CHƯƠNG 1. KỸ NĂNG ĐÁNH MÁY 10 NGÓN Trong những kỹ năng sử dụng máy vi tính, kỹ năng gõ phím nhanh, chính xác rất quan trọng. Nếu bạn thao tác chậm chạp có thể làm cho công việc đình trệ, và nhàm chán. Tuy nhiên, không phải ai cũng có một tốc độ gõ phím nhanh bẩm sinh.
Muốn cải thiện tốc độ gõ phím, bạn phải biết sử dụng hết tất cả các ngón tay của mình một cách có phương pháp và cần có thời gian tập luyện hợp lý. Khi sử dụng máy vi tính, bạn đã ngồi đúng tư thế chưa? Bạn đã sử dụng chuột và bàn phím đúng cách chưa? Nếu bạn đang làm sai các tư thế khi sử dụng những thiết bị trên thì hậu quả lâu dài ảnh hưởng đến cơ thể bạn. Các chuyên gia nghiên cứu sức khỏe con người đưa ra những bí quyết để người sử dụng máy vi tính có thể phòng bệnh như: “Ngồi đúng tư thế trước máy tính; Máy phải được đặt đúng chiều cao của người sử dụng; Giữ khoảng cách thích hợp với màn hình; Tránh sử dụng máy tính quá lâu…”. Ghế ngồi đúng tư thế: Chiều cao của mỗi người khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải biết điều chỉnh chiều cao của ghế ngồi để phù hợp với chiều cao mặt bàn, cho đúng tư thế trong khi bạn ngồi và làm việc trên máy tính.1 – Minh họa ngồi đúng tư thế - Điều chỉnh chiều cao của bàn và ghế cho phù hợp để cánh tay của bạn khi đặt bàn tay lên gõ phím bấm sẽ tạo thành một góc vuông ở khuỷu tay trong khi ngồi làm việc.
- Điều chỉnh chiều cao của ghế để gót chân của bạn thoải mái đặt trên sàn nhà. Trang 7 Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Điều chỉnh chỗ lưng ghế tựa để giữ cho lưng của bạn thẳng trong khi ngồi trước máy tính. Sử dụng ghế văn phòng cũng phải đúng tiêu chuẩn để các cơ bắp không bị mỏi khi bạn ngồi trên ghế trong nhiều giờ liên tục. Vị trí màn hình phù hợp với góc nhìn của mắt: Mắt bắt đầu có cảm giác mỏi sau khi sử dụng máy tính trong một thời gian dài.
Duy trì vị trí mắt thích hợp cũng giúp giảm ảnh hưởng và mắt nhìn được tốt hơn.2 – Minh họa vị trí màn hình phù hợp với góc nhìn của mắt - Không đặt màn hình hiển thị quá gần mắt của bạn. Bạn nên duy trì ít nhất 50 cm khoảng cách giữa mắt và màn hình. - Bên cạnh khoảng cách, bạn cũng cần điều chỉnh chiều cao của màn hình để tạo cảm giác thoải mái khi sử dụng. Điều chỉnh màn hình sao cho chiều cao của nó bằng hoặc thấp hơn tầm mắt của bạn.
- Điều chỉnh độ sáng màn hình cho thích hợp với điều kiện ánh sáng trong phòng. Nếu màn hình hiển thị quá sáng, nó có thể làm mỏi mắt rất nhanh. Do đó, giảm độ sáng màn hình là điều được khuyến khích. Tư thế đúng vị trí của tay: Việc sử dụng chuột và bàn phím làm cho cánh tay và bàn tay phải làm việc liên tục trên máy tính.
Do đó, giữ đúng vị trí cánh tay là điều quan trọng để loại trừ các cảm giác nhức mỏi.3 – Minh họa tư thế đúng vị trí của tay Trang 8 Giáo Trình Office 2013 cơ bản - Luôn giữ cho cánh tay tạo thành góc vuông ở khuỷu tay trong suốt thời gian sử dụng bàn phím và chuột. - Không để lòng bàn tay của bạn chạm vào bàn phím trong khi đánh máy, mà hãy giữ cho lòng bàn tay ở phía trên bàn phím và nhẹ nhàng nhấn xuống trong khi các ngón tay gõ phím. Điều này sẽ làm cho lòng bàn tay hoặc ngón tay của bạn không bị mỏi, ngay cả sau khi đánh máy trong nhiều giờ. Dùng bàn tay giữ trọn vẹn chuột máy tính trong khi bạn di chuyển nó làm việc.
Ngoài ra, bạn cũng không cần thiết phải sử dụng quá nhiều lực cho việc sử dụng chuột. Cách đặt hai bàn tay: Hình 1.4 – Minh họa cách đặt hai bàn tay Với bàn tay trái: ngón út (phím A), ngón áp út (S), ngón giữa (D), ngón trỏ (F) Với bàn tay phải: ngón trỏ (phím J), ngón giữa (K), ngón áp út (L), ngón út (;) - Hai ngón cái thay nhau đặt ở phím (Space). - Phím F và J có một cái gờ nhỏ nổi lên để bạn có thể định vị một cách chính xác. ➢ Tay trái: ▪ Ngón áp út sẽ đánh các phím: S, W, X, 2.
▪ Ngón giữa sẽ đánh các phím: D, E, C, 3 Trang 9 Giáo Trình Office 2013 cơ bản ▪ Ngón trỏ : F, R, G, T, B, V, 5, 6 ▪ Ngón út sẽ đánh các phím bên trái như Q, A, Z, Caps Lock, Shift… ➢ Tay phải: ▪ Ngón trỏ: J, U, Y, H, N, M, 7, 8 ▪ Ngón giữa: : K, I, dấu <, Alt, 9 ▪ Ngón áp út: L, O, dấu >, 0 ▪ Ngón út đánh các phím bên phải còn lại như P, /, ‘, Enter, Shift… Trang 10 Giáo Trình Office 2013 cơ bản CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH 2. Thông tin và xử lý thông tin Dữ liệu (data) là các dữ kiện không có ý nghĩa rõ ràng. Khi dữ liệu được xử lý để xác định ý nghĩa thực sự của chúng, khi đó chúng được gọi là thông tin (information).
Đối với con người, dữ liệu được hiểu là mức thấp nhất của kiến thức và thông tin là mức độ thứ hai. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết về thế giới xung quanh. Quá trình xử lý thông tin cơ bản như sau: Dữ liệu được nhập ở đầu vào (Input), sau đó máy tính (hay con người) sẽ thực hiện xử lý nhận được thông tin ở đầu ra (Output). Lưu ý là dữ liệu có thể lưu trữ ở bất cứ giai đoạn nào.1 Ví dụ: Người ta tiến hành ghi nhận có dữ liệu từ camera các hình ảnh ở đường phố, sau đó tiến hành phân tích dữ liệu đó có thông tin về một số xe nào đó.
Toàn bộ quá trình lưu trữ trên đĩa cứng máy tính. Trong thời đại hiện nay, khi lượng thông tin đến với chúng ta càng lúc càng nhiều thì con người có thể dùng một công cụ hỗ trợ cho việc lưu trữ, chọn lọc và xử lý lại thông tin gọi là máy tính điện tử (Computer). Máy tính điện tử giúp con người tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và tăng độ chính xác, giúp tự động hóa một phần hay toàn phần của quá trình xử lý dữ liệu. Cùng một thông tin có thể được biểu diễn bằng những dữ liệu khác nhau, ví dụ như số 1 hay I.
Tuy nhiên đối với máy tính, biểu diễn này phải là duy nhất để có thể sao chép mà không mất thông tin. Máy tính biểu diễn dữ liệu bằng hệ đếm nhị phân. Tuy chỉ dùng 2 ký số là 0 và 1 (gọi là bit) nhưng hệ nhị phân này giúp máy tính biểu diễn - xử lý được trên hầu hết các loại thông tin mà con người hiện đang sử dụng như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,. Đối với máy tính, đơn vị nhỏ nhất dùng để biểu diễn thông tin gọi là bit (Binary digit).
Bit là một chữ số trong hệ thống số nhị phân, nó có thể có giá trị 0 hoặc 1. Trong bộ nhớ máy tính, một bit là một công tắc điện nhỏ có thể bật (giá trị 1) hoặc tắt (giá trị 0). Trang 11 Giáo Trình Office 2013 cơ bản Hệ nhị phân sử dụng hai ký số 0 và 1 để biểu diễn các số. Khi biểu diễn dữ liệu, bit không biểu diễn độc lập mà được lập theo nhóm 8 bit, gọi là một byte, viết tắt là B.
Do đó, một Kilobyte của RAM = 1024 byte hoặc 8192 bit. Thực tế, người ta ít khi sử dụng đơn vị bit mà dùng byte. Xem bảng bên dưới để thấy các biểu diễn khác. Chẳn hạn, thẻ nhớ máy chụp hình là 32GB, đĩa CDROM là 650MB, đĩa DVD là 4.3GB, đĩa cứng là 1TB.
Tên gọi Ký hiệu Giá trị Byte B =8bit KiloByte KB =210B=1024Byte MegaByte MB = 1024 KB=220B GigaByte GB = 1024 MB=230B TetraByte TB =1024GB=240B Lưu ý 1: Khi đề cập đến dung lượng lưu trữ, người ta sử dụng một Kilo tương ứng với 1024, sử dụng K viết hoa, và thường đề cập đến byte (Ví dụ 1KB=1024Byte). Nhưng khi đề cập đến tốc độ truyền dữ liệu, người ta sử dụng Kilo tương ứng 1000, sử dụng k viết thường, và đề cập đến bit (ví dụ: 1 kbit/s = 1000 bits per second). Lưu ý 2: Vào năm 1998, tổ chức IEC (International Electrotechnical Commission) đã công bố bảng quy đổi đơn vị thông tin theo quyết định IEC 60027-2. Theo đó, đơn vị mới gọi là bit dùng cho hệ nhị phân khi chuyển đổi.
Ví dụ 1 kibit tương ứng với 1024, trong khi 1 Kilo tương ứng với 1000. Ví dụ: 1kibibit=1024bit, và 1Kbit=1000bit; 1kibibyte = 1024byte và 1KB=1000Byte. Tuy vậy, một số các nhà sản xuất công nghiệp vẫn tính toán và hiển thị theo đơn vị ban đầu. Cơ bản về cấu trúc máy tính Tài liệu này không tập trung vào kiến trúc và cấu hình máy tính, tuy nhiên việc nắm rõ cơ bản cấu hình máy tính hiện tại là điều quan trong giúp học viên có thể chọn lựa máy Trang 12 Giáo Trình Office 2013 cơ bản tính phù hợp công việc của mình.
Trước khi mua máy tính bạn nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia về lĩnh vực này. Về mặt thương mại, hiện tại máy tính được chia làm các dòng: -Desktop: máy bàn, ít di chuyển, to, giá rẻ, cần nguồn điện lưới, tốc độ cao, dễ nâng cấp, sửa chữa -Laptop (di chuyển, sử dụng pin, tốc độ chậm hơn desktop, khó nâng cấp và sửa chữa) -Netbook: giống laptop nhưng có cấu hình thấp, rẻ, thời gian sử dụng pin dài, thường rất nhỏ và nhẹ, chỉ sử dụng các việc đơn giản như soạn văn bản và duyệt Web. -TablePC: thường không có bàn phím, sử dụng màn hình cảm ứng, tốc độ chậm, pin lâu, thích hợp cho việc ghi chú và duyệt web. Các dòng máy tính này phù hợp cho mỗi loại công việc tùy theo mỗi người, và không thể thay thế lẫn nhau.
Dựa trên tiêu chí sử dụng, máy tính được chia thành ba loại chính: máy tính văn phòng, đồ họa và giải trí. Mỗi hệ thống được trang bị những phần cứng cơ bản là bo mạch chủ (mainboard), thiết bị xử lý (CPU), bộ nhớ (RAM), ổ cứng (hard disk), vỏ máy kèm bộ nguồn (case), bàn phím (keyboard), chuột (mouse) và màn hình (monitor), và cài đặt phần mềm tùy theo công việc. Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu công việc mà mọi người có thể mua thêm modem, máy in (printer), máy quét (scanner) và các loại ổ đĩa.