MỞ ĐẦU Trong thời đại công nghệ hiện đại, việc quản lý tài sản trong các doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Trước đây, việc quản lý tài sản thường dựa vào việc ghi chép trên giấy hoặc sử dụng các bảng tính như Excel. Tuy nhiên, phần mềm này thường chỉ tập trung vào việc theo dõi các tài sản lớn và quan trọng, bỏ qua việc theo dõi và cập nhật các tài sản linh hoạt như phần mềm hay các thiết bị có sự thay đổi người sử dụng thường xuyên. Ở một doanh nghiệp có số lượng lớn máy tính chẳng hạn, việc quản lý thông qua bộ phận kế toán thường chỉ tập trung vào việc ghi nhận khi mua mới thiết bị.
Tuy nhiên, quản lý này thường không theo dõi quá trình sử dụng, khấu hao của máy tính, và đặc biệt là không có cách tiếp cận thực tế để giám sát việc sử dụng máy tính hàng ngày. Điều này có thể dẫn đến mất mát tài sản không kiểm soát được, gây tổn thất kinh tế lớn cho công ty. Trong bối cảnh này, việc sử dụng các giải pháp quản lý tài sản trực tuyến và thông minh trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Các công ty cần những phần mềm có khả năng theo dõi tài sản một cách minh bạch và toàn diện hơn, từ quá trình mua sắm, sử dụng, đến việc theo dõi khấu hao và bảo trì.
Công nghệ ngày càng cung cấp các giải pháp quản lý tài sản thông minh, cho phép theo dõi từ xa, tự động hóa quá trình kiểm soát và báo cáo, giúp giảm bớt công việc cho nhân viên quản lý và đồng thời ngăn chặn tổn thất tài sản không cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tài nguyên và ngăn chặn rủi ro về tài chính. TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 1. Khái niệm và vai trò của quản lý tài sản công ty 1.
Khái niệm của quản lý tài sản Quản lý là quá trình điều hành và sắp xếp tài nguyên của tổ chức để đạt được mục tiêu theo cách hiệu quả nhất, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm soát. Quản lý tài sản trong một công ty là quá trình quản trị và kiểm soát các nguồn lực vật chất mà công ty sở hữu để đảm bảo chúng được sử dụng một cách hiệu quả và có lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. Tài sản có thể bao gồm tài sản cố định như máy móc, tài sản không cố định như hàng tồn kho, cũng như tài sản vô hình như sở hữu trí tuệ. Quản lý tài sản trong công ty thường bao gồm việc theo dõi, bảo trì, và tối ưu hóa tài sản để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả.
Công việc này thường liên quan đến việc xác định, đánh giá, mua sắm, bảo dưỡng, và thậm chí có thể là việc thanh lý tài sản khi chúng không còn hữu ích cho công ty. Ngoài ra, việc bảo vệ tài sản của công ty khỏi mất mát, thất thoát cũng là một phần quan trọng của quản lý tài sản. Vai trò và tầm quan trọng của quản lý tài sản trong công ty Vai trò của quản lý tài sản là tối ưu hóa sử dụng tài nguyên vật chất và vô hình của tổ chức, từ việc quản lý tài sản cố định đến tài sản không cố định và sở hữu trí tuệ. Nó bảo vệ tài sản, giảm rủi ro, cải thiện hiệu suất và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững.
Quản lý tài sản không chỉ giúp tổ chức tối ưu hóa sử dụng tài sản và giảm chi phí mà còn tạo ra giá trị gia tăng. Nó góp phần vào việc nâng cao hiệu suất sản xuất, cải thiện quy trình làm việc và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững thông qua việc bảo vệ tài sản, tối ưu hóa vận hành và giảm rủi ro. Như vậy, quản lý tài sản không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn là yếu tố chủ chốt định hình sự thành công và sự bền vững của một tổ chức trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay. Quá trình khảo sát nghiệp vụ Đối tượng nghiên cứu chính trong đồ án này là Công ty cổ phần giải pháp Minh Phúc, đặt câu hỏi cho cán bộ công ty về các dữ liệu và yêu cầu cần thiết để xây dựng phần mềm và giải quyết bài toán nghiệp vụ được đặt ra.
Các thông tin đã thu thập được qua quá trình trao đổi với khách hàng về dự án như sau: ● Cấu trúc bộ máy tổ chức hoạt động của công ty hiện nay cùng với các quyền hạn của các chức vụ. ● Thông tin chi tiết về quy trình quản lý tài sản trong công ty, cùng các yêu cầu về giao diện. ● Yêu cầu về một phần mềm chuyển đổi số quá trình quản lý tài sản của công ty và mong đợi của nhân viên về phần mềm mới. Nhiệm vụ của phần mềm quản lý tài sản Phần mềm quản lý tài sản của công ty thực hiện theo dõi và quản lý toàn bộ tài sản của công ty một cách an toàn, tập trung, minh bạch và trực tuyến.
Phần mềm này cần phải đảm bảo rằng nó sẽ giúp các nhà quản lý có thể quản lý tài sản của một công ty thuận tiện và nhanh chóng nhất. ➢ Frontend: ● Hiển thị và tương tác:Giao diện người dùng cần cung cấp một trải nghiệm dễ sử dụng, trực quan và linh hoạt. Người dùng có thể xem, tìm kiếm, và tương tác với tài sản một cách thuận tiện. ● Thân thiện với người dùng: Giao diện cần được thiết kế để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người dùng.
Tính linh hoạt trong việc hiển thị thông tin và các chức năng tìm kiếm, lọc để người dùng có thể dễ dàng quản lý tài sản. ● Tính đa nền tảng: Phải đảm bảo giao diện tương thích với nhiều loại thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng để người dùng có thể truy cập và quản lý dữ liệu từ bất kỳ đâu. ➢ Backend: ● Quản lý dữ liệu: Phần backend phải có khả năng xử lý logic của ứng dụng, bao gồm việc xử lý yêu cầu từ frontend, xử lý logic kinh doanh và truy cập cơ sở dữ liệu. 4 ● Xử lý yêu cầu API: Backend cần cung cấp các endpoint API để giao tiếp với frontend, cho phép truy vấn, tìm kiếm, thêm, sửa, xóa tài sản và các hoạt động quản lý khác.
● Quản lý tài nguyên: Tối ưu hóa việc quản lý tài nguyên máy chủ và xử lý các yêu cầu đồng thời từ nhiều nguồn khác nhau. ➢ Cơ sở dữ liệu: ● Lưu trữ dữ liệu an toàn: Cơ sở dữ liệu cần được thiết kế để lưu trữ thông tin về tài sản một cách an toàn và bảo mật, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu. ● Đảm bảo tính nhất quán: Cơ sở dữ liệu phải duy trì tính nhất quán của thông tin, đồng bộ hóa và đồng nhất dữ liệu giữa các thành phần khác nhau của ứng dụng. ● Hiệu năng: Đảm bảo cơ sở dữ liệu hoạt động hiệu quả, có khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn và cung cấp thời gian đáp ứng nhanh chóng.
Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty được nghiên cứu Công ty cổ phần giải pháp Minh Phúc hiện được chia thành các phòng ban với nhiệm vụ và chức năng riêng biệt. Tất cả được quản lý và điều hành bởi Ban giám đốc bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc. Các phòng ban trong công ty bao gồm: ● Phòng kế toán ● Phòng phát triển: ○ Nhóm developer ○ Nhóm kiểm thử phần mềm ○ Nhóm phân tích nghiệp vụ ○ Nhóm quản trị hệ thống ● Phòng kinh doanh. ● Phòng quản lý dự án Bên trong các phòng ban và nhóm sẽ có Trưởng/phó phòng, trưởng/phó nhóm, các nhân viên.
Mục đích xây dựng phần mềm Quản lý tài sản đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và đảm bảo tối ưu nhất cho sử dụng tài sản trong các hoạt động của công ty. Mục tiêu chính của việc xây dựng phần mềm quản lý tài sản bao gồm: Tối ưu hóa sử dụng tài nguyên: đảm bảo rằng tài nguyên vật chất và vô hình được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Việc này bao gồm việc lên kế hoạch, mua sắm thông minh, bảo trì định kỳ và việc sử dụng tối ưu hóa tài sản. Bảo vệ tài sản: đảm bảo an ninh và bảo vệ tài sản của tổ chức khỏi mất mát, thất thoát hoặc các rủi ro khác.
Phần mềm quản lý tài sản phải cung cấp các biện pháp bảo mật hiệu quả để đảm bảo an toàn và bảo vệ tài sản. Tạo ra giá trị gia tăng: Bằng cách tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện quy trình làm việc, quản lý tài sản giúp nâng cao sản xuất và giảm thiểu lãng phí. Tuân thủ các quy định của pháp luật: Phần mềm quản lý tài sản cần tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực liên quan đến việc sử dụng và quản lý tài sản. Đóng góp vào phát triển của công ty: giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa và tạo điều kiện cho sự mở rộng và phát triển trong tương lai, quản lý tài sản đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công ty phát triển bền vững.
Phạm vi đề tài Để đảm bảo quá trình quản lý tài sản được diễn ra một cách toàn diện và hiệu quả, phần mềm quản lý tài sản được xây dựng cùng với nhiều chức năng quản lý: Quản lý tài sản, Quản lý hệ thống, quản lý công ty, quản lý đơn, quản lý phiếu, quản lý khấu hao. Tuy nhiên trong phạm vi đề tài nghiên cứu này, đồ án tập trung vào 3 ứng dụng quản lý: quản lý tài sản, quản lý đơn đề xuất và quản lý phiếu. Tổng quan về Django Python là ngôn ngữ lập trình nguồn mở phổ biến được sử dụng cho cả chương trình độc lập và ứng dụng tập lệnh trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Nó miễn phí, di động, mạnh mẽ và cực kỳ dễ sử dụng.[2] Django, được xây dựng trên nền Python, là một framework phát triển web mạnh mẽ.
Nó đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất để xây dựng các ứng dụng web đa dạng, từ các trang web cá nhân đến ứng dụng doanh nghiệp lớn. Django giúp phát triển nhanh chóng và hiệu quả bằng cách cung cấp các thành phần và tính năng sẵn sàng sử dụng, bao gồm quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống định tuyến URL, template, bảo mật, xử lý biểu mẫu, và nhiều tính năng khác.