Chương 1: Tổng quan nghiên cứu” Trình bày các nghiên cứu đã được thực hiện trước đây có liên quan đến đề tài. Như đã đề cập ở trên, từ lâu, các nhà quản trị của các doanh nghiệp trên toàn thế giới đã bắt đầu có sự quan tâm nhiều hơn đến việc xây dựng cũng như thực hiện dự toán ngân sách để theo đuổi các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp mình, đây là một trong những chủ đề được nghiên cứu nhiều nhất trong lĩnh vực kế toán quản trị từ đó đến nay (Shields và Shields 1998). Các nhà nghiên cứu kế toán từ lâu đã cố gắng tìm hiểu mối quan hệ giữa sự tham gia ngân sách và kết quả thực hiện công việc của các đối tượng có liên quan. Một số nghiên cứu đề xuất rằng sự tham gia của ngân sách có tác động tích cực mạnh mẽ đến kết quả công việc, tuy nhiên, bằng chứng thực nghiệm cho quan điểm này vẫn khá mơ hồ.
Trong khi một số nghiên cứu kết luận rằng mối quan hệ này là tích cực, một số nghiên cứu khác lại cho rằng một mối quan hệ tiêu cực hoặc không có tác động gì đáng kể giữa các yếu tố này. Theo nghiên cứu của tác giả Maiga (2005), sự tham gia vào dự toán ngân sách đã được nghiên cứu rộng rãi trong các tài liệu kế toán và được xem như là một phương tiện để cải thiện kết quả hoạt động của các doanh nghiệp. Tác giả Maiga (2005) trong nghiên cứu của mình đã đề xuất rằng: sự tham gia vào dự toán ngân sách cũng có chức năng thông tin quan trọng, qua đó các nhân viên, các cấp quản trị có thể thu thập, trao đổi và phổ biến thông tin liên quan đến công việc mà họ đang thực hiện cũng như truyền đạt các ý kiến cá nhân của họ đến các nhà quản trị cấp cao để tạo thuận lợi cho quá trình ra quyết định trong việc điều hành doanh nghiệp. Hơn nữa, hành động tham gia vào quá trình lập ngân sách sẽ giúp thúc đẩy các cấp dưới chấp nhận và cam kết các mục tiêu ngân sách mà các nhà quản trị đặt ra.
8 123doc Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc tham gia vào quá trình dự toán ngân sách là chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong doanh nghiệp, thông qua việc trao đổi thông tin giữa cấp dưới và cấp trên trong các cuộc thảo luận ngân sách có thể mang lại cho cá nhân và tổ chức nhiều lợi ích đặc biệt quan trọng (Shields và Shields 1998). Khi có sự tham gia của các nhân viên trong quá trình xây dựng dự toán ngân sách, nhà quản trị sẽ có nhiều thông tin hơn để đưa ra quyết định của mình một cách hợp lý. Kiến thức chuyên ngành và kinh nghiệm làm việc trực tiếp của những nhân viên sẽ bổ sung thêm cho nhà quản trị có sở để xác định dự toán ngân sách chính xác hơn, tránh gây ra sự lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp, hoặc lập dự toán ngân sách nằm ngoài khả năng thực hiện của nhân viên khiến cho kế hoạch hành động không đạt được như mong muốn. Quá trình lập dự toán ngân sách còn giúp cho các bộ phận, phòng ban, nhân viên trong doanh nghiệp có thói quen lập kế hoạch và kiểm soát chi phí của mọi hoạt động, khuyến khích tiết kiệm, đề cao tinh thần tập thể, thúc đẩy việc trao đổi thông tin, phối hợp giữa các cấp, bộ phận, phòng ban.
Lý thuyết đại diện và lý thuyết tâm lý đều khẳng định rằng sự tham gia vào dự toán ngân sách ảnh hưởng tích cực đến kết quả công việc. Khi một người được tham gia vào quá trình thiết lập và điều chỉnh dự toán ngân sách, kiến thức và kỹ năng của họ sẽ góp phần hoàn thiện dự toán ngân sách một cách hợp lý, họ sẽ có thêm động lực để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Theo lý thuyết tâm lý, việc lập dự toán ngân sách có sự tham gia có tác động tích cực đến việc thực hiện thông qua các cơ chế tạo động lực và nhận thức (Shields và Shields 1998, Birnberg và Luft 2007). Trong đề tài của mình, tác giả Shields và Shields (1998) đã kết luận rằng: do cơ chế động lực thúc đẩy, việc lập dự toán ngân sách có sự tham gia của nhiều đối tượng khác nhau sẽ làm tăng lòng tin, sự kiểm soát và sự gắn kết của các đối tượng này với tổ chức, đồng thời hạn chế sự chống đối đối với các thay đổi, chấp nhận và cam kết hơn với dự toán ngân sách được đưa ra, qua đó cải thiện kết quả công việc.
9 123doc Ngoài ra, do cơ chế nhận thức, việc thiết lập dự toán ngân sách có sự tham gia của nhiều đối tượng là một quá trình trao đổi thông tin cấp trên – cấp dưới, giúp hiểu rõ hơn về tình hình và các nhiệm vụ phải hoàn thành cũng như mang lại những quyết định tốt hơn, dẫn đến kết quả công việc tốt hơn (Chenhall và Brownell 1988, Kren 1992, Parker và Kyj 2006). Sự tham gia vào dự toán ngân sách chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố, trên thế giới có rất nhiều nghiên cứu liên quan đến sự tham gia vào dự toán ngân sách, những nghiên cứu này đã chỉ ra khá nhiều yếu tố tác động trực tiếp và gián tiếp đến sự tham gia vào dự toán ngân sách. Có thể kể đến như: Bài nghiên cứu của Shields và Shields (1998) đã chỉ ra rằng, yêu tố “sự truyền thông về ngân sách” (budget communication) và “sự hiểu biết về ngân sách” (understanding of the budget) có ảnh hưởng đến sự tham gia vào dự toán ngân sách một cách trực tiếp. Khi doanh nghiệp, nhà quản trị quyết định ngân sách và yêu cầu nhân viên thực hiện, yếu tố “sự truyền thông về ngân sách” có tác động dương đến sự tham gia vào ngân sách.
Doanh nghiệp càng phổ biến cho nhân viên một cách kỹ càng, cụ thể thì nhân viên sẽ nắm rõ được ngân sách mà mình thực hiện, dẫn đến việc tham gia vào dự toán ngân sách nhiều hơn. Điều này một lần nữa được khẳng định qua nghiên cứu của tác giả Maiga (2005), trong bài nghiên cứu này, tác giả đã đưa đến kết luận rằng sự thiếu hụt thông tin giữa của nhân viên và nhà quản trị sẽ thúc đẩy nhà quản trị tác động để nhân viên tham gia vào dự toán ngân sách nhiều hơn. Trong nghiên cứu của Kohlmeyer III, Mahenthiran và cộng sự. (2014), các tác giả đã chứng minh được giả thuyết rằng “phong cách lãnh đạo có tác động tích cực đối với sự tham gia vào dự toán ngân sách”.
Từ nghiên cứu này, ta có thể nhận thấy rằng phong cách lãnh đạo cũng là một yếu tố tác động đến sự tham gia vào dự toán ngân sách. Một nhà lãnh đạo có phong cách lãnh đạo gần gũi với nhân viên, thường xuyên động viên nhân viên khi làm việc, tôn trọng nhân viên và có mối quan hệ tốt với cấp dưới thì sẽ có tác động tích cực đến sự tham gia vào dự toán ngân sách của nhân viên. Trong môi trường làm việc, nhân viên thường có mong muốn được nhìn 10 123doc nhận đúng về những công việc mà mình thực hiện đã đóng góp vào kết quả chung của doanh nghiệp, nhà quản trị có cái nhìn chính xác và công bằng sẽ là nguồn động lực để nhân viên cố gắng cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp thông qua việc tham gia vào ngân sách, thực hiện ngân sách… Kết luận này cũng được khẳng định lại qua nghiên cứu của các tác giả (Kyj và cộng sự, 2008). Các tác giả Chong và Johnson (2007) trong nghiên cứu của mình đã kết luận rằng khả năng phân tích công việc càng thấp thì nhân viên càng nên tham gia vào dự toán ngân sách, sự tham gia vào dự toán ngân sách sẽ mang lại cho nhân viên thêm nhiều thông tin liên quan đến công việc mà mình thực hiện, từ đó tăng khả năng phân tích công việc của mình.
Cũng trong nghiên cứu này, tác giả cũng chứng minh rằng, nếu công việc của nhân viên có phát sinh nhiều đầu mục công việc không liên quan trực tiếp đến mô tả công việc thường ngày, họ sẽ cần tham gia nhiều hơn vào ngân sách để nắm rõ công việc mà họ có thể thực hiện. Tác giả Lindquist (1995) đề xuất việc đảm bảo sự công bằng như là một điều kiện tiên quyết trong việc lập dự toán ngân sách. Tính công bằng gồm sự hợp lý trong phân phối và sự hợp lý trong quy trình đều có ảnh hưởng đến sự tham gia ngân sách. Tác giả cho rằng khi các nhân viên đánh giá rằng cách thức phân bổ ngân sách là rõ ràng, công bằng giữa các bộ phận, phù hợp với nhu cầu, năng lực của nhân viên, họ sẽ chủ động tham gia vào quá trình lập dự toán ngân sách, cũng như thực hiện dự toán ngân sách với một thái độ tích cực hơn.
Qua khảo sát lý thuyết cho thấy, chưa có nghiên cứu nào đánh giá sự tác động giữa sự hợp lý dự toán ngân sách (về phân phối và quy trình) đối với sự tham gia vào dự toán ngân sách của cấp dưới và sự tác động của sự tham gia này đến kết quả công việc họ trong điều kiện ở Việt Nam. Đây chính là khe hổng nghiên cứu cần được lấp đầy. Khe hổng nghiên cứu này là quan trọng bởi vì đánh giá được tác động qua lại giữa sự hợp lý dự toán ngân sách (về phân phối và quy trình) sách đối với sự tham gia của nhân viên vào dự toán ngân sách sẽ giúp cho các doanh nghiệp đang trong giai đoạn triển khai việc thiết lập dự toán ngân sách có cái nhìn đúng về các yếu tố 11 123doc tác động đến hiệu quả của việc thiết lập dự toán ngân sách, từ đó giúp doanh nghiệp có biện pháp, kế hoạch phù hợp với điều kiện của mình nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, từ đó góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh, đạt hiệu quả hoạt động kinh doanh vượt trội.