CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Tổng quan về kiểm toán nội bộ và kiểm toán nội bộ trong ngân hàng thương mại. Khái niệm, bản chất, chức năng và các hình thức kiểm toán nội bộ. Khái niệm của kiểm toán nội bộ.
Từ những năm 60 hoạt động KTNB đã phát triển mạnh trên thế giới. Ban đầu, các chức năng của KTNB được xác định chủ yếu trong lĩnh vực tài vụ, nhằm phát hiện các gian lận và sai sót. Đến nay, KTNB đã mở rộng phạm vi hoạt động trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp và hướng vào việc cải thiện và nâng cao chất lượng hoạt động, tăng cường sức mạnh cho cơ chế kiểm soát nội bộ. Theo các chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978: “ Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức” Theo liên đoàn kế toán quốc tế IFAC: “ KTNB là một hoạt động đánh giá được lập ra trong doanh nghiệpnhư là một loại hình dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”.
Tại Việt Nam, theo quy chế KTNB ban hành cho các doan nghiệp nhà nước năm 1997: “doanh nghiệp duy trì tổ chức KTNB nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nước cũng như Nghị quyết, Quyết định của Hội đống quản trị, của Ban giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp”. 4 Theo quy chế KTNB ban hành cho các tổ chức tín dụng năm 2006: “ Kiểm toán nội bộ là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; đánh giá độc lập về tính thích hợp và sự tuân thủ các chính sách, thủ tục quy trình đã được thiết lập trong tổ chức tín dụng, thông qua đó đơn vị thực hiện kiểm toán nội bộ đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các hệ thống, các quy trình, quy định, góp phần đảm bảo tổ chức tín dụng hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật ”. Định nghĩa KTNB cho thấy, KTNB không chỉ giới hạn trong bộ phận kế toán và tài chính của doanh nghiệp. KTNB là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ.
Bộ phận KTNB hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. KTNB là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến hành công tác kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Mục tiêu của KTNB là giúp các thành viên của tổ chức thực thi có hiệu quả trách nhiệm của mình. Các mục tiêu chính của KTNB, trong khuôn khổ xem xét định kỳ là kiểm tra các thủ tục có đủ an toàn và các thông tin có trung thực tin cậy hay không, các nghiệp vụ có hợp thức, tổ chức hoạt động có hiệu quả, cơ cấu có rõ ràng và thích hợp hay không.
Mục tiêu của KTNB được xác định trong Điều 2 của Qui chế KTNB ban hành theo Quyết định 832TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng Bộ tài chính: “Doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính; về 5 bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách, chế độ của Nhà nước, cũng như các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp ”.2 Bản chất của kiểm toán nội bộ trong ngân hàng thương mại. Hệ thống kiểm soát nội bộ có một vai trò quan trọng, quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp nói chung và của một tổ chức tín dụng nói riêng. Cuối những năm 80, khi một loạt các công ty của Hoa Kỳ bị đổ vỡ, người ta đã xác minh được nguyên nhân chính của sự đổ vỡ là do hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty này yếu kém. Kể từ đó, khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời và tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các ngân hàng hiện đại trên thế giới ngày càng quan tâm đến mức độ đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Bộ phận KTNB là yếu tố cơ bản của môi trường kiểm soát. KTNB có chức năng giám sát độc lập trong ngân hàng, KTNB thực hiện nhiệm vụ đánh giá tính hiệu lực, đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng. Ngoài ra, KTNB cung cấp một sự đánh giá độc lập, khách quan về tính tuân thủ, tính chính xác đối với báo cáo tài chính cùng thực hiện các chiến lược, chính sách, các quy trình và các quy định mà Ban lãnh đạo đã ban hành. Từ đó, KTNB đề xuất các kiến nghị, các giải pháp để nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng cũng như nâng cao tính an toàn và phát triển bền vững của hoạt động kinh doanh ngân hàng.
Muốn thực hiện được mục tiêu của mình, bộ phận KTNB phải có được một vị trí, một cơ chế đảm bảo tính độc lập của nó với hệ điều hành của ngân hàng. Như vậy, có thể hiểu kiểm toán nội bộ nói chung là một chức năng của quản lý, độc lập tương đối với chu trình hoạt động nghiệp vụ. Kiểm toán nội bộ trong ngân hàng thương mại là một hệ thống bộ máy cùng với toàn bộ các cơ chế chính sách, biện pháp của ngân hàng được hoạch định bởi Ban Kiểm soát và HĐQT vận hành một cách đồng bộ, đúng pháp luật.3 Chức năng của kiểm toán nội bộ trong ngân hàng thương mại NHTM là lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm, hoạt động ngân hàng với bản chất của nó, chịu ảnh hưởng của rất nhiều loại rủi ro: rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro hối đoái, rủi ro thị trường, rủi ro tín dụng…., nếu không tổ chức tốt hệ thống KTNB thì sẽ dẫn đến những tổn thất lớn cho ngân hàng và cho cả nền kinh tế. KTNB trong NHTM cũng có vai trò như mọi tổ chức khác tuy vậy nó vẫn có những nét riêng biệt.
Hệ thống KTNB giúp cho ban lãnh đạo ngân hàng có công cụ để hạn chế các rủi ro đảm bảo cho việc thực hiện kinh doanh của ngân hàng đạt hiệu quả và an toàn. KTNB là công cụ quản lý hiệu quả của các nhà quản lý. Các nhà quản lý ngân hàng dựa vào KTNB như một phương tiện cung cấp sự phân tích, đánh giá, kiến nghị, tư vấn và cung cấp các thông tin liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ và hoạt động của tổ chức một cách khách quan. Giúp lãnh đạo của tổ chức đánh giá việc thực hiện các quy chế nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, thực thi công tác tài chính kế toán, chấp hành pháp luật, chính sách chế độ của Nhà nước.
Kết quả của KTNB được các kiểm toán viên độc lập sử dụng để bổ sung cho công việc của chính họ khi KTNB cung cấp các bằng chứng thích hợp về sự độc lập và về công tác kiểm toán đầy đủ và mang tính chuyên nghiệp của mình. Theo thời gian, cùng với sự phát triển theo qui mô hoạt động của các ngân hàng thương mại với sự đa dạng các loại hình dịch vụ cung cấp, hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng được mở rộng và phức tạp hơn. Theo đó, vai trò và yêu cầu đối với KTNB cũng được nâng dần lên. Ban đầu chỉ là hoạt động của các kiểm soát viên, sau đó được mở rộng ra và KTNB thực sự trở thành một công cụ kiểm soát sau không thể thiếu của các nhà quản trị ngân hàng.
Đến một mức độ phát triển nhất định, ngoài các vai trò truyền thống, KTNB có thể tư vấn cho quản trị rủi ro của Ban kiểm soát. 7 Với các chức năng kiểm tra, xác nhận, đánh giá và tư vấn, nhiệm vụ KTNB trong các tổ chức tín dụng được quy định trong điều 12, quy chế Kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, Ban hành kèm theo Quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN ngày 01 tháng 8 năm 2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước: “Thứ nhất, lập kế hoạch kiểm toán nội bộ hàng năm và thực hiện các hoạt động kiểm toán nội bộ theo kế hoạch, các chính sách, quy trình và thủ tục kiểm toán nội bộ đã được phê duyệt, đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Thứ hai, kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với tất cả các đơn vị, bộ phận, các hoạt động của tổ chức tín dụng (cơ chế, chính sách, thủ tục, quy trình hoặc các vấn đề trong hoạt động) dựa trên mức độ rủi ro (cao, trung bình hoặc thấp) và mức độ ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức tín dụng. Đối với tất cả những vấn đề có thể có ảnh hưởng xấu đến hoạt động của tổ chức tín dụng, kiểm toán nội bộ cần thông báo kịp thời về bản chất và ảnh hưởng của chúng đối với hoạt động của tổ chức tín dụng và đưa ra những khuyến nghị thiết thực nhằm ngăn ngừa, khắc phục những vấn đề này.
Thứ ba, kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót; kiến nghị xử lý những vi phạm; đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại. Thứ tư, đánh giá mức độ phù hợp của các hoạt động nhằm ngăn ngừa, khắc phục những điểm yếu đã được báo cáo về các hoạt động nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; và theo dõi cho đến khi các vấn đề này được xử lý thỏa đáng.