CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY TÍN CHẤP TIÊU DÙNG TRONG CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Nội dung cơ bản hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại 1. Khái niệm và mục tiêu kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam [1] số 400- đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: "Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do ngân hàng được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho ngân hàng tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của ngân hàng. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán".
Kiểm soát nội bộ, theo định nghĩa của COSO: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: -Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động -Tính chất đáng tin cậy của BCTC. -Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành”. Từ hai khái niệm trên ta thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều hoạt động, biện pháp, kế hoạch, nội quy, quan điểm được nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên và thực hiện những hoạt động trong tổ chức. kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ có 4 mục tiêu cơ bản sau: Lê Trần Yến Minh 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn Bảo vệ tài sản của ngân hàng: Bảo vệ tài sản là không để xảy ra các rủi ro trong quá trình sử dụng và quản lý tài sản. Tài sản trong ngân hàng gồm cả tài sản hữu hình và vô hình. Tùy từng loại tài sản phải thiết kế hệ thống quản lý phù hợp. Bảo đảm độ tin cậy của thông tin: Hoạt động của ngân hàng là liên tục, do đó hàng ngày, hàng giờ có rất nhiều luồng thông tin vào ra.
Nhà quản lý cần có những thông tin phục vụ cho việc ra quyết định. Vì vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, tin cậy, đầy đủ và phản ánh khách quan thực trạng hoạt động của ngân hàng. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế sao cho các quyết định và chế độ pháp lý có liên quan đến hoạt động của ngân hàng phải được tuân thủ đúng mức. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đạt các yêu cầu sau: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của ngân hàng.
Ngăn chặn, phát hiện kịp thời và xử lý các sai sót, gian lận trong mọi hoạt động của ngân hàng. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan. Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm ngăn chặn sự trùng lặp, tránh gây lãng phí trong việc sử dụng các nguồn lực của ngân hàng. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy.
Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên. Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế sao cho có thể hướng các nghiệp vụ kinh tế được thực hiện đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc hoặc tài sản của ngân hàng, gây ra thiệt hại trong kinh doanh. Ví dụ như để ngăn chặn thất thoát tiền bạc, Lê Trần Yến Minh 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn ngân hàng quy định mọi khoản thu chi trước khi thủ quỹ thực hiện đều phải qua xét duyệt của kế toán, kiểm soát viên, kế toán trưởng. Bảo vệ ngân hàng trước những thất thoát tài sản có thể tránh Đối với hoạt động ngân hàng, ngân hàng phải giữ gìn một lượng tiền mặt lớn, đủ loại bao gồm tiền mặt và các phương tiện chuyển nhượng, tiền phải được bảo quản về mặt vật chất cả trong khâu lưu trữ cũng như khi chuyển tiền.
Vì lí do này mà ngân hàng cần phải thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và lập ra một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với tài sản. Ngoài đặc trưng trên, hầu hết các tài sản còn lại của ngân hàng đều không thể kiểm đếm được bao gồm một giá trị lớn các khoản phải thu (tiền vay phải thu, tiền lãi phải thu, khoản dự phòng nợ khó đòi) các tài sản ngoại bảng (cam kết bảo lãnh, cam kết cho vay.) đòi hỏi ngân hàng càng phải đặc biệt chú trọng đến việc thiết lập một quy trình chặt chẽ đảm bảo kiểm soát được đầy đủ các tài sản nợ và có. Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh Cơ cấu kiểm soát nội bộ cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chấp hành chính sách kinh doanh của ngân hàng. Chẳng hạn cần phải thiết kế các biện pháp kiểm tra để đảm bảo rằng, cán bộ tín dụng sẽ thực hiện các khoản cho vay theo đúng quy định của ngân hàng, các kế toán giao dịch thực hiện đúng theo các quy trình ngân hàng đã quy định về mở tài khoản, chuyển tiền… 1.
Yêu cầu và nguyên tắc hoạt động Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức đơn vị đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới, đơn vị phải rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ phù hợp. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của đơn vị. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức dưới nhiều hình thức như: Lê Trần Yến Minh 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong đơn vị Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch.
Quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện các công việc; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được tổ chức tín dụng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật. Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong đơn vị không có điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ trong đơn vị. Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả. Hệ thống thông tin, tin học của đơn vị phải được giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập, nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy, nổ.
để đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục của đơn vị. Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên đều phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan. Người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo Lê Trần Yến Minh 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải báo cáo cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát. Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình.