CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. Đặc điểm hoạt động, bản chất, vai trò của kế toán toán chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp Sản xuất xây lắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo đơn đặt hàng. Mỗi sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ.
Mỗi đối tượng xây lắp là từng công trình, hạng mục công trình, đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật, kết cấu, hình thức, địa điểm xây dựng thích hợp, được xác định cụ thể trên từng thiết kế dự toán của từng đối tượng xây lắp riêng biệt. Vì vậy, khi thi công xây lắp, nhà thầu phải luôn thay đổi phương thức tổ chức thi công, biện pháp thi công sao cho phù hợp với đặc điểm của từng loại sản phẩm xây lắp, đảm bảo cho việc thi công mang hiệu quả kinh tế cao nhất và sản xuất được liên tục. Do tính chất đơn chiếc riêng lẻ nên chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công trình có nội dung và cơ cấu không đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp. Từ đặc điểm này, kế toán phải tính đến việc theo dõi ghi nhận chi phí, tính giá thành và tính kết quả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêng biệt (từng công trình, từng hạng mục công trình) hoặc từng nhóm sản phẩm xây lắp nếu chúng được xây dựng theo một thiết kế mẫu và trên một địa điểm nhất định.
Đối tượng xây lắp thường có khối lượng lớn, giá trị lớn, thời gian thi công tương đối lớn. Kỳ tính giá thành sản phẩm xây lắp không xác định hàng tháng như các DN sản xuất công nghiệp mà được xác định tùy thuộc vào đặc điểm kỹ thuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữa hai bên nhà thầu và khách hàng. Trong xây lắp, do chu kỳ sản xuất dài nên đối tượng tính giá thành là sản phẩm xây lắp hoàn chỉnh, cũng có thể 10 là sản phẩm xây lắp hoàn thành đến giai đoạn quy ước (có dự toán riêng). Do vậy, việc xác định đúng đắn đối tượng tính giá thành và kỳ tính giá thành sẽ đáp ứng yêu cầu quản lý kịp thời và chặt chẽ chi phí, đánh giá đúng đắn tình hình quản lý và thi công trong từng thời kỳ nhất định, và còn tránh được tình trạng căng thẳng vốn cho doanh nghiệp xây lắp.
Sản xuất xây lắp được thực hiện trên các địa điểm biến động. Sản phẩm xây lắp mang tính chất cố định, gắn liền với địa điểm xây dựng, khi hoàn thành không nhập kho như các ngành sản xuất vật chất khác. Trong quá trình thi công, nhà thầu phải thường xuyên di chuyển địa điểm. Do đó sẽ phát sinh một số chi phí cần thiết khách quan như chi phí điều động công nhân, điều động máy thi công, chi phí xây dựng các công trình tạm phục vụ công nhân và thi công, chi phí chuẩn bị mặt bằng và san dọn mặt bằng sau khi thi công xong.
Kế toán phải ghi nhận các chi phí này và tổ chức phân bổ hợp lý. Hoạt động sản xuất xây lắp thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp của các yếu tố môi trường thời tiết, do vậy thi công xây lắp mang tính thời vụ. Các yếu tố môi trường, thời tiết có ảnh hưởng đến kỹ thuật thi công, tốc độ, tiến độ thi công đồng thời doanh nghiệp xây lắp còn phải chú ý đến các biện pháp bảo quản máy thi công và vật liệu thi công ngoài trời. Việc thi công trong thời gian dài và ngoài trời còn tạo nhiều nhân tố gây nên thiệt hại bất ngờ như thiệt hại phá đi làm lại, thiệt hại ngừng sản xuất.
Kế toán phải chọn những phương pháp hợp lý để xác định những chi phí mang tính chất thời vụ và những khoản thiệt hại một cách đúng đắn. Tổ chức quá trình sản xuất xây dựng rất phức tạp, tùy vào từng công trình có thể có nhiều đơn vị tham gia thi công. Việc theo dõi và quản lý khá phức tạp ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình, do đó ảnh hưởng đến tính kịp thời trong quá trình thu nhận, xử lý thông tin của kế toán. Vai trò của kế toán chi phí trong doanh nghiệp xây lắp 11 Kiểm soát chi phí nhằm đảm bảo quyền thực thi quyền lực quản trị của lãnh đạo DN, đảm bảo cho các dự toán, kế hoạch chi phí được thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ động phát hiện kịp thời những sai lầm trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Kiểm soát chi phí giúp DN theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường, đặc biệt là thay đổi chi phí, từ đó, có những phản ứng tích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng mục tiêu của DN. Kiểm soát chi phí với việc đánh giá, phân tích các chi phí từ đó sẽ hoàn thiện các định mức, các chi phí, các tiêu chuẩn chi phí và hoàn thiện dự toán, kế hoạch chi phí hoạt động DN từ đó đánh giá, kiểm soát chi phí cũng như nâng cao trách nhiệm phòng, ban, cá nhân được chính xác hơn. Kế toán chi phí trong doanh nghiệp xây lắp dưới góc độ kế toán tài chính 1. Kế toán chi phí theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam 1.
Chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam – VAS 01 “Chuẩn mực chung” thì chi phí là: “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu”. Các nội dung cụ thể về chi phí bao gồm: - Các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp và các chi phí khác. - Chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, như: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay, và những chi phí liên 12 quan đến hoạt động cho các bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền. Những chi phí này phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết bị.
- Chi phí khác bao gồm các chi phí ngoài các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, như: chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các khoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm hợp đồng,. Chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí khác được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan đến việc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí này phải xác định được một cách đáng tin cậy. Các chi phí được ghi nhận trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Ở chuẩn mực sổ 01 có trình bày các nguyên tắc kế toán cơ bản: cơ sở dồn tích, hoạt động liên tục, giá gốc, phù hợp, nhất quán, thận trọng và trọng yếu, các nguyên tắc này chi phối không nhỏ đến kế toán chi phí của doanh nghiệp, đòi hỏi kế toán chi phí phải tuân theo các nguyên tắc đó, cụ thể như: ở nguyên tắc cơ sở dồn tích chi phí phải được ghi sổ vào thời điểm phát sinh không căn cứ vào thời điểm thực tế chi tiền, ở nguyên tắc phù hợp khi ghi nhận một khoản doanh thu đồng thời phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó, ở nguyên tắc nhất quán các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm, để đảm bảo kế toán chi phí sản xuất tránh những sai sót thì kế toán chi phí sản xuất cũng phải tuân thủ 2 nguyên tắc thận trọng và trọng yếu, ở nguyên tắc thận trọng thì chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí, ở nguyên tắc trọng yếu thì kế toán chi phí sản xuất phải đảm bảo được độ chính xác, nếu độ 13 chính xác không cao có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng quyết định kinh tế của người sử dụng,… 1.
Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho Mục đích của chuẩn mực kế toán số 02 là quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho, gồm: Xác định giá trị và kế toán hàng tồn kho vào chi phí; Ghi giảm giá trị hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.
Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Ví dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể.