I. Nền tảng kế toán chi phí kinh doanh và vai trò cốt lõi
Kế toán chi phí kinh doanh là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong hệ thống kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đây là quá trình ghi chép, phân loại, tổng hợp và phân tích các khoản chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh. Mục tiêu chính của công tác này là cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về chi phí, giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Việc quản trị chi phí doanh nghiệp hiệu quả bắt đầu từ việc hiểu rõ bản chất và cấu trúc của chi phí. Thông qua việc hạch toán chi phí, doanh nghiệp có thể tính toán chính xác giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh và lập kế hoạch ngân sách cho các kỳ tiếp theo. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, đặc biệt là trong chi phí ngành in ấn, việc kiểm soát chặt chẽ chi phí không chỉ giúp tối đa hóa lợi nhuận mà còn là yếu tố sống còn, quyết định khả năng cạnh tranh và sự phát triển bền vững. Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh cho thấy, việc áp dụng một hệ thống kế toán chi phí bài bản là tiền đề để triển khai các biện pháp tiết kiệm chi phí vận hành một cách khoa học và có hệ thống.
1.1. Khái niệm và mục tiêu của kế toán quản trị chi phí
Về bản chất, kế toán quản trị chi phí là việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chi phí cho các nhà quản lý nội bộ. Mục tiêu không chỉ dừng lại ở việc hạch toán chi phí theo đúng chuẩn mực, mà còn hướng đến việc phân tích chi phí để phục vụ cho việc ra quyết định. Các mục tiêu cụ thể bao gồm: xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ một cách chính xác; lập kế hoạch và dự toán chi phí cho các hoạt động tương lai; và quan trọng nhất là kiểm soát chi phí để đảm bảo chúng không vượt quá định mức cho phép. Việc này giúp ban lãnh đạo nhận diện các khu vực hoạt động kém hiệu quả, từ đó đưa ra các hành động khắc phục kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
1.2. Hướng dẫn phân loại chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp
Việc phân loại chi phí kinh doanh là bước đầu tiên và cơ bản nhất trong quản trị chi phí. Có nhiều tiêu thức phân loại khác nhau, mỗi cách lại phục vụ một mục đích quản lý riêng. Phân loại theo chức năng hoạt động chia chi phí thành chi phí sản xuất kinh doanh (bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung), chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động giúp phân biệt chi phí cố định và biến đổi, là cơ sở để phân tích điểm hòa vốn. Ngoài ra, chi phí còn được phân loại theo yếu tố (chi phí vật liệu, nhân công, khấu hao...) để lập dự toán và báo cáo chi phí sản xuất. Việc phân loại đúng đắn giúp doanh nghiệp xây dựng báo cáo chi phí sản xuất chi tiết và minh bạch.
II. Phân tích thực trạng quản lý chi phí tại In Nguyễn Văn Thảnh
Nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh giai đoạn 2018-2020 đã chỉ ra nhiều vấn đề và thách thức trong việc quản lý chi phí tại công ty cổ phần. Mặc dù công ty đã có những nỗ lực nhất định trong việc hạch toán và theo dõi chi phí, nhưng vẫn tồn tại những điểm yếu cần khắc phục để tối ưu hóa chi phí một cách triệt để. Phân tích số liệu từ các báo cáo tài chính cho thấy sự biến động đáng kể trong cơ cấu chi phí, đặc biệt là giá vốn hàng bán, phản ánh sự phụ thuộc lớn vào giá chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của ngành in. Bên cạnh đó, công tác phân bổ chi phí sản xuất chung và kiểm soát chi phí gián tiếp vẫn còn một số hạn chế. Việc nhận diện rõ những thách thức này là cơ sở quan trọng để đề xuất các giải pháp phù hợp, giúp công ty không chỉ cắt giảm chi phí hiệu quả mà còn cải thiện năng lực cạnh tranh trên thị trường.
2.1. Biến động cơ cấu chi phí sản xuất kinh doanh 2018 2020
Dữ liệu từ Bảng 2.2 và 2.3 trong khóa luận của sinh viên Võ Phương Nhi cho thấy, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng lớn nhất và có xu hướng tăng trong giai đoạn 2018-2020. Điều này cho thấy áp lực từ giá đầu vào như giấy, mực in, hóa chất là rất lớn, đòi hỏi công ty phải có chiến lược quản lý nhà cung cấp và định mức chi phí nguyên vật liệu chặt chẽ hơn. Chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng cũng có sự gia tăng, tuy nhiên tốc độ tăng chậm hơn so với doanh thu, cho thấy một số nỗ lực trong việc kiểm soát chi phí vận hành đã có kết quả ban đầu. Tuy nhiên, việc phân tích sâu hơn các yếu tố cấu thành trong từng khoản mục chi phí là cần thiết để xác định các điểm lãng phí tiềm ẩn.
2.2. Những tồn tại trong công tác hạch toán và kiểm soát chi phí
Thực trạng cho thấy công tác kế toán tại công ty chủ yếu vẫn tập trung vào việc hạch toán để phục vụ cho mục đích báo cáo tài chính và thuế, vai trò của kế toán quản trị chi phí chưa được phát huy đầy đủ. Hệ thống báo cáo chi phí sản xuất nội bộ chưa thực sự chi tiết để cung cấp thông tin cho việc phân tích và ra quyết định. Việc theo dõi và phân bổ một số chi phí gián tiếp còn mang tính ước lượng, chưa dựa trên các tiêu thức phân bổ khoa học, có thể dẫn đến việc tính toán giá thành sản phẩm thiếu chính xác. Hơn nữa, quy trình kiểm soát chi phí nội bộ, từ khâu duyệt chi đến nghiệm thu, cần được rà soát và siết chặt hơn để ngăn chặn lãng phí và thất thoát.
III. 5 Biện pháp giảm chi phí sản xuất kinh doanh toàn diện
Để giải quyết các thách thức đã nêu, việc triển khai đồng bộ các biện pháp giảm chi phí sản xuất kinh doanh là yêu cầu cấp thiết. Các giải pháp này không chỉ tập trung vào việc cắt giảm đơn thuần mà phải hướng đến sự tối ưu hóa trên cơ sở duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm. Một chiến lược cắt giảm chi phí hiệu quả cần tác động vào các yếu tố chính cấu thành nên giá thành, bao gồm nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung. Tại Công ty In Nguyễn Văn Thảnh, việc áp dụng các biện pháp này không chỉ giúp giảm gánh nặng tài chính mà còn là đòn bẩy để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Các giải pháp cần được xây dựng dựa trên sự phân tích chi phí kỹ lưỡng và phù hợp với đặc thù của ngành in ấn, nơi chất lượng và tiến độ là yếu tố cạnh tranh hàng đầu. Đây là quá trình đòi hỏi sự cam kết từ ban lãnh đạo và sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong công ty.
3.1. Tối ưu hóa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và tồn kho
Đối với ngành in, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (giấy, mực in) chiếm tỷ trọng cao nhất trong giá thành. Do đó, tối ưu hóa khoản mục này là ưu tiên hàng đầu. Các biện pháp cụ thể bao gồm: tìm kiếm và đàm phán với nhiều nhà cung cấp để có mức giá tốt nhất, xây dựng định mức chi phí vật tư cho từng đơn hàng và kiểm soát chặt chẽ việc tuân thủ định mức này. Bên cạnh đó, cần áp dụng các mô hình quản lý tồn kho hiện đại như Just-In-Time (JIT) để giảm chi phí lưu kho, tránh tình trạng vật tư hỏng hóc hoặc lỗi thời. Việc ứng dụng công nghệ để tính toán khổ giấy tối ưu cho mỗi sản phẩm cũng là một cách hiệu quả để giảm thiểu hao hụt.
3.2. Quản lý hiệu quả chi phí nhân công trực tiếp và năng suất
Chi phí nhân công là yếu tố quan trọng thứ hai. Giải pháp không phải là cắt giảm lương mà là nâng cao năng suất lao động. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) rõ ràng, áp dụng chính sách lương thưởng dựa trên năng suất và chất lượng. Tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân vận hành máy in giúp giảm thiểu sai hỏng, tiết kiệm thời gian và vật tư. Sắp xếp lại quy trình sản xuất, bố trí chuyền sản xuất hợp lý để giảm thời gian chết và các thao tác thừa cũng là một biện pháp giúp tối ưu hóa chi phí nhân công trực tiếp.
3.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung và chi phí vận hành
Các khoản chi phí sản xuất chung như chi phí điện, nước, khấu hao máy móc, bảo trì, sửa chữa cần được quản lý chặt chẽ. Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ cho máy móc thiết bị giúp tránh các sự cố hỏng hóc lớn và tốn kém. Áp dụng các giải pháp tiết kiệm chi phí vận hành như sử dụng thiết bị tiết kiệm năng lượng, tắt các máy móc không cần thiết. Hơn nữa, cần rà soát lại các phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung vào giá thành sản phẩm để đảm bảo tính chính xác, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn đúng đắn về lợi nhuận của từng dòng sản phẩm.
IV. Phương pháp cải tiến công tác kế toán để kiểm soát chi phí
Bên cạnh các giải pháp về vận hành, việc cải tiến chính công tác kế toán là yếu tố nền tảng để kiểm soát chi phí bền vững. Một hệ thống kế toán hiệu quả không chỉ đơn thuần ghi nhận số liệu mà phải trở thành một công cụ quản trị đắc lực. Việc chuyển đổi từ tư duy kế toán tài chính sang kế toán quản trị là bước đi chiến lược. Tại Công ty In Nguyễn Văn Thảnh, việc hoàn thiện hệ thống hạch toán chi phí và xây dựng các báo cáo quản trị chuyên sâu sẽ cung cấp cho ban giám đốc những thông tin quý giá để ra quyết định. Điều này bao gồm việc áp dụng các phương pháp tính giá thành tiên tiến hơn, xây dựng hệ thống dự toán ngân sách chi tiết và tăng cường công tác kiểm soát nội bộ. Một hệ thống kế toán mạnh mẽ sẽ là xương sống cho mọi nỗ lực tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp, đảm bảo các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu chính xác và đáng tin cậy.
4.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán chi phí
Cần rà soát và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán chi phí để theo dõi riêng biệt cho từng loại chi phí, từng bộ phận, phân xưởng. Ví dụ, tài khoản chi phí sản xuất chung (TK 627) có thể được chi tiết hóa thành nhiều tiểu khoản như chi phí điện, chi phí khấu hao máy A, máy B, chi phí bảo trì... Việc này giúp việc tập hợp và phân tích chi phí trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Sổ sách kế toán chi tiết cần được thiết kế khoa học, có khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng, phục vụ hiệu quả cho công tác lập báo cáo chi phí sản xuất định kỳ.
4.2. Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị và phân tích chi phí
Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống báo cáo quản trị nội bộ song song với báo cáo tài chính. Các báo cáo này nên tập trung vào việc phân tích chi phí, chẳng hạn như: báo cáo so sánh chi phí thực tế so với định mức và dự toán, báo cáo phân tích biến động chi phí theo từng yếu tố, báo cáo giá thành chi tiết cho từng đơn hàng. Việc phân tích này giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện các chênh lệch bất thường và tìm ra nguyên nhân, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
4.3. Tăng cường công tác kiểm soát nội bộ và ứng dụng công nghệ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là chốt chặn cuối cùng để ngăn ngừa rủi ro và lãng phí. Cần xây dựng các quy trình rõ ràng cho việc mua sắm vật tư, phê duyệt chi phí, quản lý tài sản. Thực hiện kiểm kê định kỳ và đối chiếu thường xuyên giữa kế toán và các bộ phận liên quan (kho, sản xuất). Đồng thời, việc đầu tư vào phần mềm kế toán quản trị hiện đại sẽ giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót do con người, cung cấp số liệu real-time và hỗ trợ đắc lực cho việc kiểm soát chi phí một cách toàn diện và hiệu quả.
