chương 1 này gồm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về chi phí kinh doanh và ý nghĩa giảm chi phí kinh doanh; Phần 2: Kế toán chi phí kinh doanh; Phần 3: Một số biện pháp làm giảm chi phí kinh doanh.1 TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ Ý NGHĨA GIẢM CHI PHÍ KINH DOANH 1.1 Khái niệm chi phí kinh doanh Để thực hiện các mục tiêu của mình, doanh nghiệp cần bỏ ra những chi phí nhất định. Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải so sánh kết quả giữa doanh thu kinh doanh và chi phí kinh doanh để xem hoạt động sản xuất kinh doanh của mình có thu được hiệu quả hay không? Doanh thu và chi phí kinh doanh chính là hai yếu tố cơ bản để cấu thành nên lợi nhuận, quyết định sự sống còn của một doanh nghiệp. Chi phí kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra để tiến hành hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm,…) nó là căn cứ để xác định số tiền phải bù đắp thu nhập của doanh nghiệp trong thời kỳ đó. Mặt khác do trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định có nhiều chi phí phát sinh không phục vụ sản xuất của doanh nghiệp trong kỳ và đồng thời cũng không được bù đắp bằng doanh thu hoặc thu nhập của doanh nghiệp trong thời kỳ đó.
Vì vậy nhà quản trị doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm kinh doanh để có những biện pháp quản lý chi phí kinh doanh một cách thích hợp, cụ thể với từng khoản mục chi phí. Đối với một Công ty Cổ phần, kết quả và hiệu quả của hoạt động kinh doanh gắn liền với chi phí kinh doanh. Khi chi phí lớn hơn doanh thu thì Công ty không SVTH: Võ Phương Nhi Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền những không có lợi mà còn bị lỗ vốn nửa.
Do vậy, chi phí kinh doanh luôn là sự quan tâm của cả Công ty và giảm chi phí kinh doanh là một trong những vấn đề chủ yếu nhất của các Công ty Cổ phần.2 Phân loại chi phí kinh doanh 1.1 Phân loại theo tính chất chi phí Bao gồm các khoản chi phí sau: - Tiền lương trả cho người lao động trong doanh nghiệp. - Chi phí về cung cấp dịch vụ, lao vụ cho các ngành kinh tế khác nhau. - Hao phí vật tư doanh nghiệp thương mại bao gồm các khoản tiền khấu hao TSCĐ, hao phí nguyên liệu, vật liệu bao gói, bảo quản. - Hao hụt hàng hóa là khoản chi phí phát sinh về hao hụt tự nhiên của hàng hóa kinh doanh do điều kiện tự nhiên và tính chất lý hóa trong quá trình bảo quản, vận chuyển, tiêu thụ hàng hóa.
- Các khoản chi phí khác.2 Phân loại chi phí theo khoản mục Theo cách phân loại này chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được chia thành: - Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa,…và được biểu hiện bằng tiền toàn bộ chi phí của doanh nghiệp để hoàn thành việc sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm nhất định. - Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm. Bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để đẩy mạnh quá trình lưu thông, phân phối hàng hóa và đảm bảo việc đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí khuyến mãi, chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí vật liệu, bao bì dùng cho việc bán hàng, hoa hồng bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các khoản chi phí cần thiết khác mà doanh SVTH: Võ Phương Nhi Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền nghiệp bỏ ra để phục vụ cho quá trình quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí hoạt động tài chính Chi phí hoạt động tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp như chi phí tiền lãi vay và những chi phí liên quan đến những hoạt động cho các bên khác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức… - Chi phí khác Chi phí khác là những khoản chi phí mà công ty đã chi ra trong kỳ ngoài chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh và chi phí hoạt động tài chính. Đây là khoản chi phí ít thường xuyên xảy ra trong hoạt động của doanh nghiệp, chi phí khác bao gồm chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế,… 1.3 Phân loại chi phí theo yếu tố Toàn bộ các chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được chia thành các yếu tố sau: - Chi phí nguyên vật liệu bao gồm toàn bộ chi phí về các loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, nguyên vật liệu khác dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí nhân công bao gồm các khoản tiền lương phải trả cho người lao động và các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của người lao động. - Chi phí công cụ dụng cụ bao gồm giá mua và chi phí mua của các công cụ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. - Chi phí khấu hao TSCĐ bao gồm toàn bộ số trích khấu hao của những tài sản cố định dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Chi phí này bao gồm giá dịch vụ mua từ bên ngoài cung cấp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: Tiền điện, tiền nước, điện thoại,…phục vụ cho sản xuất của doanh nghiệp.
- Chi phí khác bằng tiền là toàn bộ chi phí khác dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh ngoài các yếu tố chi phí nói trên như chi phí tiếp khách. SVTH: Võ Phương Nhi Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền 1.4 Phân loại chi phí theo phương pháp tập hợp chi phí và đối tượng chịu chi phí Theo cách phân loại này chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm: - Chi phí trực tiếp: Là những chi phí có quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất, kinh doanh một loại sản phẩm hoặc trực tiếp thực hiện một lao vụ, dịch vụ kinh doanh nhất định. Với những chi phí này khi phát sinh kế toán căn cứ vào số liệu chứng từ kế toán để ghi trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí.
- Chi phí gián tiếp: Là những chi phí có liên quan đến nhiều loại sản phẩm sản xuất, nhiều hoạt động kinh doanh trong kỳ của Doanh nghiệp. Với những chi phí này khi phát sinh kế toán phải tập hợp chung, sau đó tính toán, phân bổ cho từng đối tượng liên quan đến theo tiêu thức phù hợp. Phân loại chi phí theo cách này giúp xác định phương pháp kế toán tập hợp và phân bổ chi phí cho các đối tượng được đúng đắn và hợp lý.5 Phân loại theo mức độ hoạt động Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành: - Chi phí cố định là những chi phí không bị biến đổi hoặc ít bị biến đổi theo sự biến đổi của doanh thu gồm chi phí khấu hao, tiền thuê đất, chi phí quản lý,… - Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi theo sự thay đổi của quy mô hoạt động của doanh nghiệp như chi phí vật liệu bao bì, đóng gói, chi phí nhân công, chi phí nhiên liệu,… 1.3 Vai trò của chi phí kinh doanh Chi phí kinh doanh được xem là nguồn lực cần có trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh đầy đủ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là một trong những căn cứ cơ bản nhất để đánh giá hoạt động giữa các kỳ với nhau hoặc với khác đơn vị cùng ngành khác, biểu hiện độ rõ nét của việc khai thác trình độ tổ chức quản lý kinh doanh, sự áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật như áp dụng phương tiện và các hình thức vận chuyển tiến bộ, chế độ hạch toán…hướng đến mục tiêu tiết kiệm chi phí kinh doanh mà vẫn đạt được kết quả mong muốn.
Như vậy, chi phí kinh doanh có vai trò quan trọng trong công tác quản lý. Chi phí gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào. Chi phí kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi chi phí kinh SVTH: Võ Phương Nhi Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Đặng Thị Diệu Huyền doanh giảm sẽ giúp cho doanh nghiệp gia tăng thêm một phần lợi nhuận, từ đó góp phần mở rộng quy mô kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh đối với các doanh nghiệp khác. Ngược lại, khi chi phí kinh doanh tăng không hợp lý sẽ làm giảm lợi nhuận thậm chí còn có thể bị thua lỗ. Đánh giá việc sử dụng chi phí là một trong những công việc quan trọng giúp nhà quản lý một phần nào đó đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tính đúng, đủ những khoản chi phí bỏ ra sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp hình dung được bức tranh thực về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nói tóm lại, chi phí kinh doanh là một chỉ tiêu rất quan trọng và nó cần được quản lý và sử dụng một cách hợp lý nhất.4 Ý nghĩa của việc giảm chi phí kinh doanh Giảm chi phí kinh doanh là mục tiêu hầu hết mà các doanh nghiệp luôn luôn đề cập tới để góp phần tiết kiệm vốn và chi phí của nền kinh tế. Là biện pháp hữu hiệu nhất để tăng lợi nhuận, tăng tích lũy cho doanh nghiệp, đồng thời gia tăng khả năng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau. Tuy nhiên việc tiết kiệm chi phí không có nghĩa là cắt xén các khoản chi phí cần thiết cho phục vụ quá trình kinh doanh mà hạ thấp chi phí kinh doanh luôn gắn liền với nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ cho người tiêu dùng.