mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân 10 viên, đ t đúng ngƣời vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hƣớng dẫn, giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những ngƣời nhƣ thế nào để thực hiện công việc tốt nhất (Hà Văn Hội, 2006). Tuyển dụng, Đào tạo, huấn Đánh giá nhân Xác định giá Trả công, chọn lựa luyện viên trị công việc khen thƣởng Sơ đồ 1.2: Lợi ích của phân tích công việc (Nguồn: Trần Kim Dung, 2013) Khi phân tích công việc cần xây dựng đƣợc hai tài liệu cơ bản là bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Bảng mô tả công việc: Là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt đƣợc khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc giúp chúng ta hiểu đƣợc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu đƣợc quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc (Trần Kim Dung, 2013). Bảng tiêu chuẩn công việc: Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân nhƣ trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đ c điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu đƣợc doanh nghiệp cần loại nhân viên nhƣ thế nào để thực hiện công việc ổn định (Trần Kim Dung, 2013).
Phƣơng pháp phân tích công việc: Có nhiều phƣơng pháp phân tích công việc. Nó tùy thuộc vào từng loại thông tin thu thập. Một số phƣơng pháp phổ biến thƣờng dùng (Trần Kim Dung, 2013): Phỏng vấn: Có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc ho c với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó. Hạn chế: Ngƣời bị phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch ho c không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của ngƣời phỏng vấn.
11 Bảng câu hỏi: Liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lƣỡng từ trƣớc và phân phát cho nhân viên điền các câu trả lời. Hạn chế: Cán bộ công nhân viên không thích điền vào những bảng câu hỏi một cách chi tiết và không có nhiều thời gian để xử lý bảng câu hỏi đối với cấp điều hành. Quan sát tại nơi làm việc: Cho phép nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thƣờng xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng. Hạn chế: Có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone (khi biết mình đang đƣợc quan sát, nhân viên có thể làm việc với phƣơng pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong những lúc bình thƣờng).
Nhật ký ngày làm việc: Do ngƣời thực hiện công việc ghi chép về các nhiệm vụ đƣợc giao và kết quả hoàn thành nhiệm vụ. Phân tích nhật ký ngày làm việc theo loại công việc thực hiện, hao phí thời gian thực hiện từng loại công việc, … sẽ biết đƣợc mức độ thƣờng xuyên của các loại nhiệm vụ, thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ…. Hạn chế: Ngƣời viết nhật ký ngày làm việc có thể ngại viết trung thực những lỗi sai do chủ quan cá nhân trong quá trình thực hiện công việc. Các phƣơng pháp thu thập thông tin đều có những điểm mạnh, điểm yếu khác nhau nên trong thực tế thƣờng sử dụng phối hợp nhiều phƣơng pháp để thu thập thông tin phân tích công việc.
Quá trình tuyển dụng Tuyển dụng lao động là mộ quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định một cá nhân vào một vị trí của tổ chức. Mục đích của một cuộc tuyển dụng nhằm tìm chọn một ho c nhiều ngƣời ph hơp nhất, với các tiêu chuẩn và yêu cầu của vị trí cần tuyển. Quá trình tuyển dụng nhân viên chính là một sự thích ứng giữa hai mảng cung và cầu của ngƣời lao động trên thị trƣờng lao động. Quá trình tuyển dụng NNL là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều các khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm đƣợc những ngƣời phù hợp nhất so với các yêu cầu đ t ra, trong số những ngƣời đã thu hút đƣợc quá trình tuyển dụng.
12 Trong tuyển dụng ngƣời lao động cần phải làm tốt các yêu cầu tuyển dụng, phải gắn với mục tiêu xuất phát từ kế hoạch lao động của ngƣời tuyển dụng. Cần phải tuyển chọn những ngƣời phù hợp với công việc cả về chuyên môn và nghiệp vụ, tƣ cách đạo đức, sở thích, các tính của ngƣời lao động, yêu thích công việc mình làm. Quá trình tuyển dụng lao động sẻ giúp cho tổ chức tránh đƣợc những rủi ro, khi tuyển dụng không đúng đúng việc sẽ g p khó khăn trong hoạt động tổ chức kinh doanh. Trong công tác tuyển dụng của doanh nghiệp, có rất nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ ho c công việc trống mà doanh ngiệp có nhu cầu nhƣ tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp, qua thông tin quảng cáo, thông qua các trung tâm dịch vụ lao động… Nhìn chung, ta có thể tuyển ứng viên từ hai nguồn cụ thể nhƣ sau: Nguồn ứng viên từ bên trong nội bộ doanh nghiệp: Khác với công tác đề bạt, bổ nhiệm nội bộ, hình thức tuyển dụng trong nội bộ doanh nghiệp đƣợc thực hiện công khai, với tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng cho tất cả ứng viên từ trong nội bộ doanh nghiệp.
Ưu điểm của phương pháp này: Nhân viên đã đƣợc thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc. Nhân viên dễ dàng, thuận lợi hơn trong thực hiện công việc với cƣơng vị mới. Tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo, tạo ra hiệu suất cao. Hạn chế của phương pháp này: Việc tuyển nhân viên giữ một chức vụ trong doanh nghiệp theo kiểu thăng chức có thể gây ra hiện tƣợng chai , xơ cứng do các nhân viên đƣợc thăng chức đã quen cách làm cũ, thiếu sáng tạo, không dấy lên đƣợc bầu không khí thi đua mới trong doanh nghiệp.
13 Dễ hình thành các nhóm “ứng viên không thành công” từ những ngƣời không đƣợc tuyển chọn, từ đó xãy ra tâm lý không phục lãnh đạo mới, dễ chia bè phái, mất đoàn kết, khó làm việc… Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể tuyển ứng viên từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp qua các hình thức thu hút sau: thông qua quảng cáo, thông qua văn phòng dịch vụ lao động, qua tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trƣờng đại học, theo giới thiệu của chính quyền và của nhân viên trong doanh nghiệp, do ứng viên tự đến xin việc ho c qua hệ thống internet… Nội dung và trình tự của quá trình tuyển dụng trong các doanh nghiệp thƣờng đƣơc tiến hành theo mƣời bƣớc, nhƣ sau: Bƣớc 1: Chuẩn bị tuyển dụng bao gồm thành lập hội đồng tuyển dụng, nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của Nhà nƣớc và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng, từ đó xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn. Bƣớc 2: Thông báo tuyển chọn ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ trên các phƣơng tiện thông tin nhƣ báo, đài, trung tâm dịch vụ việc làm, trƣớc cổng doanh nghiệp. Bƣớc 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ: sau khi đăng thông tin tuyển dụng các ứng viên nộp hồ sơ thì doanh nghiệp tiếp nhận và thông tin cho ứng viên. Bƣớc 4: Phỏng vấn sơ bộ nhằm loại bớt những ứng viên không đạt tiêu chuẩn khi tiếp nhận hồ sơ không phát hiện.
Bƣớc 5: Kiểm tra và trắc nghiệm: nhằm đánh giá kiến thức cơ bản, khả năng thực hành, trí nhớ và tính khéo léo của ứng viên để chọn đƣợc những ứng viên xuất sắc. Bƣớc 6: Phỏng vấn lần hai: nhằm tìm hiểu, đánh giá ứng viên về kinh nghiệm, trình độ, các đ c điểm cá nhân nhƣ tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng… Bƣớc 7: Xác minh, điều tra: nhằm biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên ho c những công việc đòi hỏi xác minh thông tin về ứng viên thật chính xác. 14 Bƣớc 8: Khám sức khỏe nhằm đảm bảo sức khỏe tốt cho công việc đƣợc tuyển chọn. Bƣớc 9: Ra quyết định tuyển dụng: là bƣớc quan trọng nhất qua các bƣớc tuyển chọn, sau khi hoàn tất việc thƣơng thảo về các điều kiện làm việc để đi đến ký hợp đồng chính thức.
Bƣớc 10: Bố trí công việc. Qua các cơ quan, NH tuyển dụng: Thị trƣờng lao động phát triển thì càng có nhiều tổ chức chuyên trách về tuyển dụng nhân sự nhƣ các Trung tâm tƣ vấn việc làm, tùy theo các hình thức hoạt động mà những trung tâm trên sẽ đảm nhận các khâu tuyển dụng thông qua các Công ty, doanh nghiệp tổ chức đang cần ngƣời. Ngoài ra, công tác tuyển dụng còn thông qua những ngƣời quen biết giới thiệu. Tuyển ngƣời vào làm việc phải gắn với sự đòi hỏi của công việc trong doanh nghiệp.
Yêu cầu của tuyển ngƣời vào làm việc trong doanh nghiệp: phải là tuyển chọm ngƣời có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể làm việc đạt tới năng suất lao động, hiệu suất công tác tốt. Tuyển những ngƣời có kỹ luật, trung thực, gắn bó với công việc, với doanh nghiệp. Tuyển ngƣời có đủ sức khỏe, làm việc lâu dài trong doanh nghiệp với nhiệm vụ đƣợc giao. Nếu tuyển chọn không kỹ, tuyển chọn sai, tuyển ktheo cảm tính ho c theo một sự ép buộc nào đó sẻ dẫn đến hậu quả nhiều m t về kinh tế và xã hội.
Chức năng đào tạo – phát triển Các khái niệm giáo dục, đào tạo, phát triển đều đề cập đến quá trình tƣơng tự: Quá trình cho phép con ngƣời tiếp thu các kiến thức, học các kỹ năng mới và thay đổi các quan điểm hay hành vi và nâng cao khả năng thực hiện công việc của các cá nhân.