lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn đƣợc chia làm ba chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức, quản lý, khai thác nguồn lực thông tin và tổng quan về Trung tâm Học liệu trƣờng Đại học Sài Gòn Chƣơng 2: Hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Học liệu trƣờng Đại học Sài Gòn Chƣơng 3: Các giải pháp hoàn thiện hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm Học liệu trƣờng Đại học Sài Gòn 6 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN VÀ TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM HỌC LIỆU TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN 1.1 Một số vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn lực thông tin 1.1 Khái niệm nguồn lực thông tin - Thông tin Trong cuộc sống hằng ngày hiện nay, ta đƣợc nghe nói rất nhiều thứ liên quan đến cụm từ thông tin nhƣ thời đại thông tin, nền công nghiệp thông tin, xã hội thông tin…Thông tin có tiếng gốc La - tinh là “informatio” và gốc của từ hiện đại là “information”. Chính sự phát triển của xã hội đã dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau về nội hàm thông tin. Theo từ điển Oxford English Dictionary, “thông tin là tri thức, tin tức”.Shannon, “thông tin là quá trình liên hệ nhằm loại bỏ sự bất định”. Theo Nghị định 159 / CP - 2004, thông tin là “dữ liệu, số liệu, dữ kiện, tin tức, tri thức khoa học và công nghệ (gồm Khoa học Tự nhiên, Khoa học Công nghệ, Khoa học Xã hội và Nhân văn) đƣợc tạo lập, quản lý và sử dụng nhằm cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý Nhà nƣớc hoặc đáp ứng nhu cầu của tổ chức cá nhân trong xã hội”.
Tựu trung lại, có thể hiểu đơn giản về nội hàm thông tin là tất cả sự việc, sự kiện, ý tƣởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con ngƣời [21, tr. Bản thân thông tin đƣợc thể hiện vô cùng đa dạng và phong phú, muôn hình muôn vẻ. Tùy vào nhu cầu, mục đích nghiên cứu, trao đổi và sử dụng mà con ngƣời có thể phân loại thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau. Nghiên cứu theo giá trị và quy mô sử dụng, thông tin đƣợc phân thành thông tin chiến lƣợc, thông tin nội bộ, thông tin thƣờng thức.Xét theo từng lĩnh vực, con ngƣời chia thông tin thành: thông 7 tin chính trị, thông tin pháp luật, thông tin khoa học và kỹ thuật, thông tin văn hóa và xã hội…Theo mức độ xử lý nội dung, thông tin đƣợc phân thành thông tin cấp một, thông tin cấp hai, thông tin cấp ba.
Với đối tƣợng sử dụng, thông tin đƣợc phân thành thông tin đại chúng (dành cho tất cả mọi ngƣời), thông tin khoa học (dành cho ngƣời dùng tin, chuyên gia nghiên cứu), thông tin quản lý (dành cho nhà quản lý, cán bộ lãnh đạo, ngƣời ra quyết định)…Theo hình thức thể hiện, thông tin đƣợc phân thành: thông tin nói, thông tin viết, thông tin đa phƣơng tiện (hình ảnh, âm thanh. Hiện nay, rất khó để đƣa ra một tiêu chí rõ ràng cho toàn bộ yêu cầu và mục đích phân loại thông tin. Do vậy, tùy theo ngành nghề, lĩnh vực khác nhau ra sao mà ta có thể sử dụng một hay nhiều tiêu chí phân loại để chúng có tác động và ảnh hƣởng tích cực nhất trong hoạt động công việc thực tế. Đặc biệt trong ngành thông tin thƣ viện, tiêu chí phân loại thông tin theo nội dung, mức độ xử lý và đối tƣợng sử dụng luôn đƣợc các cơ quan thông tin thƣ viện quan tâm, chú trọng.
Không riêng bản thân của Ngành mà mọi lĩnh vực khác đều nhận thấy rằng, thông tin vừa giữ vai trò vô cùng quan trọng với xã hội hiện đại, vừa là nguồn lực cơ bản cho mọi sự phát triển về chính trị, sản xuất, văn hóa, giáo dục, khoa học…và đời sống thƣờng nhật. - Tài liệu Xuất phát từ gốc La - tinh “docure” nghĩa là tất cả mọi thứ đƣợc viết ra để làm minh chứng cho sự chỉ dẫn, giảng dạy. Hiện nay, có khá nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu đƣợc đƣa ra, ta có thể liệt kê vài khái niệm tiêu biểu sau đây. Theo từ điển Oxford English Dictionary, “tài liệu là tất cả mọi thứ cung cấp cho ta thông tin về một sự việc để làm chứng cho một điều gì đó”.
Theo Nghị định 159 / CP - 2004 về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ thì “tài liệu là dạng vật chất ghi nhận những thông tin dƣới dạng văn bản, âm thanh, đồ họa, hình ảnh, phim, video nhằm mục đích bảo quản, phổ biến và sử dụng”. Theo Đại từ điển tiếng Việt (1998) thì “tài liệu là sách, báo, các văn bản giúp ngƣời ta tìm hiểu một vấn đề gì đó”. 8 Tổng hợp lại, ta có thể hiểu đơn giản tài liệu là vật mang tin đã đƣợc ghi thông tin dƣới các định dạng khác nhau. Nhiều nhà nghiên cứu đã đề cập khá thống nhất định nghĩa về tài liệu là: “vật mang tin, trên đó ghi cố định thông tin và đƣợc xem nhƣ một đối tƣợng xử lý trong quá trình xử lý thông tin và tƣ liệu” [28, tr.
Đặc tính về mặt vật chất và mặt tri thức là hai đặc tính chủ yếu của tài liệu. Đặc tính về mặt vật chất đƣợc biểu hiện ở chất liệu, vật liệu, tín hiệu sử dụng, khối lƣợng, kích cỡ, cách thức thể hiện, cách thức tạo mới…Đặc tính về mặt tri thức đƣợc biểu hiện theo chủ đề, nội dung, đối tƣợng sử dụng, giá trị sử dụng, quy mô sử dụng, mức độ xử lý, mức độ bao quát. Tƣơng tự nhƣ thông tin, nhiều mặt của tài liệu đƣợc đánh giá dựa theo các tiêu chí nhƣ về nội dung là chủ đề, tính thời sự, tính cập nhật, độ phân tích.; về mức độ xử lý có thể phân theo tài liệu cấp 1, tài liệu cấp 2, tài liệu cấp 3; về mức độ phổ biến có thể chia thành tài liệu công bố (tài liệu trắng), tài liệu không công bố (tài liệu xám) và tài liệu phù du. Tóm lại, tài liệu luôn đƣợc xem là nguồn lực thông tin quan trọng đối với mọi cơ quan thông tin thƣ viện hiện nay.
- Nguồn lực thông tin Nguồn lực thông tin là một trong bốn yếu tố cơ bản (nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất kỹ thuật, cán bộ thƣ viện và ngƣời dùng tin) để cấu thành cơ quan thông tin thƣ viện. Nguồn lực thông tin thể hiện khả năng, tiềm lực của mỗi cơ quan thông tin thƣ viện trong tiến trình hình thành và phát triển. Ngày nay, khái niệm nguồn lực thông tin đƣợc sử dụng khá rộng rãi và thông dụng với các lĩnh vực, ngành nghề trong xã hội. Cả trong nƣớc và quốc tế vẫn chƣa xác định rõ ràng mặc dù khái niệm này đã đƣợc nghiên cứu ở khá nhiều tài liệu.
Tuy vậy, tổng hợp lại thì nội hàm nguồn lực thông tin gồm có hai cách hiểu. Cách hiểu thứ nhất cho rằng: “nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con ngƣời…Thành phần của nguồn lực thông tin bao gồm nhiều loại hình tài liệu nhƣ tài liệu in ấn trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố, tài liệu không công bố…Ngoài ra, nguồn lực 9 thông tin còn bao hàm cả bộ máy tra cứu, nhất là các cơ sở dữ liệu của các cơ quan thông tin” [29, tr. Cách hiểu thứ hai cho rằng nguồn lực thông tin bao gồm bốn yếu tố là nhân lực (đội ngũ cán bộ, ngƣời dùng tin), vật lực (vốn tài liệu, hạ tầng thông tin, trang thiết bị kỹ thuật), tài lực (nguồn kinh phí) cùng tin lực (cách thức, phƣơng hƣớng ra quyết định). Trong phạm vi, khả năng suy nghĩ về đề tài, tác giả xin đƣợc hƣớng theo cách hiểu thứ nhất và đƣa ra nội hàm về nguồn lực thông tin là các dữ liệu đƣợc xem là thế mạnh tiềm tàng thể hiện dƣới dạng văn bản, dữ liệu số, hình ảnh hoặc âm thanh đƣợc ghi lại trên các vật mang tin.2 Đặc tính nguồn lực thông tin - Tính cấu trúc: nguồn lực thông tin phải có tính cấu trúc thể hiện ở chỗ các thông tin phải đƣợc trình bày, diễn đạt (nhận dạng về hình thức và nội dung) theo các quy cách, tiêu chuẩn nhất định nhằm giúp con ngƣời có thể bảo quản an toàn và dễ dàng truy cập thông tin.
- Tính vật lý: nguồn lực thông tin đƣợc ghi lại, cố định trên một nền tảng vật chất nhƣ giấy, đĩa, băng từ… - Tính truy nhập: nguồn lực thông tin phải đƣợc tổ chức, kiểm soát sao cho nhiều ngƣời dùng tin dễ dàng truy cập. Có thể truy nhập tại chỗ hay truy nhập từ xa, muốn sử dụng và truy nhập phải có các cơ sở dữ liệu. Nguồn lực thông tin không bị hạn chế về thời gian và không gian, cùng một thời điểm có thể nhiều ngƣời cùng truy nhập sử dụng cùng một lúc dù ở bất kỳ ở nơi nào nếu đủ điều kiện truy nhập mạng. - Tính chia sẻ: thể hiện ở khả năng trao đổi nhiều chiều giữa các hệ thống thông tin với nhau.
Việc cung cấp thông tin, dữ liệu, tài liệu phải kết nối mạng Internet. - Tính giá trị: càng nhiều ngƣời sử dụng thì giá trị của nguồn lực thông tin càng cao. Nguồn lực thông tin chính là kết quả hoạt động trí tuệ của con ngƣời, con ngƣời có thể kiểm soát, khai thác các giá trị từ chúng để phục vụ cho nhu cầu phát triển. Nguồn lực thông tin là cơ sở cho mọi hoạt động thông tin thƣ viện từ việc tổ 10 chức xây dựng, lƣu trữ, khai thác nguồn lực thông tin tới việc tạo ra các sản phẩm, dịch vụ thông tin cũng nhƣ để hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các cơ quan thông tin thƣ viện.
Trong hoạt động giáo dục tại các trƣờng đại học, nguồn lực thông tin có vai trò rất quan trọng đối với các đối tƣợng dùng tin. Thứ nhất, với các cán bộ lãnh đạo, quản lý trong các trƣờng đại học, là những ngƣời quyết định sự tồn tại, phát triển của trƣờng và ở tầm mức lớn hơn, những cán bộ này vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là ngƣời xây dựng các chiến lƣợc phát triển của hệ thống trƣờng đại học trong cả nƣớc.