Chương Ill ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC VÀ THIẾT BỊ TRONG CÔNG SỞ L. Điều kiện làm việc trong công sở T5 II Bảo:đäm phương tiện làm việc S0 Chương IV PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH I. Phuong pháp lãnh đạo quản lý theo tình huống 91 II. Phuong pháp lãnh đạo theo chức nang 101 III.
Phương pháp hệ thống 103 IV. Vấn đề tổ chức lao động của người lãnh đạo, quản lý 109 Chương V ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH TRONG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I. Tầm quan trọng và bối cảnh của đổi mới kỹ thuật điều hành 119 II Định hướng đổi mới kỹ thuật điều hành hiện nay 123 Ill. Các biện pháp đổi mới kỹ thuật điều hành 128 TÀI LIỆU THAM KHẢO 138 LOI NOI DAU Trong đào tạo đại học hành chính các nội dung về kỹ năng tổ chức điều hành công sở có một vị trí quan trọng, cần thiết cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Cuốn “Kỹ thuật Tổ chức Công sở' này được xây dựng theo nội dung chương trình đào tạo đại học hành chính do Bộ Giáo dục và Đào tạo phê duyệt nhằm cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất của môn học. Để phục vụ cho nhiệm vụ đào tạo là chính, cuốn sách được viết trên cơ sở thực tế các cơ quan nhà nước hiện nay và một số tư liệu thu thập được từ các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước. Trong quá trình sử dụng, sinh viên cũng như những người có quan tâm đến kỹ thuật tổ chức và điều hành công sở cần bổ sung các vấn đề mới cho từng nội dung đặt ra. Mặc dù đã cố gắng nhưng cuốn sách chắc chắn còn nhiều hạn chế.
Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính Học viện Hành chính Quốc gia cũng như bản thân tác giả hy vọng sẽ 5 nhận được sự đóng góp của bạn đọc để tiếp tục hoàn thiệm tập bài giảng này. Hà Nội, 2002 Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính Chuong I CONG SO VA HOAT DONG CHU YEU CUA CONG SO I. KHÁI NIEM VA DAC DIEM CO BAN CUA CONG SO 1. Khái niệm chung về công sở Theo nghĩa cổ điển, công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước, ví dụ như các cơ quan hành chính nhà nước, các viện nghiên cứu, bệnh viện, trường học, v.
Đây là một loại công sở nói chung có tư cách pháp nhân, được điều chỉnh bằng công pháp và phụ trách quản lý một loại công việc hay một loại hoạt động dịch vụ công có tính chuyên ngành. Các tổ chức mang tính chất công ích, được Nhà nước công nhận thành lập, chịu sự điều chỉnh của Luật hành chính và các bộ Luật khác đều có ý nghĩa là những công sở" ®` Xem GS. Đoàn Trọng Tuyến (Chủ biên): Từ điển Pháp - Việt pháp luật — hành chính. NXB Thế giới, Hà Nội, 1992, tr.
Như vậy, công sở thực chất là một loại tổ chức và do đó có đặc trưng của một tổ chức. Xét về nội dung công việc, hoạt động của công sở nhằm thỏa mãn các lợi ích chung của cộng đồng, do vậy, cần được sự bảo vệ và kiểm tra của Nhà nước và chỉ Nhà nước mới bảo đảm thỏa mãn nhu cầu này. Xét về hình thức tổ chức, công sở là một tập hợp có cơ cấu tổ chức, có phương tiện vật chất và con người được Nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình. Hình thức tổ chức của công sở do Nhà nước quy định và lệ thuộc vào phương thức điều hành của bộ máy nhà nước.
Hiện nay ở nước ta có các loại công sở như công sở sự nghiệp, công sở hành chính, v. Xét trên ý nghĩa tổ chức nhà nước, khái niệm công sở gần nghĩa với cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước. Từ đó có thể coi công sở là trụ sở làm việc của cơ quan nhà nước, do Nhà nước lập ra. Công sở có thẩm quyền để giải quyết công vụ.
Từ phân tích trên, có thể hiểu: Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được Nhà nước giao. Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu, khiếu nại của dân. Do đó, công sở là bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước. Theo quan niệm này, công sở và công sở hành chính có sự trùng hợp.
8 Trên phương diện lịch sử, thuật ngữ "công sở" được sử dụng rộng rãi ở Châu Âu từ cuối thế kỷ thứ XVIII cùng với thuật ngữ "cơ quan". Nó được hiểu theo nghĩa rộng là cở quan quản lý và theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc của các cơ quan. Ở Việt Nam cũng quan niệm công sở đồng nghĩa với cơ quan. Thật ra, hai khái niệm công sở và cơ quan tuy có chỗ tương đồng về nội hàm nhưng không phải hoàn toàn giống nhau, không thể thay thế cho nhau trong mọi trường hợp.
Khái niệm cơ quan chủ yếu gắn liền quyền lực nhà nước do luật định và các mối quan hệ quyền lực. Trong khi đó khái niệm công sở còn gắn với cơ sở vật chất, địa điểm hoạt động của một cơ quan, nơi tổ chức công việc tham mưu, phục vụ Nhà nước. Không thể nói đến công sở mà không nói đến vị trí của nó trong một không gian xác định và các điều kiện vật chất khác. Hoạt động của một cơ quan, một tổ chức có thể diễn ra tại công sở nhưng cũng có thể diễn ra ngoài công sở.
Còn khi nói đến hoạt động của công sở thì điều đó có nghĩa là nó phải diễn ra tại địa điểm mà công sở đóng. Việc bố trí địa điểm của công sở đòi hỏi phải thực hiện theo những quy tắc nhất định. Cụ thể là: Trụ sở làm việc cần phù hợp với vị trí pháp lý, tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan, công sở. Ví dụ, trụ sở làm việc của Uỷ ban nhân dân các cấp với tư cách cơ quan quản lý thẩm quyền chung, do vậy, cần bố trí ở vị trí trung tâm của địa phương, có phương tiện, điều kiện thuận lợi cho giao dịch.
Tòa nhà làm việc của công sở cần có kiến trúc thể hiện được bộ mặt của một cơ quan, tổ chức tương ứng. Ví dụ, tòa nhà của cơ quan ngân hàng là nơi giao dịch thương mại phải khác với tòa nhà của các cơ quan khác như trường học, hay văn phòng một cơ quan hành chính. Tại công sở phải có biển đề tên công sở và các bộ phận để tiện liên hệ và phải có bộ phận thường trực. Cần tính đến khả năng mở rộng công sở khi thực tế đòi hỏi.
Đặc điểm chung của công sở Công sở thực hiện nhiệm vụ quen gọi là công việc của khối gián tiếp, nhằm thực hiện chức năng của tổ chức, cơ quan. Ở đây, cán bộ, công chức của bộ máy hành chính tham gia vào các hoạt động chung như xây dựng văn bản, xử lý hồ sơ, thông tin, tổ chức thực hiện các quyết định hành chính, v. theo chức trách của mình và theo một quy chế nhất định. Để thực hiện nhiệm vụ, tại trụ sở phải có thiết bị cần thiết và phù hợp.
Trong số các thiết bị cần có, quan trọng nhất là các thiết bị để thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của công sở, nhằm đảm bảo thông tin cho quản lý. Làm việc trong các công sở là công chức theo quy chế công vụ và lao động hợp đồng theo thoả thuận. Nhìn chung, công sở hành chính có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Quản lý công vụ theo pháp luật; 10 - Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của cơ quan; - Tổ chức công tác thông tin trong cd quan và giữa cở quan với các cơ quan khác; - Thực hiện việc kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ, công chức thuộc cơ quan theo cơ chế chung và các quy chế khác do cơ quan, đơn vị ban hành dựa trên các quy định chung của Nhà nước; - Tổ chức việc giao tiếp với dân, với các cơ quan trong bộ máy nhà nước và các tổ chức xã hội; làm đại diện cho Nhà nước để thực thi công vụ; - Quản lý tài sản của cơ quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân sách; - Tham mưu trong hoạt động chính sách, xây dựng phán luật, các quy chế, quyết định cho cơ quan, tổ chức Nhà nước có thẩm quyền. Công sở là nơi phục vụ công dân: Giao tiếp, giải quyết các công việc của dân, là hình ảnh nhìn thấy được của chính quyền, Nhà nước trong quy trình hoạt động của mình.
Có nhiều tiêu chí khác nhau có thể áp dụng để phân loại và nghiên cứu công sở. Nếu theo tính chất và nội dung hoạt động của công sở có thể xếp thành công sở hành chính, công sở sự nghiệp. Nếu dựa trên phạm vi hoạt động để xem xét, có thể phân công sở thành công sở Trung ương, công sở của Trung 11 ương đóng ở địa phương, công sở do các cơ quan địa phương quản lý. Nhưng dù phân loại theo nguyên tắc nào thì công sở nói chung cũng đều có những đặc điểm chủ yếu sau đây: - Là một pháp nhân; - Là cơ sở để đảm bảo công vụ; - Có quy chế cần thiết để thực hiện các chuyên môn do Nhà nước quy định.
Để có thể có cơ sở trong quá trình hoạt động, công sở được quy định những thẩm quyền cụ thể và có một đội ngũ cán bộ công chức để thực thi công vụ. Các hành vi diễn ra trong công sở được đặt trong những định chế pháp lý thích ứng và được gọi là các hành vi hành chính. Khi giải quyết các vấn đề hành chính theo luật định được gọi là nghĩa vụ hành chính. Những khiếu kiện về các quyết định, hành vi hành chính được xem xét tại cơ quan hành chính nhà nước hoặc tòa hành chính theo quy định của pháp luật.
Mọi công sở đều có công quỹ và tài sản công. Quản lý công quỹ và tài sản công của công sở là một trong những nhiệm vụ của công sở. Để thực hiện nhiệm vụ này, các công sở hành chính đều phải dựa vào các quy định chung của luật pháp, đồng thời trong từng công sở đều phải có những quy định cụ thể phù hợp với yêu cầu hoạt động của mình.