Luận Văn Thạc Sĩ: Tích Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng Trong Ngành May Mặc Tại Đồng Nai

• Tác giả: Võ Ngọc Đức
• Người hướng dẫn: Assoc. Đỗ Ngọc Hiền
• Trường học: Ho Chi Minh City University of Technology
• Chuyên ngành: Industrial Engineering
• Đề tài: Hệ thống tích hợp quản lý đơn hàng trong sản xuất may mặc tại Đồng Nai
• Loại tài liệu: master thesis
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Ho Chi Minh City

• ACKNOWLEDGMENTS
• ABSTRACT
• TÓM TẮT LUẬN VĂN
• THE COMMITMENT OF THE THESIS’S AUTHOR
• 1. CHAPTER 1: INTRODUCTION
• 1.1. Aim of the study
• 1.2. Object and range of study
• 1.3. Assumption
• 1.4. Structure of the study
• 2. CHAPTER 2: THEORY, LITERATURE REVIEW AND METHODOLOGY
• 2.1. System Integration
• 3. CHAPTER 3: SYSTEM INTEGRATION IN ORDER MANAGEMENT
• 3.1. Object of study
• 3.2. The Need Analysis
• 3.3. Material management performance
• 3.4. Standardize the material management structure and process
• 3.5. Standardize the process of cutting voucher release
• 3.6. Pre-buy framework
• 3.7. Integrated system: ERP link to APS when creating washing samples
• 3.8. Integrated system: WMS link to ERP for inventory management
• 3.9. Result and Discussion
• 4. CHAPTER 4: CONCLUSION
• LIST OF TABLES
• LIST OF FIGURES
• LIST OF ABBREVIATIONS

I. Quản lý đơn hàng trong sản xuất may mặc

Quản lý đơn hàng là một yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng của ngành may mặc. Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích quy trình quản lý đơn hàng tại một doanh nghiệp may mặc ở Đồng Nai. Các vấn đề chính bao gồm sự thiếu hiệu quả trong quản lý nguyên vật liệu, dẫn đến lãng phí và chi phí cao. Hệ thống tích hợp được đề xuất để giải quyết các thách thức này, bao gồm việc kết nối các hệ thống con như ERP, WMS, và APS. Mục tiêu là tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

1.1. Thách thức trong quản lý đơn hàng

Các doanh nghiệp may mặc tại Đồng Nai đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý đơn hàng, bao gồm thời gian giao hàng kéo dài, lãng phí nguyên vật liệu và tỷ lệ tồn kho cao. Nguyên nhân chính là do quy trình làm việc không phù hợp và thiếu sự tích hợp giữa các hệ thống quản lý. Nghiên cứu chỉ ra rằng việc áp dụng hệ thống tích hợp có thể giúp giảm thời gian giao hàng, tăng tỷ lệ xoay vòng hàng tồn kho và giảm chi phí nguyên vật liệu.

1.2. Giải pháp tích hợp hệ thống

Giải pháp được đề xuất là tích hợp hệ thống ERP, WMS và APS để quản lý đơn hàng hiệu quả hơn. ERP giúp quản lý tài nguyên doanh nghiệp, WMS tối ưu hóa quản lý kho và APS hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất. Việc kết nối các hệ thống này giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu suất tổng thể. Kết quả thực tế cho thấy việc áp dụng hệ thống tích hợp giúp giảm 9% lượng nguyên liệu tồn kho và tăng 15% tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

II. Sản xuất may mặc và quản lý chuỗi cung ứng

Sản xuất may mặc là một ngành công nghiệp quan trọng tại Việt Nam, đặc biệt là ở Đồng Nai. Nghiên cứu này tập trung vào việc tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng trong ngành may mặc, từ khâu mua nguyên liệu đến sản xuất và phân phối. Việc áp dụng công nghệ trong sản xuất như RFID và hệ thống cắt tự động giúp cải thiện độ chính xác và hiệu quả. Nghiên cứu cũng đề xuất mô hình quản lý kho hiệu quả để giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất.

2.1. Quy trình sản xuất may mặc

Quy trình sản xuất may mặc bao gồm nhiều giai đoạn, từ thiết kế, mua nguyên liệu, cắt may đến đóng gói và phân phối. Nghiên cứu chỉ ra rằng việc tối ưu hóa từng giai đoạn này có thể giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả. Công nghệ trong sản xuất như hệ thống cắt tự động và RFID giúp cải thiện độ chính xác và giảm thiểu sai sót. Việc áp dụng các công nghệ này giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh hơn các đơn hàng và giảm thiểu lãng phí nguyên liệu.

2.2. Quản lý kho và tối ưu hóa quy trình

Quản lý kho là một yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng may mặc. Nghiên cứu đề xuất mô hình quản lý kho hiệu quả bằng cách tích hợp WMS với ERP. Việc này giúp theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Kết quả thực tế cho thấy việc áp dụng mô hình này giúp giảm 2.3% lượng nguyên liệu sử dụng và tăng 8% tỷ lệ giao hàng đúng hạn.

III. Ứng dụng hệ thống tích hợp trong quản lý đơn hàng

Nghiên cứu này đề xuất việc áp dụng hệ thống tích hợp để quản lý đơn hàng hiệu quả hơn trong ngành may mặc. Phần mềm quản lý đơn hàng được kết nối với các hệ thống khác như ERP và WMS để tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót. Nghiên cứu cũng đề xuất mô hình quản lý sản xuất mới, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lãng phí. Kết quả thực tế cho thấy việc áp dụng hệ thống tích hợp giúp giảm 50% số lần nhập sai dữ liệu vào hệ thống ERP và tăng hiệu quả hoạt động tổng thể.

3.1. Tích hợp ERP và WMS

Việc tích hợp ERP và WMS giúp quản lý đơn hàng và kho hàng hiệu quả hơn. ERP quản lý tài nguyên doanh nghiệp, trong khi WMS tối ưu hóa quản lý kho. Việc kết nối hai hệ thống này giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu suất tổng thể. Kết quả thực tế cho thấy việc áp dụng hệ thống tích hợp giúp giảm 7% thời gian xác nhận đơn hàng và tăng hiệu quả quản lý kho.

3.2. Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Nghiên cứu đề xuất mô hình quản lý sản xuất mới, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lãng phí. Việc áp dụng phần mềm quản lý đơn hàng kết nối với các hệ thống khác như ERP và WMS giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót. Kết quả thực tế cho thấy việc áp dụng mô hình này giúp giảm 90% thời gian tạo đơn hàng giặt và tăng hiệu quả hoạt động tổng thể.

Tổng quan nghiên cứu

Ngành dệt may Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế với hơn 13.000 doanh nghiệp và hơn 2 triệu lao động, đạt kim ngạch xuất khẩu tăng thêm 41 tỷ USD trong 6 năm qua, đứng thứ ba thế giới sau Trung Quốc và Bangladesh. Tuy nhiên, ngành này đang đối mặt với thách thức lớn về thời gian giao hàng, chi phí nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và xu hướng dịch chuyển đơn hàng từ Trung Quốc sang các quốc gia có chi phí lao động thấp hơn. Thời gian dẫn nguyên liệu chiếm tới 65%-70% tổng thời gian sản xuất, khiến thời gian sản xuất thực tế chỉ còn 30%-35%, không đủ đáp ứng các đơn hàng phức tạp. Do đó, việc tích hợp hệ thống quản lý đơn hàng và nguyên vật liệu nhằm giảm thời gian giao hàng, tối ưu chi phí tồn kho và nâng cao hiệu quả vận hành là rất cần thiết.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc phân tích quy trình quản lý đơn hàng và nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp may mặc ở Đồng Nai, xác định nguyên nhân gây lãng phí và hiệu suất thấp, từ đó đề xuất mô hình quản lý nguyên vật liệu tích hợp hệ thống ERP, WMS, APS và hệ thống cắt nhằm giảm thiểu tồn kho chết, tăng tỷ lệ nguyên liệu đúng hạn và nâng cao hiệu quả vận hành. Nghiên cứu thực hiện trong giai đoạn từ giữa năm 2023 đến giữa năm 2024, với phạm vi bao gồm toàn bộ quy trình từ phát triển sản phẩm đến sản xuất hàng loạt tại doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp dệt may nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên lý thuyết tích hợp hệ thống (system integration), tập trung vào việc kết nối các thành phần, hệ thống con và tương tác con người để tạo thành một hệ thống thống nhất, vận hành hiệu quả. Các mô hình tích hợp bao gồm tích hợp dữ liệu, tích hợp doanh nghiệp (EAI) với các hệ thống ERP, CRM, SCM. Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng mô hình quản lý dự án truyền thống (waterfall) kết hợp với phương pháp Agile nhằm đảm bảo tính linh hoạt và kiểm soát chặt chẽ trong quá trình phát triển hệ thống.

Các khái niệm chính bao gồm:

• Quản lý nguyên vật liệu (Material Management): Quản lý toàn bộ quá trình từ phát triển đến sản xuất hàng loạt, đảm bảo nguyên liệu đáp ứng yêu cầu về giá, chất lượng, thời gian giao hàng và chi phí tối ưu.
• Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning): Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, quản lý dữ liệu và quy trình sản xuất.
• Hệ thống WMS (Warehouse Management System): Quản lý kho hàng, theo dõi nhập xuất nguyên liệu bằng công nghệ RFID.
• Hệ thống APS (Advanced Planning and Scheduling): Lập kế hoạch và điều phối sản xuất nâng cao.
• Mô hình Waterfall-Agile: Kết hợp phương pháp phát triển phần mềm tuyến tính và linh hoạt, giúp tối ưu hóa quá trình triển khai hệ thống.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp dựa trên dữ liệu thực tế thu thập từ doanh nghiệp may mặc tại Đồng Nai trong giai đoạn 2023-2024. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ quy trình quản lý đơn hàng và nguyên vật liệu, với sự tham gia của các phòng ban: kế hoạch, mua hàng, phát triển sản phẩm, kỹ thuật, chất lượng và sản xuất. Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ quy trình và các hệ thống liên quan để phân tích toàn diện.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng cách đánh giá các chỉ số hiệu suất như tỷ lệ nguyên liệu đúng hạn, lượng tồn kho chết, số lượng lỗi nhập liệu vào hệ thống ERP, thời gian xác nhận đơn hàng và phát hành phiếu cắt. Quá trình nghiên cứu áp dụng mô hình Waterfall cho các giai đoạn phân tích, thiết kế và triển khai hệ thống, kết hợp Agile trong giai đoạn phát triển và thử nghiệm nhằm tăng tính linh hoạt và phản hồi nhanh từ người dùng. Timeline nghiên cứu kéo dài từ tháng 7/2023 đến tháng 5/2024, bao gồm các dự án cải tiến quy trình và tích hợp hệ thống.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Giảm tồn kho chết nhưng vẫn vượt ngân sách: Dữ liệu từ mùa FW21 đến FW23 cho thấy tồn kho chết giảm từ khoảng 120.000 yard xuống còn khoảng 56.754 yard, tương ứng giảm chi phí từ 378.347 USD xuống còn khoảng 116.504 USD. Tuy nhiên, mức tồn kho này vẫn vượt ngưỡng ngân sách cho phép.

2. Tỷ lệ nguyên liệu đúng hạn cải thiện nhưng chưa đạt mục tiêu: Tỷ lệ nguyên liệu giao đúng hạn tăng từ 86% (FW21) lên khoảng 95% (FW23), nhưng vẫn chưa đạt mục tiêu 98% của doanh nghiệp.

3. Lỗi nhập liệu vào ERP giảm nhưng vẫn còn cao: Số lượng lỗi nhập liệu giảm khoảng 50% so với đầu năm 2023, tuy nhiên, phần lớn lỗi vẫn phát sinh từ bộ phận phát triển, gây ảnh hưởng đến quy trình mua hàng và phát hành phiếu cắt.

4. Thời gian xác nhận đơn hàng và phát hành phiếu cắt tăng: Thời gian xác nhận danh sách đơn hàng khách hàng (LCO) và phát hành phiếu cắt (CV) tăng trung bình 5-7% theo mùa, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi từ Excel sang ERP, gây khó khăn cho bộ phận kinh doanh và sản xuất.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các vấn đề trên là do hệ thống quản lý chưa được tích hợp đồng bộ, các quy trình làm việc chưa chuẩn hóa và còn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công. Việc thiếu liên kết giữa ERP, WMS và hệ thống cắt dẫn đến dữ liệu không đồng nhất, gây trùng lặp công việc và sai sót nhập liệu. So với các nghiên cứu trước đây, kết quả này phù hợp với nhận định rằng tích hợp hệ thống và chuẩn hóa quy trình là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu trong ngành dệt may.

Việc áp dụng mô hình Waterfall-Agile giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo kế hoạch chi tiết, vừa linh hoạt điều chỉnh theo phản hồi thực tế, góp phần cải thiện chất lượng hệ thống. Các biểu đồ thể hiện xu hướng giảm tồn kho chết, tăng tỷ lệ nguyên liệu đúng hạn và giảm lỗi nhập liệu minh họa rõ hiệu quả của các dự án cải tiến. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu đề ra, doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện tích hợp hệ thống và nâng cao năng lực nhân sự trong quản lý dữ liệu.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Tích hợp đồng bộ hệ thống ERP, WMS và APS: Thực hiện kết nối tự động giữa các hệ thống để đồng bộ dữ liệu nguyên liệu, đơn hàng và kho bãi, giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót. Mục tiêu đạt 90% tự động hóa trong 12 tháng tới, do phòng CNTT phối hợp với các phòng ban liên quan thực hiện.

2. Chuẩn hóa quy trình quản lý nguyên vật liệu: Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn cho các bước mua hàng, kiểm tra chất lượng, phát hành phiếu cắt và quản lý tồn kho. Đào tạo nhân viên áp dụng quy trình mới trong vòng 6 tháng, do phòng Quản lý chất lượng và phòng Vật tư chủ trì.

3. Phát triển mô hình quản lý nguyên liệu pre-buy: Áp dụng mô hình mua trước nguyên liệu từ giai đoạn greige nhằm kiểm soát tồn kho và giảm rủi ro tồn kho chết. Mục tiêu giảm tồn kho chết ít nhất 9% trong 1 năm, do phòng Kế hoạch và phòng Vật tư phối hợp thực hiện.

4. Nâng cao năng lực nhập liệu và kiểm soát dữ liệu: Tổ chức đào tạo chuyên sâu cho bộ phận phát triển và mua hàng về nhập liệu chính xác, đồng thời áp dụng các công cụ kiểm tra tự động để giảm lỗi nhập liệu xuống dưới 5% trong 6 tháng. Phòng Nhân sự và phòng CNTT chịu trách nhiệm triển khai.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Doanh nghiệp dệt may và sản xuất hàng may mặc: Áp dụng các giải pháp tích hợp hệ thống và quản lý nguyên vật liệu để nâng cao hiệu quả sản xuất, giảm tồn kho và chi phí.

2. Chuyên gia và nhà quản lý chuỗi cung ứng: Nắm bắt các mô hình quản lý nguyên liệu hiện đại, tích hợp công nghệ ERP, WMS, APS để tối ưu hóa quy trình vận hành.

3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kỹ thuật công nghiệp, quản trị sản xuất: Tham khảo phương pháp nghiên cứu, mô hình tích hợp hệ thống và ứng dụng thực tiễn trong ngành dệt may.

4. Nhà phát triển phần mềm và tư vấn công nghệ: Hiểu rõ yêu cầu nghiệp vụ và quy trình vận hành trong ngành dệt may để thiết kế và triển khai các giải pháp phần mềm phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao tích hợp hệ thống lại quan trọng trong quản lý nguyên vật liệu?
   Tích hợp hệ thống giúp đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban và quy trình, giảm sai sót nhập liệu, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành. Ví dụ, kết nối ERP với WMS giúp tự động cập nhật tồn kho, tránh nhập liệu trùng lặp.

2. Mô hình Waterfall-Agile được áp dụng như thế nào trong nghiên cứu?
   Nghiên cứu kết hợp giai đoạn phân tích, thiết kế theo Waterfall với giai đoạn phát triển, thử nghiệm theo Agile, giúp linh hoạt điều chỉnh theo phản hồi thực tế, tăng hiệu quả triển khai hệ thống.

3. Làm thế nào để giảm tồn kho chết trong ngành dệt may?
   Áp dụng mô hình pre-buy nguyên liệu từ giai đoạn greige, chuẩn hóa quy trình quản lý và tích hợp hệ thống để kiểm soát tồn kho chặt chẽ, giảm rủi ro mua dư thừa.

4. Những khó khăn khi chuyển đổi từ Excel sang ERP là gì?
   Khó khăn gồm thời gian đào tạo nhân viên, sai sót nhập liệu do chưa quen hệ thống mới, tăng thời gian xử lý đơn hàng ban đầu. Cần có kế hoạch đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật liên tục.

5. Làm sao để nâng cao tỷ lệ nguyên liệu đúng hạn?
   Cần cải thiện dự báo nhu cầu, tăng cường phối hợp với nhà cung cấp, áp dụng hệ thống APS để lập kế hoạch chính xác và theo dõi tiến độ giao hàng sát sao.

Kết luận

• Nghiên cứu đã phân tích và đánh giá quy trình quản lý đơn hàng và nguyên vật liệu tại doanh nghiệp may mặc, chỉ ra các điểm yếu về hệ thống và quy trình.
• Đã đề xuất mô hình tích hợp hệ thống ERP, WMS, APS và cải tiến quy trình quản lý nguyên liệu, tập trung vào giảm tồn kho chết và nâng cao hiệu quả vận hành.
• Kết quả thực nghiệm cho thấy tồn kho chết giảm 50%, tỷ lệ nguyên liệu đúng hạn tăng gần 10%, lỗi nhập liệu giảm 50%, tuy nhiên vẫn cần hoàn thiện thêm.
• Phương pháp Waterfall-Agile giúp cân bằng giữa kế hoạch chi tiết và linh hoạt trong phát triển hệ thống, tăng khả năng thích ứng với thay đổi.
• Đề xuất các giải pháp tích hợp hệ thống, chuẩn hóa quy trình, phát triển mô hình pre-buy và nâng cao năng lực nhân sự để doanh nghiệp tiếp tục cải thiện hiệu quả quản lý nguyên liệu trong 12 tháng tới.

Hành động tiếp theo: Doanh nghiệp nên triển khai đồng bộ các dự án tích hợp hệ thống và đào tạo nhân sự, đồng thời theo dõi sát các chỉ số hiệu suất để điều chỉnh kịp thời, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.