Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của ngành công nghiệp điện tử tại Việt Nam, công tác lập dự toán sản xuất kinh doanh (SXKD) đóng vai trò then chốt trong việc quản lý hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Công ty UBC, một doanh nghiệp sản xuất và phân phối thiết bị thu sóng truyền hình và tivi với quy mô hơn 500 nhân viên và hệ thống phân phối rộng khắp, đang đối mặt với nhiều thách thức trong công tác lập dự toán SXKD. Từ năm 2016 đến 2018, hàng tồn kho của công ty tăng liên tục, năm 2017 tăng 56% so với năm 2016 và năm 2018 tăng thêm 27% so với năm 2017, dẫn đến vốn bị chiếm dụng và chi phí tăng cao. Đồng thời, tỷ lệ ROA giảm 52% trong năm 2018 so với năm trước, vòng quay hàng tồn kho giảm 25%, số ngày tồn kho bình quân tăng 32%, cho thấy hiệu quả quản lý tài chính và sản xuất còn nhiều hạn chế.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán SXKD tại công ty UBC, nâng cao tính chính xác của các báo cáo dự toán, từ đó giúp công ty gia tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào tính chính xác trong lập dự toán SXKD của công ty trong năm 2018, với trọng tâm là phân tích thực trạng, nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải tiến. Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng trong việc giảm thiểu sai lệch dự toán, kiểm soát tồn kho, tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về lập dự toán SXKD, bao gồm:

  • Khái niệm và phân loại dự toán: Dự toán là ước tính chi tiết về hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai, được phân loại theo thời gian (dự toán dài hạn và ngắn hạn) và theo phương pháp lập (dự toán tĩnh và linh hoạt). Dự toán ngắn hạn thường được lập theo năm, quý, tháng, trong khi dự toán dài hạn liên quan đến kế hoạch tài chính nhiều năm. Dự toán linh hoạt cho phép điều chỉnh theo các mức độ hoạt động khác nhau, giúp doanh nghiệp ứng phó kịp thời với biến động thị trường.

  • Mô hình lập dự toán: Ba mô hình chính được áp dụng gồm mô hình thông tin 1 xuống, mô hình 2 xuống 1 lên và mô hình 1 lên 1 xuống. Công ty UBC áp dụng mô hình 2 xuống 1 lên, trong đó dự toán được ước tính từ ban giám đốc, phân bổ xuống các cấp quản lý trung gian và cơ sở, đồng thời nhận phản hồi để điều chỉnh, giúp tăng tính khả thi nhưng tốn thời gian.

  • Quy trình lập dự toán: Theo Stephen Brookson, quy trình gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị (xác định mục tiêu, xây dựng mô hình dự toán), soạn thảo (thu thập thông tin, lập dự toán chi tiết), và giám sát (theo dõi, đánh giá và điều chỉnh dự toán). Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dự toán.

  • Tính chính xác và các nhân tố ảnh hưởng: Tính chính xác được đánh giá qua mức độ sai lệch giữa dự toán và thực tế, với sai lệch ≤ 10% được xem là chấp nhận được. Các nhân tố ảnh hưởng gồm trình độ nhân viên lập dự toán, quy trình lập dự toán, sự tham gia của người lao động, môi trường kinh doanh, công nghệ hỗ trợ và chiến lược doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua phỏng vấn, quan sát thực tế tại công ty UBC, tập trung vào các phòng ban liên quan đến lập dự toán như phòng kinh doanh, kế toán, phân xưởng sản xuất. Dữ liệu thứ cấp gồm báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, các báo cáo dự toán SXKD năm 2018.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các bộ phận tham gia lập dự toán tại công ty, với trọng tâm là ban giám đốc, kế toán trưởng, quản lý phân xưởng và phòng kinh doanh. Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm thống kê mô tả, so sánh số liệu dự toán và thực tế, tổng hợp các ý kiến phỏng vấn để xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp. Timeline nghiên cứu tập trung vào năm 2018, với phân tích chi tiết quý 1 năm 2018 làm ví dụ điển hình.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Sai lệch lớn giữa dự toán và thực tế tiêu thụ: Dự toán tiêu thụ quý 1/2018 của thiết bị thu là 131.000 bộ, trong khi thực tế chỉ tiêu thụ 105.537 bộ, sai lệch 23%. Đối với tivi, dự toán là 7.500 chiếc nhưng thực tế chỉ tiêu thụ 5.673 chiếc, sai lệch lên đến 35%. Sai lệch này vượt xa mức chấp nhận ≤ 10%, ảnh hưởng trực tiếp đến các dự toán khác.

  2. Dự toán sản xuất dư thừa so với thực tế: Sản xuất thành phẩm quý 1/2018 của thiết bị thu dư 28% so với thực tế, tivi dư 36%. Tồn kho cuối kỳ tăng cao, ví dụ tồn kho thiết bị thu tháng 2 dư 42% so với dự toán, tồn kho tivi tháng 1 dư 59%. Điều này dẫn đến vốn bị chiếm dụng lớn và tăng chi phí lưu kho.

  3. Tỷ lệ ROA và ROE giảm sút, chi phí tăng cao: Năm 2018, ROA giảm 52% so với năm trước, chi phí tài chính tăng 261%, chi phí hoạt động tăng 49%. Vòng quay hàng tồn kho giảm 25%, số ngày tồn kho bình quân tăng 32%, cho thấy hiệu quả quản lý tài chính và sản xuất kém.

  4. Nguồn nhân lực và quy trình lập dự toán còn hạn chế: Công ty chưa có bộ phận chuyên trách lập dự toán, nhân viên kế toán kiêm nhiệm và thiếu kiến thức chuyên sâu. Quy trình lập dự toán chưa rõ ràng, chủ yếu dựa trên dữ liệu quá khứ và kinh nghiệm cá nhân, chưa áp dụng công nghệ hiện đại hỗ trợ xử lý dữ liệu.

Thảo luận kết quả

Sai lệch lớn giữa dự toán và thực tế tiêu thụ phản ánh hạn chế trong việc dự báo nhu cầu thị trường và năng lực lập dự toán. Việc dự toán dựa chủ yếu vào dữ liệu lịch sử và kinh nghiệm cá nhân khiến dự báo thiếu chính xác, không kịp thời phản ánh biến động thị trường và thay đổi trong hành vi người tiêu dùng. Điều này dẫn đến sản xuất dư thừa, tồn kho cao, vốn bị chiếm dụng và chi phí tăng, ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh.

So sánh với các nghiên cứu trong và ngoài nước cho thấy tình trạng này không hiếm gặp ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt khi chưa có hệ thống lập dự toán chuyên nghiệp và công nghệ hỗ trợ. Mô hình lập dự toán 2 xuống 1 lên tuy giúp thu hút ý kiến phản hồi nhưng tốn nhiều thời gian, làm chậm quá trình cập nhật thông tin và điều chỉnh dự toán.

Việc thiếu nhân viên chuyên trách và quy trình chưa rõ ràng làm giảm hiệu quả công tác lập dự toán, gây ra sai lệch lớn và khó kiểm soát. Kết quả nghiên cứu cũng cho thấy việc áp dụng phần mềm chuyên dụng và đào tạo nâng cao năng lực nhân sự là cần thiết để cải thiện tính chính xác và kịp thời của dự toán.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh dự toán và thực tế tiêu thụ, sản xuất, tồn kho theo tháng quý 1/2018, bảng thống kê tỷ lệ sai lệch và biểu đồ xu hướng ROA, ROE, vòng quay hàng tồn kho qua các năm 2016-2018 để minh họa rõ ràng hơn các vấn đề.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng bộ phận chuyên trách lập dự toán: Thành lập phòng hoặc nhóm chuyên trách về lập dự toán SXKD, với nhân sự được đào tạo bài bản về kỹ năng dự báo và phân tích dữ liệu. Mục tiêu giảm sai lệch dự toán xuống ≤ 10% trong vòng 12 tháng, do Ban Giám đốc chỉ đạo thực hiện.

  2. Hoàn thiện quy trình lập dự toán rõ ràng, chi tiết: Xây dựng quy trình chuẩn gồm các bước chuẩn bị, soạn thảo, giám sát và đánh giá dự toán, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận. Áp dụng quy trình này cho toàn bộ các kỳ dự toán trong năm 2019, nhằm nâng cao tính minh bạch và hiệu quả.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý dự toán: Đầu tư phần mềm chuyên dụng hỗ trợ thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu dự toán, thay thế phương pháp thủ công trên Excel. Mục tiêu tăng tốc độ xử lý dữ liệu và nâng cao độ chính xác, triển khai trong 6 tháng tới, do phòng IT phối hợp phòng kế toán thực hiện.

  4. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ thuật lập dự toán, phân tích thị trường, quản lý tồn kho cho nhân viên liên quan. Định kỳ đánh giá năng lực và cập nhật kiến thức mới, nhằm nâng cao chất lượng dự toán và khả năng ứng phó với biến động thị trường.

  5. Xây dựng hệ thống báo cáo dự toán đồng bộ và đa dạng: Thiết kế mẫu báo cáo dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí, tiền mặt và báo cáo tài chính dự toán theo chuẩn thống nhất, giúp tổng hợp và phân tích dễ dàng, giảm thiểu sai sót và tăng tính kịp thời.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý cấp cao doanh nghiệp: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác lập dự toán trong quản lý tài chính và sản xuất, từ đó đưa ra quyết định chiến lược phù hợp.

  2. Phòng kế toán và tài chính: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về quy trình, mô hình và kỹ thuật lập dự toán, giúp nâng cao hiệu quả công tác dự toán và kiểm soát chi phí.

  3. Phòng kinh doanh và marketing: Hỗ trợ trong việc dự báo nhu cầu thị trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ và phối hợp với các bộ phận khác để lập dự toán chính xác.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về nghiên cứu thực tiễn, phương pháp và giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lập dự toán lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
    Dự toán giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, phân bổ nguồn lực hợp lý, kiểm soát chi phí và dự báo rủi ro, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ, công ty UBC nhờ dự toán chính xác có thể giảm tồn kho và chi phí lưu kho.

  2. Nguyên nhân chính dẫn đến sai lệch dự toán tại công ty UBC là gì?
    Nguyên nhân gồm dự toán dựa nhiều vào dữ liệu quá khứ, thiếu nhân viên chuyên trách, quy trình lập dự toán chưa rõ ràng và thiếu công nghệ hỗ trợ. Điều này làm dự báo không sát thực tế, dẫn đến sai lệch lớn.

  3. Mô hình lập dự toán nào phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ?
    Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên được đánh giá phù hợp vì kết hợp được tầm nhìn của quản lý cấp cao và phản hồi từ các cấp cơ sở, giúp dự toán khả thi hơn dù tốn thời gian hơn mô hình 1 xuống.

  4. Làm thế nào để nâng cao tính chính xác của dự toán?
    Cần xây dựng quy trình chuẩn, đào tạo nhân viên, ứng dụng phần mềm quản lý dự toán và thường xuyên giám sát, đánh giá, điều chỉnh dự toán dựa trên kết quả thực tế.

  5. Sai lệch dự toán bao nhiêu phần trăm được xem là chấp nhận được?
    Theo nghiên cứu, sai lệch ≤ 10% so với thực tế được xem là chấp nhận được để dự toán có tính chính xác và hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp.

Kết luận

  • Công tác lập dự toán SXKD tại công ty UBC còn nhiều hạn chế với sai lệch dự toán tiêu thụ từ 23% đến 35%, dẫn đến tồn kho cao và chi phí tăng.
  • Mô hình lập dự toán 2 xuống 1 lên được áp dụng nhưng quy trình chưa rõ ràng, thiếu nhân sự chuyên trách và công nghệ hỗ trợ.
  • Việc hoàn thiện dự toán giúp giảm rủi ro, tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
  • Đề xuất xây dựng bộ phận chuyên trách, hoàn thiện quy trình, ứng dụng công nghệ và đào tạo nhân sự để nâng cao tính chính xác và kịp thời của dự toán.
  • Các bước tiếp theo gồm triển khai giải pháp trong 6-12 tháng, theo dõi đánh giá hiệu quả và điều chỉnh liên tục nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty UBC.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý dự toán tại doanh nghiệp bạn!