CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1. Lý do thực hiện đề tài 1. Lý do chọn đề tài Trong quá trình học tập và sinh sống ở Tp.Thủ Đức và đây cũng là lần đầu tiên em sống xa nhà, việc bản thân phải tự mua sắm và trang bị những sản phẩm thiết yếu cho cuộc sống hàng ngày là việc không thể thiếu không chỉ đối với bản thân em mà còn là đối với nhiều bạn sinh viên khác.
Gần đây, quá trình mua sắm tại các cửa hàng tiện lợi của em không mấy thoải mái khi gặp phải các trường hợp hết hàng, khuyến mãi mua 2 sản phẩm cùng 1 mặt hàng sẽ được giảm giá nhưng hàng tồn kho là số lượng lẻ và còn rất ít sản phẩm khiến cho em không thể mua hoặc phải giảm đi 1 cặp mặt hàng. Ngoài ra khi kiểm tra hàng thì các bạn nhân viên vẫn phải tìm thủ công, vẫn sử dụng giấy bút khi nhập kho và kiểm kê hàng hóa, gây lãng phí thời gian nhưng không mang lại hiệu quả và chính xác cao. Siêu thị Mini hay các cửa hàng tiện lợi phải quản lý một lượng lớn dữ liệu về nhân viên, mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp cũng như là các loại giấy tờ báo cáo, thống kê. Những thông tin đó quá lớn đã vượt qua khả năng ghi chép, lưu trữ sổ sách của một cửa hàng.
Trước tình hình đó, cửa hàng cần một giải pháp chuyên nghiệp hơn, đơn giản và hiệu quả cao hơn. Ý thức được vấn đề đó, nhóm em quyết định chọn đề tài là: “Phần mềm Quản lý Siêu thị Mini” và áp dụng thí điểm mô hình quản lý đó vào các cửa hàng tiện lợi, siêu thị nhỏ tại địa phương. Sau khi thành công sẽ phổ biến áp dụng rộng rãi trên các mô hình kinh doanh tương tự ở quy mô vừa và nhỏ tại các địa phương khác. Tính cấp thiết của đề tài Với xã hội ngày càng phát triển cùng với vô vàn ứng dụng công nghệ thông tin đã và đang được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như: tự động hóa, kinh doanh nhà hàng khách sạn, nhân sự,… Trước đây, khi ở Việt Nam những công nghệ tiến tiến chưa thực sự phổ biến thì đối với các cửa hàng kinh doanh vừa và nhỏ hầu như chỉ áp dụng việc quản lý bằng thủ công thông qua ghi chép trên sổ sách.
Song việc ghi chép như vậy thì sẽ rất dễ dàng trong việc thao tác tự nhiên nếu so ra tính bảo mật cũng như hệ thống logic thì sẽ không thể nào bằng được với việc sử dụng một phần mề m chuyên qu ản lý cửa hàng. Nắm bắt được lợi ích và hiệu quả mà ứng dụng quản lý này mang lại, nhóm chúng em đã quyết định tạo nên phần mềm quản lý siêu thị mini này. So với việc lấy viết và sổ ra ghi chép thống kê các loại báo cáo hay quản lý kho, …như trước rất cồng kềnh và không có tính hệ thống cao, thì bây giờ chúng ta chỉ cần vài thao tác ấn chạm là có thể hoàn thành công việc một cách nhanh gọn và hiệu quả hơn. Lợi ích mang đến cho xã hội Việc tạo nên ứng dụng quản lý cửa hàng như vậy một phần sẽ phổ cập từ những cửa hàng tạp hóa vừa và nhỏ trước, vì quy mô chưa thực sự lớn so với các siêu thị hay các cửa hàng lớn khác.
Dần dần, sẽ thay thế hoàn toàn thực hiện quá trình quản lý bằng thủ công ít hiệu quả như trước đây. Lợi ích mang đến cho bản thân Sau khi hoàn thành đề tài, sinh viên sẽ nâng cao được các kĩ năng như: phân tích, thiết kế hệ thống, cách để tạo ra một phần mềm ứng dụng, tạo tiền đề cho những dự án lớn trong tương lai. Mục tiêu Tìm hiểu được phương pháp làm một đề tài Windows Form theo đúng quy tắc, đúng chuẩn. Tìm hiểu được các công việc liên quan đến công tác quản lý một cửa hàng vừa và nhỏ.
Xây dựng được các module quản lý riêng biệt, tìm hiểu sâu hơn các vấn đề và giải quyết chúng một cách chính xác, logic. Triển khai các công việc theo một quá trình nhất định. Tìm hiểu được cách triển khai và xây dựng một hệ thống. Phần mềm phải có tính phân cấp vai trò của các nhân viên để người dùng dễ dàng nắm bắt được công việc của mình trên toàn bộ hệ thống.
Phần mềm phải dễ dàng kiểm tra, cải tiến, nâng cấp khi có những lỗi phát sinh bất ngờ từ hệ thống. Nội dung thực hiện Gồm 4 phần: Phân tích yêu cầu, thiết kế phần mềm (CSDL, giao diện phần mềm…), kiểm thử phần mềm, tổng kết kết quả. Phương pháp thực hiện Phần 1: Họp nhóm và phân tích từng yêu cầu 1 cách chi tiết và sau đó ghi ra bản thiết kế hoàn chỉnh. Phần 2: Sử dụng công cụ để thiết kế mô hình CSDL, Thiết kế giao diện… và ghi ra bản mô hình thiết kế một cách hoàn chỉnh.
Phần 3: Sử dụng C# là ngôn ngữ chính để lập trình phần mềm, và chọn phần mềm hỗ trợ lập trình Visual Studio Professional 2022 để có thể tận dụng tối đa ngôn ngữ C#, ngoài ra nhóm chúng em còn sử dụng SQL Server Management để lưu trữ thông tin. Nhóm chúng em sử dụng các phần mềm hỗ trợ trên để thuận tiện lập trình và hiện thực ứng dụng theo các yêu cầu đã được phân tích. Ngoài ra nhóm chúng em còn sử dụng thêm một số 10 công cụ giúp quản trị dự án được tốt hơn, Github (Là công cụ quản lý source code, giúp nhóm có thể lập trình tốt hơn trong quá trình thực hiện dự án). Phần 4: Kiểm thử phần mềm, hiện tại nhóm em vẫn đang sử dụng kiểm thử phần mềm bằng sức người, do hiện tại nhóm chúng em chưa có những tài khoản doanh nghiệp cũng như email doanh nghiệp nên việc sử dụng các phần mềm kiểm thử xảy ra chút khó khăn.
Mục tiêu đề ra Phần mềm sau khi được hoàn thành sẽ giúp người sử dụng thực hiện tốt công việc của mình hơn như: - Quản lý tốt các danh mục mặt hàng, nhân viên, các loại hóa đơn, khách hàng, nhà cung cấp và cũng như các bảng thống kê, báo cáo. - Thao tác nhập hàng, bán hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác. - Phân quyền được người dùng giữa nhân viên và quản lý. - Thống kê đầy đủ chính xác những vấn đề liên quan đến công việc của siêu thị như thông tin hóa đơn, thông tin món ăn, thông tin nhân viên đi làm - Lịch sử bán hàng nhập hàng của siêu thị.
- Lịch sử khách mua hàng tại siêu thị. PHÂN TÍCH ĐẶC TẢ YÊU CẦU 2. Quy trình nghiệp vụ và mô tả bài toán 2. Quy trình nghiệp vụ Khi khách hàng vào cửa hàng, nhân viên sẽ tiếp đón và đưa giỏ hàng cho khách.
Khách hàng sẽ chọn những mặt hàng được trưng bày vào giỏ hàng. Sau khi khách hàng đã chọn xong mặt hàng cần mua sẽ đem đến quầy thanh toán. Trong quá trình thanh toán, khách hàng có thể thêm hoặc bớt hàng tùy theo ý muốn (khi chưa trả tiền). Khi thanh toán xong, khách hàng sẽ nhận được hóa đơn.
Nhân viên thu ngân sẽ nhận giỏ hàng, sau đó sẽ tạo mới hóa đơn và đưa những mặt hàng có trong giỏ vào hóa đơn. Sau khi hoàn tất việc nhập hóa đơn sẽ thông báo tổng tiền đến cho khách hàng và hỏi khách hàng có phải Khách Hàng Thân Thiết không. Nếu là phải, nhân viên thu ngân sẽ nhập mã cho khách và hỏi tiếp khách hàng có muốn dùng điểm không. Nếu có, sẽ nhập số điểm muốn dùng và thông tin lại giá trị đơn hàng.000đ mà chưa phải khách hàng thân thiết thì sẽ tạo cho khách hàng một tài khoản dựa theo hóa đơn đó (nếu khách hàng có nhu cầu tạo).
Cuối cùng sẽ in hóa đơn và giao hàng đã thanh toán cho khách. Nhân viên quản lý kho sẽ dựa vào số lượng mặt hàng có trong kho mà đưa ra quyết định nhập hàng. Quản lý kho sẽ gọi đến Nhà cung cấp của những mặt hàng đó và đặt hàng. Sau khi Nhà cung cấp đã giao hàng đến.
Quản lý kho sẽ kiểm kê lại hàng hóa và nhập vào phiếu nhập và ghi rõ số lư ợng. Sau khi chọn xong sẽ nhấn nút nhập hàng. Hàng hóa sẽ được cập nhật số lượng. Nếu lô hàng phát sinh lỗi thì quản lý kho sẽ tạo phiếu trả, phiếu trả sẽ được chọn từ phiếu nhập có mặt hàng bị lỗi, ghi rõ lý do trả và chọn trả về nhà cung cấp.
Ngoài ra nếu cửa hàng có kinh doanh mặt hàng mới thì quản lý kho sẽ thêm mặt hàng mới cũng như là nhà cung cấp. Người quản lý sẽ có nghiệp vụ như sau: - Quản lý thông tin và tài khoản nhân viên. - Quản lý thông tin khách hàng. - Quản lý thông tin kho.
- Quản lý các loại hóa đơn, phiếu nhập, phiếu trả - Thống kê doanh thu theo tháng, so sánh doanh thu với tháng trước và biểu đồ trực quan về doanh thu, xuất báo cáo. Mô tả bài toán Quản lý có thể thêm sửa các thông tin như: nhân viên, khách hàng, tài khoản nhân viên. Thông tin nhân viên và chức vụ sẽ được quản lý cung cấp và phân quyền để có thể sử dụng hệ thống, ngoài ra còn quản lý các thông tin chi tiết của nhân viên như: Mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, chức vụ và tài khoản của nhân viên đó. Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ nhập thông tin mặt hàng hệ thống, thu ngân có thể thêm hoặc xóa các mặt hàng khi khách hàng có yêu cầu.
Có thể tích điểm từ hóa đơn và có thể giảm giá vào hóa đơn bằng cách trừ điểm tích lũy nếu khách hàng có nhu cầu. Các thông tin về doanh thu sẽ được tra cứu bởi quản lý, thể hiện trực quan trên phần mềm về doanh thu. Quản lý có thể in báo cáo ngày, tuần, tháng, năm hoặc một ngày bất kì để có thể quan sát rõ thông tin Nhập hàng hoặc Trả hàng nếu cần thiết. Các thông tin như chi tiết hóa đơn nhập kho, và nhập kho được quản lý sử dụng và theo dõi.
Phân tích yêu cầu phần mềm Đây là một phần mềm dùng để quản lý siêu thị nên yêu cầu của nó cần phải quản lý được thông tin nhân viên, thông tin của mặt hàng nhập kho và nguồn cung cấp của các mặt hàng đó. Ngoài ra phần mềm cũng phải quản lý được tình trạng khách hàng như thế nào và lưu được thông tin hóa đơn của khách hàng đó.