Chương I HÀNG TỒN KHO VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP 1.1 - HÀNG TỒN KHO VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO 1.1 – Hàng tồn kho của doanh nghiệp Một doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường đáp ứng nhu cầu khách hàng bằng sản phẩm (dịch vụ) mà công ty đó cung cấp. Có hai loại sản xuất sản phẩm đó là: sản xuất theo yêu cầu và sản xuất để dự trữ. Dù là loại sản xuất gì thì doanh nghiệp luôn phải dự trữ một lượng hàng hoá, vật tư cần thiết phục vụ cho sản xuất của doanh nghiệp. Chính lượng vật tư hàng hoá đó được gọi là hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho của doanh nghiệp được hiểu là vật tư hàng hoá doanh nghiệp dự trữ để sản xuất và các mặt hàng doanh nghiệp sản xuất nhưng chưa tiêu thụ được hoặc doanh nghiệp chưa muốn cung ứng tại thời điểm nào đó. Một doanh nghiệp sản xuất ra một sản phẩm hàng hoá(dịch vụ) thì các yếu tố đầu vào rất đa dạng và lượng vật tư đầu vào rất lớn. Đầu tiên phải kể đến đó là các loại nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm hàng hoá. Đây là loại vật tư quan trọng và luôn được doanh nghiệp dự trữ một lượng nhất định nhằm ổn định sản xuất.
Rõ ràng lượng hàng tồn kho loại này phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp sản xuất sản phẩm ổn định theo yêu cầu và không có sự biến động thì rõ ràng lượng dự trữ nguyên vật liệu phục vụ sản xuất sẽ nhỏ hơn so với khi doanh nghiệp luôn thay đổi loại sản phẩm sản xuất. Tiếp đến là các loại công cụ dụng cụ, máy móc dự trữ cho quá trình sản xuất. Hàng dự trữ của doanh nghiệp bao gồm các hàng nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ phụ tùng tồn kho.Tuỳ theo loại hình doanh nghiệp mà có lượng hàng dự trữ lớn hay nhỏ.
Chính lượng hàng hoá đó gọi là hàng tồn kho của doanh nghiệp.2 – Vai trò của việc quản lý hàng tồn kho TrÇn Trêng Giang – Cao häc QTKD 2002 Trang 5 Đối với một số ngành thì sản phẩm sản xuất ra không phải đáp ứng ngay nhu cầu của khách hàng mà phải dự trữ. Việc dự trữ lượng hàng tồn kho kể cả nguyên vật liệu như thế nào là một vấn đề rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó thể hiện ở các lợi ích như sau: Giảm chi phí lưu kho của doanh nghiệp bao gồm: chi phí xây dựng và quản lý kho, chi phí nhân công quản lý và phục vụ kho, chi phí vận chuyển… Điều này góp phần rất lớn vào việc hạ chi phí giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp dự kiến đúng nhu cầu của khách hàng và có chính sách dự trữ hợp lý sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng về mặt thời gian.
Từ đó nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp cũng như có biện pháp quản lý tốt lượng hàng hoá nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất, cung ứng đầy đủ và kịp thời các nguyên vật liệu cho sản xuất góp phần ổn định sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Cũng giống như hệ thống sản xuất của doanh nghiệp, hàng tồn kho chịu ảnh hưởng của chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp, đặc điểm sản xuất, cấu trúc sản xuất và một phần rất quan trọng đó là phương pháp điều hành quá trình sản xuất.3 – Nguyên nhân của việc gia tăng hàng tồn kho của DN Có nhiều nguyên nhân dẫn đến lượng tồn kho quá lớn của doanh nghiệp.
Thông thường các nguyên nhân đó tập trung vào các vấn đề sau đây: - Bố trí máy móc thiết bị không hợp lý, hành trình quá dài - Thời gian thay đổi dụng cụ quá lớn - Vấn đề chất lượng sản phẩm (phế phẩm, kiểm tra…) - Hỏng máy, tính ổn định và độ tin cậy của máy móc thấp. - Nhà cung cấp không trung thành - Đào tạo lao động chưa tốt. TrÇn Trêng Giang – Cao häc QTKD 2002 Trang 6 Với việc bố trí sản xuất không không hợp lý dẫn tới hành trình quá dài, kéo dài thời gian lưu kho từng công đoạn. Thời gian thay đổi dụng cụ lớn gây lên tình trạng chậm trễ trong sản xuất, gây lên sự không kịp thời và làm tồn kho do không đảm bảo thời gian giao nộp sản phẩm.
Ngoài ra, sự yếu kém này còn do công nghệ của doanh nghiệp quá lạc hậu và không có những cải tiến kịp thời. Nguyên nhân này gắn với nguyên nhân do hỏng hóc về máy móc thiết bị làm gián đoạn quá trình sản xuất. Vấn đề kiểm soát chất lượng sản phẩm không tốt cũng dẫn đến số lượng sản phẩm hỏng dở dang gia tăng, số sản phẩm bị trả lại do không đảm bảo chất lượng sẽ tăng nên và gây ra lượng tồn kho lớn. Tiếp đó việc gia tăng áp lực từ phía nhà cung ứng như tăng giá đầu vào và giảm chất lượng vật tư đầu vào đều gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Trong trường hợp chất lượng vật tư đầu vào kém chất lượng gây ra lượng sản phẩm hỏng lớn dẫn tới tăng chi phí kinh doanh dở dang. Không đảm bảo chất lượng hàng theo yêu cầu dẫn đến bị khách hàng trả lại và làm tăng lượng tồn kho loại này. Tính kịp thời của nguyên vật liệu cung cấp cũng là nguyên nhân quan trọng của lượng tồn kho. Ngoài ra ý thức và trình độ của người lao động trong quá trình sản xuất ảnh hưởng rất lớn đến lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp sản xuất nếu lao động có tay nghề cao và kinh nghiệm làm việc tốt sẽ hạn chế rất lớn sản phẩm hỏng và dở dang trong quá trình làm việc. Hao phí nguyên liệu được tiết kiệm khi mà ý thức trách nhiệm của người lao động được duy trì trong thời gian đó.2– CÁC GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP Một chu kỳ sản xuất của một doanh nghiệp được bắt đầu từ những bước sau: Nghiên cứu Đầu tư Sản xuấ t Tiêu thụ Thu hồi thị trường tiền Hình 1.1 – Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của tất cả các công việc tại mỗi chu kỳ. Chính vì vậy, để quản lý hàng tồn kho một cách tối ưu TrÇn Trêng Giang – Cao häc QTKD 2002 Trang 7 cần phải đưa ra giải pháp quản lý tốt hàng tồn kho ở các khâu trong chu kỳ kinh doanh. Đồng thời phải tìm ra được những khâu yếu để tìm cách khắc phục.
Các giải pháp đó bao gồm: 1.1– Làm tốt công tác nghiên cứu thị trường và dự báo nhu cầu sản phẩm Đây là việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp nói chung và với việc quản lý hàng tồn kho nói riêng. Việc làm tốt công tác nghiên cứu thị trường sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác hơn nhu cầu của khách hàng và từ đó có biện pháp đáp ứng nhu cầu đó một cách tốt nhất. Từ những thông tin thị trường, công ty sẽ lập kế hoạch về nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị cũng như lượng hàng cần dự trữ. Nếu doanh nghiệp không có thông tin về thị trường hoặc thông tin không chính xác sẽ dẫn đến lượng hàng hoá, nguyên vật liệu dự trữ của doanh nghiệp có thể thừa hoặc thiếu so với nhu cầu sản xuất.
Trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm và phải dự trữ nhiều loại nguyên liệu phục vụ sản xuất thì việc dự đoán không chính xác nhu cầu sẽ dẫn đến lượng hao phí tài chính rất lớn. Nếu lượng nguyên vật liệu dư thừa so với sản xuất quá lớn công ty sẽ phải chịu chi phí lưu kho, chi phí bảo quản nguyên vật liệu. Ngược lại, lượng nguyên vật liệu quá thiếu so với nhu cầu sẽ làm gián đoạn sản xuất làm lãng phí năng lực máy móc, lao động …ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Vậy nghiên cứu thị trường cần cung cấp những thông tin gì? Trước hết phải xác định được lược cầu sản phẩm của khách hàng để từ đó lên kế hoạch đáp ứng.
Việc dự đoán lượng cầu được thực hiện dựa trên nhiều phương pháp khác nhau. Ta đi vào từng phương pháp cụ thể. A- Các phương pháp dự báo cầu sản phẩm Một trong những việc quan trọng của marketing và nghiên cứu thị trường là dự báo mức bán sản phẩm. Để cho công ty hoạt động hiệu quả thì việc xác định chính xác nhu cầu sản phẩm có vai trò rất quan trọng.
Có nhiều phương pháp dự báo nhu cầu sản phẩm. Thông thường các phương pháp truyền thống TrÇn Trêng Giang – Cao häc QTKD 2002 Trang 8 là các phương pháp đơn giản, nhanh chóng và dễ áp dụng. Sử dụng số liệu trong quá khứ để dự báo nhu cầu sản phẩm trong tương lai. Để sử dụng phương pháp này cần phân tích các yếu tố sau: a) Phân tích kết cấu dòng yêu cầu Yêu cầu sản phẩm là sự mua, đòi hỏi mua hay đặt mua một loại sản phẩm nào đó.
Nếu khách hàng hỏi mua hàng mà doanh nghiệp không đáp ứng được do hàng trong kho không còn thì đó gọi là nhu cầu không được thoả mãn. Và nếu đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì gọi là nhu cầu được thoả mãn. Yêu cầu về một loại sản phẩm thường xuất hiện theo chuỗi thời gian ta gọi đó là dòng yêu cầu. Thông thường dòng yêu cầu có giá trị trung bình nhất định theo thời gian nào đó và đó được gọi là cơ sở của dòng yêu cầu.
Một đặc điểm quan trọng của dòng yêu cầu đó là tính chất thời vụ. Nó thể hiện sự dao động hay biến đổi của số lượng yêu cầu theo thời gian và được lặp đi lặp lại theo những chu kỳ đều đặn do sự tác động của yếu tố môi trường xung quanh. Để đánh giá yếu tố thời vụ người ta thường dùng chỉ số thời vụ. Chỉ số thời vụ là tỷ số giữa mức cầu thực tế của một thời kỳ nào đó so với mức cơ sở của dòng yêu cầu.
b) Các phương pháp khác Các phương pháp này không dựa trên cơ sở phân tích các số liệu bán hàng thực tế để xác định mức bán hàng trong tương lai, mà dựa trên ý kiến của những người có liên quan trực tiếp đến quá trình bán hàng.