CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TÂN THỦY 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty TNHH Tân Thủy 1. Danh mục hàng bán của công ty TNHH Tân Thủy Công ty TNHH Tân Thủy là một trong những doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm đá làm vật liệu xây dựng được UBND tỉnh Hà Nam cấp phép khai thác lâu dài với quy mô công nghiệp, nhằm thực hiện các mục tiêu và chính sách phát triển kinh tế của tỉnh. Danh mục hàng hóa của công ty bao gồm các sản phẩm: STT TÊN SẢN PHẨM MÃ SẢN PHẨM 1 Đá hộc 001 2 Đá 2x3 002 3 Đá 1x2 003 4 Đá 0x5 004 5 Đá mạt 005 6 Đá bây 006 7 Đá đất 007 8 Đá 4x6 008 9 Đá 2x4 009 10 Đá 2x2 010 1.
Thị trường của công ty TNHH Tân Thủy Khu khai thác và chế biến đá của Công ty TNHH Tân Thủy nằm tại mỏ núi đá Thung Đặng thuộc địa bàn Xã Thanh Thủy, Huyện Thanh Liêm, Tỉnh Hà Nam là vùng núi được thiên nhiên ưu đãi với trữ lượng đá vôi số lượng lớn và có cường độ cao, đồng thời nằm trong vùng giao thông thuận lợi cả về đường sông và đường bộ nên rất thuận lợi trong khâu tiêu thụ các sản phẩm đá, với các lợi thế về dung tích chứa hàng của các phương tiện đường thủy thì tỷ trọng các sản phẩm tiêu thụ qua SV: Bùi Thị Thu Nhung 3 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang đường thủy chiếm phần lớn trong hệ thống bán hàng tại đơn vị. Tùy thuộc vào nhu cầu của thị trường kết hợp với tình hình nghiên cứu, tìm kiếm thị trường của cán bộ kinh doanh mà quyết định đến thị trường tiêu thụ của công ty là các tỉnh phía Bắc. Công ty đã và đang mở rộng quy mô hoạt động giúp công ty lớn mạnh hơn, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Thị trường đầu ra của công ty chủ yếu là trên các địa bàn như: Ninh Bình, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình, Phú Thọ, Hà Nội, Hưng Yên, Hải Dương.
cũng như các đơn vị cá nhân khác có nhu cầu về sản phẩm của công ty. Phương thức bán hàng của công ty TNHH Tân Thủy Trên thị trường có rất nhiều phương thức bán hàng như: Bán hàng trực tiếp, bán hàng qua kho, bán trả chậm trả góp, bán hàng theo phương thức ký gửi. Nó tuỳ thuộc vào hình thái và đặc điểm vận động của hàng hoá mà mỗi công ty sẽ áp dụng theo một phương thức khác nhau. Tại công ty TNHH Tân Thủy thì bán hàng theo hai phương thức: * Bán lẻ hàng hoá: là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các tổ chức kinh tế, đơn vị tập thể mua hàng hóa về với mục đích tiêu dùng nội bộ.
Phương thức bán lẻ của công ty áp dụng chủ yếu là hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp, theo hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách, cuối ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và thủ quỹ ghi phiếu thu tiền bán hàng. * Bán buôn hàng hoá: Công ty bán buôn hàng hoá căn cứ theo các hợp đồng mua bán đã ký kết. Đối tượng bán buôn chủ yếu là khách hàng thường xuyên. Phương thức bán buôn chủ yếu của Công ty hiện nay là bán buôn trực tiếp qua kho là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của Công ty.
Số hàng khi bàn giao được chính thức coi là tiêu thụ. Người mua thanh toán số hàng mà Công ty giao cho. Phương thức thanh toán của công ty TNHH Tân Thủy Với hai hình thức của phương thức ở trên công ty đã áp dụng phương thức thanh toán: SV: Bùi Thị Thu Nhung 4 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang Thanh toán ngay: Theo phương thức này khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty sau đó mới giao hàng Thanh toán theo tiến độ giao hàng: Theo phương thức này khi hợp đồng kinh tế được ký kết thì khách hàng phải trả trước cho công ty 40% tổng số tiền hàng và sau khi nhận được hàng thanh toán 60% số tiền hàng còn lại. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty TNHH Tân Thủy 1.
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động bán hàng Để nâng cao hiệu quả trong quá trình bán hàng thì công ty phải có bộ máy tổ chức đơn giản nhưng vẫn đảm bảo chặt chẽ thuận tiện cho việc quản lý. Hoạt động bán hàng của Công ty gồm có “ Phòng tổ chức kinh doanh và Phòng bán hàng ”. Hai bộ phận luôn hỗ trợ, phối hợp để cùng thực hiện đảm bảo quá trình bán hàng của Công ty. - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch bán hàng.
Nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm các hợp đồng bán hàng bằng nhiều cách khác nhau và có chức năng chính trong việc tạo các mối quan hệ với bạn hàng. Đối với những khách hàng có quy mô lớn, lấy thường xuyên thì phòng kinh doanh phải làm hợp đồng kinh tế. Sau đó sẽ trình lên Giám đốc duyệt và ký. - Dựa trên các kế hoạch của phòng kinh doanh, phòng bán hàng sẽ có chức năng giao hàng, kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, thanh toán, chiết khấu bán hàng.
Trình tự bán hàng của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: SV: Bùi Thị Thu Nhung 5 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang Sơ đồ 1.1: Trình tự bán hàng Bộ phận Phòng kinh sản xuất doanh Bộ phận kế toán Phòng bán hàng Bộ phận vận Thủ kho chuyển ra cảng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận Bộ phận sản xuất: Có nhiệm vụ làm theo kế hoạch sản xuất đã dự thảo và báo lên phòng kinh doanh về khối lượng đã sản xuất được để phòng kinh doanh biết cung cấp cho khách hàng Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh là đem được sản phẩm tới khách hàng, xây dựng các kế hoạch kinh doanh của Công ty dựa trên các hợp đồng đã ký. Cụ thể: Trưởng phòng kinh doanh báo cáo với giám đốc những hợp đồng mới ký với khách hàng mới, quản lý nhân viên của phòng, cho nhân viên của phòng đi tìm kiếm khách hàng sau khi đã tìm kiếm được thì tiến hành lập kế hoạch tiêu thụ các sản phẩm của Công ty, dự thảo và chỉnh lý các hợp đồng kinh tế theo đúng pháp luật, quản lý và theo dõi thực hiện tốt các hợp đồng kinh tế đã ký kết, tổ chức làm tốt công tác thống kê báo cáo, tìm kiếm, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận cho công ty. Phòng bán hàng: Do đặc thù công việc của nhân viên bán hàng là phải ra đầu máng đếm xe ô tô chở hàng từ nơi sản xuất đến cảng để rót hàng xuống thuyền cho khách hàng sau đó vào phòng bán hàng báo cáo số lượng xe cho trưởng phòng SV: Bùi Thị Thu Nhung 6 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang bán hàng, thủ quỹ tính và thu tiền nên, để đảm bảo cho quá trình bán hàng của công ty được thuận lợi. Trưởng phòng bán hàng phải quản lý tốt nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên về mọi mặt để nhân viên làm tốt nhiệm vụ của mình, luôn phải tạo được mối quan hệ với bạn hàng, đảm bảo hàng hóa ổn định về chất lượng quy cách và chủng loại, phối hợp đồng bộ với phòng kinh doanh khi thực hiện các hợp đồng nhằm đáp ứng kịp thời hàng hoá cho công việc kinh doanh.
Bộ phận kế toán: Đơn hàng của phòng kinh doanh chuyển đến cho phòng kế toán để xác định phương thức thanh toán. Khi chấp nhận bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng. Thủ kho: Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho tiến hành xuất kho hàng hóa, ghi thẻ kho sau đó chuyển hoá đơn kiêm phiếu xuất kho lên bộ phận kế toán. Căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi sổ tiêu thụ và sổ theo dõi thanh toán với người mua.
Bộ phận vận chuyển ra cảng: Có nhiệm vụ xúc sản phẩm lên xe và giao hàng đến cảng cho khách hàng. Tất cả các bộ phận đều có sự kết hợp rất chặt chẽ và hài hòa hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình bán hàng của Công ty. SV: Bùi Thị Thu Nhung 7 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THỦY 2. Kế toán doanh thu tại Công ty TNHH Tân Thủy Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 2.
Chứng từ và thủ tục kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ tài khoản và chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tại công ty TNHH Tân Thủy mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động đều được lập chứng từ đầy đủ. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa có vai trò quan trọng trong tổ chức kế toán của công ty.
Nắm vững vai trò của kế toán là cơ sở xác định đúng trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong việc quản lý doanh thu. * Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hoá đơn GTGT - Chứng từ thanh toán ( Phiếu thu, Giấy báo có) - Các chứng từ kế toán liên quan khác * Tài khoản sử dụng: TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động kinh doanh từ các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Công ty sử dụng TK 511 chi tiết cụ tể cho từng sản phẩm. Danh mục hàng bán như sau: SV: Bùi Thị Thu Nhung 8 Lớp: Kế toán 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang Ngoài ra còn có các TK liên quan: TK 111, TK 112, TK 131, TK 512, TK 521, TK 532.