CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và vai trò của hoạch định 1. Khái niệm hoạch định Hoạch định là một trong bốn chức năng quan trọng của quản trị. Chức năng hoạch định: Là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu.
Hoạch định là chức năng khởi đầu và căn bản nhất trong các chức năng quản trị đối với mọi cấp quản trị và là cơ sở cho các chức năng quản trị khác. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về hoạch định : Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt mục tiêu(theo Harold Koontz. Hoạch định là quyết định xem trước phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và ai làm gì đó? Hoạch định là quá trình lao động trí óc liên quan đến tư duy và ý chí con người về tương lai phát triển của tổ chức về những dự định mong muốn của nhà quản trị. Hoạch định là xác định rõ những công việc phải làm(tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) và tiến hành thực hiện và các nguồn lực cần huy động thực hiện mục tiêu.
Hoạch định là đối phó sự bất định bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đặt ra (theo R. Do đó, nó vừa có tính dự báo nhưng cũng vừa thể hiện ý chí, mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể. Tóm lại, hoạch định là một quá trình liên quan đến tư duy và ý chí con người bắt nguồn bằng việc xác định mục tiêu, định rõ chiến lược, chính sách, thủ tục, các quy tắc, các kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu. Hoạch định cũng chỉ rõ các giai đoạn mà tổ chức phải trải qua để thực hiện các mục tiêu xác định.
Quá trình này được lặp đi lặp lại thành một chu kì. Hoạch định là một quá trình lao động trí óc đặc biệt. Đó là sự suy nghĩ về tương lai của tổ chức, về những dự định mong muốn của nhà quản trị và cách thức mà họ dự định thực hiện để đạt được mong muốn đó. Hoạch định là một quá trình liên tục gồm một loạt các hoạt động và việc tạo lập mối quan hệ nhịp nhàng giữa các hoạt động và quyết định để đạt kết quả mong muốn.
Quy trình này liên tục được gọi là tiến trình hoạch định. Vai trò của hoạch định Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Hoạch định cho biết hướng đi của doanh nghiệp, có tác dụng là giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Hoạch định làm tăng hiệu quả, tăng khả năng thành công của nhà quản trị nhờ phân tích và dự báo trước được những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu.
Từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro. Đồng thời, định hướng hoạt động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trung vào những mục tiêu và nhiệm vụ trọng yếu trong từng thời kỳ, phát triển tinh thần làm việc tập thể. Khi mỗi người trong một tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. Là cơ sở cho việc phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức,tạo sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ, công việc cho các bộ phận và thành viên trong tổ chức.
Hoạch định là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp, là cơ sở cho kiểm tra và điều chỉnh (mục tiêu, hoạt động). Như vậy hoạch định là chức năng khởi đầu và căn bản nhất trong các chức năng quản trị đối với mọi cấp quản trị và là cơ sở của các chức năng quản trị khác. Đề cao công tác hoạch định là một trong những nét đặc trưng của “cách mạng quản lý” trên thế giới hiện nay. Các nội dung hoạch định 1.
Hoạch định sứ mạng, tầm nhìn Sứ mạng kinh doanh dùng để chỉ mục đích kinh doanh, lý do và ý nghĩa của sự ra đời và tồn tại, thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Sứ mạng kinh doanh có vai trò: Thứ nhất là đảm bảo sự đồng tâm nhất trí về mục đích trong nội bộ của doanh nghiệp, để mọi thành viên trong công ty cùng nỗ lực thực hiện và đạt được kết quả cao nhất. Thứ hai là tạo cơ sở để huy động các nguồn lực của doanh nghiệp. Các nguồn lực có thể huy động ở đây như : nhân lực, vốn, tài chính.
12 Thứ ba, sứ mạng kinh doanh cung cấp cơ sở/tiêu chuẩn để phân phối các nguồn lực của doanh nghiệp. Thứ tư, sứ mạng kinh doanh có vai trò hình thành khung cảnh và bầu không khí kinh doanh thuận lợi. Ngoài ra, sứ mạng kinh doanh còn tạo điều kiện để chuyển hóa mục tiêu thành các chiến lược và biện pháp hành động cụ thể. Sứ mạng kinh doanh là bản tuyên bố về thái độ và triển vọng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp định hướng đi cho mình.
Tiếp đó, sứ mạng kinh doanh còn giải quyết những bất đồng trong doanh nghiệp, vì sứ mạng của doanh nghiệp mọi người đồng lòng xây dựng, làm việc theo mục đích kinh doanh và trách nhiệm của mình. Mặt khác, sứ mạng kinh doanh định hướng khách hàng tiêu dùng theo loại sản phẩm với tiêu chí của mình. Đồng thời, sứ mạng kinh doanh tuyên bố chính sách xã hội, sản phẩm sản xuất ra mang tính trách nhiệm bảo vệ môi trường và bảo vệ lợi ích người tiêu dùng. Sứ mạng có thể thay đổi tùy theo sự thay đổi của tổ chức, môi trường và các nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức.
Tầm nhìn là vị trí, tiêu chuẩn mà doanh nghiệp mong muốn đạt tới trong tương lai. Hoạch định tầm nhìn giúp doanh nghiệp có lý tưởng, mục địch, tạo động lực cho đội ngũ nhân viên giúp họ hành động theo niềm tin đó. Đồng thời tạo ra sự tin tưởng cho đối tác và khách hàng của doanh nghiệp. Hoạch định tầm nhìn là công việc của nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp.
Hoạch định mục tiêu Mục tiêu là những trạng thái, những cột mốc, những tiêu thức cụ thể mà doanh nghiệp muốn đạt được trong khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu được hiểu khái quát nhất là cái đích mà nhà quản trị mong muốn đạt tới. Mỗi doanh nghiệp cũng như mỗi bộ phận đều có một mục tiêu riêng để thực hiện được mục tiêu chung của tổ chức. Mục tiêu của doanh nghiệp có thể được xác định cho toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển và cũng có thể chỉ gắn với từng giai đoạn nhất định của nó.
Ở mỗi giai đoạn phát triển đòi hỏi các mục tiêu đặt ra phải phù hợp và hỗ trợ nhau trên cơ sở thực trạng của doanh nghiệp. Vấn đề hoạch định mục tiêu luôn là bài 13 toán khó, một mục tiêu đúng phải đảm bảo: tính cụ thể, rõ ràng; tính có thể đo lường được; tính khả thi; tính thực tế; tính linh hoạt và có giới hạn về thời gian. Mục tiêu định hướng hoạt động của tổ chức: các chức năng quản trị đều hướng đến thực hiện mục tiêu, nó chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế. Với lý do đó, mục tiêu là xuất phát điểm, đồng thời là nền tảng của việc lập kế hoạch, nền tảng của hoạch định.
Mục tiêu có nhiều loại, tùy thuộc vào góc độ khác nhau sẽ được phân loại thành các mục tiêu khác nhau. Nếu xét theo phạm vi : mục tiêu tổng quát (mục tiêu cấp doanh nghiệp) mục tiêu bộ phận Mục tiêu cấp doanh nghiệp thường bao gồm các mục tiêu tổng quát và mục tiêu từng lĩnh vực hoạt động xét cho toàn bộ quá trình phát triển hoặc cho từng thời kỳ cụ thể của doanh nghiệp. Mục tiêu cấp bộ phận doanh nghiệp chỉ bao hàm các mục tiêu trong phạm vi từng đơn vị bộ phận và thường mang tính cụ thể. Xét về mặt thời gian có : mục tiêu dài hạn (chiến lược), ngắn hạn, trung hạn.
Mục tiêu ngắn hạn là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm, và mục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn năm năm). Ngoài ra, còn có thể phân loại mục tiêu thành hai loại là : Mục tiêu định tính; mục tiêu định lượng. Mục tiêu định tính thì không thể đo lường được hoặc rất khó đo lường. Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràng những kết quả có thể đo lường được.
Những nhà quản trị ngày nay cho rằng mục tiêu định tính vẫn có thể lượng hóa được, ví dụ như đánh giá mức độ làm tốt đến mức nào hoặc thế nào là hoàn thành nhiệm vụ. Hoạch định chiến lược Chiến lược là kế hoạch đồng bộ, toàn diện, chi tiết được hình thành nhằm thực hiện mục tiêu và sứ mạng của tổ chức. Chiến lược cụ thể hóa thành các kế hoạch chiến thuật, kế hoạch tác nghiệp để thực hiện nó. 14 Chiến lược không chỉ ra một cách chính xác làm thế nào để đạt được mục tiêu mà tạo“bộ khung” hướng dẫn tư duy và hoạt động vì chiến lược định ra mục tiêu và giải pháp lớn cơ bản trong thời gian dài (trong một tương lai bất định) Quy trình hoạch định chiến lược: Bước 1: Nghiên cứu môi trường bên ngoài và phân tích nội lực bên trong doanh nghiệp Nghiên cứu nhân tố môi trường bên ngoài ( nghiên cứu khách hàng, thị hiếu khách hàng, nghiên cứu môi trường kinh tế, chính trị pháp luật, tự nhiên,văn hóa xã hội, đối thủ cạnh tranh , nhà cung ứng.) Phân tích nội lực bên trong doanh nghiệp (nhân lực, tài chính,sản xuất tác nghiệp,.) Bước 2: Liệt kê điểm mạnh và điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp Bước 3: Xây dựng và lựa chọn phương án chiến lược phù hợp với doanh nghiệp Bước 4: Thực hiện phương án chiến lược Một số chiến lược: chiến lược đa dạng hóa, chiến lược xâm nhập thị trường, chiến lược phát triển thị trường,.
Hoạch định chính sách Chính sách là quyết sách cơ bản chỉ dẫn hoạt động, hướng dẫn chung đối với hành động và ra quyết định nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu của tổ chức. Sau khi các kế hoạch đã được thiết lập thì lãnh đạo cần xây dụng chính sách để thực hiện chúng.