Giáo Trình Thực Hành Microsoft Excel: Hướng Dẫn Chi Tiết

Khám phá giáo trình thực hành Microsoft Excel, cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng hiệu quả phần mềm này trong công việc.

• Trường học: Trung Tâm Đào Tạo BSMT
• Chuyên ngành: Tin Học
• Đề tài: Hướng Dẫn Thực Hành Microsoft Excel Dễ Hiểu
• Loại tài liệu: Giáo Trình

Mục lục chi tiết

• 1. CHƯƠNG 1: CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL
• 1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
• 1.2. CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK
• 1.3. CÁCH NHẬP DỮ LIỆU
• 1.4. CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP
• 1.5. CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ VÀ CÁC THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP
• 1.6. XỬ LÝ TRÊN VÙNG
• 1.7. THAO TÁC TRÊN CỘT VÀ HÀNG
• 1.8. ĐỊNH DẠNG CÁCH HIỂN THỊ DỮ LIỆU
• 1.9. THAO TÁC TRÊN TẬP TIN
• 1.10. MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL
• 1.10.1. CÚ PHÁP CHUNG VÀ CÁCH SỬ DỤNG
• 1.10.2. CÁC HÀM THÔNG DỤNG
• 1.11. THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU
• 1.11.1. KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU
• 1.11.2. TRÍCH LỌC DỮ LIỆU
• 1.11.3. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
• 1.11.4. SẮP XẾP DỮ LIỆU
• 1.11.5. TỔNG HỢP THEO TỪNG NHÓM (SUBTOTAL)
• 1.12. TẠO BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL
• 1.12.1. CÁC THÀNH PHẦN CỦA BIỂU ĐỒ
• 1.12.2. CÁC BƯỚC DỰNG BIỂU ĐỒ
• 1.13. ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL

Tóm tắt

I. Hướng Dẫn Thực Hành Microsoft Excel Dễ Hiểu Cho Người Mới Bắt Đầu

Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ trong việc xử lý dữ liệu và tính toán. Đối với những người mới bắt đầu, việc làm quen với giao diện và các chức năng cơ bản của Excel là rất quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Microsoft Excel một cách hiệu quả.

1.1. Giới thiệu về Microsoft Excel và Ứng Dụng Của Nó

Microsoft Excel là một phần mềm bảng tính thuộc bộ Microsoft Office, cho phép người dùng thực hiện các phép toán, phân tích dữ liệu và tạo biểu đồ. Excel được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như kế toán, tài chính và quản lý dữ liệu.

1.2. Các Tính Năng Nổi Bật Của Microsoft Excel

Excel cung cấp nhiều tính năng hữu ích như công thức tính toán, định dạng dữ liệu, và khả năng tạo biểu đồ. Những tính năng này giúp người dùng dễ dàng tổ chức và phân tích thông tin.

II. Cách Tạo Bảng Trong Excel Đơn Giản Và Nhanh Chóng

Tạo bảng trong Excel là một trong những thao tác cơ bản nhưng rất quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo bảng một cách dễ dàng và hiệu quả.

2.1. Các Bước Tạo Bảng Trong Excel

Để tạo bảng trong Excel, người dùng cần chọn vùng dữ liệu và sử dụng lệnh 'Insert Table'. Excel sẽ tự động nhận diện các tiêu đề và định dạng bảng cho người dùng.

2.2. Định Dạng Bảng Để Tăng Tính Thẩm Mỹ

Sau khi tạo bảng, người dùng có thể định dạng bảng bằng cách thay đổi màu sắc, kiểu chữ và kích thước cột. Điều này giúp bảng trở nên dễ đọc và thu hút hơn.

III. Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm Trong Excel Để Tính Toán Nhanh Chóng

Hàm là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel, cho phép người dùng thực hiện các phép toán phức tạp một cách nhanh chóng. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách sử dụng các hàm cơ bản trong Excel.

3.1. Các Hàm Cơ Bản Thường Dùng Trong Excel

Một số hàm cơ bản như SUM, AVERAGE, và COUNT rất hữu ích trong việc tính toán tổng, trung bình và đếm số lượng ô có dữ liệu. Việc nắm vững các hàm này sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian.

3.2. Cách Nhập Hàm Và Sử Dụng Công Thức Trong Excel

Để nhập hàm, người dùng chỉ cần bắt đầu bằng dấu '=' và theo sau là tên hàm cùng với các đối số cần thiết. Excel sẽ tự động gợi ý các hàm phù hợp khi người dùng bắt đầu nhập.

IV. Hướng Dẫn Định Dạng Ô Trong Excel Để Tăng Tính Thẩm Mỹ

Định dạng ô là một phần quan trọng trong việc làm cho bảng tính trở nên dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách định dạng ô trong Excel.

4.1. Cách Định Dạng Số Và Tiền Tệ Trong Excel

Người dùng có thể định dạng ô để hiển thị số, tiền tệ hoặc phần trăm bằng cách chọn ô và sử dụng menu 'Format Cells'. Điều này giúp dữ liệu được trình bày một cách rõ ràng hơn.

4.2. Tô Màu Nền Và Kẻ Khung Cho Ô Trong Excel

Việc tô màu nền và kẻ khung cho ô giúp làm nổi bật các thông tin quan trọng. Người dùng có thể sử dụng các công cụ định dạng trong tab 'Home' để thực hiện điều này.

V. Cách Tạo Biểu Đồ Trong Excel Để Trực Quan Hóa Dữ Liệu

Biểu đồ là một công cụ hữu ích để trực quan hóa dữ liệu trong Excel. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo biểu đồ một cách đơn giản.

5.1. Các Bước Tạo Biểu Đồ Trong Excel

Để tạo biểu đồ, người dùng cần chọn vùng dữ liệu và sử dụng lệnh 'Insert Chart'. Excel sẽ cung cấp nhiều loại biểu đồ khác nhau để người dùng lựa chọn.

5.2. Tùy Chỉnh Biểu Đồ Để Phù Hợp Với Nhu Cầu

Sau khi tạo biểu đồ, người dùng có thể tùy chỉnh các yếu tố như tiêu đề, màu sắc và kiểu biểu đồ để phù hợp với nhu cầu trình bày dữ liệu.

VI. Kết Luận Về Việc Sử Dụng Microsoft Excel Trong Công Việc Hàng Ngày

Microsoft Excel là một công cụ không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Việc nắm vững các kỹ năng cơ bản sẽ giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn.

6.1. Tầm Quan Trọng Của Excel Trong Doanh Nghiệp

Excel giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu, phân tích thông tin và đưa ra quyết định chính xác. Việc sử dụng Excel một cách thành thạo sẽ mang lại lợi ích lớn cho công việc.

6.2. Hướng Tới Tương Lai Với Microsoft Excel

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, Excel cũng đang được cải tiến với nhiều tính năng mới. Người dùng nên thường xuyên cập nhật kiến thức để tận dụng tối đa công cụ này.

Trích đoạn nội dung tài liệu

GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN. 3 1) Gọi ứng dụng Microsoft Excel. 3 2) Thoát khỏi Microsoft Excel.

3 3) Các thao tác trên tập tin. 3 4) Màn hình của Microsoft Excel. CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK. 4 1) Một số thao tác trên Sheet.

4 2) Cấu trúc của một Sheet. CÁCH NHẬP DỮ LIỆU:. 5 1) Một số qui định chung :Khi mới cài đặt thì Excel sử dụng các thông số mặc nhiên (theo ngầm định). Để thay đổi các thông số này theo ý muốn, bạn chọn lệnh Tools/ Options.

5 2) Cách nhập dữ liệu vào một ô. CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP. Dữ liệu kiểu số. 6 Khi nh ập dữ liệu kiểu Time, có thể bỏ qua tên buổi (AM/ PM).

Dữ liệu kiểu chuỗi (Text). Dữ liệu kiểu công thức (Formula). CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ VÀ CÁC THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP. Các loại địa chỉ.

Các thông báo lỗi thường gặp trong Excel. XỬ LÝ TRÊN VÙNG. 12 1) Các loại vùng và cách chọn. 12 2) Đặt tên cho vùng (Insert/ Name/ Define).

13 3) Xoá bỏ dữ liệu (Edit/ Clear). 13 4) Sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác và điền dữ liệu (Fill). 13 5) Di chuyển dữ liệu. THAO TÁC TRÊN CỘT VÀ HÀNG.

16 1) Thêm hàng, cột hoặc ô mới vào bảng tính. 16 2) Xóa hàng, cột, hoặc ô. 16 3) Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của hàng. 17 4) Lệnh Undo, Redo và Repeat.

ĐỊNH DẠNG CÁCH HIỂN THỊ DỮ LIỆU. 17 1) Định dạng hiển thị dữ liệu số. 17 2) Canh lề dữ liệu trong ô. 19 3) Định dạng ký tự.

21 4) Kẻ khung cho bảng tính. 21 5) Tô màu nền cho bảng tính. 22 6) Sao chép định dạng bằng nút Format Painter. THAO TÁC TRÊN TẬP TI N.

Mở tập tin. Đóng tập tin. 24 MỘT SỐ HÀM TRONG EXCEL. CÚ PHÁP CHUNG VÀ CÁCH SỬ DỤNG.

25 1) Xem danh sách các hàm. 25 3) Cách sử dụng hàm. CÁC HÀM THÔNG DỤNG:. 27 TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 1 GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL 1) Các hàm toán học (Math & Trig).

27 2) Các hàm thống kê (Statistical). 28 4) Các hàm xử lý chuỗi (Text). 29 5) Các hàm ngày và giờ (Date & Time). 30 7) Ví dụ về cách sử dụng hàm.

32 THAO TÁC TRÊN CƠ SỞ DỮ LIỆU. KHÁI NIỆM VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU. 36 1) Khái niệm về cơ sở dữ liệu. 37 3) Vùng tiêu chuẩn (Criteria range).

TRÍ CH LỌC DỮ LIỆU. 39 1) Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter). 39 2) Lọc dữ liệu nâng cao (Advanced Filter). CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU.

SẮP XẾP DỮ LIỆU. TỔNG HỢP THEO TỪNG NHÓM (SUBTOTAL). 43 TẠO BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL. CÁC THÀNH PHẦN CỦA BIỂU ĐỒ.

CÁC BƯỚC DỰNG BIỂU ĐỒ. 47 1) Chuẩn bị dữ liệu cho biểu đồ. 47 2) Các thao tác tạo biểu đồ. 47 3) Chỉnh sửa biểu đồ.

50 4) Định dạng biểu đồ. 50 ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL. ĐỊNH DẠNG TRANG I N (PAGE SETUP). XEM TRƯỚC KẾT QUẢ I N (PRI NT PREVI EW).

57 TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 2 GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL CHƯƠNG TRÌNH MI CROSOFT EXCEL Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một trong những chương trình ứng dụng trong bộ Microsoft Office chạy trong môi trường Windows. Thế mạnh của Excel là tính tóan bằng công thức. Excel là một loại bảng tính điện tử được dùng để tổ chức, tính toán bằng những công thức (Formulas), phân tích và tổng hợp số liệu. Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện với Excel từ việc viết một hóa đơn tới việc tạo biểu đồ 3- D hoặc quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp.

Không gian là việc của Excel, các kiểu dữ liệu và cách tạo một bảng tính đơn giản. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1) Gọi ứng dụng Microsoft Excel Cách 1: Chọn lệnh Start / Programs / Microsoft Excel Start / All Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Excel Cách 2: D_Click vào biểu tượng Microsoft Excel trong màn hình nền (Desktop). Cách 3: D_Click lên tập tin Excel có sẵn trong máy (*. Tập tin sẽ tự động gọi chương trình excel trước và sau đó mở luôn file excel đó.

2) Thoát khỏi Microsoft Excel Cách 1: Click vào nút Close. Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. 3) Các thao tác trên tập tin Tập tin của Excel có phần mở rộng.

Các thao tác mở file, đóng file, lưu file tương tự như Word. Địa chỉ của Kết nối vào ô hiện hành trang web Online của Microsoft Office TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 3 GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL 4) Màn hình của Microsoft Excel Tên cột Thanh công thức (Formula Bar) Vùng nhập dữ liệu Chỉ số hàng Tên Sheet Màn hình của Microsoft Excel Các thanh công cụ: ngoài các thanh công cụ tương tự như của Word, Excel có thêm t hanh công thức (Formula Bar) dùng để nhập dữ liệu, công thức vào ô hiện hành. Bật/ tắt thanh này, vào menu View / Formula Bar II. CẤU TRÚC CỦA MỘT WORKBOOK Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc nhiên.

Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ. Mỗi tờ gọi là một Sheet , có tối đa 255 Sheet, mặc nhiên chỉ có 3 Sheet. Các Sheet được đặt theo tên mặc nhiên là: Sheet1, Sheet2,. 1) Một số thao tác trên Sheet - Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.

- Đổi tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới. - Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh I nsert/ WorkSheet. - Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet. Ghi chú: có thể thực hiện các thao tác trên bằng cách R_Click lên tên Sheet rồi chọn lệnh cần thực hiện.

Một số thao tác trên Sheet TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 4 GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL 2) Cấu trúc của một Sheet Mỗi một sheet được xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột. - Hàng (row): có tối đa là 65.536 hàng, được đánh số từ 1 đến 65.536 - Cột (column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A, B,.I V - Ô (cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách. Như vậy một Sheet có 65.216 (ô) Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự hàng, ví dụ C9 nghĩa là ô ở cột C và hàng thứ 9. - Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành.

Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính: + Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn. + Sử dụng bàn phím: ↑, ↓: Lên, xuống 1 hàng. Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình →, ←: Qua trái, phải 1 ô. Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình PageUp: Lên 1 trang màn hình.

Ctrl + Home: Về ô A1 PageDown: Xuống 1 trang màn hình - Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference) : gồm nhiều ô liên tiếp nhau theo dạng hình chữ nhật, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa địa chỉ của 2 này là dấu hai chấm (:). Ví dụ: C5:F10 là một vùng chữ nhật định vị bằng ô đầu tiên là C5 và ô cuối là F10 - Gridline: Trong bảng tính có các đường lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô. Mặc nhiên thì các đường lưới này sẽ không được in ra.

Muốn bật/ tắt Gridline, vào lệnh Tools/ Options/ View , sau đó Click vào mục Gridline để bật/ tắt đường lưới. CÁCH NHẬP DỮ LIỆU: 1) Một số qui định chung :Khi mới cài đặt thì Excel sử dụng các thông số mặc nhiên (theo ngầm định). Để thay đổi các thông số này theo ý muốn, bạn chọn lệnh Tools/ Options. Lớp General Lớp Edit TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 5 GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL 2) Cách nhập dữ liệu vào một ô - Đưa con trỏ ô đến ô cần nhập.

- Nhập dữ liệu vào. - Kết thúc quá trình nhập bằng phím ENTER (hoặc    ), hủy bỏ dữ liệu đang nhập bằng phím Esc. Ghi chú : Muốn hiệu chỉnh dữ liệu đã nhập ta chuyển con trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh rồi nhấn phím F2 hoặc D_Click vào ô cần hiệu chỉnh. CÁC KIỂU DỮ LIỆU VÀ CÁCH NHẬP Microsoft Excel tự động nhận diện kiểu dữ liệu khi bạn nhập dữ liệu nhập vào.

Công việc của bạn là xác định đúng kiểu dữ liệu để tiện cho việc tính toán và định dạng. Dữ liệu kiểu số Kh i nhập vào số bao gồm: 0.9, +, - , *, /, (, ), E, %, $ thì số mặc nhiên được canh lề phải trong ô. Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu số khi bạn nhập dữ liệu kiểu số đúng theo sự định dạng của Windows (ngày và giờ cũng được lưu trữ như một trị số), ngược lại nó sẽ hiểu là dữ liệu kiểu chuỗi. • Dữ liệu dạng số (Number) Để đặt quy định về cách nhập và hiển thị số trong Windows: chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options/ Chọn lớp Number : 1.

Dấu thập phân. Số chữ số thập phân. Dấu phân cách hàng nghìn. Số số hạng nhóm hàng nghìn.

Dấu phủ định (số âm). Định dạng số âm. Định dạng số thực nhỏ hơn 1. Dấu phân cách tham số hàm.

Hệ thống đo lường. Quy định cách nhập và hiển thị số TRUNG TÂM ĐÀO TẠO BSMT THỰC HÀNH Trang 6 GIÁO TRÌNH THỰC HÀNH – MI CROSOFT EXCEL Ví dụ: - Số 1234.56 có thể nhập theo các cách như sau: 1234.56 Số thuần tuý, không định dạng.56 Kết hợp định dạng phân cách hàng nghìn (Comma).56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ (Currency).56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ và phân cách hàng nghìn.25 có thể nhập theo các cách như sau: 0.25 Số thuần tuý, không định dạng. 25% Kết hợp định dạng phần trăm (Percent).5E-1 Kết hợp định dạng khoa học (Scientific). • Dữ liệu dạng ngày (Date): Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo sự qui định của Windows (mặc nhiên là tháng/ ngày/ năm).

Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi. Mặc nhiên dữ liệu kiểu Date được canh phải trong ô.