CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ. Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, hiện nay định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất và sử dụng phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới đó là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsorning Organization).
Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề “Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất” đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: + Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. + Sự tin cậy của báo cáo tài chính. + Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS – Basel Committee on Banking Supervision) cũng dựa trên báo cáo COSO 1992 để đưa ra lý thuyết về kiểm soát nội bộ ngân hàng. Báo cáo Basel 1998 đã định nghĩa kiểm soát nội bộ trong ngân hàng như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng Quản trị, các nhà quản lý cao cấp và nhân viên.
Nó không chỉ là một thủ tục hay chính Luan van 8 sách được thực hiện tại một thời điểm cụ thể mà là một hoạt động liên tục ở mọi cấp trong ngân hàng. Hội đồng Quản trị, các nhà quản lý cao cấp có trách nhiệm thiết lập một nền văn hóa thích hợp để trợ giúp cho quá trình kiểm soát nội bộ cũng như liên tục giám sát sự hữu hiệu của nó, tuy nhiên mỗi cá nhân trong tổ chức phải tham gia quá trình này. Các mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ được phân loại như sau: + Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động. + Sự tin cậy, đầy đủ và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị.
+ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan.” Theo quy định tại Thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 quy định về Hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp theo quy định tại Thông tư này và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, bao trùm mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thƯờng xuyên của các đơn vị, của các tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. Mục tiêu hiệu quả và hiệu năng hoạt động: là sử dụng nguồn lực hiện có một cách hiệu quả nhất: - Hạn chế rủi ro ở mức độ chấp nhận được Luan van 9 - Đảm bảo sự phối hợp, cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong ngân hàng với một văn hoá kiểm soát lành mạnh nhằm đạt được mục tiêu của ngân hàng với hiệu năng và sự nhất quán - Đảm bảo kết hợp hài hoà các lợi ích, đặt lợi ích của khách hàng, của nhân viên lên trên lợi ích của ngân hàng để duy trì sự trung thành, gắn bó nhằm đảm bảo cho ngân hàng phát triển ổn định, vững chắc.
Mục tiêu về thông tin: là độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật của thông tin tài chính và quản lý. - Các báo cáo được lập đúng hạn, đáng tin cậy là căn cứ để Hội đồng quản trị, Ban điều hành ra những quyết định đúng đắn. - Các thông tin cung cấp cho Ban Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, các cổ đông và các cơ quan giám sát đảm bảo đầy đủ, chất lượng. Mục tiêu tuân thủ Hệ thống kiểm soát nội bộ phải bảo đảm cho toàn bộ hoạt động đảm bảo mọi hoạt động của ngân hàng đều tuân thủ: Các quy định của pháp luật, NHNN, các yêu cầu về giám sát; Các chính sách, quy trình nghiệp vụ nội bộ do chính ngân hàng thiết lập 1.
Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ đƯợc sử dụng khác nhau, những theo COSO hệ thống kiểm soát nội bộ cần có 5 thành phần: a. Môi trường kiểm soát Tạo ra phong thái của toàn doanh nghiệp và có ảnh hưởng tới ý thức về kiểm soát của các nhân viên; là nền móng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao gồm phương châm và phong cách kinh doanh của Ban lãnh đạo, hiệu quả của cơ cấu tổ chức, tính hợp lý của các kế hoạch và mức Luan van 10 độ tin cậy của các ước tính của Ban lãnh đạo. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo: Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu các nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập. Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sang để nhân viên noi theo. Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả. Doanh nghiệp có bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiểm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế.
Bộ phận kiểm soát nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm soát cấp trên hoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức. Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân. Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tào, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả. Doanh nghiệp đã sử dụng “ Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
Luan van 11 Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương thưởng… bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương. Doanh nghiệp đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm soát phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, đảm bảo kết quả kiểm soát không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm soát không phù hợp. Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Những rủi ro này có thể do bản thân doanh nghiệp hay từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động: - Rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do các nguyên nhân: mâu thuẫn về mục đích hoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp đƯa ra cản trở việc thực hiện các mục tiêu. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, cơ sở hạ tầng không theo kịp sự đổi mới, mở rộng sản xuất… - Rủi ro bên ngoài: sự đổi mới kỹ thuật làm thay đổi quy trình vận hành, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của Nhà nước ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức… Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro. Luan van 12 Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu này không phải là một bộ phận của KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro.
Bởi lẽ một sự kiện có thể trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến doanh nghiệp ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Phân tích và đánh giá rủi ro: Vì rủi ro rất khó định lượng, nên khi thực hiện công việc, kiểm soát việc cần phải phát hiện, xác định được phạm vi của rủi ro để báo cáo và có những đề suất để đơn vị có thể kiểm soát được rủi ro. Quy trình đánh giá rủi ro được thực hiện như sau: Đầu tiên, kiểm soát viên cần xác định được đối tượng cần kiểm soát, có thể được xác định dựa trên yêu cầu của lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp.
Sau khi đã xác định được đối tượng cần kiểm soát, đánh giá rủi ro, kiểm soát viên cần phải tìm hiểu rõ về đối tượng đó, tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng tới rủi ro của từng đối tượng.