Chương 1: Nhập môn kiểm soát 1 2 3 4 Cơ sở của Phân loại Các yêu cầu Các kiểm soát kiểm soát đối với chức năng kiểm soát kiểm soát WWW.YOUR-SCHOOL-URL.1 Cơ sở của kiểm soát 1.1 Khái niệm Kiểm soát Quá trình Mục tiêu xác định Xây dựng tiêu chuẩn của doanh nghiệp Nhà quản trị So sánh Hoạt động của các Điều chỉnh bộ phận, cá nhân Đánh giá WWW.YOUR-SCHOOL-URL.1 Cơ sở của kiểm soát 1.1 Khái niệm • Kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa những lệch lạc từ tiêu chuẩn • Kiểm soát là quá trình nhà quản trị giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức WWW.YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát 1.1 Khái niệm Thiết lập tiêu chuẩn Đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn KIỂM SOÁT Điều chỉnh sai lệch (nếu có) KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Kiểm soát được hiểu là việc đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận của doanh nghiệp để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pháp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vẫn đang được hoàn thành.YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát Lợi ích của kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ giúp hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có. Kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chinh, kế toán, thống kê cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh và đầu tư. Kiểm soát nội bộ giúp ngăn chặn các gian lận, tham nhũng, lợi dụng nguồn lực của doanh nghiệp để làm lợi cho cá nhân. Kiểm soát nội bộ giúp tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành,… Kiểm soát nội bộ giúp nhân viên trong doanh nghiệp hiểu và tuân thủ các quan điểm mà ban quản trị, điều hành doanh nghiệp đưa ra.
Hãy tìm hiểu về hoạt động kiểm soát nội bộ của các Tập đoàn đa quốc gia và các doanh nghiệp Việt Nam (Đặc biệt khu vực DNNN) WWW.YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát Hậu quả của Hệ thống KS doanh nghiệp yếu kém: Kế toán giả mạo chữ ký giám đốc rút tiền tỷ, quá dễ! Quyền Kế toán trưởng CTCP Viễn thông đầu tư và thương mại quốc tế đã ký giả chữ ký Tổng giám đốc để rút hàng chục tỷ đồng của Công ty. Vừa qua, TAND TP. Hà Nội đưa ra xét xử bị cáo Đàm Vân Anh (SN 1983, trú tại quận Hoàng Mai, Hà Nội), nguyên là quyền Kế toán trưởng CTCP Viễn thông đầu tư và thương mại quốc tế. Được tuyển dụng từ tháng 11/2010 và sau đó 2 tháng được bổ nhiệm làm quyền Kế toán trưởng, Đàm Vân Anh có trách nhiệm quản lý Phòng Tài chính kế toán và quản lý thu chi của Công ty, trong đó trực tiếp phụ trách thanh toán với các đối tác qua ngân hàng.
Sau khi được bổ nhiệm làm quyền Kế toán trưởng, Vân Anh có hành vi giả chữ ký của Tổng giám đốc Công ty và dùng uỷ nhiệm chi có chữ ký khống của Tổng giám đốc để rút tiền của Công ty.YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát Hậu quả của Hệ thống KS doanh nghiệp yếu kém: Kế toán giả mạo chữ ký giám đốc rút tiền tỷ, quá dễ! Tổng cộng từ ngày 24/2/2011 đến giữa tháng 6/2012, Vân Anh rút gần 10 tỷ đồng bằng cách giả chữ ký chủ tài khoản trên uỷ nhiệm chi, sử dụng uỷ nhiệm chi có chữ ký khống để rút tiền mặt và 55 lần chuyển tiền từ hai tài khoản của Công ty tại VP Bank và MB. Tại cơ quan điều tra, Vân Anh khai không nhớ chính xác thời gian từng lần rút và tổng số tiền đã chiếm đoạt. Sau khi chiếm đoạt tiền, Vân Anh mua hai căn hộ đứng tên người thân và cho Công ty vay lại 900 triệu đồng; số tiền còn lại dùng để chơi cờ bạc. Đàm Vân Anh bị Tòa án tuyên phạt 20 năm tù giam vì tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản.
Vụ án cho thấy sự yếu kém trong quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam khi mà kế toán trưởng rút tiền nhiều lần, trong thời gian dài mà chủ tài khoản là tổng giám đốc không hay biết.YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát Biểu hiện cho thấy hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp có vấn đề? Không có nội quy quy trình và các thủ tục hoạt động viết thành vǎn bản rõ ràng, công việc được điều hành theo kiểu lệnh miệng, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi. Các phòng ban trong công ty hoạt động chồng chéo, các bộ phận không có sự thông tin liên lạc với nhau, khi có sai sót xảy ra thì bộ phận này đổ lỗi cho bộ phận kia hoặc người này đẩy trách nhiệm sang người khác; Người đứng đầu công ty cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính, tình hình thuế, bǎn khoǎn không biết kế toán có làm đúng việc hay không, hoặc lo lắng hàng bán ra tiền đã thu về đủ hết chưa. Chủ DN không biết việc kinh doanh của công ty lời lỗ thực hư ra sao dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán vẫn thấy lãi. Chủ DN cảm nhận điểm bất ổn trong công tác quản lý, kiểm soát yếu bị thất thoát tài sản tiền bạc hoặc thiếu sự tuân thủ pháp luật.YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát Các nhà quản trị trong công ty có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của công ty.
Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi để các cấp quản lý có thể kiểm soát; Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; Thiết lập quy chế kiểm tra ngang – dọc – chéo giữa các phòng ban. Kiểm soát viên nội bộ định kỳ thực hiện các biện pháp kiểm tra độc lập, không chờ các vi phạm xảy ra mới kiểm tra… Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Tuân thủ pháp luật.YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát MINH HỌA 1. ĐỂ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HIỆU QUẢ Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp bạn khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát trong công ty bạn.
Tuỳ từng công ty, tuỳ từng khuyết điểm mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong công ty, bạn cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của công ty vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo nhiều chuyên gia tài chính thì bạn đừng bao giờ để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. Bạn phải lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ phòng ban nào trong công ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt.
Sau khi có chữ ký đồng ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì bạn nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ.YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát MINH HỌA 1. ĐỂ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HIỆU QUẢ Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời.
Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó.
Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ. Câu hỏi: Từ tình huống trên hãy cho biết Nhà quản trị đã thực hiện những công việc gì để kiểm soát nội bộ hiệu quả.YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát MINH HỌA 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ: DỄ HAY KHÓ Có một câu chuyện được nhiều người trong giới kinh doanh sản xuất nữ trang ở Việt Nam truyền tụng như là một điển cứu trong việc chống thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Chuyện xảy ra tại một công ty chế tác nữ trang nổi tiếng ở Thái Lan.
Cũng như ở nhiều nơi khác, tất cả vụn vàng trong quá trình chế tác đều được công ty thu hồi. Mọi việc yên ổn cho đến một ngày nọ, người quản lý của công ty này nhận thấy khối lượng vụn vàng gom về quá ít tại một số bàn, trong khi nǎng suất của người chế tác lại không hề sút giảm. Người quản lý cất công theo dõi và cuối cùng đã tìm ra được nguyên nhân. Khi làm việc, những người thợ này thường đưa tay vuốt tóc.
Họ đã biến mái tóc dài vàng cháy và được vuốt keo rất công phu trở thành nơi cất giấu an toàn vụn vàng. Về nhà họ gội đầu, rồi phân kim nước gội đầu để lấy vụn vàng đó. Ngày qua ngày, họ chǎm chỉ "tích tiểu thành đại".YOUR-SCHOOL-URL.COM Company Logo www.1 Cơ sở của kiểm soát MINH HỌA 2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ: DỄ HAY KHÓ Sau khi phát hiện thủ thuật này, công ty nọ quy định rằng thợ chế tác kim hoàn phải tắm trước khi đi về.
Và dĩ nhiên công ty này cũng không quên thiết lập hệ thống xử lý nước thải để gom số bụi vàng trong đó. Thiết lập cho được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty là điều mà bất kỳ người chủ doanh nghiệp nào cũng muốn đạt đến và đây là điều không đơn giản chút nào.