Xây Dựng Website Quản Lý Nhân Sự Tại Trường Đại Học Công Nghệ TP.HCM

• Trường học: Trường Đại Học Công Nghệ TP.HCM
• Đề tài: Xây Dựng Website Quản Lý Nhân Sự Tại Trường Đại Học Công Nghệ TP.HCM
• Địa điểm: TP.HCM

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
• 1.1. Tổng quan về đề tài
• 1.2. Tổng quan về nghiên cứu
• 1.3. Mô tả yêu cầu
• 1.3.1. Xác định chức năng phía người dùng
• 1.3.2. Xác định chức năng phía quản trị
• 1.4. Cấu trúc của báo cáo
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
• 2.1. Trello
• 2.2. Git và Github
• 2.3. NodeJS và ExpressJS
• 2.4. MongoDB
• 2.5. Tailwind CSS
• 2.6. ReactJS
• 3. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 3.1. Sơ đồ BFD
• 4. CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ THỰC NGHIỆM
• 4.1. Chức năng của người dùng
• 4.1.1. Trang đại học
• 4.1.2. Trang chi tiết bài học
• 4.1.3. Trang bài tập vận dụng
• 4.1.4. Trang kết quả bài tập vận dụng
• 4.1.5. Trang chi tiết blog
• 4.1.6. Trang đăng nhập
• 4.1.7. Trang thông tin cá nhân
• 4.1.8. Trang đổi mật khẩu
• 4.1.9. Trang danh sách phòng
• 4.1.10. Trang tạo phòng
• 4.1.11. Trang làm bài thi
• 4.1.12. Trang kết quả phòng thi
• 4.2. Chức năng phần Admin
• 4.2.1. Đăng nhập Admin
• 4.2.2. Quản lý người dùng
• 4.2.3. Quản lý lớp học
• 4.2.4. Trang phần kinh
• 4.2.5. Trang chi tiết kinh
• 4.2.6. Trang chi tiết chuyên đề
• 4.2.7. Trang chi tiết bài học
• 4.2.8. Trang tạo bài kiểm tra
• 4.2.9. Trang quản lý blog
• 4.2.10. Trang chỉnh sửa blog
• 4.2.11. Trang bảng xếp hạng thi đấu
• 5. CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN
• 5.1. Kết quả đạt được
• 5.2. Đánh giá phần mềm
• 5.2.1. Nhược điểm
• 5.2.2. Hướng phát triển và mở rộng đề tài
• DANH MỤC ẢNH

I. Tổng Quan Dự Án Xây Dựng Website Quản Lý Nhân Sự HUTECH

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc tối ưu hóa quy trình vận hành là yếu tố sống còn của mọi tổ chức, bao gồm cả các cơ sở giáo dục đại học. Tại Trường Đại Học Công Nghệ TP.HCM (HUTECH), công tác quản lý nhân sự, bao gồm giảng viên, cán bộ và nhân viên, đòi hỏi một giải pháp hiện đại và hiệu quả hơn so với các phương pháp thủ công truyền thống. Sáng kiến xây dựng website quản lý nhân sự ra đời nhằm giải quyết bài toán này, tạo ra một hệ thống thông tin quản lý nhân sự tập trung, minh bạch và tự động hóa. Mục tiêu chính của dự án là phát triển một ứng dụng web quản lý nhân viên toàn diện, giúp đơn giản hóa các tác vụ từ quản lý hồ sơ giảng viên, theo dõi hợp đồng lao động, đến vận hành các module chấm công, tính lương một cách chính xác. Hệ thống này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc của phòng nhân sự mà còn cung cấp cho ban lãnh đạo những công cụ báo cáo thống kê nhân sự trực quan, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược. Việc áp dụng một giải pháp nhân sự cho giáo dục chuyên biệt như thế này được kỳ vọng sẽ trở thành nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của nhà trường, đảm bảo nguồn nhân lực được quản lý và phát triển một cách tối ưu nhất.

1.1. Nhu cầu cấp thiết về phần mềm HRM cho trường học

Môi trường giáo dục đại học có những đặc thù riêng trong quản trị nhân sự. Sự đa dạng về loại hình lao động (giảng viên cơ hữu, thỉnh giảng, nhân viên hành chính), các quy định phức tạp về học hàm, học vị, và khối lượng lớn hồ sơ giấy tờ là những thách thức lớn. Việc quản lý thủ công không chỉ tốn thời gian, dễ gây sai sót mà còn thiếu tính linh hoạt và khả năng truy xuất thông tin tức thời. Một phần mềm HRM cho trường học chuyên dụng trở nên cần thiết để số hóa toàn bộ hồ sơ, tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Hệ thống giúp giải quyết các vấn đề về lưu trữ, bảo mật và tìm kiếm thông tin, từ đó giải phóng nhân lực khỏi các công việc hành chính để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn như đào tạo và phát triển đội ngũ.

1.2. Mục tiêu chính của đồ án website quản lý nhân sự

Dự án này, được thể hiện qua đồ án website quản lý nhân sự, đặt ra các mục tiêu cụ thể và rõ ràng. Trước hết, hệ thống phải xây dựng được một cơ sở dữ liệu tập trung, lưu trữ đầy đủ và an toàn thông tin của toàn bộ cán bộ, nhân viên. Thứ hai, phát triển các chức năng cốt lõi như quản lý thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, trình độ học vấn, và quá trình công tác. Thứ ba, tự động hóa các quy trình nghiệp vụ phức tạp như chấm công, tính lương, và quản lý phúc lợi. Cuối cùng, hệ thống phải đảm bảo yếu tố bảo mật dữ liệu nhân sự thông qua cơ chế phân quyền người dùng hệ thống HRM chặt chẽ, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa các thông tin nhạy cảm. Việc hoàn thành các mục tiêu này sẽ tạo ra một công cụ quản lý mạnh mẽ cho HUTECH.

II. Thách Thức Khi Quản Lý Nhân Sự Yêu Cầu Của Hệ Thống

Việc quản lý nhân sự theo phương pháp truyền thống tại một trường đại học quy mô lớn như HUTECH đối mặt với nhiều thách thức cố hữu. Sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy và bảng tính Excel dẫn đến tình trạng dữ liệu phân mảnh, khó đồng bộ và tiềm ẩn nguy cơ sai sót cao. Việc tra cứu thông tin một nhân viên cụ thể, tổng hợp báo cáo về biến động nhân sự hay tính toán lương thưởng hàng tháng là những quy trình tốn nhiều công sức và dễ xảy ra lỗi. Hơn nữa, vấn đề bảo mật thông tin cá nhân của hàng trăm giảng viên, nhân viên cũng là một bài toán nan giải với phương pháp lưu trữ thủ công. Nhận thức được những hạn chế này, yêu cầu đặt ra cho dự án xây dựng website quản lý nhân sự là phải tạo ra một giải pháp toàn diện. Hệ thống cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho cả người quản trị và nhân viên. Các chức năng phải được thiết kế logic, bám sát vào quy trình nghiệp vụ thực tế của nhà trường. Một yêu cầu quan trọng khác là khả năng mở rộng. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự phải được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, cho phép dễ dàng tích hợp thêm các module mới trong tương lai như quản lý tuyển dụng, đánh giá hiệu suất (KPIs) hay hệ thống quản lý đào tạo nội bộ mà không ảnh hưởng đến cấu trúc tổng thể.

2.1. Phân tích các bất cập trong quản lý hồ sơ giảng viên

Việc quản lý hồ sơ giảng viên và nhân viên theo cách truyền thống thường gặp phải các vấn đề như thất lạc giấy tờ, thông tin cập nhật không kịp thời, và khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu. Mỗi khi có sự thay đổi về hợp đồng, bậc lương, hay trình độ học vấn, bộ phận nhân sự phải thực hiện cập nhật thủ công trên nhiều tài liệu khác nhau. Điều này không chỉ làm tăng nguy cơ sai sót mà còn làm chậm quá trình xử lý thông tin. Một hệ thống tập trung sẽ giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách cho phép cập nhật thông tin một lần duy nhất và đồng bộ trên toàn hệ thống, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và sẵn sàng cho việc truy xuất.

2.2. Yêu cầu về bảo mật dữ liệu nhân sự và phân quyền

Dữ liệu nhân sự là thông tin cực kỳ nhạy cảm. Do đó, yêu cầu về bảo mật dữ liệu nhân sự là ưu tiên hàng đầu. Hệ thống phải được trang bị các cơ chế mã hóa dữ liệu mạnh mẽ, đặc biệt là các thông tin như lương, thưởng, và thông tin cá nhân. Bên cạnh đó, việc phân quyền người dùng hệ thống HRM là bắt buộc. Cần xác định rõ vai trò của từng người dùng: ban lãnh đạo có thể xem báo cáo tổng hợp, trưởng phòng nhân sự có quyền chỉnh sửa thông tin, và nhân viên chỉ có thể xem và cập nhật thông tin cá nhân của chính mình. Cấu trúc phân quyền này ngăn chặn việc truy cập trái phép và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

III. Phương Pháp Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự Tối Ưu

Để hiện thực hóa dự án, việc áp dụng một phương pháp thiết kế hệ thống bài bản là vô cùng quan trọng. Dựa trên tài liệu nghiên cứu, quy trình thiết kế được chia thành các giai đoạn rõ ràng: khảo sát yêu cầu, phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu, và thiết kế kiến trúc phần mềm. Giai đoạn đầu tiên tập trung vào việc xác định các chức năng cần có cho cả phía người dùng (nhân viên) và phía quản trị (admin). Các sơ đồ nghiệp vụ như Use Case và Activity Diagram được sử dụng để mô hình hóa các tương tác và luồng công việc trong hệ thống. Trọng tâm của giai đoạn thiết kế là xây dựng một cấu trúc cơ sở dữ liệu vững chắc. Theo tài liệu, cơ sở dữ liệu được thiết kế trên MongoDB, bao gồm các bảng (collections) quan trọng như NHANVIEN, PHONGBAN, LUONG, HOPDONGLAODONG, và CHUCVU. Cấu trúc này cho phép quản lý toàn diện thông tin nhân viên, từ thông tin cơ bản, vị trí công tác, đến lịch sử lương và hợp đồng. Việc lựa chọn cơ sở dữ liệu NoSQL như MongoDB mang lại sự linh hoạt, dễ dàng mở rộng cấu trúc dữ liệu khi có các yêu cầu mới, là một giải pháp nhân sự cho giáo dục có tính tùy biến cao.

3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu cho ứng dụng web quản lý nhân viên

Cơ sở dữ liệu là xương sống của toàn bộ ứng dụng web quản lý nhân viên. Tài liệu kỹ thuật chỉ rõ việc thiết kế các bảng dữ liệu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Bảng NHANVIEN lưu trữ thông tin cốt lõi. Bảng PHONGBAN quản lý cơ cấu tổ chức của trường. Các bảng LUONG và HOPDONGLAODONG liên kết trực tiếp với nhân viên để theo dõi các chính sách đãi ngộ và pháp lý. Đặc biệt, hệ thống còn có các bảng Quyen và Quyen_ChucVu để định nghĩa và gán quyền hạn, thực thi cơ chế phân quyền người dùng hệ thống HRM một cách hiệu quả. Thiết kế này đảm bảo tính toàn vẹn, nhất quán và giảm thiểu sự dư thừa dữ liệu.

3.2. Lựa chọn công nghệ xây dựng phần mềm nhân sự phù hợp

Việc lựa chọn công nghệ xây dựng phần mềm nhân sự đóng vai trò quyết định đến hiệu năng, khả năng bảo trì và mở rộng của sản phẩm. Dự án đã lựa chọn một bộ công nghệ hiện đại và phổ biến (MERN stack). Cụ thể, NodeJS và ExpressJS được sử dụng để xây dựng backend mạnh mẽ, xử lý các yêu cầu một cách bất đồng bộ và hiệu quả. ReactJS được chọn làm thư viện phía frontend, giúp tạo ra giao diện người dùng (UI) tương tác, nhanh và linh hoạt. MongoDB hoạt động như hệ quản trị cơ sở dữ liệu, cung cấp khả năng lưu trữ linh hoạt cho các loại dữ liệu phi cấu trúc. Sự kết hợp này không chỉ đảm bảo hiệu suất cao mà còn giúp quá trình phát triển diễn ra nhanh chóng nhờ vào cộng đồng hỗ trợ lớn.

IV. Triển Khai Các Module Chức Năng Cốt Lõi Của Website

Sau giai đoạn thiết kế, việc triển khai các chức năng là bước hiện thực hóa ý tưởng. Website được phát triển với hai phân hệ chính: giao diện dành cho nhân viên và bảng điều khiển dành cho quản trị viên (Admin). Đối với nhân viên, hệ thống cung cấp các tính năng tự phục vụ cơ bản như xem và cập nhật thông tin cá nhân, xem bảng lương, và theo dõi lịch sử hợp đồng. Giao diện được thiết kế đơn giản, trực quan để mọi người dùng đều có thể dễ dàng sử dụng. Phân hệ quản trị là nơi tập trung quyền lực của hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Tại đây, quản trị viên có thể thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ phức tạp. Bảng điều khiển (Dashboard) cung cấp một cái nhìn tổng quan với các báo cáo thống kê nhân sự quan trọng như số lượng nhân viên, biến động nhân sự, và top nhân viên xuất sắc. Các module được xây dựng một cách độc lập nhưng vẫn có sự liên kết chặt chẽ, tạo nên một HUTECH HR Management System toàn diện và hiệu quả. Toàn bộ mã nguồn được quản lý phiên bản bằng Git và Github, đảm bảo quy trình làm việc nhóm chuyên nghiệp và an toàn.

4.1. Xây dựng module quản lý hồ sơ và hợp đồng lao động

Đây là module nền tảng của hệ thống. Chức năng này cho phép quản trị viên thêm mới, chỉnh sửa, và xóa thông tin nhân viên. Mỗi hồ sơ chứa đầy đủ các trường thông tin từ cơ bản (họ tên, ngày sinh) đến chuyên sâu (trình độ học vấn, chuyên ngành, bậc lương). Module quản lý hồ sơ giảng viên còn cho phép đính kèm các tệp văn bản quan trọng như bằng cấp, chứng chỉ. Chức năng quản lý hợp đồng lao động theo dõi chi tiết các loại hợp đồng, thời hạn hiệu lực, và tự động gửi thông báo khi hợp đồng sắp hết hạn, giúp phòng nhân sự chủ động trong việc tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng.

4.2. Lập trình web quản lý cán bộ với chức năng chấm công lương

Việc lập trình web quản lý cán bộ không thể thiếu các chức năng tự động hóa nghiệp vụ. Module chấm công và tính lương là một trong những thành phần phức tạp nhất. Hệ thống có thể tích hợp với máy chấm công để lấy dữ liệu tự động hoặc cho phép nhập liệu thủ công. Dựa trên dữ liệu chấm công, hệ số lương, hệ số phụ cấp (được định nghĩa trong bảng LUONG), hệ thống sẽ tự động tính toán lương hàng tháng cho từng nhân viên. Điều này giúp giảm thiểu tối đa sai sót so với cách tính thủ công, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong chính sách đãi ngộ của nhà trường. Kết quả có thể được xuất ra file Excel để lưu trữ hoặc gửi cho bộ phận kế toán.

4.3. Phát triển trang quản trị và báo cáo thống kê nhân sự

Trang quản trị (Admin Panel) là trung tâm điều khiển của hệ thống. Tại đây, người quản lý có thể truy cập tất cả các module, từ quản lý người dùng, quản lý phòng ban, đến quản lý các bài viết nội bộ (blog). Một tính năng quan trọng là khả năng tạo báo cáo thống kê nhân sự động. Quản trị viên có thể lọc và xuất báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau như phòng ban, chức vụ, độ tuổi, thâm niên công tác. Những báo cáo này cung cấp dữ liệu quý giá cho ban lãnh đạo để phân tích tình hình nhân sự và đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời.

V. Đánh Giá Hiệu Quả và Hướng Phát Triển Tương Lai Của Dự Án

Dự án xây dựng website quản lý nhân sự tại HUTECH, sau khi hoàn thành, đã đạt được những kết quả tích cực. Hệ thống đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ cơ bản, từ quản lý hồ sơ, hợp đồng đến tính lương. Việc tin học hóa đã giúp giảm tải đáng kể công việc hành chính cho phòng nhân sự, tăng cường độ chính xác và cải thiện tính minh bạch trong công tác quản lý. Giao diện thân thiện và quy trình rõ ràng giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Tuy nhiên, dự án vẫn còn một số nhược điểm cần khắc phục, chẳng hạn như cần đầu tư vào hạ tầng máy chủ mạnh mẽ hơn để đảm bảo hiệu năng khi số lượng người dùng tăng cao. Về hướng phát triển, tiềm năng mở rộng của hệ thống là rất lớn. Việc tích hợp thêm các module mới sẽ giúp hệ thống trở thành một giải pháp nhân sự cho giáo dục toàn diện, không chỉ dừng lại ở việc quản lý mà còn hỗ trợ phát triển nguồn nhân lực một cách chiến lược.

5.1. Kết quả đạt được và ưu điểm của phần mềm HRM

Ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm HRM cho trường học này là khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị. Dữ liệu được quản lý tập trung, giúp việc tìm kiếm và xử lý thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện. Phần mềm giúp công việc của người quản lý trở nên nhẹ nhàng hơn, giảm thiểu sai sót do con người và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Việc xây dựng thành công một mã nguồn website quản lý nhân sự hoàn chỉnh là một kết quả quan trọng, tạo nền tảng cho việc bảo trì và nâng cấp sau này.

5.2. Hướng phát triển mở rộng hệ thống trong tương lai

Để hoàn thiện hơn, đề tài cần được mở rộng và phát triển thêm nhiều tính năng nâng cao. Hướng đi trong tương lai bao gồm việc xây dựng module tuyển dụng trực tuyến, tích hợp hệ thống đánh giá năng lực nhân viên (KPIs), và phát triển một hệ thống quản lý đào tạo nội bộ để nâng cao kỹ năng cho đội ngũ. Ngoài ra, việc nghiên cứu các thuật toán phân tích dữ liệu lớn (Big Data) để đưa ra các dự báo về biến động nhân sự cũng là một hướng đi đầy hứa hẹn, giúp ban lãnh đạo có những quyết sách mang tính chiến lược và dài hạn hơn cho sự phát triển của nhà trường.