Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG HÓA 1.1 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại Ngành thương mại thực hiện chức năng nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Đối tượng kinh doanh của ngành thương mại là hàng hóa – đó là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu. Tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại được gọi là lưu chuyển hàng hóa. Quá trình bán hàng trong doanh nghiệp thường được thực hiện theo 2 phương thức: bán buôn và bán lẻ.
- Đặc trưng của quá trình bán buôn là bán với số lượng lớn và khi chấm dứt quá trình mua, bán thì hàng hóa chưa đến tay người tiêu dùng mà phần lớn hàng hóa vẫn còn trong lĩnh vực lưu thông, hoặc vào lĩnh vực sản xuất để chế biến rồi trở lại lĩnh vực lưu thông. - Đặc trưng của quá trình bán lẻ hàng hóa là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, kết quả quá trình bán lẻ là hàng hóa đó đã vào lĩnh vực tiêu dùng. Trong các doanh nghiệp thương mại, vốn hàng hóa là vốn chủ yếu nhất và nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chiếm một khối lượng công việc rất lớn… và quản lý hàng hóa là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp thương mại. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp.2 Nhiệm vụ cơ bản của kế toán thương mại - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hóa ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật.
Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng hóa tiêu thụ. - Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hóa. Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán SVTH: Lê Ngọc Thảo Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp hàng hóa và tính thuế.
Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hóa kịp thời phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa… Tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.3 Đánh giá hàng hóa Hàng hóa hiện có ở doanh nghiệp bao giờ cũng được phản ánh trong sổ kế toán và trong báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế – tức là đúng với số tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra về những hàng hóa đó. Song sự hình thành trị giá vốn của hàng hóa trong kinh doanh thương mại có thể phân biệt ở các giai đoạn trong quá trình vận động của hàng hóa.1 Đánh giá nhập hàng hóa Giá gốc của hàng hóa ở các công ty thương mại được xác định trên cơ sở giá mua, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng. Trong đó, ta cần sự phân biệt khác nhau giữa hai chỉ tiêu giá mua hàng hóa và chi phí thu mua hàng hóa.
Giá mua hàng hóa Giá mua hàng hóa là chỉ tiêu được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của hàng hóa trong kho tính theo trị giá mua vào. Trường hợp 1: Giá mua hàng hóa theo hóa đơn. Đối với những doanh nghiệp thương mại nộp thuế cho theo phương pháp khấu trừ thì trị giá nhập tại thời điểm mua hàng chính là trị giá mua thực tế - tính theo giá bán chưa có thuế GTGT. Đối với những doanh nghiệp thương mại nộp thuế cho theo phương pháp trực tiếp thì giá nhập kho còn bao gồm cả thuế GTGT nộp ở khâu mua hàng hóa.
Trường hợp 2: Công ty thương mại mua được hưởng các khoản chiết khấu thương mại hoặc được giảm giá hàng mua Công ty thương mại được hưởng các khoản chiết khấu thương mại do mua hàng với khối lượng lớn hoặc được giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất thì những khoản này được trừ khỏi chỉ tiêu giá mua hàng hóa. Trường hợp 3: Trường hợp các doanh nghiệp thương mại mua hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt của cơ sở sản xuất. SVTH: Lê Ngọc Thảo Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp Giá mua hàng hóa tại thời điểm mua là giá mua đã có thuế tiêu thụ đặc biệt. Trường hợp 4: Trường hợp các doanh nghiệp thương mại nhập khẩu hàng hóa.
Giá mua của hàng hóa tại thời điểm mua phải cộng thêm thuế nhập khẩu. Giá mua Giá mua ghi Các khoản giảm Thuế nhập hàng hóa = trên hóa đơn - trừ (nếu có) + khẩu (nếu có) Trường hợp 5: Doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí để sơ chế, phân loại, chọn lọc. Trường hợp này doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí nhằm làm tăng giá trị hoặc khả năng tiêu thụ của hàng hóa thì chi phí sơ chế cũng được tính vào trị giá vốn hàng mua nhập kho. Chi phí thu mua hàng hóa Chi phí thu mua hàng hóa là chỉ tiêu dùng để phản ánh tất cả các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa, tính đến khi hàng hóa đã nhập vào kho của công ty.
Ngoài các chi phí chủ yếu như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng hóa phát sinh trong quá trình mua hàng, chỉ tiêu này còn bao gồm các chi phí khác như: chi phí bảo hiểm hàng hóa đang được vận chuyển, tiền thuê kho, thuê bến bãi, lương nhân viên thu mua và nhận hàng, chi phí của bộ phận thu mua độc lập,… kể cả khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng. Các khoản chi phí mua làm tăng giá khi nhập hàng. Vì vậy giá nhập hàng được tính như sau: Giá nhập Giá mua của Các khoản chi = + hàng hóa hàng hóa phí thu mua Với những nội dung như trên, cộng với đặc điểm hoạt động của các công ty thương mại là luôn mong muốn đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa cho nên việc tính toán phân bổ từng khoản mục chi phí thu mua hàng hóa khi nó phát sinh cho các mặt hàng có liên quan là điều khó có thể làm được. Nói cách khác, những nỗ lực của kế toán và thời gian cần thiết để thực hiện công việc trên không mang lại một lợi ích tương xứng.
Hơn nữa, chi phí thu mua hàng hóa đương nhiên là có mối quan hệ mật thiết với khối lượng hàng hóa lưu chuyển của công ty thương mại nên chỉ tiêu này cần phải được quản lý chặt chẽ và phân tích kỹ lưỡng. Kế toán sẽ mở một tài khoản riêng để theo dõi chỉ tiêu “Chi phí thu mua hàng hóa” và như vậy “giá mua hàng hóa” SVTH: Lê Ngọc Thảo Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp cũng được theo dõi trên một tài khoản riêng. Tuy nhiên ở một số doanh nghiệp bán buôn có chủng loại hàng tồn kho mua bán không nhiều, doanh nghiệp mua bán hàng với khối lượng lớn và xác định dễ dàng chi phí thu mua hàng thì chi phí thu mua sẽ cộng dồn ghi hết vào giá mua hàng hóa một lần. Thông tin về giá mua của hàng hóa tồn kho cuối kỳ và chi phí thu mua hàng hóa phân bổ cho hàng hóa tồn kho cuối kỳ được trình bày trên bảng cân đối kế toán, phần tài sản ngắn hạn, mục hàng tồn kho.2 Đánh giá xuất hàng hóa Trị giá xuất Trị giá nhập thực tế của Chi phí mua hàng phân = + hàng xuất bán hàng hóa xuất kho để bán bổ cho hàng đã bán Trị giá nhập thực tế hàng hóa xuất kho có thể được xác định theo một trong các phương pháp: - Bình quân gia quyền liên hoàn hoặc cố định - Nhập trước – xuất trước - Giá thực tế đích danh (nhận diện cụ thể) 1.2 KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG Giao dịch mua bán là hoạt động kinh doanh cơ bản của một công ty thương mại, để có hàng hóa bán ra thì công ty phải mua vào.
Các thông tin về giao dịch mua hàng được kế toán ghi nhận vừa tổng quát vừa chi tiết, phải kịp thời phù hợp, nhà quản trị sẽ dựa trên những thông tin này để xem xét ra quyết định mua, dự trữ và bán hàng có hiệu quả.1 Chứng từ sử dụng - Mua hàng trực tiếp: Theo phương thức này, doanh nghiệp cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài. Sau khi nhận hàng và ký vào Hóa đơn của bên bán, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Mọi tổn thất xảy ra (nếu có) trong quá trình đưa hàng hóa về doanh nghiệp chịu trách nhiệm. - Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng mua hàng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng đến giao cho doanh nghiệp theo địa điểm đã quy định trước trong hợp đồng bằng phương tiện tự có hoặc SVTH: Lê Ngọc Thảo Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp thuê ngoài.
Chi phí vận chuyển bên nào phải trả tùy thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng. Khi chuyển hàng đi thì hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Chứng từ mua hàng trong phương thức này cũng là Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do bên bán lập gửi đến cho doanh nghiệp. - Trường hợp mua hàng hóa trên thị trường tự do (hàng nông, lâm, thủy hải sản…) người bán không có hóa đơn, thì doanh nghiệp phải lập “Phiếu kê mua hàng” để làm căn cứ lập phiếu nhập kho và làm thủ tục thanh toán, đồng thời làm căn cứ để khấu trừ thuế.
Hàng hóa mua về có thể được làm thủ tục kiểm nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu hàng hóa được nhập kho thì thủ kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hóa nhập kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hóa.