I. Tổng quan về phân tích biến động chi phí và doanh thu
Phân tích biến động là một công cụ cốt lõi trong kế toán quản trị. Nó đóng vai trò là quá trình cung cấp thông tin phản hồi, giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh. Quá trình này so sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn hoặc dự toán đã được thiết lập trước đó. Mục tiêu chính là xác định những chênh lệch, tìm ra nguyên nhân và đề xuất các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Theo giáo trình kế toán quản trị PGS TS Phạm Văn Dược, "Sau khi lập dự toán sản xuất kinh doanh, định kỳ nhân viên kế toán quản trị phải đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán, để kịp thời phát hiện những hoạt động không đúng như dự toán". Sự chênh lệch này, được gọi là biến động, có thể là tốt (T) khi kết quả thực tế thuận lợi hơn kỳ vọng, hoặc không tốt (K) khi kết quả kém hơn. Việc hiểu rõ bản chất của phân tích biến động chi phí và doanh thu là nền tảng để doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, nâng cao khả năng cạnh tranh và đạt được các mục tiêu chiến lược. Quá trình này không chỉ dừng lại ở việc tính toán các con số mà còn đòi hỏi sự phân tích sâu sắc về các yếu tố ảnh hưởng, từ đó đưa ra những quyết định quản trị sáng suốt. Nó là cầu nối quan trọng giữa việc lập kế hoạch và việc kiểm soát, đảm bảo rằng mọi hoạt động của doanh nghiệp đều đi đúng hướng đã định.
1.1. Khái niệm biến động trong kế toán quản trị là gì
Biến động, theo định nghĩa cơ bản, là khoản chênh lệch giữa kết quả thực tế với kết quả kỳ vọng (tiêu chuẩn hoặc dự toán). Trong kế toán quản trị, khái niệm này được áp dụng để đo lường hiệu quả hoạt động trên nhiều khía cạnh như chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Khi kết quả thực hiện tốt hơn tiêu chuẩn, biến động được đánh giá là tốt (Favorable). Ví dụ, chi phí thực tế thấp hơn chi phí tiêu chuẩn. Ngược lại, khi kết quả thực hiện kém hơn tiêu chuẩn, biến động được đánh giá là không tốt (Unfavorable). Ví dụ, chi phí nhân công thực tế cao hơn dự toán. Phân tích biến động là quá trình phân tích tổng chênh lệch giữa kết quả thực hiện với tiêu chuẩn thành các yếu tố cấu thành, giúp nhà quản lý xác định chính xác nguyên nhân gây ra chênh lệch đó. Ví dụ, tổng biến động chi phí nguyên liệu trực tiếp có thể được chia thành biến động về giá và biến động về lượng.
1.2. Tại sao phân tích biến động lại quan trọng với nhà quản trị
Phân tích biến động cung cấp thông tin phản hồi vô giá cho nhà quản trị. Thứ nhất, nó giúp kiểm soát hoạt động. Bằng cách so sánh thực tế và tiêu chuẩn, nhà quản trị có thể nhanh chóng xác định các lĩnh vực hoạt động kém hiệu quả và cần can thiệp. Thứ hai, nó hỗ trợ đánh giá hiệu quả công việc của các nhà quản lý bộ phận. Các biến động có thể chỉ ra trách nhiệm của từng bộ phận, ví dụ phòng mua hàng chịu trách nhiệm về biến động giá nguyên liệu, trong khi phân xưởng sản xuất chịu trách nhiệm về biến động lượng sử dụng. Thứ ba, nó giúp cải thiện việc lập kế hoạch và xây dựng tiêu chuẩn trong tương lai. Nếu một tiêu chuẩn liên tục tạo ra biến động lớn, có thể tiêu chuẩn đó đã lỗi thời và cần được điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế. Quá trình này giúp doanh nghiệp liên tục học hỏi và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.3. Các yếu tố cần xem xét trước khi điều tra biến động
Không phải mọi biến động đều cần được điều tra. Nhà quản trị cần cân nhắc nhiều yếu tố để quyết định. Tính trọng yếu là yếu tố đầu tiên; những biến động nhỏ, không đáng kể thường được bỏ qua. Tính kiểm soát được cũng rất quan trọng; không cần điều tra những biến động gây ra bởi các yếu tố bên ngoài mà doanh nghiệp không thể kiểm soát, như giá thị trường tăng đột ngột. Thay vào đó, cần điều chỉnh lại kế hoạch. Xu hướng biến động cung cấp nhiều thông tin hơn là một biến động riêng lẻ. Một biến động nhỏ nhưng lặp lại liên tục qua nhiều kỳ có thể chỉ ra một vấn đề mang tính hệ thống. Ngoài ra, cần xem xét quan hệ giữa các biến động, ví dụ biến động giá nguyên liệu tốt (mua rẻ) có thể dẫn đến biến động lượng không tốt (hao hụt nhiều do chất lượng kém). Cuối cùng, chi phí điều tra phải được cân đối với lợi ích tiềm năng từ việc khắc phục nguyên nhân.
II. Phương pháp phân tích biến động chi phí nguyên liệu trực tiếp
Chi phí nguyên liệu trực tiếp là một trong những khoản mục chi phí quan trọng nhất trong doanh nghiệp sản xuất. Việc kiểm soát chặt chẽ khoản mục này ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận. Phân tích biến động chi phí nguyên liệu trực tiếp là quá trình so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn, từ đó xác định các nguyên nhân gây ra chênh lệch. Theo giáo trình kế toán quản trị, biến động này được chia thành hai thành phần chính: biến động về giá và biến động về lượng. Biến động giá phản ánh sự chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá tiêu chuẩn. Biến động lượng phản ánh sự chênh lệch giữa lượng nguyên liệu sử dụng thực tế và lượng tiêu chuẩn cho phép để sản xuất ra sản lượng thực tế. Việc tách bạch hai loại biến động này giúp xác định rõ trách nhiệm quản lý. Phòng mua hàng thường chịu trách nhiệm về biến động giá, trong khi bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm về biến động lượng. Phân tích chi tiết giúp doanh nghiệp đưa ra các hành động khắc phục phù hợp, như đàm phán lại với nhà cung cấp, cải tiến quy trình sản xuất để giảm hao hụt, hoặc xem xét lại chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Đây là một bước không thể thiếu trong hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả.
2.1. Cách xác định biến động về giá nguyên vật liệu
Biến động giá nguyên liệu (Price Variance) đo lường ảnh hưởng của việc mua nguyên liệu với giá khác với giá tiêu chuẩn. Công thức tính là: Biến động giá = (Giá thực tế - Giá định mức) x Lượng thực tế. Một kết quả dương (không tốt) cho thấy giá mua thực tế cao hơn giá tiêu chuẩn, làm tăng chi phí. Ngược lại, một kết quả âm (tốt) cho thấy doanh nghiệp đã mua được nguyên liệu với giá rẻ hơn dự kiến. Nguyên nhân có thể do biến động giá thị trường, khả năng đàm phán của bộ phận mua hàng, thay đổi nhà cung cấp, hoặc các khoản chiết khấu không lường trước. Việc tính toán biến động này có thể được thực hiện tại thời điểm mua nguyên liệu hoặc tại thời điểm xuất dùng. Tài liệu cho thấy, "doanh nghiệp thường áp dụng hệ thống tính chi phí tiêu chuẩn toàn bộ, nên biến động giá nguyên liệu thường được tính dựa trên lượng mua vào trong kỳ" để nhận biết biến động sớm hơn.
2.2. Hướng dẫn tính toán biến động về lượng sử dụng
Biến động lượng nguyên liệu (Quantity/Usage Variance) đo lường hiệu quả của việc sử dụng nguyên liệu trong sản xuất. Nó phản ánh sự chênh lệch giữa lượng nguyên liệu thực tế đã sử dụng và lượng nguyên liệu theo định mức để sản xuất ra sản lượng thực tế. Công thức tính là: Biến động lượng = (Lượng thực tế - Lượng định mức) x Giá định mức. Kết quả dương (không tốt) chỉ ra rằng việc sử dụng nguyên liệu lãng phí, hao hụt hơn so với tiêu chuẩn. Nguyên nhân có thể do chất lượng nguyên liệu kém, tay nghề công nhân thấp, máy móc thiết bị lạc hậu, hoặc quy trình sản xuất chưa tối ưu. Kết quả âm (tốt) cho thấy việc sử dụng nguyên liệu hiệu quả hơn định mức. Tuy nhiên, cần kiểm tra xem việc tiết kiệm này có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hay không, vì "kết quả âm, thực tế < tiêu chuẩn, nói chung đánh giá tốt nếu chất lượng của sản phẩm được bảo đảm".
2.3. Phân tích sâu Biến động cơ cấu và năng suất nguyên liệu
Khi một sản phẩm sử dụng nhiều loại nguyên liệu có thể thay thế cho nhau, việc phân tích biến động lượng có thể được chia nhỏ hơn thành biến động cơ cấu (Mix Variance) và biến động năng suất (Yield Variance). Biến động cơ cấu nguyên liệu đo lường ảnh hưởng của việc sử dụng một tỷ lệ kết hợp các loại nguyên liệu khác với tỷ lệ tiêu chuẩn. Nó cho biết liệu cơ cấu thực tế có rẻ hơn hay đắt hơn cơ cấu tiêu chuẩn. Biến động năng suất nguyên liệu phản ánh chênh lệch giữa tổng sản lượng đầu ra thực tế và sản lượng đầu ra kỳ vọng từ một lượng đầu vào nhất định. Phân tích này chỉ hữu ích khi tỷ lệ các loại nguyên liệu trong cơ cấu có thể thay đổi và kiểm soát được. Đối với các sản phẩm mà các thành phần nguyên liệu là cố định và không thể thay thế, việc tính toán biến động cơ cấu là không cần thiết.
III. Hướng dẫn phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất. Tương tự như chi phí nguyên liệu, việc phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp cũng được chia thành hai nhân tố chính: biến động về giá (đơn giá lao động) và biến động về lượng (năng suất lao động). Phân tích này cho phép nhà quản trị đánh giá hiệu quả sử dụng lao động và kiểm soát chi phí tiền lương. Biến động giá lao động phản ánh chênh lệch giữa đơn giá tiền lương thực tế trả cho công nhân và đơn giá tiêu chuẩn. Biến động năng suất lao động đo lường sự khác biệt giữa số giờ lao động thực tế sử dụng và số giờ tiêu chuẩn cần thiết cho sản lượng thực tế. Theo giáo trình kế toán quản trị PGS TS Phạm Văn Dược, việc xác định các biến động này giúp "đánh giá kết quả thực hiện so với chi phí nhân công trực tiếp tiêu chuẩn đối với kết quả trong kỳ". Ngoài ra, một yếu tố đặc biệt cần được xem xét là biến động thời gian nhàn rỗi, phản ánh những khoảng thời gian không hiệu quả do máy hỏng hoặc thiếu việc làm. Việc phân tích chi tiết các biến động này giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề trong quản lý nhân sự, lập kế hoạch sản xuất và sắp xếp công việc.
3.1. Công thức tính biến động giá đơn giá lao động
Biến động giá lao động (Labor Rate Variance) đo lường chênh lệch giữa mức lương thực tế trả cho mỗi giờ công và mức lương tiêu chuẩn. Công thức tính như sau: Biến động giá lao động = (Giá thực tế - Giá định mức) x Lượng (giờ) thực tế. Một biến động không tốt (dương) có thể phát sinh do việc trả lương ngoài giờ cao hơn dự kiến, tăng lương đột xuất không có trong kế hoạch, hoặc sử dụng lao động có tay nghề cao hơn (và đơn giá cao hơn) cho những công việc không yêu cầu. Ngược lại, một biến động tốt (âm) có thể xảy ra khi doanh nghiệp sử dụng lao động có tay nghề thấp hơn với mức lương rẻ hơn tiêu chuẩn. Tuy nhiên, điều này cần được xem xét cẩn thận vì nó có thể dẫn đến biến động năng suất không tốt.
3.2. Kỹ thuật phân tích biến động năng suất lao động
Biến động năng suất lao động (Labor Efficiency Variance) phản ánh hiệu quả sử dụng thời gian của công nhân. Nó so sánh số giờ thực tế làm việc với số giờ tiêu chuẩn cho phép để hoàn thành sản lượng thực tế. Công thức tính là: Biến động năng suất = (Lượng (giờ) thực tế - Lượng (giờ) định mức) x Giá định mức. Biến động không tốt (dương) cho thấy công nhân mất nhiều thời gian hơn dự kiến để hoàn thành công việc. Nguyên nhân có thể do tay nghề công nhân kém, thiếu đào tạo, chất lượng nguyên liệu không tốt, hoặc máy móc gặp sự cố. Biến động tốt (âm) cho thấy công nhân làm việc hiệu quả hơn, hoàn thành công việc nhanh hơn tiêu chuẩn. Điều này có thể đến từ việc cải tiến quy trình, động lực làm việc cao hoặc sử dụng lao động có tay nghề cao hơn.
3.3. Lưu ý đặc biệt về biến động thời gian nhàn rỗi
Biến động thời gian nhàn rỗi (Idle Time Variance) là một loại biến động năng suất đặc biệt và luôn luôn là biến động không tốt. Nó đo lường chi phí của những giờ công nhân được trả lương nhưng không làm việc do các nguyên nhân như máy hỏng, thiếu nguyên vật liệu, hoặc thiếu đơn hàng. Tài liệu nhấn mạnh rằng "thời gian nhàn rỗi là khoảng thời gian không hiệu quả". Công thức tính là: Biến động thời gian nhàn rỗi = Số giờ nhàn rỗi x Giá định mức. Khi phân tích, số giờ nhàn rỗi này cần được tách riêng ra. Khi đó, biến động năng suất lao động chỉ được tính dựa trên số giờ thực tế có làm việc (tổng số giờ được trả lương trừ đi số giờ nhàn rỗi), giúp phản ánh chính xác hơn năng suất của công nhân trong thời gian họ thực sự làm việc.
IV. Bí quyết phân tích biến động chi phí sản xuất chung hiệu quả
Chi phí sản xuất chung là khoản mục phức tạp nhất trong phân tích biến động. Nó bao gồm nhiều khoản mục chi phí riêng biệt, cả biến phí và định phí, và thường do nhiều bộ phận khác nhau chịu trách nhiệm. Do tính chất hỗn hợp này, việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung đòi hỏi một cách tiếp cận khác so với chi phí nguyên liệu và nhân công. Chìa khóa để phân tích hiệu quả là sử dụng kế hoạch linh hoạt (Flexible Budget). Theo giáo trình kế toán quản trị, kế hoạch linh hoạt được xây dựng cho nhiều mức hoạt động khác nhau, cho phép so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán ở cùng một mức hoạt động thực tế. Điều này mang lại kết quả phân tích có ý nghĩa hơn nhiều so với việc so sánh với kế hoạch tĩnh (Static Budget) được lập cho một mức hoạt động duy nhất. Dựa trên kế hoạch linh hoạt, việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung được tách thành hai phần riêng biệt: phân tích biến động cho biến phí và phân tích biến động cho định phí. Cách tiếp cận này giúp nhà quản trị kiểm soát chi phí tốt hơn và đưa ra những đánh giá chính xác về hiệu suất hoạt động của các phân xưởng.
4.1. Vai trò của kế hoạch linh hoạt trong kiểm soát chi phí
Kế hoạch linh hoạt là một dự toán được thiết kế để thay đổi theo các mức độ hoạt động. Khác với kế hoạch tĩnh chỉ được lập cho một mức sản lượng duy nhất, kế hoạch linh hoạt cung cấp các mức chi phí dự toán tương ứng với nhiều mức sản lượng khác nhau trong một phạm vi phù hợp. Lợi ích chính của nó là tạo ra một "mặt bằng so sánh" hợp lý. Khi so sánh chi phí thực tế phát sinh ở một mức hoạt động cụ thể với chi phí dự toán từ kế hoạch linh hoạt cho chính mức hoạt động đó, các biến động được tính toán sẽ phản ánh đúng bản chất của việc kiểm soát chi phí, thay vì bị ảnh hưởng bởi sự chênh lệch về sản lượng. Như tài liệu đã chỉ ra, "so sánh thực hiện với kế hoạch tĩnh không cho chúng ta số liệu có giá trị phân tích, vì sự so sánh đó được tiến hành trên hai mức hoạt động khác nhau".
4.2. Phân tích biến động của biến phí sản xuất chung
Biến động của biến phí sản xuất chung được chia thành hai loại. Biến động giá biến phí (Variable Overhead Spending Variance) là chênh lệch giữa biến phí thực tế phát sinh và biến phí tiêu chuẩn cho phép ở mức hoạt động thực tế. Nó đo lường hiệu quả trong việc kiểm soát giá của các yếu tố biến phí như vật liệu phụ, điện, nước. Biến động hiệu suất biến phí (Variable Overhead Efficiency Variance) là chênh lệch giữa mức hoạt động thực tế (ví dụ: số giờ máy thực tế) và mức hoạt động tiêu chuẩn cho sản lượng thực tế, nhân với đơn giá biến phí tiêu chuẩn. Biến động này đo lường hiệu quả của việc sử dụng các yếu tố hoạt động (như giờ máy, giờ công) để tạo ra sản phẩm.
4.3. Phân tích biến động của định phí sản xuất chung
Phân tích biến động định phí sản xuất chung cũng bao gồm hai thành phần. Biến động kế hoạch (Budget/Spending Variance) là chênh lệch đơn giản giữa định phí thực tế phát sinh và định phí dự toán trong kế hoạch linh hoạt. Do định phí không thay đổi theo mức hoạt động, biến động này chỉ ra khả năng kiểm soát các khoản chi cố định như tiền thuê nhà xưởng, lương nhân viên quản lý phân xưởng. Biến động hiệu suất/sản lượng (Volume Variance) phản ánh sự khác biệt giữa mức phân bổ kế hoạch (công suất dự kiến) và mức hoạt động thực tế. Nó không phải là một biến động về kiểm soát chi tiêu, mà là một thước đo mức độ sử dụng công suất. Biến động này cho thấy chi phí của việc hoạt động dưới hoặc trên công suất dự toán, do định phí được phân bổ cho từng đơn vị sản phẩm.
V. Cách ứng dụng phân tích biến động vào báo cáo kinh doanh
Sau khi tính toán các biến động chi phí riêng lẻ, bước tiếp theo và quan trọng nhất là tổng hợp chúng lại để giải thích sự chênh lệch giữa lợi nhuận dự toán và lợi nhuận thực tế. Báo cáo kinh doanh phân tích biến động là một công cụ quản trị mạnh mẽ, trình bày một cách có hệ thống ảnh hưởng của tất cả các biến động đến kết quả cuối cùng. Báo cáo này bắt đầu với lợi nhuận dự toán, sau đó điều chỉnh lần lượt cho các biến động về doanh thu (giá bán và sản lượng) và các biến động về chi phí (nguyên liệu, nhân công, sản xuất chung) để đi đến con số lợi nhuận thực tế. Theo giáo trình kế toán quản trị PGS TS Phạm Văn Dược, báo cáo này "cho thấy ảnh hưởng kết hợp của biến động chi phí với biến động doanh thu đến lợi nhuận, chỉ rõ vì sao xảy ra khoản chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế với lợi nhuận dự toán". Bằng cách này, nhà quản trị có một cái nhìn toàn cảnh về hiệu suất hoạt động trong kỳ, xác định được những lĩnh vực đã làm tốt và những lĩnh vực cần cải thiện. Việc lập báo cáo này cũng có thể được thực hiện theo cả phương pháp chi phí toàn bộ và phương pháp chi phí trực tiếp, mang lại những góc nhìn phân tích khác nhau.
5.1. Phân tích biến động doanh thu Giá bán và lượng bán
Biến động doanh thu được phân tích thành hai nhân tố chính. Biến động giá bán (Sales Price Variance) phản ánh chênh lệch giữa doanh thu thực tế và doanh thu đáng lẽ phải có nếu sản phẩm được bán theo giá tiêu chuẩn. Nó được tính bằng: (Giá bán thực tế - Giá bán tiêu chuẩn) x Lượng bán thực tế. Biến động lượng bán (Sales Volume Variance) phản ánh ảnh hưởng đến lợi nhuận do bán được số lượng sản phẩm khác với dự toán. Biến động này được tính bằng cách lấy chênh lệch giữa lượng bán thực tế và lượng bán dự toán, nhân với lợi nhuận tiêu chuẩn (hoặc số dư đảm phí tiêu chuẩn) trên mỗi sản phẩm. Phân tích này giúp tách biệt ảnh hưởng của chiến lược giá và hiệu quả của hoạt động bán hàng.
5.2. Lập báo cáo kinh doanh giải trình lợi nhuận thực tế
Một báo cáo kinh doanh giải trình lợi nhuận điển hình sẽ có cấu trúc như sau: Bắt đầu từ Lợi nhuận dự toán. Cộng/trừ lần lượt các biến động có lợi (Tốt) và bất lợi (Không tốt). Các biến động này bao gồm: biến động giá bán, biến động lượng bán, biến động giá nguyên liệu, biến động lượng nguyên liệu, biến động giá lao động, biến động năng suất lao động, và các biến động của chi phí sản xuất chung. Tổng hợp tất cả các điều chỉnh này sẽ cho ra kết quả cuối cùng là Lợi nhuận thực tế. Cấu trúc này giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và hiểu rõ từng yếu tố đã tác động tích cực hay tiêu cực đến lợi nhuận của công ty như thế nào trong kỳ báo cáo. Đây là một công cụ không thể thiếu để đánh giá hiệu quả hoạt động tổng thể.
5.3. So sánh phân tích biến động theo hai phương pháp chi phí
Việc phân tích biến động có thể được thực hiện theo phương pháp tính chi phí toàn bộ (absorption costing) hoặc phương pháp tính chi phí theo dạng thức ứng xử (variable costing). Điểm khác biệt chính nằm ở cách xử lý định phí sản xuất chung. Theo phương pháp chi phí toàn bộ, định phí được tính vào giá thành sản phẩm, do đó có biến động lượng của định phí. Ngược lại, theo phương pháp chi phí trực tiếp, định phí được coi là chi phí thời kỳ và không tính vào sản phẩm, do đó không có biến động lượng của định phí. Ngoài ra, biến động lượng bán theo phương pháp chi phí trực tiếp được đánh giá theo số dư đảm phí tiêu chuẩn thay vì lợi nhuận tiêu chuẩn. Mỗi phương pháp cung cấp một góc nhìn khác nhau, trong đó phương pháp chi phí trực tiếp thường được ưa chuộng hơn cho mục đích ra quyết định nội bộ.
VI. Xu hướng mới Phân tích biến động kế hoạch và thực hiện
Một cách tiếp cận chuyên sâu và hiện đại hơn trong phân tích biến động chi phí là phân chia tổng biến động thành biến động kế hoạch và biến động thực hiện. Phương pháp này không thay thế cách phân tích truyền thống mà làm cho nó sâu sắc hơn. Mục tiêu chính là tách biệt những biến động phát sinh do việc lập kế hoạch và xây dựng tiêu chuẩn ban đầu không chính xác, với những biến động thực sự gây ra bởi hiệu quả hoạt động trong kỳ. Theo giáo trình kế toán quản trị, cách phân chia này "nhằm chia tổng biến động thành các nhóm biến động do lập kế hoạch không chính xác hoặc do xây dựng các tiêu chuẩn không đúng, với các nhóm biến động do thực hiện không tốt". Biến động kế hoạch so sánh tiêu chuẩn ban đầu với một tiêu chuẩn đã được điều chỉnh theo điều kiện thực tế. Trong khi đó, biến động thực hiện so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã điều chỉnh đó. Cách tiếp cận này giúp đánh giá công bằng hơn hiệu suất của các nhà quản lý, đồng thời thúc đẩy việc cải tiến liên tục quy trình lập kế hoạch và xây dựng tiêu chuẩn, làm cho chúng trở nên phù hợp và chính xác hơn với môi trường kinh doanh luôn biến động.
6.1. Phân biệt biến động kế hoạch và biến động thực hiện
Biến động kế hoạch (Planning Variance) phát sinh khi tiêu chuẩn ban đầu được xây dựng dựa trên những giả định không còn phù hợp với điều kiện thực tế tại thời điểm hoạt động. Nó được tính bằng cách so sánh tiêu chuẩn gốc với tiêu chuẩn đã điều chỉnh (revised standard). Biến động này không liên quan đến kết quả thực hiện và thuộc về trách nhiệm của bộ phận lập kế hoạch. Biến động thực hiện (Operational Variance) phản ánh hiệu quả hoạt động thực sự. Nó được tính bằng cách so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được điều chỉnh theo điều kiện thực tế. Biến động này cho thấy mức độ mà các nhà quản lý vận hành đã thực hiện tốt hay kém so với những gì đáng lẽ phải đạt được trong điều kiện hiện tại.
6.2. Ưu và nhược điểm của phương pháp phân tích chuyên sâu
Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là nó cung cấp một phép đo lường kết quả công bằng hơn. Nhà quản lý không phải chịu trách nhiệm cho các biến động phát sinh do tiêu chuẩn lạc hậu. Điều này giúp họ dễ dàng chấp nhận việc sử dụng biến động để đánh giá hiệu suất. Nó cũng thúc đẩy việc cải tiến quy trình lập kế hoạch. Tuy nhiên, nhược điểm là việc xây dựng các tiêu chuẩn điều chỉnh và phân tích thành hai loại biến động này sẽ tốn nhiều thời gian và công sức hơn. Có nguy cơ các biến động bị quy hết cho việc lập kế hoạch sai, làm che khuất các vấn đề về hiệu suất thực sự. Do đó, nhân viên kế toán quản trị cần giải thích rõ ràng để các nhà quản lý hiểu và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.
6.3. Mẫu báo cáo cho nhà quản lý cấp cao theo phương pháp mới
Một mẫu báo cáo kinh doanh trình bày các biến động kế hoạch và thực hiện sẽ được thiết kế để tách biệt rõ ràng trách nhiệm. Báo cáo thường bắt đầu với mức đóng góp (hoặc lợi nhuận) dự toán ban đầu. Sau đó, nó trình bày một loạt các biến động kế hoạch (về giá, lượng, năng suất,...) để đi đến mức đóng góp dự toán đã điều chỉnh. Phần tiếp theo của báo cáo sẽ trình bày các biến động thực hiện, so sánh thực tế với mức đóng góp dự toán đã điều chỉnh này. Kết quả cuối cùng là mức đóng góp thực tế. Cấu trúc này giúp nhà quản lý cấp cao thấy rõ phần chênh lệch nào thuộc về trách nhiệm của người lập kế hoạch và phần nào thuộc về trách nhiệm của các nhà quản trị chức năng, từ đó có những chỉ đạo và đánh giá phù hợp.
