Chương I : Đại cương về quản trị hành chính văn phòng 3 Chương II: Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 4 Chương II HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP I. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1. Khái niệm nhà quản trị hành chính văn phòng Nhà quản trị là: là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực được mục tiêu. Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị.
Là nhà quản trị họ phải hoàn thành 4 chức năng, nhiệm vụ: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng Để trở thành một nhà quản trị HCVP hay một cấp quản trị chuyên biệt họ cần có trình độ học vấn và kinh nghiệm nhất định trong lĩnh vực của họ. Nói một cách tổng quát nhà quản trị HCVP phải là người có đầu óc sáng tạo và là một nhà lãnh đạo. Nhà quản trị hành chính văn phòng phải có đủ 12 tiêu chuẩn sau: 1.
Là một trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng 2. Có khả năng gánh vác công việc và khả năng ủy thác trách nhiệm và quyền hành 3. Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên HCVP trong toàn công ty 4. Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới 5.
Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên 6. Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn. Phong cách lịch sự và ngoại giao. Kiểm soát cảm xúc.
Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng 10. Khả năng nói để thuyêt phục được đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng. Thuật lãnh đạo là một quá trình có tính thuyết phục đối với các cá nhân trong một nhóm cùng nhau hợp tác để đạt mục tiêu. Lãnh đạo là hòa hợp những mục tiêu riêng và mục tiêu chung.
Sự hòa hợp và thống nhất các quyền lợi đòi hỏi phải có một trình độ lãnh đạo cao. Chương II: Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 5 3. Chức vụ của các cấp hành chính - Trợ lý hành chính. - Phó/Trưởng phòng hành chính hoặc Phó/ Trưởng phòng xử lý văn bản hoặc Phó/ Trưởng phòng quản lý hồ sơ.
- Phó Giám đốc/ Giám đốc hành chính. - Phó Tổng giám đốc hành chính. THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP 1. Khái niệm thư ký Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp Quốc tế (The Professional secretaries international – PSI ) định nghĩa thư ký như sau: Thư ký là một trợ lý của cấp quản trị (an executive assistant), là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng (office skills), có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong quyền hạn của mình.
Mặc dù nhiều nhân viên hành chính thực hiện một số công việc của thư ký nhưng không phải tất cả nhân viên hành chính đều là thư ký. Công việc thư ký đòi hỏi họ phải sử dụng nhiều loại tài năng khác nhau, làm việc với nhiều người khác nhau. Nói một cách khác, công việc thư ký đòi hỏi phải có nhiều kinh nghiệm. Đây là một công việc quan trọng.
Thư ký luôn luôn là người không thể thiếu được trong mọi loại hình tổ chức bởi vì họ giúp cho các cấp quản trị khỏi mất thời gian làm các việc chi tiết vụn vặt, quan liêu giấy tờ. Chức năng của thư ký: Có 2 nhóm chức năng - Nhóm chức năng liên quan đến công tác văn bản: soạn thảo văn bản, quản lý, giải quyết các văn bản đi, đến, lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, tra cứu tài liệu, đôn đốc, kiểm tra việc thi hành các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo… - Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: tiếp khách, điện thoại, hoạch định, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các chuyến đi công tác cho nhà lãnh đạo… 3. Nhiệm vụ của thư ký Nhiệm vụ của thư ký văn phòng có 4 nhóm nhiệm vụ: - Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp. - Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu.
- Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của doanh nghiệp. - Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp. Chương II: Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 6 4. Đặc điểm lao động của thư ký Có 4 đặc điểm: - Bản chất lao động của thư ký là hỗ trợ, giúp việc.
- Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm vi mối quan hệ trực tiếp và thường xuyên với nhà quản trị và các đồng nghiệp. - Thách thức đặt ra đối với thư ký là những áp lực về công việc, thời gian và đôi khi là vấn đề tình cảm. - Kết quả lao động của thư ký được đo thông qua sự đóng góp của thư ký vào kết quả lao động của thủ trưởng. Tiêu chuẩn của người thư ký 5.1 Tiêu chuẩn về kỹ năng - Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học.
- Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng: điện thoại, photocopy, fax, computer… - Kỹ năng giao tiếp tốt: nghe , nói, đọc, viết. - Kỹ năng ghi chép nhanh, chính xác. - Kỹ năng soạn thảo, biên tập văn bản. - Kỹ năng lưu trữ văn bản.
- Kỹ năng điều hành công việc.2 Tiêu chuẩn về kiến thức cơ bản - Kiến thức về quản trị. - Kiến thức về luật kinh doanh và các quy định của nhà nước. - Kiến thức về kinh tế học. - Kiến thức về toán học và kế toán.
- Kiến thức quản trị hành chính văn phòng. - Kiến thức tổng quát. - Biết ngoại ngữ… 5.3 Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp - Tính thẳng thắn: cởi mở trong công tác. - Chân thành: chu đáo với mọi người.
- Trung thực: vững vàng. - Nhanh nhẹn: kiên quyết, công bằng. - Kịp thời: kỷ luật. - Bền bỉ: chính xác, nhanh chóng.
Tóm lại: Thư ký phải được Thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với sự tin cậy đó. Chương II: Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 7 Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 8 Chương II HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 1. Tầm quan trọng của hoạch định Hoạch định là cái cầu bắc những khoảng trống để đi đến đích.
Chúng ta ít khi tiên đoán được tương lai một cách chính xác và những yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát của chúng ta có thể phá vỡ cả những kế hoạch tốt nhất đã có, nhưng nếu không có kế hoạch chúng ta có thể để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên. Hoạch định là một quá trình cần có tri thức. Hoạch định quyết định kế hoạch tối ưu nhất. Giúp cho: - Giảm tối thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc.
- Tránh cho công việc trùng lắp và giẫm chân lên nhau. - Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể. Hoạch định là chức năng quan trọng của bất kỳ cấp quản trị nào. Cấp quản trị càng thấp bao nhiêu càng đề ra kế hoạch cụ thể bấy nhiêu, gọi là hoạch định tác nghiệp.
Ngược lại, cấp quản trị càng cao bao nhiêu hoạch định có tính cách chiến lược. Khái niệm hoạch định, hoạch định hành chính văn phòng 2.1 Khái niệm hoạch định Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch – nghĩa là một tài liệu được viết ra rõ rang các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện.2 Khái niệm hoạch định hành chính văn phòng Hoạch định HCVP bao gồm việc: thu thập các thông tin, xử lý thông tin, sử dụng chúng và triển khai cho các bước hành động. Phân loại hoạch định 3.1 Hoạch định chiến lược (Strategic planning) Là xác định những mục tiêu cơ bản cho toàn công ty, và sự lựa chọn các giải pháp tối ưu để đạt được mục tiêu đó.
Có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị cao cấp thực hiện. Thời gian thực hiện là trên 5 năm.2 Hoạch định chiến thuật (Tactical planning) Là đề ra kế hoạch cho bộ phận chuyên môn (bộ phận nhân sự, sản xuất, tài chính…) có tính chất trung hạn, do các cấp quản trị cấp trung thực hiện. Thời gian thực hiện là trên 1 năm và dưới 5 năm.3 Hoạch định tác nghiệp ( operational planning) Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 9 Là đề các kế hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, trong đó có hoạch định HCVP, do các cấp quản trị cấp cơ sở thực hiện dưới 1 năm. Các căn cứ hoạch định - Chủ trương, chính sách, đường lối của Nhà nước, các quyết định của cấp trên trực tiếp.
- Chức năng nhiệm vụ của cơ quan doanh nghiệp. - Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan,doanh nghiệp. - Tình hình thực tế của từng giai đoạn và xu thế phát triển của thời đại. Các công cụ hoạch định Công cụ hoạch định hành chính văn phòng bao gồm các dự án lớn nhỏ khác nhau, một số công cụ ai cũng phải thực hiện để lên kế hoạch và lịch công tác hàng ngày: - Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay - Bảng danh sách công việc trong tuần.
- Lịch thời biểu hàng ngày Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 10 Things TODAY to do DATE:……………………………………………………COMPLETED 1……………………………………………………………….1 Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 11 JOB TASK LIST Priority Task Must Do Nice to Do Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 12 Bảng 3.2 Bảng danh sách công việc trong tuần DAILY TIME LOG Name………………………….Date……………… Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 13 Time Activity Importance Interruptions Personal (Phone calls, visits, Other ect.) 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 - Today was: Comment:………………………………………… - Typical ……………………………………………………. - Busier than usual …………………………………………………….3 Lịch thời biểu hàng ngày II. TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.