Chương 1 - Tổng quan đề tài: Giới thiệu lí do chọn đề tài, phát biểu bài toán, mục đích, đối tượng sử dụng và phạm vi đề tài. • Chương 2 – Cơ sở lý thuyết: Trình bày các kiến thức nền tảng, các công nghệ được sử dụng để xây dựng đề tài. • Chương 3 – Phân tích và thiết kế: Phân tích yêu cầu, thiết kế các các sơ đồ đặc tả, sơ đồ hoạt động để áp dụng tạo tiền đề xây dựng ứng dụng. • Chương 4 – Xây dựng ứng dụng: Trình bày sơ đồ cơ sở dữ liệu, danh sách màn hình và cách sử dụng cho từng trang trong ứng dụng.
• Tổng kết: Trình bày kết quả đạt được, ưu điểm, nhược điểm sau khi hoàn thành và hướng phát triển cho đề tài. TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1. Lí do chọn đề tài “Trong môi trường kinh tế ngày càng phát triển, quản lý công việc hiệu quả luôn là một vấn đề quan trọng đối với bất kì cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp nào. Hiện nay, các công cụ hộ trợ quản lý công việc trực tuyến đang trở nên thông dụng hơn bao giờ hết với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin.
Thông qua những sản phẩm và công nghệ đó, chúng ta có thể thấy rõ về tầm quan trọng và sự cần thiết của việc xây dựng website quản lý công việc. Đáng chú ý hơn, trong bối cảnh sau đại dịch Covid-19, các tổ chức và công ty đã phải thích nghi với mô hình làm việc từ xa và tăng cường sự linh hoạt trong quản lý công việc. Việc sử dụng website quản lý công việc đã trở thành một giải pháp để giúp các cá nhân và nhóm làm việc, theo dõi và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Nó cung cấp một nền tảng trực tuyến để quản lý thông tin công việc, lịch trình, tiến độ và tài liệu liên quan đến dự án.
Xây dựng một website quản lý công việc cho phép các thành viên trong nhóm làm việc có thể truy cập và cập nhật thông tin công việc từ bất kỳ thời gian, địa điểm nào và bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Nó tạo ra một môi trường làm việc đồng nhất, giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tăng tính tổ chức và sự cộng tác trong nhóm. Các tính năng như theo dõi tiến độ công việc, giao tiếp trực tuyến, phân công nhiệm vụ và quản lý tài liệu giúp đơn giản hóa quá trình làm việc và tối ưu hóa sự phân công và phối hợp công việc. Với nhận thức về những thách thức và lợi ích của việc xây dựng website quản lý công việc, nhóm chúng em đã quyết định chọn đề tài này cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Chúng em hy vọng rằng việc nghiên cứu và triển khai một hệ thống quản lý công việc trực tuyến sẽ đóng góp vào sự hiệu quả và tăng cường khả năng cạnh tranh của các cá nhân, nhóm và các tổ chức trong thời đại kỹ thuật số ngày nay. Mục đích của dự án “ Website quản lý công việc là một ứng dụng web được phát triển để hỗ trợ quản lý và tổ chức các công việc và nhiệm vụ trong môi trường làm việc. Tác dụng của một website quản lý công việc là: 2 • Tối ưu hoá quy trình làm việc: Website quản lý công việc cung cấp một giao diện trực tuyến giúp quản lý, theo dõi và phân chia công việc giữa các thành viên trong tổ chức. Nó giúp cải thiện tính tổ chức, tăng khả năng giao tiếp và giảm tỷ lệ sai sót trong quy trình làm việc.
• Tương tác thân thiện với người sử dụng: Website quản lý công việc cung cấp các chức năng tương tác với hệ thống thông báo và chat online, giúp tạo ra một môi trường làm việc thống nhất và thuận lợi cho sự trao đổi và cộng tác của các thành viên trong tổ chức. • Quản lý công việc một cách hiệu quả: Từ việc lập kế hoạch, phân công và theo dõi tiến độ đến thống kê, website quản lý công việc cung cấp những công cụ và tính năng giúp quản lý và theo dõi công việc một cách toàn diện và chính xác. • Tăng cường hiệu suất làm việc: Website quản lý công việc giúp tăng cường hiệu suất làm việc của tổ chức thông qua việc quản lý và theo dõi tiến độ công việc, phân công và hỗ trợ tập trung với phương pháp đồng hồ Pomodoro. • Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Việc sử dụng website quản lý công việc giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và tài nguyên, từ việc truy cập thông tin công việc một cách nhanh chóng, tổ chức lịch trình, đến chia sẻ tài liệu và thông tin liên quan đến công việc.
Khảo sát hiện trạng Sau quá trình khảo sát hiện trạng bằng việc tham khảo các trang web quản lý công việc như Trello, Jira, Poromo.io thì chúng em đã tổng hợp được một số thông tin: 1. Khảo sát các trang sản phẩm tương tự 1. Trello Ưu điểm: • Giao diện đơn giản và trực quan: Trello sử dụng hệ thống bảng và danh sách để tổ chức công việc, giúp người dùng dễ dàng thao tác và hiểu rõ cấu trúc công việc. • Tính tương tác cao: Người dùng có thể thêm, sắp xếp và di chuyển 3 thẻ công việc một cách linh hoạt, cũng như giao tiếp và chia sẻ thông tin với thành viên khác trong nhóm.
• Tích hợp đa nền tảng: Trello hỗ trợ trên nhiều nền tảng và thiết bị, cho phép người dùng truy cập và quản lý công việc từ bất kỳ đâu. • Có nhiều mẫu quản lý dự án cho người dùng tự do lựa chọn. Nhược điểm: • Hạn chế trong quản lý dự án lớn: Trello thích hợp cho các dự án nhỏ và quản lý công việc cá nhân, nhưng có thể gặp khó khăn trong việc quản lý dự án lớn với nhiều thành viên và tác vụ phức tạp. • Thiếu tính năng tiên tiến: Trello không cung cấp nhiều tính năng quản lý dự án phức tạp như lập lịch, theo dõi thời gian hoặc phân phối công việc tự động.
• Chưa có chatbot hỗ trợ người dùng. • Chưa có chức năng nhắn tin giữa các thành viên trong một dự án. Jira Ưu điểm: • Quản lý dự án mạnh mẽ: Jira cung cấp các tính năng quản lý dự án phức tạp như lập lịch, theo dõi tiến độ, phân phối công việc và báo cáo chi tiết. • Tính tương tác và cộng tác cao: Người dùng có thể giao tiếp, chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau trên các công việc trong Jira.
• Phù hợp cho các dự án phần mềm: Jira được thiết kế đặc biệt cho quản lý dự án phần mềm, với khả năng tích hợp với các công cụ phát triển phổ biến như Git và Confluence. Nhược điểm: • Giao diện phức tạp: Giao diện của Jira có thể phức tạp và khó hiểu đối với người dùng mới, đòi hỏi thời gian và học hỏi để làm quen và sử dụng hiệu quả. • Giá thành cao: Jira có mức giá cao đối với các phiên bản cao cấp có thể hạn chế đối với các nhóm và tổ chức có ngân sách hạn chế. Pomofocus Ưu điểm: • Tập trung vào phương pháp Pomodoro: Pomofocus.io tập trung vào kỹ thuật Pomodoro, giúp người dùng quản lý thời gian và tập trung công việc một cách hiệu quả.
• Giao diện đơn giản và dễ sử dụng: Website có giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng, cho phép người dùng dễ dàng thiết lập thời gian và sử dụng kỹ thuật Pomodoro. Nhược điểm: • Hạn chế tính năng: Pomofocus.io tập trung chủ yếu vào kỹ thuật Pomodoro, do đó hạn chế trong việc cung cấp các tính năng quản lý dự án phức tạp hoặc tích hợp giao tiếp và cộng tác. Đánh giá hiện trạng và hướng giải quyết Ưu điểm: “Qua quá trình khảo sát thì em thấy hầu hết các web quản lý công việc và dự án đều có những tính năng mà em có thể áp dụng: • Quản lý công việc, dự án theo các mô hình quản lý dự án như Waterfall, Agile,. tiến độ của các công việc trong dự án được thể hiện một các rõ ràng, trực quan.
• Chi tiết dự án, các công việc trong dự án được mô tả rõ ràng, trực quan, giúp người dùng dễ sử dụng và nắm được thông tin. • Trang quản trị dành cho người quản lý công việc hoặc dự án đầy đủ thông tin và các chức năng cơ bản như: thêm, xóa, sửa, tìm kiếm, bộ lọc và thống kê,… Nhược điểm: Bên cạnh đó, vẫn còn một số hạn chế mà chúng em có thể khắc phục: • Một số trang web thiếu đi tính năng tương tác giữa các thành viên trong nhóm và phải dùng bên thứ ba để có thể nhắn tin cho nhau. 5 • Giao diện phức tạp và khó sử dụng đối với những người mới làm quen với các mô hình quản lý dự án như Scrum. • Chưa có nhiều trang web hỗ trợ thống kê dự án bằng biểu đồ.
• Chi phí sử dụng các phần mềm này khá cao, phiên bản miễn phí chỉ hỗ trợ rất ít tính năng hữu ích. • Ít có sự tuỳ chỉnh cho người dùng như thay đổi theme, màu sắc, hình nền. Hướng giải quyết: • Tích hợp chức năng nhắn tin nhóm, tạo Group chat để người dùng làm việc nhóm dễ dàng hơn và có sự tương tác giữa các thành viên của dự án. • Đơn giản hoá giao diện quản lý dự án để người dùng dễ dàng làm quen hơn với các thao tác quản lý và tiết kiệm thời gian tìm hiểu cách sử dụng.
• Hỗ trợ thống kê các thông tin quan trọng của các dự án. • Hỗ trợ người dùng, hướng dẫn sử dụng và giới thiệu ứng dụng với AI chatbot tích hợp nhiều công nghệ hiện đại và được huấn luyện với các nội dung liên quan đến quản lý dự án và quản lý công việc. Đối tượng sử dụng Đối tượng chính của website quản lý công việc của nhóm bao gồm: • Cá nhân: Các cá nhân có thể sử dụng các công cụ này để quản lý công việc cá nhân của họ, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và tổ chức các nhiệm vụ. • Nhóm làm việc: Các công cụ quản lý công việc này thường được sử dụng bởi các nhóm làm việc để cùng nhau quản lý và theo dõi tiến trình công việc chung.
Các thành viên trong nhóm có thể tạo công việc theo danh sách, nhiệm vụ phân công, giao tiếp và theo dõi tiến độ. • Doanh nghiệp: Các công cụ quản lý công việc có thể được sử dụng trong doanh nghiệp để quản lý dự án, phân công công việc cho các thành viên trong tổ chức, theo dõi tiến độ và tăng cường hiệu suất làm việc.