Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở Chương 4. XÂY DỰNG QUY CHẾ, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ Cũng như các hoạt động phân tích, thiết kế, phân công công việc và tổ chức điều hành công việc trong công sở, xây dựng quy chế và xây dựng kế hoạch làm việc trong công sở là hai hoạt động cơ bản không thể thiếu trong tổ chức hoạt động công sở. Chương này trình bày về kỹ thuật xây dựng quy chế làm việc và kế hoạch làm việc trong công sở. Sau khi học xong chương 4, người học sẽ: (i) Vận dụng kiến thức của kỹ thuật xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc trong công sở vào phân tích, đánh giá, đóng vai các tình huống thực tiễn liên quan.
(ii) Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính chuyên cần, khả năng thích ứng, kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian. (iii) Tuân thủ các chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp và thực thi trách nhiệm với xã hội. XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ 4. Khái niệm Quy chế là “những điều đã được quy định thành chế độ để mọi người theo đó mà thực hiện trong những hoạt động nhất định nào đó”30.
Quy chế làm việc trong công sở là văn bản nội bộ do công sở hoặc người đứng đầu công sở ban hành theo thẩm quyền quy 30 Theo Từ điển Tiếng Việt, http://tratu.vn/dict/vn_vn/Quy_ch%E1%BA%BF 101 Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở định về nguyên tắc làm việc, chế độ trách nhiệm, quan hệ công tác; phạm vi, cách thức, quy trình giải quyết công việc; chương trình công tác; các hoạt động và chế độ thông tin, báo cáo của công sở. Từ cách hiểu này, có thể thấy Quy chế làm việc trong công sở có các đặc điểm cơ bản sau đây: (i) Là văn bản hành chính cá biệt, được xây dựng và ban hành kèm theo một văn bản quy phạm đúng thẩm quyền; (ii) Phạm vi tác động chủ yếu trong nội bộ công sở; (iii) Về nội dung: Quy chế làm việc trong công sở không quy định thêm nhiệm vụ, quyền hạn cho công sở, bao gồm các quy phạm pháp luật về quy định chung và các quy định cụ thể liên quan đến trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc của các đơn vị, bộ phận, công chức trong công sở; quan hệ công tác của công sở; chương trình công tác, chế độ thông tin, báo cáo, hội họp, tiếp khách, đi công tác, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; quản lý, ban hành văn bản trong công sở…); (iv) Về hình thức: Quy chế làm việc trong công sở thường được xây dựng thành các điều khoản. Phân loại Có nhiều cách phân loại quy chế làm việc trong công sở: Cách thứ nhất, dựa vào phạm vi hành chính của công sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành 3 loại: Quy chế làm việc của các công sở trung ương; Quy chế làm việc của các công sở trung ương đóng tại địa phương và Quy chế làm việc của các công sở do địa phương quản lý.
Cách thứ hai, dựa vào tính chất và nội dung hoạt động của công sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành: Quy chế làm việc của các công sở hành chính và Quy chế làm việc của các công sở sự nghiệp. Ở Việt Nam hiện nay, căn cứ vào vai trò, chức năng của 102 Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở công sở, có thể phân chia quy chế làm việc trong công sở thành bốn loại cơ bản: Một là, Quy chế làm việc của công sở lãnh đạo: Là quy chế làm việc của các cơ quan thuộc bộ máy của Đảng Cộng sản Việt Nam. Các công sở này đảm nhiệm vai trò lãnh đạo; Hai là, Quy chế làm việc của công sở quản lý: Là quy chế làm việc của các cơ quan thuộc bộ máy của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Các công sở này thực hiện chức năng quản lý nhà nước; Ba là, Quy chế làm việc của công sở sự nghiệp: Là quy chế làm việc của các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng cung ứng dịch vụ công; Bốn là, Quy chế làm việc của công sở khác: Là quy chế làm việc của các cơ quan, tổ chức còn lại. Vai trò Trong quá trình hoạt động, các công sở đều phát sinh mối quan hệ công tác trong nội bộ công sở mình và với các công sở khác. Để các công sở hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, cần thiết phải có quy chế làm việc góp phần bảo đảm thực thi nguyên tắc công khai, dân chủ và minh bạch trong hoạt động của công sở. Bên cạnh đó, nhờ quy chế làm việc của công sở, thẩm quyền được pháp luật quy định gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị, bộ phận, cá nhân trong công sở được cụ thể hóa.
Từ đó, tạo điều kiện để hoạt động của công sở mang tính chuyên nghiệp, nhất quán dựa trên sự tuân thủ, thống nhất giữa các đơn vị, bộ phận, cá nhân trực thuộc theo nội dung quy chế làm việc. Thực tế cho thấy, ở những nơi quy chế được xây dựng tốt, nghĩa là có các quy định cụ thể, phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi. Trái 103 Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở lại, ở các công sở không có quy chế hoặc quy chế xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn, kém hiệu quả.
Khi đã có quy chế tốt, mỗi công chức trong công sở sẽ xác định rõ nội dung công việc mình phải làm, trách nhiệm và yêu cầu đối với công việc và đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt. Từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn. Yêu cầu Một là, tuân thủ chặt chẽ các bước cơ bản của quy trình xây dựng quy chế: Bước 1. Xây dựng Kế hoạch ban hành Quy chế làm việc trong công sở: Trên cơ sở tập hợp và nghiên cứu các văn bản hiện hành về xây dựng quy chế làm việc mà công sở phải tuân thủ; tiến hành xác định phạm vi điều chỉnh, thẩm quyền ban hành quy chế (Trả lời các câu hỏi: Cá nhân, đơn vị, bộ phận nào chịu sự điều chỉnh của quy chế, ai là người có thẩm quyền ban hành quy chế…); xác định hình thức của Quy chế làm việc theo quy định của cấp trên; xác định yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể; xác định đơn vị, bộ phận, cá nhân có chức năng tổ chức, tiến hành soạn thảo; xác định các bước tiến hành, tiến độ thực hiện và phân công nhiệm vụ.
Triển khai kế hoạch và giám sát việc xây dựng Quy chế làm việc. Tổng hợp, hoàn thiện Dự thảo Quy chế làm việc (lần 1) và tổ chức lấy ý kiến thảo luận, đóng góp ý nghĩa của các bên liên quan trong công sở (cấp ủy, công đoàn, toàn thể công chức trong công sở…). Bước 4: Hoàn chỉnh Quy chế làm việc sau khi lấy ý kiến các bên liên quan (Dự thảo lần 2) và tiến hành thẩm định. Hoàn thiện Quy chế làm việc sau thẩm định và trình người có thẩm quyền ra quyết định ban hành (Bản chính thức).
Quán triệt và tổ chức thực hiện Quy chế làm việc tại công sở. Định kỳ xem xét, điều chỉnh Quy chế làm việc trong công sở (nếu cần thiết). Hai là, Phải được xây dựng trên nguyên tắc cụ thể hóa 104 Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở quan điểm, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, quy định của các công sở cấp trên, gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công sở.
Ba là, Phải được xây dựng dựa trên khuôn mẫu chung theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo rằng trong một nhóm công sở, hình thức của Quy chế làm việc là như nhau. Bốn là, Khi xây dựng quy chế cần chú ý phạm vi của các quy định: (i) Các quy định mang tính chất quy phạm chung là các quy định được áp dụng cho toàn bộ công sở khi quản lý công việc chuyên môn theo thẩm quyền của các chức vụ tương ứng. Đó là những quy định thường gặp khi giải quyết nhiệm vụ phải thực hiện các biện pháp hành chính như tuyển dụng công chức, xếp ngạch lương công chức,. và những bảo đảm đối với từng loại công việc.
Có quy chế công chức, công chức cho tất cả các ngành và cũng có quy chế dành cho công chức từng ngành riêng biệt; (ii) Các quy định mang tính bộ phận, cụ thể nhằm đề ra những yêu cầu theo tính đặc thù của mỗi công sở hay đơn vị, bộ phận, cá nhân trong đó. Ví dụ, quy định về tiếp khách, quy định khi đi công tác, quy định điều xe, sử dụng phòng họp… Năm là, Nội dung quy chế cần bao quát hết quyền hạn, trách nhiệm của toàn thể đơn vị, bộ phận, cá nhân trực thuộc công sở: trách nhiệm của công chức lãnh đạo, trách nhiệm của công chức chuyên môn nghiệp vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, đơn vị trực thuộc. Phương pháp Có nhiều cách tiếp cận về phương pháp xây dựng Quy chế. Trong xây dựng Quy chế làm việc trong công sở, phương pháp thường được sử dụng là phương pháp 5W1H2C5M.
Nội dung cơ bản của phương pháp này như sau: 105 Chương 4. Phân công và tổ chức điều hành công việc trong công sở 5W (Why, What, Where, When, Who): Why: Xác định mục đích, yêu cầu xây dựng Quy chế. Trả lời các câu hỏi: Tại sao tôi phải lập Quy chế này? Nó có ý nghĩa như thế nào đối với đơn vị, bộ phận, công sở của tôi? Nếu không xây dựng Quy chế thì công sở sẽ ra sao? Nếu xây dựng, phải dựa tuân thủ những yêu cầu gì?. What: Xác định nội dung công việc sẽ đưa vào Quy chế.
Trả lời các câu hỏi: Nội dung công việc cần đưa vào Quy chế gồm những gì? Các bước thực hiện là gì? Quy định cụ thể từng nội dung ra sao?. Where: Xác định nơi tổ chức xây dựng Quy chế. Trả lời câu hỏi: Hoạt động xây dựng Quy chế được tổ chức ở đâu? When: Xác định thời gian bắt đầu, tiến độ xây dựng Quy chế. Trả lời các câu hỏi: Hoạt động xây dựng Quy chế sẽ được tổ chức vào lúc nào? Thời gian kéo dài trong bao lâu? Khi nào thì họp triển khai, kiểm tra, giám sát… Khi nào thì từng nội dung trong Quy chế được tiến hành?