CHƯƠNG 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP CỦA NHTM 1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ.1 Khái niệm và mục của tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ Có một số khái niệm về hệ thống KSNB như: - Theo văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được hội đồng liên hợp các nhà kế toán Malaysia và viện kế toán Malaysia đưa ra “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chứ cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị, đảm bảo tăng khả năng thực tiễn, tiến hành kinh doanh tròn trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hoạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính”. Phạm vi của hệ thống KSNB còn vượt ra ngoài những vấn đề liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống KSNB được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là kiểm soát nội bộ. - Theo tập 2 Giáo trình Đại học kế toán chuyên nghiệp Canada: “Hệ thống KSNB là hệ thống những quy định tài chính và quy định không tài chính.
Hệ thống này do các nhà quản lý doanh nghiệp lập ra để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả. Đảm bảo tôn trọng mọi quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, duy trì chế độ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính đúng thời hạn. Có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống KSNB nhưng nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chinh sách và thủ tục kiểm soát do ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể (VAS 400). Hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục, một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ của doanh nghiệp.
Hệ thống KSNB có nhiệm vụ ngăn ngừa các sai phạm trong xử lý nghiệp vụ, phát hiện và sữa chữa kịp thời các sai phạm giúp doanh nghiệp thực hiện tốt đường Sinh viên: Nguyễn Thị Trang 4 Lớp: K17KTD Đề tài tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng lối kinh doanh, để bảo an toàn trong kinh doanh. Kiểm soát giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu đề ra của đơn vị thể hiện thông qua lợi nhuận cũng như chất lượng dịch vụ sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Một hệ thống kiểm soát có thước đo hiệu quả giúp nhà quản lý đánh giá được tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực và khai thác nguồn lực có sẵn đem ra giải pháp tốt hơn và cũng cho thấy trình độ, năng lực của ban lãnh đạo trong công tác quản lý và giám sát thực hiện trong quyền hạn và trách nhiệm của mình. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Hiện nay, với những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái thì trong bất kỳ tổ chức nào, dưới góc nhìn của nhà quản lý cũng cần có hai hệ thống chạy song song nhằm giúp tổ chức hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Thứ nhất đó là hệ thống đáp ứng yêu cầu kinh doanh, bao gồm các phòng ban chức năng, các quy trình thủ tục, các công việc cần thiết để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của tổ chức. Tuy nhiên, bất kỳ công việc nào, quy trình nào thực hiện ở trên cũng đều đối diện với những nguy cơ, sự cố, hay rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của công việc đó và tùy theo mức độ, gây ảnh hưởng từ thiệt hại trong mức chấp nhận được đến nguy cơ phá sản tổ chức. Nhằm giảm rủi ro cho tổ chức ở ngưỡng chấp nhận được, hệ thống thứ hai – kiểm soát nội bộ, được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực, cải tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố, và hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Mỗi đơn vị xây dựng hệ thống kiểm soát đều đặt ra cho mình một mục tiêu khác nhau từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện.
Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ: Hệ thống KSNB nếu được thiết kế và vận hành có hiệu quả sẽ giúp giảm bớt những rủi ro do không tuân thủ chính sách và qui tình nghiệp vụ kinh tế mà đơn vị, tổ chức kinh tế qui định. Hệ thống KSNB cần xây đựng và vận hành sao cho đạt được ít nhất ba mục tiêu sau: - Mục tiêu về hoạt động: hệ thống kiểm soát nội bộ phải đạt được sự hữu hiệu Sinh viên: Nguyễn Thị Trang 5 Lớp: K17KTD Đề tài tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Mục tiêu về hiệu quả hoạt động. + Sử dụng hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác +Đảm bảo sự phối hợp làm việc của toàn bộ nhân viên để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất quán.
+Tránh được những chi phí không đáng phát sinh hoắc việc đặt lợi ích khác lên trên lợi ích của doanh nghiệp - Mục tiêu về báo cáo tài chính: + Hướng đến tính trung thực và tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính. + Thông tin được gửi đến ban giám đốc, hội đồng quản trị, các cổ đông và các cơ quan quản lý phải có chất lượng và nhất quán. +BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày hợp lý dựa trên chính sách kế toán được xác định rõ ràng. - Mục tiêu về sự tuân thủ pháp luật và quy định: + Hướng đến tuân thủ các luật và quy định của pháp luật.
+ Các quy định của DN theo yêu cầu quản lý. + Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp 1.2 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. a, Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát: “môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong một đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong một hệ thống kiểm soát nội bộ” (Theo PGS.TS Trần Thị Giang Tân (chủ biên) (2009), Kiểm soát nội bộ, Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, NXB Phương Đông). Môi trường kiếm soát cũng là tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế vận hành và sự hiện hữu của kiểm soát nội bộ trong đó có sự ảnh hưởng mạnh mẽ bởi các nhân tố như: - Triết lý phong cách điều hành của ban lãnh đạo: Triết lý điều ảnh hưởng lớn đến văn hóa của đơn vị và phong cách làm việc của đơn vị các đặc điểm này thể hiện Sinh viên: Nguyễn Thị Trang 6 Lớp: K17KTD Đề tài tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng thông qua quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám Đốc khi đưa ra các chính sách, quy định quy chế.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện ở việc đơn vị chấp nhận rủi ro ở mức độ nào, chấp nhận như thế nào và duy trì các thủ tục kiểm soát đầy đủ hơn để thích nghi với môi trường kinh doanh của mình. - Sự tham gia của ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo có trách nhiệm giám sát việc thực hiện các thiết kế đã đặt ra và hiệu quả của các hoạt động của các thủ tục, soát xét tính hiệu quả của KSNB trong đơn vị - Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán: Sự độc lập giữa hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán càng cao thì môi trường kiểm soát càng hiện hữu. vì vậy hội đồng quản trị cần định hướng rõ ràng và có các quy định giám sát cụ thể - Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: quá trình kiểm soát phục thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, các thiết lập các bộ phận, phân cấp quản lý, quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp. Một cơ cấu phù hợp là cơ sở cho việc thiết lập các kế hoạch, điều hành, giám sát và kiểm tra các hoạt động được tốt hơn.
Để thiết lập được một cơ cấu tổ chức phù hợp các ngân hàng cũng như doanh nghiệp phải xác định rõ quyền hạn trách nhiệm với từng hoạt động. Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ của cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất hay giải quyết các vấn đề. Tất cả đều được thực hiện bằng văn bản ban hành thông qua chính sách, thông báo cụ thể áp dụng đồng bộ trong hệ thống quản lý của ngân hàng cũng như doanh nghiệp. - Cam kết về năng lực: Năng lực về kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ thuộc phạm vi của từng cá nhân.
Năng lực là sự tổng hợp các thuộc tính cá nhân của con người vì vậy các nhà quản lý cần xác định được đối tượng có năng lực phù hợp với từng vị trí và trách nhiệm quyền hạn của cá nhân đó, xác định rõ yêu cầu về năng lực cho 1 công việc nhất định cụ thể bằng những yêu cầu, tiêu chí cụ thể. - Chính sách và thông lệ nhân sự: sự phát triển của ngân hàng cũng như doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ phương pháp quản lý, chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng. Đồng thời cũng là thông điệp của ngân hàng, tổ chức về yêu cầu cá nhân đáp ứng các tiêu chí, chuẩn mực về đạo đức mong đợi từ đội ngũ Sinh viên: Nguyễn Thị Trang 7 Lớp: K17KTD Đề tài tốt nghiệp Học viện Ngân Hàng nhân viên. Các chính sách biểu hiện thông qua quy trình tuyển dụng, đào tạo, chế độ lương, thưởng và quy định về kỹ luật.