Giáo trình Tin cơ sở Chƣơng 2. Giới thiệu về Excel 2. Giới thiệu bảng tính Excel Microsoft Excel là một loại bảng tính điện tử đƣợc dùng để tổ chức, tính toán bằng những công thức (Formulas), phân tích và tổng hợp số liệu,. Khởi động Excel - Cách 1: Double_Click trên biểu tƣợng của chƣơng trình Excel trên màn hình nền - Cách 2: Double_Click trên tên tập tin do phần mềm Excel tạo ra.
- Cách 3: Vào màn hình Start chọn Microsoft Excel. Thoát khỏi Excel - Cách 1: Click vào nút Close (x) ở góc trên cùng bên phải cửa sổ - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 - Cách 3: Chọn lệnh File\Exit c. Giao diện của Microsoft Excel 2010 Hình 2.1: Giao diện Excel 2010 Các lệnh của Excel nằm trong các tab trên thanh Ribbon: - Home: định dạng, chỉnh sửa Sheet. - Insert: chèn đối tƣợng vào Sheet.
- Page Layout: định dạng trang in, sắp xếp lại các đối tƣợng đồ họa trên Sheet. - Formulas: thêm hàm và công thức vào Sheet hoặc kiểm tra công thức trên Sheet. - Data: nhập dữ liệu từ bên ngoài vào, truy vấn, tính tổng nhóm (subtotal), …. - Review: bảo vệ và đánh dấu bảng tính.
- View: thay đổi giao diện của workbook và dữ liệu. 50 Giáo trình Tin cơ sở - Formula Bar: thanh công thức gồm có 3 phần dùng để nhập dữ liệu, công thức vào ô hiện hành.2: Thanh công thức Name box: hiển thị địa chỉ của ô hiện hành, gõ vào địa chỉ ô/vùng để di chuyển đến ô/vùng. Nút thanh công thức: gồm có fx (thêm hàm), (Cancel) và (Enter). Thanh nội dung: chứa nội dung công thức.
Các kiểu dữ liệu và cách nhập Microsoft Excel tự động nhận diện kiểu dữ liệu khi ta nhập dữ liệu vào trong ô. Công việc của ta là xác định đúng kiểu dữ liệu để tiện cho việc tính toán và định dạng. Cách nhập dữ liệu vào một ô - Đƣa con trỏ đến ô cần nhập, nhập dữ liệu, kết thúc bằng phím ENTER (hoặc ). Hủy bỏ dữ liệu đang nhập ta nhấn phím Esc.
- Muốn hiệu chỉnh dữ liệu đã nhập ta chuyển con trỏ ô đến ô cần hiệu chỉnh rồi nhấn phím F2 hoặc D_ Click vào ô đó rồi tiến hành hiệu chỉnh. Các kiểu dữ liệu Dữ liệu kiểu chuỗi - Bao gồm các ký tự chữ và chữ số. Mặc định dữ liệu kiểu chuỗi sẽ đƣợc canh lề trái. - Nhập chuỗi số thì thực hiện một trong 2 cách: Cách 1: Nhập dấu nháy đơn ( „ ) trƣớc khi nhập dữ liệu số.
Cách 2: Xác định khối cần nhập dữ liệu kiểu chuỗi số, chọn lệnh Home\ Cells\ Format\ Format Cells\ Number\ Text. - Chuỗi xuất hiện trong công thức thì phải đƣợc bao quanh bởi dấu nháy kép “ ”. Dữ liệu kiểu số Khi nhập vào số bao gồm: 0.9, +, -, *, /, (, ), E, %, dấu chấm thập phân, ký hiệu phân cách hàng ngàn, ký hiệu $, ngày và giờ thì mặc định đƣợc canh lề phải trong ô. Dữ liệu dạng số Để đặt quy định về cách nhập và hiển thị số trong Windows: mở Region trong cửa sổ Control Panel và chọn Additional Settings…\ Chọn lớp Numbers.
51 Giáo trình Tin cơ sở Hình 2.3: Quy định cách nhập và hiển thị số Dữ liệu dạng ngày Microsoft Excel sẽ nhận dạng dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo sự qui định của Windows, mặc định là tháng/ngày/năm (m/d/yy). Ngƣợc lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi. Để đặt quy định về cách nhập và hiển thị ngày trong Windows: mở Region trong cửa sổ Control Panel và chọn Additional Settings…\Chọn lớp Date.4: Thay đổi quy định kiểu Date 52 Giáo trình Tin cơ sở Dữ liệu dạng giờ: Mặc định là giờ:phút:giây buổi (hh:mm:ss AM/PM). Dữ liệu kiểu công thức Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu công thức khi ta nhập vào bắt đầu bằng dấu =.
Đối với dữ liệu kiểu công thức thì giá trị hiển thị trong ô không phải là công thức mà là kết quả của công thức đó (có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi). Công thức đƣợc xem nhƣ là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng. + Các toán tử có thể là: +, -, *, /, &,^, >, <, >=, <=, = ,<>. + Các toán hạng có thể là: hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ vùng.
Ví dụ: = SQRT(A1) + 10*B3 = RIGHT(“Microsoft Excel”,5) = MAX(3,-7,0,SUM(A2:A10)) Độ ƣu tiên của các toán tử ĐỘ ƢU TIÊN TOÁN TỬ Ý NGHĨA 1 () Dấu ngoặc đơn 2 ^ Luỹ thừa 3 - Dấu cho số âm 4 *, / Nhân/ chia 5 +, - Cộng/ trừ =, <> Bằng nhau, khác nhau 6 >, >= Lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng <, <= Nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng 7 NOT Phủ định 8 AND Và (điều kiện đồng thời) 9 OR Hoặc (điều kiện không đồng thời) 10 & Toán tử ghép chuỗi Bảng chân trị của các hàm NOT, AND, OR A B NOT (A) AND (A, B) OR (A, B) FALSE FALSE TRUE FALSE FALSE FALSE TRUE TRUE FALSE TRUE TRUE FALSE FALSE FALSE TRUE TRUE TRUE FALSE TRUE TRUE 53 Giáo trình Tin cơ sở Có hai cách nhập công thức Ví dụ: để nhập công thức =A2+B2+C2 vào ô D2 - Cách 1: Nhập trực tiếp. Đặt con trỏ tại ô D2. - Cách 2: Nhập theo kiểu tham chiếu (kết hợp chuột/bàn phím để chọn ô, vùng). Đặt con trỏ tại ô D2.
Nhập = Chọn ô A2, nhập +, chọn ô B2, nhập +, chọn ô C2.5: Nhập công thức theo kiểu tham chiếu 2. Các loại địa chỉ và các thông báo lỗi thƣờng gặp a. Các loại địa chỉ Địa chỉ tƣơng đối - Qui ƣớc viết: <tên cột> <chỉ số hàng>, ví dụ A1, B2,. - Trong quá trình sao chép công thức thì các địa chỉ này sẽ tự động thay đổi theo hàng, cột để bảo tồn mối quan hệ tƣơng đối.
Địa chỉ tuyệt đối - Qui ƣớc viết: $<tên cột>$<chỉ số hàng>, ví dụ $A$1, $B$2,. - Khi sao chép công thức thì các địa chỉ loại này sẽ không bao giờ thay đổi. Địa chỉ bán tuyệt đối (địa chỉ hỗn hợp) - Qui ƣớc viết: Cột tuyệt đối: $<tên cột><chỉ số hàng> Hàng tuyệt đối: <tên cột>$<chỉ số hàng>, ví dụ $A1, B$2,. - Khi sao chép công thức thì các địa chỉ loại này chỉ thay đổi ở thành phần tƣơng đối còn thành phần tuyệt đối thì không thay đổi.
Ghi chú : Sử dụng phím F4 để luân chuyển giữa các loại địa chỉ trên.6: Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ 54 Giáo trình Tin cơ sở b. Các thông báo lỗi thường gặp trong Excel Lỗi báo Nguyên nhân # DIV/0! Trong công thức có phép tính chia cho số không (0) Công thức tham chiếu đến ô có mục nhập #N/A hoặc gõ một số #N/A hàm không có đối số #NAME? Trong công thức có một tên mà Excel không hiểu đƣợc Xảy ra khi xác định giao giữa 2 vùng nhƣng trong thực tế 2 #NULL! vùng đó không giao nhau #NUM! Xảy ra khi dữ liệu số có sai sót Xảy ra khi trong công thức tham chiếu đến một địa chỉ không #REF! hợp lệ #VALUE! Trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu 2. Tạo lập trang bảng tính 2. Thao tác trên tập tin a.
Mở tập tin - Mở tập tin mới: Chọn File\New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút trên thanh Quick Access. - Mở tập tin đã có trên đĩa: Chọn File\Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn nút trên thanh Quick Access. Lưu tập tin - Lƣu tập tin lần đầu: Chọn File\Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc phím F12 hoặc nhấn nút trên thanh Quick Access. - Lƣu tập tin với tên khác: Chọn File\Save As.
Xem các File mở gần nhất: Chọn File\Recent. Đóng tập tin Lệnh File\Close dùng để đóng tập tin hiện hành. Phải lƣu tập tin trƣớc khi đóng, nếu tập tin có cập nhật mà chƣa lƣu lại thì Excel sẽ hiện thông báo nhắc nhở, chọn Save để lƣu. Các thao tác cơ bản trong excel a.
Xử lý trên vùng Các loại vùng và cách chọn Loại vùng Cách chọn Vùng chỉ có một ô Click vào ô cần chọn. Mouse: Drag từ ô đầu đến ô cuối của vùng. Vùng nhiều ô liên tục Keyboard: Đƣa con trỏ về ô đầu tiên, nhấn giữ phím 55 Giáo trình Tin cơ sở Loại vùng Cách chọn Shift kết hợp với các phím mũi tên. Mouse + Keyboard: Đƣa con trỏ ô về ô đầu tiên, nhấn giữ Shift, Click vào ô cuối của vùng.
Nhiều ô cách khoảng Giữ phím Ctrl, Click chọn từng ô. Nhiều vùng cách khoảng Giữ phím Ctrl, Drag chọn lần lƣợt từng vùng. Nguyên cột Click vào tên cột cần chọn. Nguyên dòng Click vào chỉ số hàng.
Click vào nút đầu tiên giao giữa thanh chứa tên cột và Toàn bộ Sheet thanh chứa số của hàng; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. D_Click vào ô cần chọn (hoặc đặt trỏ vào ô, gõ phím Một phần của ô F2), sau đó chọn giống nhƣ chọn văn bản thông thƣờng. Xoá bỏ nội dung/ định dạng ô (Home\ Clear) Chọn vùng dữ liệu cần thao tác. Chọn lệnh Home\ Clear.
Chọn thao tác xóa tất cả/xóa định dạng, … Hình 2.7: Xóa nội dung và định dạng ô Sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác và điền dữ liệu (Fill) - Cách 1: Sử dụng chức năng Copy và Paste để sao chép dữ liệu. - Cách 2: Tự động điền dữ liệu bằng tính năng AutoFill: Khi Drag tại Fill handle xuống phía dƣới hoặc sang phải, AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị tăng lên dựa theo mẫu trong dãy ô đã đƣợc chọn. Khi ta Drag tại Fill handle lên phía trên hoặc sang trái, AutoFill sẽ tạo ra dãy các giá trị giảm dần cũng dựa trên mẫu đó. Di chuyển dữ liệu - Cách 1: Sử dụng chức năng Cut và Paste để di chuyển dữ liệu.
- Cách 2: Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển. Trỏ chuột vào biên của vùng đƣợc chọn, drag đến vị trí mới. 56 Giáo trình Tin cơ sở b. Thao tác trên cột và hàng Thêm hàng (Row) - Chọn các hàng mà tại đó muốn chèn thêm hàng mới vào.
- Chọn thẻ Home\Insert\Insert Sheet Rows hoặc R_Click, chọn Insert.8: Thêm hàng/cột/ô/sheet Thêm cột (Column) - Chọn các cột mà tại đó muốn chèn thêm cột mới vào. - Chọn thẻ Home\Insert\Insert Sheet Columns (Hình 2.8) hoặc R_Click, chọn Insert. Thêm ô mới - Chọn các ô hoặc đƣa con trỏ đến ô mà tại đó muốn chèn các ô trống vào. - Chọn lệnh Home \ Insert \ Insert Cells…; hoặc R_Click, chọn Insert., xuất hiện hộp thoại sau.9: Thêm ô mới Xóa hàng/cột - Chọn các hàng/cột cần xóa.