CHƯƠNG 5 KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Mục tiêu - Trình bày được nội dung và tài khoản sử dụng của hàng tồn kho; - Trình bày được nguyên tắc, phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo chế độ kế toán hiện hành; - Tính toán được trị giá xuất kho hàng tồn kho theo các phương pháp đã học; - Tính được giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành; - Hạch toán được các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho; - Vận dụng được các phương pháp kế toán vào công việc kế toán hàng tồn kho tại các hợp tác xã. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HÀNG TỒN KHO 1. Khái niệm Hàng tồn kho của HTX là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán, gồm: - Vật liệu, dụng cụ; - Sản phẩm dở dang; - Thành phẩm, hàng hoá; - Hàng gửi bán. Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận gia công.
không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của HTX thì không được phản ánh là hàng tồn kho. Nhiệm vụ - Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, CCDC. 85 - Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, các kho và các phòng ban thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ đúng chế độ, đúng phương pháp. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ; phát hiện và xử lý kịp thời vật liệu, công cụ dụng cụ ứ đọng, kém phẩm chất để có biện pháp thu hồi vốn nhanh.
Tính toán và phân bổ chính xác giá trị vật liệu và công cụ dụng cụ xuất sử dụng cho các đối tượng có liên quan. - Thực hiện công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập các báo cáo về vật liệu và phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. Nguyên tắc hạch toán - Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hoá, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá. - Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá nhận được sau khi mua hàng tồn kho phải được phân bổ cho số hàng tồn kho trong kho, hàng đã bán, đã sử dụng cho sản xuất kinh doanh để hạch toán cho phù hợp: + Nếu hàng tồn kho còn tồn trong kho ghi giảm giá trị hàng tồn kho; + Nếu hàng tồn kho đã bán thì ghi giảm giá vốn hàng bán; + Nếu hàng tồn kho đã sử dụng cho hoạt động nào thì ghi giảm chi phí của hoạt động đó.
- Khoản chiết khấu thanh toán khi mua hàng tồn kho được hạch toán vào thu nhập khác. - Khi bán hàng tồn kho (kể cả trường hợp xuất hàng tồn kho để trả lương cho người lao động), giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là giá vốn hàng bán. Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền (kể cả trường hợp có kèm theo điều kiện khách hàng phải mua hàng hay không) thì toàn bộ giá trị hàng tồn kho được hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh; Trường hợp dùng hàng tồn kho biếu tặng cho người lao động được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi thì giá trị hàng tồn kho biếu tặng được ghi giảm quỹ khen thưởng, phúc lợi. Khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng được hưởng khi bán hàng tồn kho được hạch toán vào chi phí khác.
86 - Khi xác định giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ, HTX áp dụng theo một trong các phương pháp sau: Giá đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước, xuất trước - Đối với hàng tồn kho mua vào bằng ngoại tệ, giá mua hàng tồn kho phải căn cứ vào tỷ giá chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi HTX thường xuyên có giao dịch tại thời điểm có quyền sở hữu hàng tồn kho để ghi nhận. - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu có) khi lập báo cáo tài chính được thực hiện theo cơ chế tài chính hiện hành. - Kế toán hàng tồn kho phải đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư, hàng hóa theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế về vật tư, hàng hóa với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Trường hợp hàng tồn kho thừa phát hiện khi kiểm kê của đơn vị khác nếu xác định được là của HTX khác thì không ghi tăng hàng tồn kho tương ứng với khoản phải trả khác.
- Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho phát sinh trong quá trình mua hàng hoặc tiếp tục quá trình sản xuất, chế biến thì được ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho. Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho liên quan đến việc tiêu thụ hàng tồn kho (kể cả chuyển hàng tồn kho đi gửi bán) thì được tính vào chi phí quản lý kinh doanh. - Trường hợp công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào TK 242 “Tài sản khác” và phân bổ dần vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất kinh doanh theo từng bộ phận sử dụng. Phương pháp tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ a)Giá thực tế nhập kho Giá thực tế nhập kho được xác định theo từng trường hợp cụ thể: - Mua ngoài - Tự chế biến - Thuê ngoài gia công, chế biến - Nhận vốn góp - Được cấp, tặng biếu.
Ví dụ 1: Hãy tính vật liệu “V” do thuê ngoài gia công nhập về kho HTX. Được biết: Giá mua vận chuyển thẳng chưa thuế GTGT 5% là 50.000đ; Chi phí vận chuyển từ nơi mua đến cơ sở nhận gia công 500. Chi phí vận chuyển 87 về nhập kho công ty 700.000đ; Giá trị thuê chế biến gồm cả thuế GTGT 10% là 3. b) Giá xuất kho * Giá thực tế xuất kho Giá trị hàng tồn kho tại các HTX được tính theo một trong ba phương pháp sau: nhập trước - xuất trước, thực tế đích danh, bình quân gia quyền.
* Giá hạch toán (hệ số chênh lệch) Giá hạch toán của Hệ số chênh lệch giữa Giá thực tế của VL, = VL, CCDC xuất x giá thực tế và giá hạch CCDC xuất trong kỳ trong kỳ toán Trong đó: Giá thực tế của VL, CCDC Giá thực tế của vật Hệ số chênh lệch + tồn kho đầu kỳ liệu nhập kho trong kỳ giữa giá thực tế và = Giá hạch toán của VL, Giá hạch toán của vật giá hạch toán + CCDC tồn kho đầu kỳ liệu nhập kho trong kỳ Mỗi phương pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng, các doanh nghiệp cần phải dựa vào đặc thù quản lý, yêu cầu thông tin của đơn vị mình để lựa chọn phương pháp tính cho phù hợp. Ví dụ 2: Tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu “M” như sau: Nhập Xuất Tồn Số lượng Đơn giá 1 Tồn đầu kỳ 5.000,0 9 Tồn cuối kỳ 1.000,0 a) Hãy tính giá mỗi lần xuất kho, giá trị tồn kho cuối kỳ theo phương pháp Nhập trước xuất trước - Lần 1 - Lần 2 -Lần 3 - Lần 4 - Tồn cuối kỳ b) Hãy tính giá mỗi lần xuất kho, giá trị tồn kho cuối kỳ theo phương pháp BQGQ cố định - Lần 1 - Lần 2 -Lần 3 88 - Lần 4 - Tồn cuối kỳ c) Hãy tính giá mỗi lần xuất kho, giá trị tồn kho cuối kỳ theo phương pháp BQGQ liên hoàn - Lần 1 - Lần 2 -Lần 3 - Lần 4 - Tồn cuối kỳ II. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ 1. Các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong HTX - Vật liệu của HTX là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của HTX.
Vật liệu phản ánh vào TK này có thể bao gồm: + Vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm vật liệu, dụng cụ chính gắn liền với từng HTX sản xuất cụ thể. + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động. + Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường.
Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. + Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất. + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công tác xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.
- Dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. Vì vậy dụng cụ được quản lý và hạch toán như vật liệu. Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì được ghi nhận là dụng cụ: + Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp; 89 + Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì; + Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ; + Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; + Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,.