Thực trạng và giải pháp khai thác tài liệu kỹ thuật giao thông tại Bộ Giao thông Vận tải

Luận văn thạc sĩ phân tích thực trạng khai thác tài liệu kỹ thuật giao thông tại Bộ Giao thông Vận tải và đề xuất giải pháp hiệu quả.

• Tác giả: Đinh Văn Mạnh
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Liên Hương
• Trường học: Đại học Quốc gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu trữ
• Đề tài: Giải Pháp Tối Ưu Hóa Khai Thác Tài Liệu Kỹ Thuật Giao Thông Tại Bộ Giao Thông Vận Tải
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2009
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• PHẦN MỞ ĐẦU
• Mục đích ý nghĩa của đề tài
• Mục tiêu của đề tài
• Phạm vi nghiên cứu
• Đối tượng nghiên cứu
• Các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo
• Phương pháp nghiên cứu
• Đóng góp của luận văn
• Bố cục của luận văn
• 1. CHƯƠNG 1: THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
• 1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải
• 1.2. Vài nét về quá trình hình thành và phát triển
• 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông vận tải
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
• 2.1. Tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông
• 2.2. Thực trạng khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ
• 2.3. Ý nghĩa của việc khai thác và sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông
• 3. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
• 3.1. Nhận xét về tình hình tổ chức khoa học và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ
• 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Giới thiệu về tài liệu kỹ thuật giao thông

Tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông (CTGT) là nguồn thông tin quan trọng, được hình thành trong quá trình thiết kế, thi công và quản lý các công trình giao thông. Khai thác tài liệu này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc thực hiện các dự án giao thông. Theo Nghị định 51/2008/NĐ-CP, Bộ Giao thông Vận tải (Bộ GTVT) có trách nhiệm quản lý nhà nước về giao thông, từ đó khẳng định vai trò của tài liệu kỹ thuật trong việc hỗ trợ các quyết định quản lý. Việc tối ưu hóa quy trình khai thác tài liệu kỹ thuật sẽ giúp các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả hơn, từ đó nâng cao chất lượng công tác quản lý giao thông.

1.1. Đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu kỹ thuật

Tài liệu kỹ thuật CTGT có đặc điểm phong phú và đa dạng, bao gồm các bản vẽ, thiết kế, và báo cáo kỹ thuật. Những tài liệu này không chỉ là bằng chứng pháp lý mà còn là cơ sở để xác định trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân liên quan. Phân tích dữ liệu từ tài liệu kỹ thuật giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc đầu tư và bảo trì các công trình giao thông. Hơn nữa, việc cải tiến quy trình khai thác tài liệu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho nhà nước, đồng thời nâng cao hiệu quả công tác quản lý giao thông.

II. Thực trạng khai thác tài liệu tại Bộ GTVT

Thực trạng khai thác tài liệu kỹ thuật tại Lưu trữ Bộ GTVT hiện nay cho thấy nhiều tồn tại. Mặc dù khối lượng tài liệu rất phong phú, nhưng việc khai thác tài liệu chưa đạt hiệu quả cao. Nhiều cán bộ chưa được đào tạo bài bản về cách sử dụng và khai thác thông tin từ tài liệu kỹ thuật. Điều này dẫn đến việc sử dụng tài liệu không đúng mục đích, làm giảm giá trị của tài liệu. Quản lý tài liệu chưa được thực hiện một cách khoa học, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin. Để khắc phục tình trạng này, cần có sự đầu tư vào công nghệ thông tin và đào tạo nhân lực, nhằm nâng cao khả năng khai thác và sử dụng tài liệu kỹ thuật.

2.1. Những khó khăn trong việc khai thác tài liệu

Một trong những khó khăn lớn nhất trong việc khai thác tài liệu kỹ thuật là sự thiếu hụt về nhân lực có chuyên môn. Nhiều cán bộ làm công tác lưu trữ chưa có đủ kiến thức về lĩnh vực giao thông, dẫn đến việc không thể khai thác tài liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, hệ thống thông tin hiện tại chưa được đồng bộ, gây khó khăn trong việc truy cập và tìm kiếm tài liệu. Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tài liệu cũng còn hạn chế, khiến cho quá trình khai thác tài liệu trở nên phức tạp và tốn thời gian.

III. Giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu

Để nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu kỹ thuật tại Bộ GTVT, cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần cải tiến quy trình khai thác tài liệu bằng cách áp dụng công nghệ thông tin hiện đại. Việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp cán bộ dễ dàng truy cập và sử dụng thông tin. Thứ hai, cần tổ chức các khóa đào tạo cho cán bộ về kỹ năng khai thác và sử dụng tài liệu. Cuối cùng, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan trong việc chia sẻ thông tin và tài liệu, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu kỹ thuật trong công tác quản lý giao thông.

3.1. Đề xuất giải pháp công nghệ

Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tài liệu là một trong những giải pháp quan trọng. Cần xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến, cho phép cán bộ dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin. Hệ thống này cần được thiết kế thân thiện với người dùng, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, việc sử dụng các phần mềm phân tích dữ liệu cũng sẽ giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình giao thông, từ đó đưa ra các quyết định chính xác hơn.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam, ngành Giao thông Vận tải (GTVT) giữ vai trò trọng yếu trong việc thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế. Theo ước tính, khối lượng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông (CTGT) tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải (Bộ GTVT) rất lớn và đa dạng, bao gồm hàng nghìn hồ sơ hoàn công các dự án lớn như hầm đường bộ qua đèo Hải Vân với 1.600 hồ sơ trong 242 hộp tài liệu, hay dự án đường Xuyên Á với 2.475 hồ sơ trong 414 hộp. Tuy nhiên, công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu kỹ thuật này còn nhiều tồn tại, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và phát huy giá trị tài liệu.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là làm rõ vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT tại Lưu trữ Bộ GTVT; đánh giá thực trạng công tác này; đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào tài liệu kỹ thuật các CTGT được lưu trữ tại Bộ GTVT, chủ yếu là các công trình cầu, đường bộ và cảng biển, trong giai đoạn từ những năm 1990 đến đầu những năm 2000.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo tồn, phát huy giá trị tài liệu kỹ thuật phục vụ công tác quản lý, thẩm định, duy tu các công trình giao thông, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong ngành GTVT, hỗ trợ các cơ quan quản lý và các nhà nghiên cứu trong việc tra cứu, khai thác thông tin chính xác, kịp thời.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu kỹ thuật, bao gồm:

• Lý luận về công tác lưu trữ: Được phát triển từ chủ nghĩa duy vật biện chứng và lịch sử, nhấn mạnh vai trò của lưu trữ trong việc bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu phục vụ quản lý và nghiên cứu.
• Mô hình tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu: Tập trung vào quy trình thu thập, phân loại, bảo quản, biên mục và khai thác tài liệu khoa học kỹ thuật, đặc biệt là tài liệu hoàn công các CTGT.
• Khái niệm chính:
  • Tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông: Hồ sơ hoàn công, bản vẽ thiết kế, tài liệu khảo sát, nghiệm thu công trình.
  • Đơn vị bảo quản (DVBQ): Nhóm tài liệu liên quan được lưu trữ và quản lý theo số lưu trữ riêng.
  • Xác định giá trị tài liệu: Quy trình đánh giá giá trị lịch sử, khoa học và thực tiễn để quy định thời hạn bảo quản.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng các phương pháp sau:

• Phương pháp lịch sử và logic: Phân tích quá trình hình thành, phát triển và tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các CTGT.
• Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: Thu thập số liệu tại Lưu trữ Bộ GTVT, Văn phòng Bộ, các Ban quản lý dự án, với cỡ mẫu khoảng hàng nghìn hồ sơ hoàn công.
• Phương pháp phân tích tổng hợp: Đánh giá thực trạng công tác thu thập, phân loại, bảo quản, biên mục và khai thác tài liệu.
• Phương pháp mô tả: Tái hiện chi tiết quy trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, đồng thời phân tích các tồn tại, hạn chế.
• Nguồn dữ liệu: Bao gồm văn bản pháp luật như Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia (2001), Nghị định 111/2004/NĐ-CP, Quyết định số 2578/QĐ-BGTVT (1998), các báo cáo, hồ sơ hoàn công các CTGT, tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu giấy.

Thời gian nghiên cứu tập trung vào giai đoạn từ năm 1995 đến 2009, tại Lưu trữ Bộ GTVT và các đơn vị liên quan trên phạm vi toàn quốc.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Khối lượng và thành phần tài liệu phong phú, đa dạng
   Khối tài liệu kỹ thuật các CTGT tại Lưu trữ Bộ GTVT chủ yếu là hồ sơ hoàn công các công trình cầu, đường bộ và cảng biển, với số lượng lớn như 1.600 hồ sơ của dự án hầm đường bộ qua đèo Hải Vân và 2.475 hồ sơ của dự án đường Xuyên Á. Thành phần tài liệu bao gồm tài liệu hành chính, bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ khảo sát địa chất, thủy văn, biên bản nghiệm thu, nhật ký thi công, chứng chỉ kiểm định chất lượng.

2. Tổ chức phân loại và lập đơn vị bảo quản chưa đồng bộ
   Tài liệu được phân loại theo bộ thiết kế công trình, chia thành các giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, thiết kế thi công, nghiệm thu hoàn công. Mặc dù cách phân loại này hợp lý, tạo thuận lợi cho tra cứu, tuy nhiên việc sắp xếp tài liệu trong đơn vị bảo quản (DVBQ) còn thiếu khoa học, nhiều DVBQ không có mục lục hoặc không đánh số tờ, gây khó khăn trong khai thác.

3. Công tác xác định giá trị tài liệu còn hạn chế
   Việc xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn bảo quản chưa được thực hiện nghiêm túc, dẫn đến tồn tại nhiều tài liệu trùng lặp, không có giá trị lưu trữ lâu dài. Diện tích kho lưu trữ hạn chế (khoảng 70m² dành cho tài liệu kỹ thuật) cũng ảnh hưởng đến khả năng thu nhận và bảo quản tài liệu đầy đủ.

4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ còn mới mẻ
   Bộ GTVT đã triển khai số hóa hồ sơ hoàn công dưới dạng đĩa CD từ năm 2004, tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu còn hạn chế, chưa tạo được hệ thống tra cứu điện tử hiệu quả.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của các tồn tại trên xuất phát từ đặc thù khối lượng tài liệu lớn, đa dạng về loại hình và tính phức tạp của các CTGT. Việc phân loại theo bộ thiết kế giúp tập trung tài liệu liên quan, nhưng thiếu sự thống nhất trong sắp xếp và biên mục làm giảm hiệu quả khai thác. So với một số nghiên cứu trong ngành lưu trữ, việc xác định giá trị tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin là những yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu kỹ thuật.

Việc chưa có hệ thống lưu trữ điện tử đồng bộ khiến công tác tra cứu, khai thác tài liệu mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến công tác quản lý, thẩm định và sửa chữa công trình. Bên cạnh đó, diện tích kho lưu trữ hạn chế làm cho việc thu nhận tài liệu chưa đầy đủ, đặc biệt là các tài liệu kỹ thuật của các công trình hàng hải, hàng không được lưu trữ tại các cục chuyên ngành.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ tài liệu theo loại hình (hồ sơ hoàn công, bản vẽ, tài liệu hành chính), bảng thống kê số lượng hồ sơ hoàn công theo từng dự án lớn, và sơ đồ quy trình phân loại, lập đơn vị bảo quản tài liệu.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Hoàn thiện quy trình phân loại và biên mục tài liệu
   Áp dụng tiêu chuẩn thống nhất trong việc sắp xếp tài liệu trong từng đơn vị bảo quản, đánh số tờ, lập mục lục chi tiết để nâng cao hiệu quả tra cứu. Thời gian thực hiện: 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Lưu trữ Bộ GTVT phối hợp với các Ban quản lý dự án.

2. Tăng cường công tác xác định giá trị tài liệu
   Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá giá trị lịch sử, khoa học và thực tiễn của tài liệu kỹ thuật để quy định thời hạn bảo quản phù hợp, loại bỏ tài liệu không còn giá trị. Thời gian thực hiện: 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban chuyên môn lưu trữ Bộ GTVT.

3. Mở rộng diện tích và nâng cấp kho lưu trữ
   Đầu tư xây dựng kho lưu trữ mới hoặc mở rộng kho hiện tại với diện tích tối thiểu 150m² để đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu kỹ thuật ngày càng tăng. Thời gian thực hiện: 24 tháng. Chủ thể thực hiện: Bộ GTVT phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu
   Phát triển hệ thống lưu trữ điện tử tích hợp, xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa toàn bộ hồ sơ hoàn công, tạo công cụ tra cứu trực tuyến cho cán bộ và các đơn vị liên quan. Thời gian thực hiện: 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Lưu trữ Bộ GTVT phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin Bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Cán bộ quản lý lưu trữ ngành GTVT
   Giúp nâng cao năng lực tổ chức, phân loại, bảo quản và khai thác tài liệu kỹ thuật các CTGT, từ đó cải thiện hiệu quả công tác lưu trữ.

2. Nhà quản lý dự án và kỹ sư xây dựng công trình giao thông
   Tham khảo quy trình lưu trữ, khai thác tài liệu hoàn công để phục vụ công tác quản lý, duy tu, sửa chữa công trình một cách chính xác và hiệu quả.

3. Các nhà nghiên cứu lịch sử và khoa học kỹ thuật
   Sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT làm nguồn tư liệu quý giá để nghiên cứu lịch sử phát triển ngành GTVT và tiến bộ khoa học kỹ thuật xây dựng.

4. Cơ quan quản lý nhà nước về giao thông vận tải và lưu trữ
   Là cơ sở để xây dựng chính sách, quy định về công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông lại quan trọng?
   Tài liệu này không chỉ là căn cứ pháp lý để quản lý, thẩm định và sửa chữa công trình mà còn có giá trị lịch sử, khoa học giúp nghiên cứu tiến bộ kỹ thuật và phát triển ngành GTVT.

2. Khó khăn lớn nhất trong công tác khai thác tài liệu kỹ thuật tại Lưu trữ Bộ GTVT là gì?
   Khó khăn chính là khối lượng tài liệu lớn, đa dạng loại hình, thiếu sự thống nhất trong phân loại, biên mục và hạn chế về diện tích kho lưu trữ.

3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu kỹ thuật?
   Cần hoàn thiện quy trình phân loại, biên mục, xác định giá trị tài liệu, mở rộng kho lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra cứu tài liệu.

4. Tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông được lưu trữ ở đâu?
   Chủ yếu tại Lưu trữ Bộ GTVT, tuy nhiên một số tài liệu về công trình hàng hải, hàng không được lưu trữ tại các cục chuyên ngành tương ứng.

5. Có áp dụng công nghệ số hóa tài liệu kỹ thuật không?
   Có, từ năm 2004 Bộ GTVT đã triển khai số hóa hồ sơ hoàn công dưới dạng đĩa CD, nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin còn cần được phát triển mạnh mẽ hơn để tạo hệ thống tra cứu hiệu quả.

Kết luận

• Luận văn đã làm rõ vai trò quan trọng của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các CTGT tại Lưu trữ Bộ GTVT trong quản lý và phát triển ngành giao thông.
• Đã đánh giá thực trạng với khối lượng tài liệu lớn, đa dạng, nhưng còn tồn tại hạn chế trong phân loại, biên mục và xác định giá trị tài liệu.
• Đề xuất các giải pháp thiết thực như hoàn thiện quy trình lưu trữ, mở rộng kho, ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả khai thác.
• Nghiên cứu có thể làm cơ sở cho các chính sách quản lý tài liệu kỹ thuật trong ngành giao thông và các lĩnh vực liên quan.
• Khuyến nghị các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 1-2 năm để cải thiện công tác lưu trữ và khai thác tài liệu kỹ thuật các CTGT.

Hành động ngay hôm nay để bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông – nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của ngành GTVT Việt Nam!

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: THÀNH PHAN, NỘI DUNG, DAC DIEM VÀ Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG TẠI LƯU TRỮ BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI 1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông Vận tải 1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển. Hơn 60 năm xây dựng và trưởng thành, ngành Giao thông Vận tải Việt Nam đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển nhưng cho dù trong thời kỳ nào thì ngành Giao thông vận tải cũng chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã rất quan tâm đến Giao thông vận tải coi “Giao thông vận tai là một trong những yếu tổ thiết yêu nhất, là điều kiện quyết định đối với đời sống” [1:3]. Ngay sau khi nước nhà giành được độc lập, ngày 28 thang 8 năm 1945, Chu tịch Hồ Chí Minh đã ra Quyết định thành lập Bộ Giao thông Công chính thuộc Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà.

Cùng trong thời gian này, Chính phủ lâm thời đã ra Sắc lệnh quy định nhiệm vụ cho Bộ Giao thông Công chính là phải bảo đảm giao thông cho công cuộc kháng chiến chong Pháp và xây dựng mới kết cau hạ tầng dân cư, đô thị. Hoà bình lập lại, ngày 20/9/1955, tại phiên họp lần thứ năm, Quốc hội đã ban hành Nghị quyết tách Bộ Giao thông Công chính ra làm 02 Bộ: Bộ Giao thông-Bưu điện và Bộ Thuỷ lợi Kiến trúc. Ngày 21/2/1961, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành Nghị quyết số 25/NQ- QH phê chuẩn Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ ngày 14/2/1961, tách Bưu điện ra khỏi Bộ Giao thông-Bưu điện, thành lập Bộ Giao thông Vận tải và Tổng cục Bưu điện trực thuộc Hội đồng Chính phủ. 12 Tuy nhiên, sau ngày Miền nam hoàn toàn giải phóng, đất nước thống nhất, cơ cấu tô chức của Bộ Giao thông Vận tải lại tiếp tục có sự thay đổi, Tổng cục Bưu điện và Cục Hàng không Dân dụng được sát nhập vào Bộ Giao thông Vận tải theo Quyết định số 224/NQ- HĐCP ngày 31/3/1990 của Hội đồng Chính phủ.

Quyết định này cũng quy định việc đôi tên của Bộ Giao thông Vận tải thành Bộ Giao thông Vận tải và Bưu điện.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức cia Bộ Giao thông vận tải 1. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Giao thông Vận tải Theo Nghị định số 51/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 04 năm 2008 của Chính phủ, chức năng, nhiệm vụ, cơ cau tô chức của Bộ Giao thông Vận tải được quy định như sau: * Vi tri, chức nang: Bộ Giao thông Vận tai là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quan ly Nhà nước về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải và hàng không trong phạm vi cả nước, quan lý nhà nước các dich vụ công theo quy định của pháp luật.[15; I] * Nhiệm vụ, quyền hạn: Bộ Giao thông Vận tải có trách nhiệm thực hiện nhiệm vu, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức của bộ, cơ quan ngang bộ. Cu thé là: - Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các dự án Luật, Pháp lệnh, các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật khác về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ. - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và chiến lược, quy hoạch sau khi được phê duyệt và các văn bản quy 13 phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phô biến, giáo dục pháp luật về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải, hàng không.

- Quản lý đầu tư va xây dựng đối với các dự án đầu tư thuộc kết cấu hạ tang giao thông thuộc thẩm quyền của Bộ. - Quản lý các phương tiện giao thông và phương tiện, thiết bị xếp đỡ, thi công chuyên dùng thông qua việc: đăng ký, cấp biển số và quy định việc kiểm tra chất lượng, an toàn kỹ thuat. - Quy định, quản lý việc đào tạo, cấp băng, giấy phép, chứng chỉ chuyên môn, nghiệp vụ cho người điều khiển phương tiện giao thông và người vận hành phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong giao thông vận tải. - Phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng khung giá cước vận tải hoặc cước vận tải, kiểm tra an ninh, an toản vận tải chuyên ngành, tô chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn giao thông liên quan tới các lĩnh vực do Bộ trực tiếp quản lý.

- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của các tô chức kinh tế tư nhân, kinh tế tập thé, các hội và tổ chức phi Chính phủ trong lĩnh vực giao thông vận tải theo quy định của pháp luật. - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tổ cáo, chống tham những tiêu cực va xử lý các vi phạm pháp luật về giao thông vận tải đường bộ, đường sắt, đường sông, hàng hải và hàng không thuộc thẩm quyền của Bộ. - Quản lý về tô chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nha nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; dao tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đôi với cán bộ, công chức, viên chức trong ngành giao thông vận tai.2 Cơ cấu tổ chức của Bộ Bộ Giao thông Vận tải làm việc theo chế độ thủ trưởng. Bởi vậy, Bộ trưởng là người có vi tri cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động quản lý nhà nước trong nganh giao thông vận tải.

Giúp việc cho Bộ trưởng là các thứ trưởng va các đơn vị, tô chức thuộc bộ, bao gồm: 1. Vụ Kế hoạch-Đầu tư 2. Vụ Tài chính 3. Vụ Pháp chế 4.

Vụ Vận tải 5. Vụ Khoa học-Công nghệ 6. Vụ Kết cau hạ tang giao thông 7. Vụ Hợp tác quốc tế 8.

Vụ Tổ chức cán bộ 9. Vụ môi trường 10.Vụ An toan giao thông 11. Ngoài các đơn vị, tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong toàn ngành, Bộ còn có một hệ thống các cơ quan quản lý chuyên ngành và các tổ chức sự nghiệp khác, bao gồm: 1. Tổng cục Đường bộ Việt Nam 2.

Cục Đường sắt Việt Nam 3. Cục Đường thủy nội địa Việt Nam 15 4. Cục Hàng hải Việt Nam 5. Cục Hang không Việt Nam 6.

Cục Đăng kiểm Việt Nam 7. Cục Quản lý xây dựng và chất lượng công trình giao thông 8. Cục y tế giao thông vận tai 9. Viện Chiến lược và phát triển Giao thông Vận tải 10.

Trung tâm Công nghệ thông tin 11. Báo Giao thông Vận tải 12. Tạp chí Giao thông Vận tải 13. Trường Cán bộ quản lý GTVT 1.2 Thành phan, nội dung tài liệu các CTGT tại lưu trữ Bộ GTVT 1.1 Tai liệu hình thành trong qua trình hoạt động của Bộ.

Bộ Giao thông Vận tải là cơ quan thuộc Chính phủ, có hệ thống đơn vị, tổ chức hoàn chỉnh, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực giao thông vận tải trên toàn quốc. Chính vì vậy trong quá trình hoạt động của mình, các cá nhân, đơn vị, tô chức thuộc Bộ đã hình thành nên một khối lượng lớn những tải liệu phản ảnh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ trong lĩnh vực mà Bộ quản lý. Có thể khẳng định răng, tài liệu hình thành ra trong hoạt động của Bộ Giao thông Vận tải rất đa dạng về nội dung, phong phú về loại hình. Về nội dung, khối lượng tài liệu này không những chứa đựng đầy đủ những thông tin phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực giao thông vận tải mà còn phản ánh quá trình hình thành, xây dựng và phát triển ngành GTVT nước nhà.

16 Về loại hình, tài liệu của Bộ bao gồm nhiều loại: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử và tài liệu nghe nhìn. Trong đó, tải liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng chủ yếu. khối tài liệu này được hình thành từ các Cục, Vụ, Văn phòng và các đơn vi có liên quan được chia thành các khối cơ bản sau: - Khối tài liệu về tổ chức bộ máy cơ quan - Khối tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Bộ - Khối tài liệu tổng hợp: Tài liệu về chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, tài liệu chuyên dé, văn thư - lưu trữ. - Khối tài liệu xuất bản, tuyên truyền, triển lãm - Khối tài liệu về kế hoạch và quy hoạch, cụ thể là: tài liệu về kế hoạch dải hạn, hàng năm, cơ chế chính sách, tài liệu về thong kê.

- Khối tài liệu về XDCB, bao gồm các tài liệu về quản lý đầu tư xây dựng liên quan đến công tác chuẩn bị đầu tu , thực hiện đầu tư, nghiệm thu và đưa vào phục vụ. - Khối tài liệu khoa học công nghệ, chất lượng sản pham, quản lý kỹ thuật, sở hữu công nghiệp, quan lý khoa hoc,,, - Khối tài liệu về hợp tác Quốc tế, hợp tác song phương, đa phương, hợp tác liên doanh với nước ngoài. - Khối tài liệu về tài chính kế toán, kiểm tra, thanh tra tài chính, quản lý tài chính kế toán doanh nghiệp, hành chính sự nghiệp, xây dung co ban. - Khôi tài liệu vê tô chức cán bộ: tô chức, chính sách, đào tạo,bảo vệ chính tri nội bộ.

17 - Báo cáo, thuyết minh giải trình về quản lý, xây dựng các công trình giao thông van tải và các hoạt động khác thuộc phạm vi quản lý của nganh giao thông vận tải; - Khối tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý, thâm định, giải quyết các van đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ cũng chiếm một khối lượng tương đối lớn, bao gồm các loại tài liệu sau: - Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác hợp tác, quốc tế của ngành; - Tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về công tác đấu thầu, xây dựng và quản lý các công trình giao thông vận tải; - Tài liệu chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính- văn phòng, tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, tài chính, kế toán trong ngành; - Tai liệu phê duyệt dự án xây dựng các công trình giao thông vận tải trong phạm VI, thầm quyền của Bộ; - Tài liệu thanh tra, kiểm tra, theo dõi thanh quyết toán các công trình giao thông vận tải; - Tài liệu theo đõi tình hình tài chính, kế toán của các cơ quan cấp dưới trực thuộc như: các Cục Đường sắt, Cục Đường Sông.