CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về CPBH và CPQLDN trong kiểm toán BCTC https://tintucketoan. Khái niệm và đặc điểm của CPBH và CPQLDN trong hệ thống BCTC Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của các chi phí về lao động sống, lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh trong một thời kì nhất định (tháng, quý, năm).
Căn cứ vào hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí được chia làm 3 loại: - Chi phí sản xuất; - Chi phí bán hàng; và - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng Là những chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển. Chi phí bán hàng có 7 loại: - Chi phí nhân viên bán hàng: là tất cả các khoản tiền phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thụ sản phẩm và các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ) các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ); - Chi phí vật liệu bao bì: bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng như: vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho nhân viên bán hàng, vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng; SVTH: Nguyễn Tấn Phát 4 of Economics, Hue University Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thị Hồng Quyên - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: là các loại chi phí cho dụng cụ cân, đo đong đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay…phục vụ cho bán hàng; - Chi phí khấu hao TSCĐ: là chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phần bán hàng (nhà cửa, kho bãi, phương tiện vận chuyển…); - Chi phí bảo hành sản phẩm: là chi phí chi cho sản phẩm trong thời gian bảo hành theo hợp đồng; - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí dịch vụ mua ngoài cho sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng hóa để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, hoa hồng cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu; và - Chi phí bằng tiền khác: là các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, chi phí hội nghị khách hàng. Chi phí quản lý doanh nghiệp Là những khoản chi phí phát sinh liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của đơn vị mà không tách riêng cho hoạt động nào.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tiền lương nhân viên quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp…) các khoản trích theo lương (BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ) của nhân viên quản lý doanh nghiệp, tiền thuê đất, thuế môn bài, dự phòng khoản phải thu khó đòi, dịch vụ mua ngoài (chi phí điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm cháy nổ…) chi phí bằng tiền khác (hội nghị, tiếp khách…) Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các yếu tố chi phí sau: - Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban trong doanh nghiệp và các khoản trích theo lương (BHYT, BHTN, BHXH, KPCĐ) trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định; - Chi phí vật liệu quản lý: là giá trị thực tế các vật liệu xuất dùng cho hoạt động của ban giám đốc, các phòng ban của doanh nghiệp, dùng cho hoạt động sửa chữa các TSCĐ…dùng chung cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp; SVTH: Nguyễn Tấn Phát 5 of Economics, Hue University Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thị Hồng Quyên - Chi phí đồ dùng văn phòng: là chi phí về đồ dùng văn phòng , dụng cụ dùng cho công tác quản lý chung của đơn vị; và - Chi phí khấu hao TSCĐ: là chi phí khấu hao các tài sản dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp: văn phòng, vật kiến trúc, kho tàng, phương tiện truyền dẫn; - Thuế, phí lệ phí: là các khoản thuế nhà đất, thuế môn bài và các khoản phí, lệ phí giao thông cầu phà; - Chi phí dự phòng: là các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng nợ phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh; - Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ chung toàn doanh nghiệp như: tiền điện, nước, vệ sinh, thuê sửa chữa TSCĐ, tiền mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng phát minh sáng chế phân bổ dần (không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ), chi phí trả cho nhà thầu phụ; và - Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi khác bằng tiền ngoài các khoản kể trên như chi hội nghị tiếp khách, chi đào tạo cán bộ, chi công tác phí và các khoản chi khác. Đặc điểm hạch toán CPBH và CPQLDN Nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản trong việc ghi nhận các yếu tố trên báo cáo tài chính là trung thực, hợp lý và hợp pháp. Đối với việc hạch toán CPBH, CPQLDN thì cần chú trọng các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc nhất quán: Các nguyên tắc và phương pháp doanh nghiệp áp dụng phải thống nhất ít nhất trong vòng một năm tài chính như chính sách khấu hao, chính sách phân bổ; - Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong điều kiện không chắc chắn. Như vậy, kế toán phải phản ánh ngay chi phí khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí và không được phản ánh thấp hơn hay cao hơn giá trị thực của khoản chi phí đó; - Nguyên tắc phù hợp: Ghi nhận doanh thu, chi phí phải phù hợp với nhau tức là khi ghi nhận một khoản doanh thu thì đồng thời ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó; - Nguyên tắc trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin đó hoặc thiếu chính xác của thông tin đó làm sai lệch đáng kể thông tin SVTH: Nguyễn Tấn Phát 6 of Economics, Hue University Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thị Hồng Quyên trình bày trên BCTC, làm ảnh hưởng quyết định của người sử dụng thông tin trên BCTC; - Nguyên tắc kì kế toán: Chi phí phát sinh trong kì nào thì hạch toán vào đúng kì đó; và - Nguyên tắc chi phí: CPBH, CPQLDN hạch toán theo chi phí thực tế mà doanh nghiệp chi ra, không phụ thuộc vào giá thị trường, chú ý phân bổ chi phí giữa các kì.
Hệ thống tài khoản Theo chế độ kế toán hiện hành, tài khoản 641, tài khoản 642 được chia thành các tiểu khoản sau: Bảng 1.1: Hệ thống tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu Tên tài khoản 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu – bao bì 6413 Chi phí dụng cụ - đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu – bao bì 6423 Chi phí dụng cụ - đồ dùng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác SVTH: Nguyễn Tấn Phát 7 of Economics, Hue University Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thị Hồng Quyên Ngoài ra có các tài khoản liên quan để phản ánh CPBH, CPQLDN như: TK 111, 112, 141, 142, 242, 331, 334… 1. Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng để hạch toán CPBH, CPQLDN liên quan đến nhiều phần hành khác nhau: - Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên bản xác nhận, các quyết định đi kèm; - Chứng từ phân bổ chi phí trả trước: Chính sách phân bổ chi phí, bảng tính việc phân bổ, cá chứng từ khác liên quan dến việc hình thành chi phí; - Chứng từ về hàng tồn kho: Các phiếu nhập- xuất hàng hóa, bảng kê mua hàng; - Chứng từ tài sản cố đinh: Chứng từ và quyết định mua sắm liên quan đến việc hình thành TSCĐ, bảng tính phân bổ khấu hao, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý TSCĐ; và - Chứng từ về lương nhân viên: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 641, 642 có thể được mở thêm một số tiểu tài khoản khác để theo dõi các khoản chi phí thuộc về quản lý doanh nghiệp. Khi hạch toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp thì cần đảm bảo một số nguyên tắc: - Kế toán chi phí phải tính toán ghi chép, phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản chi phí thuộc chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Qua dó kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch chi phí nhằm đảm bảo chi đúng, chi có hiệu quả; - Tập hợp và phân bổ đúng đắn các khoản chi phí phát sinh theo đúng đối tượng chi phí; và SVTH: Nguyễn Tấn Phát 8 of Economics, Hue University Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thị Hồng Quyên - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của chế độ hạch toán chi phí kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Việc hạch toán hai loại chi phí này được mô tả theo sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán tổng quát chi phí bán hàng SVTH: Nguyễn Tấn Phát 9 of Economics, Hue University Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thị Hồng Quyên Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tổng quát chi phí quản lí doanh nghiệp SVTH: Nguyễn Tấn Phát 10 of Economics, Hue University Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Phạm Thị Hồng Quyên 1. Vai trò của CPBH và CPQLDN trong chi phí sản xuất kinh doanh Bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý trong doanh nghiệp là hai bộ phận rất quan trọng đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại của một doanh nghiệp. Nếu như không có bộ phận bán hàng doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm như vậy sẽ ảnh hưởng đến doanh thu trong kỳ của đơn vị, quá trình luân chuyển vốn gây ứ đọng vốn, và đó là điều mà không doanh nghiệp nào mong muốn cả.