra những khái niệm khác nhau về văn bản. Cụ thể: - Theo Đại từ điển tiếng Việt: [44, tr.
1975] + Nghĩa hẹp: Văn bản là bản chép tay hoặc in ấn với một nội dung nhất định thường để lưu lại. + Nghĩa rộng: Chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay loại ký hiệu nào đó. - Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Học viện Hành chính Quốc gia: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định [12, tr. Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ.
- Trong cuốn ‘Văn bản và công tác văn bản trong các cơ quan nhà nước” của PGS. TS Văn Tất Thu: Văn bản là kết quả phản ánh, ghi nhận thông tin về e những sự vật, hiện tượng của thế giới hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người được hình thành bởi hệ thống các ký hiệu ngôn ngữ (chữ viết) trên vật liệu bằng giấy, có giá trị pháp lý [37, tr. - Trong các cơ quan, tổ chức, quan niệm về văn bản lại được hiểu một cách đơn giản như sau: Văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu… Cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, sản phầm vật chất ghi lại thông tin không chỉ là giấy mà bằng các phương tiện ghi và truyền tin khác. Ví dụ như: văn bản điện tử, email.
Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp, dữ liệu, theo thể thức, định dạng nhất định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy. Như vậy, có nhiều quan niệm khác nhau về văn bản bởi lẽ văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau. Tiếp cận từ góc độ quản lý có thể hiểu:Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Trong hoạt động QLNN, trong giao dịch giữa các CQNN với nhau, CQNN với tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài… văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến tạo thể chế của nền HCNN.
Văn bản QLNN giữ một vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của đời sống xã hội. Văn bản QLNN chính là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Do đó, xây dựng và ban hành văn bản QLNN, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động QLNN và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Các văn bản QLNN luôn có tính pháp lý chung.
Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau. Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện. Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản do Học viện Hành chính Quốc gia biên soạn đã đưa ra khái niệm về văn bản quản lý nhà nước như sau: Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm e quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nược hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân [12, tr. Như vậy, văn bản quản lý nhà nước là văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý và lãnh đạo nói chung dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý cũng như cụ thể hóa pháp luật để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước.
Khái niệm văn bản hành chính Văn bản hành chính là một bộ phận của hệ thống văn bản QLNN dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động QLNN. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả tập trung nghiên cứu nhóm văn bản hành chính theo cách phân loại của Thông tư số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư, cụ thể văn bản hành chính gồm các loại sau: "Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công". Theo đó, văn bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. - Văn bản hành chính cá biệt: Là loại quyết định hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể, cá biệt.
Văn bản hành chính cá biệt có những đặc điểm: + Do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ban hành. + Đưa ra quy tắc xử sự riêng, cá biệt, một lần đối với các cá nhân, tổ chức cụ thể trong những trường hợp xác định. + Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý cụ thể. + Có tính đơn phương và tính bắt buộc thi hành.
+ Được thể hiện trong những hình thức pháp lý xác định như: Quyết định, e Nghị quyết… - Văn bản hành chính thông thường: Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động QLNN như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với tổ chức và công dân. Văn bản hành chính thông thường có các đặc điểm: + Thẩm quyền ban hành: Tất cả các cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thông thường. + Nội dung: Truyền đạt thông tin và giải quyết các công việc có tính sự vụ hành chính trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. + Việc đảm bảo thi hành: Văn bản hành chính thông thường không quy định các chế tài.
+ Văn bản hành chính thông thường đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. + Văn bản hành chính thông thường do cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân ban hành, nội dung của nó không chứa đựng các quy phạm pháp luật, chỉ tuân theo pháp luật. Đối tượng thi hành chỉ bao gồm một người hoặc một nhóm người. Hiệu lực không gian hẹp, trong thời gian ngắn.
Văn bản hành chính chiếm số lượng lớn và được sử dụng hàng ngày trong các cơ quan, tổ chức vừa là cơ sở thực hiện văn bản quy phạm pháp luật, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức 1. Yêu cầu của một văn bản hành chính 1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản Một VBHC khi ban hành phải đảm bảo nằm trong khuôn khổ, thẩm quyền của cơ quan, tổ chức hay nói cách khác là nằm trong phạm vi đã được quy định tại văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức đó bao gồm thẩm quyền nội dung và thẩm quyền hình thức tức là chỉ được ban hành những văn bản mà nội dung đề cấp đến những vẫn đề liên quan thuộc phạm vi của cơ quan, tổ chức và chỉ được ban hành một số văn bản e nằm trong khuôn khổ mà cơ quan, tổ chức đó được cho phép theo quy định. Yêu cầu về nội dung của văn bản a.
Tính mục đích Văn bản quản lý nhà nước được ban hành phải hướng tới mục đích nhất định. Mục đích cao nhất khi ban hành văn bản quản lý nhà nước là nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội, quan hệ nội bộ tổ chức hoặc giải quyết công vụ trong phạm vi quản lý của cơ quan ban hành. Đồng thời, văn bản còn phải thể hiện rõ mục đích chính trị trong nội dung, tức là hướng tới việc thực hiện phương châm, đường lối mà Đảng cầm quyền đã vạch ra. Chính vì vậy, tính mục đích là yêu cầu đầu tiên đặt ra khi xây dựng nội dung văn bản.