Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh thị trường bất động sản và xây dựng tại Việt Nam phát triển nhanh chóng, công tác quản lý hợp đồng và tài chính dự án đóng vai trò huyết mạch đối với sự tồn tại của các nhà thầu thi công. Theo ước tính từ các chuyên gia kinh tế xây dựng, việc chậm trễ thanh quyết toán có thể làm gia tăng chi phí tài chính từ 3% đến 5% tổng mức đầu tư gói thầu, đồng thời gây áp lực dòng tiền nghiêm trọng lên toàn bộ chuỗi cung ứng. Quá trình triển khai thi công thường đối mặt với nhiều rủi ro về biến động giá vật tư, thay đổi thiết kế và khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, đòi hỏi hồ sơ thanh toán giai đoạn và quyết toán công trình phải đạt độ chuẩn xác tuyệt đối cả về kỹ thuật lẫn pháp lý.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là xây dựng và hoàn thiện quy trình lập hồ sơ thanh toán theo đợt và quyết toán hợp đồng thi công xây dựng trọn gói, giải quyết triệt để các vướng mắc trong đối soát khối lượng, nghiệm thu công việc và thu hồi tạm ứng. Phạm vi nghiên cứu được thực hiện tại công trình thi công 16 căn nhà mẫu thuộc Tiểu khu 1 của Dự án Khu đô thị Meyhomes Capital Phú Quốc do Công ty Cổ phần Xây dựng Central làm tổng thầu thi công trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022.

Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi thiết lập chuẩn mực biểu mẫu kiểm soát dòng tiền, giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ từ mức trung bình 20 ngày xuống dưới 14 ngày làm việc theo đúng quy chuẩn pháp luật, đồng thời đảm bảo 100% khối lượng thi công thực tế được nghiệm thu và quyết toán minh bạch, bảo toàn biên lợi nhuận kỳ vọng cho doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên Lý thuyết quản trị chi phí dự án và Lý thuyết quản lý hợp đồng xây dựng theo chuẩn thông lệ quốc tế kết hợp hệ thống văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam. Trọng tâm lý luận xoay quanh các khái niệm cốt lõi:

Thứ nhất, hợp đồng trọn gói được hiểu là hình thức hợp đồng có giá cố định không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện đối với khối lượng công việc thuộc phạm vi hợp đồng đã ký kết, trừ các trường hợp bất khả kháng hoặc có sự điều chỉnh phạm vi công việc được chấp thuận.

Thứ hai, hồ sơ thanh toán giai đoạn là tập hợp các văn bản pháp lý, kỹ thuật và tài chính thể hiện giá trị khối lượng công việc đã hoàn thành trong từng kỳ thanh toán nhằm giải ngân vốn kịp thời cho nhà thầu.

Thứ ba, quyết toán hợp đồng xây dựng là việc xác định tổng giá trị thanh toán cuối cùng mà bên giao thầu có trách nhiệm chi trả cho bên nhận thầu khi toàn bộ nghĩa vụ hợp đồng đã hoàn tất và công trình được bàn giao đưa vào sử dụng.

Thứ tư, khối lượng phát sinh là những công việc nằm ngoài phạm vi thiết kế ban đầu, đòi hỏi phải được xác nhận bằng biên bản hiện trường và bảng tính đơn giá bổ sung trước khi nghiệm thu.

Nền tảng pháp lý áp dụng trong nghiên cứu bám sát các văn bản: Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng, Nghị định 50/2021/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 37/2015/NĐ-CP, và Nghị định 63/2014/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đấu thầu.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm hệ thống dữ liệu sơ cấp từ 38 hợp đồng giao khoán tổ đội nội bộ, hệ thống nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu hiện trường và dữ liệu thứ cấp từ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, dự toán gói thầu 16 căn nhà mẫu tại dự án Meyhomes Capital.

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa phân tích định lượng và phân tích quy trình nghiệp vụ. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ 16 căn biệt thự mẫu thuộc Tiểu khu 1 trải qua 5 đợt thanh toán định kỳ và 1 đợt quyết toán hoàn thành công trình. Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu toàn bộ nhằm thu thập dữ liệu toàn diện, không bỏ sót bất kỳ hạng mục kết cấu hay hoàn thiện nào.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích đối chiếu sai lệch khối lượng và phân tích định lượng là vì đặc thù ngành kinh tế xây dựng đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối ở từng đơn vị đo lường như mét vuông, mét dài, tấn cốt thép và giá trị tiền tệ. Quá trình xử lý số liệu được triển khai theo dòng thời gian thực tế của dự án từ ngày 01/06/2020 đến khi kết thúc quyết toán vào năm 2022.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Nghiên cứu hồ sơ thanh quyết toán thực tế tại công trình 16 căn mẫu Tiểu khu 1 đã đưa ra những kết quả cụ thể sau:

Thứ nhất, công tác bóc tách và đối soát khối lượng hoàn thiện đạt độ chính xác cao giữa hồ sơ thiết kế và thi công thực tế. Tổng khối lượng bả và sơn nước tường ngoài nhà IPAINT được nghiệm thu quyết toán đạt 4.839,48 m2; khối lượng bả và sơn nước trần ngoài nhà đạt 1.090,25 m2; công tác cán vữa xi măng M75 dày 30mm đạt 1.546,84 m2; và diện tích chống thấm ban công, sân thượng, sê nô đạt 1.212,78 m2. Mức độ sai lệch khối lượng giữa thi công thực tế và bản vẽ hoàn công duy trì ở mức dưới 1,2%, phản ánh năng lực kiểm soát hình học công trình rất tốt của đội ngũ kỹ sư.

Thứ hai, việc thực hiện tạm ứng và thu hồi vốn tạm ứng tuân thủ nghiêm ngặt khung pháp lý. Dự án đã áp dụng mức tạm ứng ban đầu khoảng 15% giá trị hợp đồng và tiến hành khấu trừ dần qua các kỳ thanh toán. Toàn bộ 100% giá trị tiền tạm ứng đã được thu hồi hoàn tất trước khi giá trị giải ngân lũy kế đạt mốc 80% giá trị hợp đồng, đúng theo quy định tại Điều 18 Nghị định 37/2015/NĐ-CP.

Thứ ba, quy trình xử lý khối lượng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu được ghi nhận và lập phụ lục chi tiết. Điển hình là việc bổ sung 120,00 md lan can sắt hộp kích thước 80x80x3mm, 307,86 md len đá phân sàn chân cửa đi rộng 200-630mm, và khoan cấy 232 lỗ thép D12 vào cột để thi công lanh tô. Tỷ trọng giá trị phát sinh chiếm khoảng 4,2% tổng giá trị dự toán ban đầu và đều có đầy đủ biên bản hiện trường phê duyệt bởi Tư vấn giám sát.

Thứ tư, công tác quản trị giao khoán nội bộ cho 38 tổ đội thi công chuyên trách (bao gồm các tổ đội ván khuôn, cốt thép, xây tô, sơn nước, GRC và cơ điện) giúp đồng bộ hóa tiến độ lập hồ sơ, rút ngắn 35% thời gian xử lý thủ tục giấy tờ so với phương thức quản lý phân tán truyền thống.

Thảo luận kết quả

Các phát hiện nghiên cứu chứng minh rằng việc áp dụng quy trình kiểm soát hồ sơ 3 cấp (nghiệm thu nội bộ, nghiệm thu với tư vấn giám sát, lập bảng tính giá trị thanh toán) là nguyên nhân cốt lõi giúp nhà thầu Central hạn chế tối đa tranh chấp khối lượng với Chủ đầu tư. Trong thực tế, dữ liệu thanh toán qua 5 đợt có thể được mô hình hóa trực quan thông qua biểu đồ đường cong chữ S biểu diễn mối quan hệ giữa tiến độ thi công thực tế và dòng tiền giải ngân lũy kế, kết hợp bảng ma trận phân bổ khối lượng từng căn từ Zone 1 đến Zone 3.

So sánh với các nghiên cứu cùng ngành, mô hình thanh quyết toán tại dự án này vượt trội hơn ở tính chuẩn hóa của hệ thống chứng từ. Khi mọi hạng mục từ công tác bê tông lót móng đợt 1 đến hoàn thiện lát 713,04 m2 gạch gốm chống nóng sàn mái ở đợt 5 đều gắn liền với biên bản nghiệm thu chất lượng, thời hạn giải ngân thực tế luôn được kiểm soát trong biên độ 7 đến 14 ngày làm việc. Điều này khẳng định tầm quan trọng của việc tích hợp chặt chẽ giữa công tác quản lý kỹ thuật tại hiện trường và công tác lập hồ sơ kinh tế xây dựng.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực chứng, 4 giải pháp chiến lược được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả thanh quyết toán cho các dự án xây dựng:

  1. Chuẩn hóa quy trình nghiệm thu kỹ thuật phục vụ thanh toán: Ban Chỉ huy công trường và Bộ phận QA/QC cần thực hiện việc lập và ký duyệt biên bản nghiệm thu nội bộ trong vòng 24 giờ sau khi kết thúc công việc tại hiện trường. Mục tiêu là cắt giảm thời gian tổng hợp hồ sơ thanh toán định kỳ từ 14 ngày xuống còn 7 đến 9 ngày làm việc, áp dụng ngay trong quý 1 cho tất cả các gói thầu mới.

  2. Thiết lập cơ chế kiểm soát khối lượng phát sinh theo thời gian thực: Đội ngũ Kỹ sư QS hiện trường phối hợp với Tư vấn giám sát phải tiến hành đo đạc, lập biên bản xác nhận và chốt đơn giá phát sinh cho 100% hạng mục bổ sung trong vòng 48 giờ kể từ khi phát sinh thực tế. Giải pháp này giúp duy trì tỷ lệ sai lệch dự toán phát sinh dưới mức 1,0%, thực hiện xuyên suốt toàn bộ vòng đời dự án.

  3. Hoàn thiện hệ thống quản lý hợp đồng giao khoán tổ đội thi công: Phòng Đấu thầu và Quản lý Hợp đồng cần ban hành khung định mức thanh toán khoán nội bộ đồng bộ với kỳ thanh toán của Chủ đầu tư cho 38 tổ đội nhân công. Mục tiêu đạt tỷ lệ giải ngân đúng hạn 100% cho các nhà thầu phụ, ngăn chặn hoàn toàn nguy cơ đình trệ thi công do nợ đọng nhân công, triển khai định kỳ theo chu kỳ thanh toán hàng tháng.

  4. Số hóa toàn diện công tác quản trị chi phí và quyết toán: Ban Giám đốc doanh nghiệp cần chỉ đạo Phòng Công nghệ thông tin tích hợp phân hệ quản lý hợp đồng và thanh quyết toán vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đích đến là tăng tốc độ truy xuất dữ liệu quyết toán công trình lên 40% và giảm thiểu 90% lỗi sai số học trong bảng tính giá trị thanh toán, với lộ trình triển khai hoàn thiện trong vòng 6 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả của luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Thứ nhất, Kỹ sư Định giá và Quản lý Chi phí (Kỹ sư QS): Sử dụng tài liệu như một cẩm nang thực hành chi tiết về phương pháp lập bảng tổng hợp khối lượng hoàn thành, biểu mẫu tính giá trị đề nghị thanh toán và kỹ thuật xử lý hồ sơ phát sinh cho các dự án nhà ở quy mô lớn.

Thứ hai, Chỉ huy trưởng và Kỹ sư Hiện trường: Nắm vững mối liên kết chặt chẽ giữa công tác nghiệm thu chất lượng công việc với thủ tục giải ngân tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả phối hợp và điều hành các tổ đội nhân công thi công đúng tiến độ cam kết.

Thứ ba, Chủ đầu tư và Đơn vị Tư vấn Giám sát: Tham khảo quy trình thẩm định, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ thanh quyết toán theo đúng tinh thần Nghị định 37/2015/NĐ-CP và Nghị định 50/2021/NĐ-CP, hạn chế tối đa rủi ro kiểm toán sau này.

Thứ tư, Học viên cao học, Sinh viên và Giảng viên ngành Kinh tế Xây dựng: Khai thác hệ thống số liệu bóc tách thực tế, biểu mẫu chuẩn mực và bài học kinh nghiệm quản trị hợp đồng tại một tổng thầu xây dựng hàng đầu để phục vụ nghiên cứu và giảng dạy.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng xây dựng trọn gói có cần xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết khi thanh toán từng đợt không?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 96 Nghị định 63/2014/NĐ-CP và Điều 19 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, việc thanh toán hợp đồng trọn gói được thực hiện theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá trị giai đoạn hoàn thành mà không bắt buộc phải xác nhận khối lượng chi tiết từng đầu việc, ngoại trừ các khối lượng công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đã ký.

Mức tạm ứng hợp đồng tối đa và nguyên tắc thu hồi tiền tạm ứng được quy định như thế nào?

Mức tạm ứng hợp đồng không được vượt quá 50% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP. Tiền tạm ứng được khấu trừ giảm trừ dần qua từng lần thanh toán khối lượng hoàn thành và phải đảm bảo thu hồi toàn bộ 100% khi giá trị thanh toán đạt 80% giá trị hợp đồng ký kết.

Thời hạn thanh toán chuẩn giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu thi công xây dựng là bao lâu?

Thời hạn thanh toán không được kéo dài quá 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Cụ thể, Chủ đầu tư có tối đa 07 ngày làm việc để hoàn tất thủ tục và chuyển đề nghị thanh toán đến ngân hàng hoặc Kho bạc, sau đó tổ chức tín dụng có thêm 07 ngày làm việc để giải ngân cho nhà thầu.

Hồ sơ thanh toán giai đoạn thi công bao gồm những tài liệu cốt lõi nào?

Một bộ hồ sơ thanh toán giai đoạn hoàn chỉnh bao gồm: Thư đề nghị thanh toán của nhà thầu, Biên bản nghiệm thu hoàn thành giai đoạn thi công có xác nhận của Tư vấn giám sát và Chủ đầu tư, Bảng tổng hợp giá trị khối lượng thực hiện, và Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán sau khi đã bù trừ tiền tạm ứng.

Khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng được lập hồ sơ thanh toán theo nguyên tắc nào?

Khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng bắt buộc phải có biên bản xác nhận tại hiện trường của các bên liên quan, bảng tính giá trị phát sinh kèm đơn giá đã được thống nhất hoặc ký kết phụ lục hợp đồng bổ sung. Giá trị này được tổng hợp vào kỳ thanh toán tương ứng nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý khi quyết toán.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và hành lang pháp lý về quản lý hợp đồng, thanh toán giai đoạn và quyết toán công trình xây dựng theo Nghị định 37/2015/NĐ-CP và Nghị định 50/2021/NĐ-CP.
  • Xây dựng thành công quy trình lập hồ sơ thanh toán 5 đợt và quyết toán hoàn thiện cho 16 căn nhà mẫu Tiểu khu 1 thuộc Dự án Meyhomes Capital Phú Quốc.
  • Xử lý và kiểm soát chuẩn xác dữ liệu khối lượng thực tế quy mô lớn, tiêu biểu như 4.839,48 m2 sơn tường ngoài, 1.212,78 m2 chống thấm và hàng trăm mét dài hạng mục phát sinh.
  • Chuẩn hóa mô hình phối hợp và nghiệm thu thanh toán cho 38 tổ đội thi công chuyên trách, giúp kiểm soát tốt chi phí và loại trừ rủi ro tranh chấp.
  • Đóng góp bộ giải pháp thực tiễn có khả năng nhân rộng cao cho các tổng thầu xây dựng trong công tác quản trị chi phí và dòng tiền dự án đô thị.

Đóng góp lớn nhất của nghiên cứu là thiết lập mối gắn kết khoa học giữa kỹ thuật thi công tại hiện trường với nghiệp vụ kinh tế xây dựng, tạo ra quy trình khép kín giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả tài chính. Kế hoạch tiếp theo là tiếp tục hoàn thiện và áp dụng thử nghiệm mô hình này cho các phân khu tiếp theo trong vòng 6 đến 12 tháng tới. Hãy tham khảo toàn văn nghiên cứu để áp dụng ngay các biểu mẫu và giải pháp thanh quyết toán chuẩn mực vào dự án xây dựng thực tế của bạn.