Chương 1. TONG QUAN VE THỦ TỤC HANH CHÍNH VA UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TRONG GIAI QUYET THU TUC HANH CHINH 1. Khái quát chung về thủ tục hành chính 1. Khải niệm thi tục hành chính Có những cách hiểu khác nhau về “hành chính”.
Theo nghĩa rộng: “Hành chính là những biện pháp tổ chức và điều hành của các tổ chức, các nhóm, các đoàn thể hợp tác trong hoạt động của mình dé đạt được mục tiêu chung” [4, Nguyễn Ngọc Hiến, 2003, tr. Theo nghĩa hẹp: “Hành chính được nhiều học giả xem là hoạt động quản bp các công việc của Nhà nước, xuất hiện cùng với Nhà nước” [4, Nguyễn Ngọc Hiến, 2003, tr. Với cách hiểu như vậy, hành chính theo nghĩa hẹp có nghĩa là hoạt động nhằm thực hiện quyền hành pháp do bộ máy hành chính nước thực hiện và những hoạt động có tính tác nghiệp, tô chức nội bộ của cơ quan nhà nước. Thực tế cho thấy, dé thực hiện công việc có hiệu quả cần tiễn hành nhiều hoạt động theo thứ tự trước sau và cách thức thực hiện từng bước thường theo những quy định chặt chẽ và thống nhất.
Theo Giáo trình Thủ tục hành chính: “Thu tục là phương thức, cách thức giải quyết công việc theo một trình tự nhất định, một thể lệ thống nhất, gốm một loạt nhiệm vụ liên quan chặt chẽ với nhau nhằm đạt được kết quả mong muốn” [7, Nguyễn Văn Thâm, 2012, tr. Thực tế hiện nay tồn tại nhiều cách nói khác nhau về thủ tục hành chính, cụ thé như sau: Tại khoản 1, Điều 3, Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính thì: “Zhi tuc hành chính là trình tự, cách thực thực hiện, hồ sơ và yêu cau, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyên quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tố chức” [13]. Dé giải quyết được bat kỳ công việc 14 nào thuộc hoạt động quản lý điều hành cũng phải cần thiết có các thủ tục hành chính thích hợp. Bên cạnh đó, cũng có thé hiểu thủ tục là những quy tắc, phép tắc hay còn gọi là quy định để giải quyết công việc.
Cũng trong Giáo trình Thủ tục hành chính: “Thu tuc hành chính là trình tự, cách thức giải quyết công việc của cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ hành chính và mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức và cá nhân công dân” [1, Nguyễn Văn Thâm, 2012, tr. 10] Theo Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam: “Thu tục là trình tự và cách thức thực hiện những hành động nhất định nhằm đạt tới những hệ quả pháp lí mà phan quy định của quy phạm vật chất dự kiến trước” [10, Nguyễn Cửu Việt, 2005, tr. Bên cạnh đó, bắt nguồn từ quan điểm việc thực hiện hoạt động hành chính thực tế là thực hiện thâm quyền của những cơ quan nhà nước thuộc hệ thống hành chính. Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam có nêu: “Thu tuc hành chính là trình tự thực hiện thẩm quyên của các cơ quan hành chính nhà nước hoặc cơ quan, to chức, cá nhân được uy quyên hành pháp trong việc giải quyết các công việc của nhà nước và các kiến nghị, yêu cầu thích đáng của công dân hoặc tổ chức nhằm thi hành nghĩa vụ hành chính, bảo đảm công vụ nhà nước và phục vụ nhân dan” [6, Pham Hồng Thái, 2017, tr.
Có thé thấy, ngày nay thủ tục hành chính được coi là một trong các phương tiện của cơ quan hành chính Nhà nước sử dụng trong giải quyết công việc giữa công dân và doanh nghiệp. Đây cũng là cơ sở để xác định tính hợp pháp của nền công vụ. Chính vì vậy, thủ tục hành chính ngày càng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện, công khai và minh bạch sẽ giúp củng cố, tăng chất lượng, hiệu suất hoạt động của hệ thống hành chính Nhà nước và rút ngắn cách biệt giữa Nhà nước đối với người dân, tăng cường niềm tin của người dân và giúp thúc đây, phát triển kinh tế - xã hội. Đặc điểm của thủ tục hành chính Theo Giáo trình Thủ tục hành chính, thủ tục hành chính có các đặc điểm: “Thủ tục hành chính được điều chỉnh bằng các quy phạm thủ tục hành chính.
Mọi hoạt động quản lý hành chính Nhà nước phải được thực hiện theo các thủ tục nhất định. Thủ tục hành chính là trình tự thực hiện thẩm quyên trong quản ly hành chính Nhà nước. Nó được so sánh dé phân biệt với thủ tục tư pháp. Do tính chất hoạt động quản lý cho nên ngoại trừ các phương pháp có tính chất ôn định tương đối, thủ tục hành chính cũng chứa các phương pháp tuỳ nghi.
Thủ tục hành chính rất đa dang, phức tap. Diéu này được quy định trong hoạt động quản lý Nhà nước bởi nó được coi là hoạt động diễn ra trên hầu hết những mặt trong cuộc sống xã hội. Cùng với đó hệ thống hành chính gồm nhiều cơ quan từ Trung ương xuống địa phương, theo quy định, mỗi một cơ quan khi thực hiện thẩm quyền của minh sẽ phải tuân theo những thủ tục nhất định. Hơn nữa, nếu nền hành chính Nhà nước của Việt Nam hiện đang chuyển đôi từ loại hành chính đơn thuần thành hành chính phụng sự, cung cấp dịch vụ cho xã hội và theo cơ chế chuyền từ cơ chế tập trung sang cơ chế thị trường đã khiến các hoạt động quản lý hành chính được đa dạng hóa cả nội dung và mặt phương thức.
Thủ tục hành chính còn thê hiện tính đa dạng và phức tạp ở các mặt như sau: - Là tập hợp những hoạt động diễn ra theo trình tự, được thực hiện do nhiều cơ quan và công chức Nhà nước. Ngoài ra, theo quy định của pháp luật hiện nay, các cơ quan lập pháp, tư pháp còn thực hiện một số thủ tục hành chính khác. Tuy nhiên, mỗi một loại thủ tục lại có tính đặc trưng riêng biệt và việc thực hiện điều ay phụ thuộc vào một phần rất cao là ý thức của những chủ thé có liên quan. - Việc xác định tính chất một loại thủ tục hành chính nhằm thực hiện một công việc nhất định phải căn cứ trên cơ sở thực tế nhu cầu của công việc được đê ra.
16 - Quản lý hành chính Nhà nước chủ yếu là hoạt động định hướng và đòi hỏi thi hành kịp thời nhằm giải quyết nhanh chóng, không được dé cho các thủ tục hành chính trì trệ. - Cùng với đó, hệ thống hành chính Việt Nam cũng đang chuyên đổi từ quản lý tập trung sang quản lý theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và từ loại hành chính đơn thuần hành chính phục vụ. Chính đặc điểm trên đã khiến các hình thức quản lý hành chính trở nên vô cùng đa dạng hóa về nội dung và về hình thức. Đồng thời, phạm vi quản lý của hành chính không chỉ bó hẹp trong khuôn khổ toàn thể người dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mà còn hành hưởng tới các yếu tố nước ngoài và quốc tế.
- Thủ tục hành chính của nước ta đều có sự ảnh hưởng và tác động bởi yếu tô nước ngoài do quá trình hội nhập. Vi vậy, nêu áp dụng những thủ tục hành chính trong thực tiễn với các lĩnh vực có tính chất quốc tế, yêu tố nước ngoài thì cũng cần thiết và lưu tâm tới những thông lệ quốc tế” [7, Nguyễn Văn Thâm, 2012, tr. Phân loại thủ tục hành chính nhà nước Phân loại các thủ tục hành chính (theo GS. Nguyễn Văn Thâm): “Kinh nghiệm thực té của nước ta cũng như của nhiễu nước cho thấy, muốn xây dựng và áp dụng thủ tục hành chính một cách có hiệu quả thì cần phân loại chúng một cách khoa học.
Dé thực hiện việc phán loại các thu tục hành chính can nghiên cứu xây dựng và áp dụng một số đặc trưng nhất định. Dưới đây là một số đặc trưng thông dung có thể giúp cho việc phân loại thú tục hành chính khi nghiên cứu chúng trên thực tế” [1, Nguyễn Văn Thâm, 2012, tr. Theo đối tượng quản lý của Nhà nước Theo tình hình thực tế hiện nay, những thủ tục hành chính được áp dụng đối với các lĩnh vực của cơ quan quản lý nhà nước thường được phân chia theo nhiệm vụ, chức năng của cơ quan nhà nước hiện hành. 17 Vi dụ: - Thủ tục cấp giấy phép xây dựng - Thủ tục đăng ký kinh doanh - Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất - Thủ tục hộ tịch, hộ khẩu.
Theo công việc cua cơ quan Nhà nước Theo cách phân loại này, thủ tục hành chính bao gồm: - Thủ tục thông qua và ban hành văn bản. - Thủ tục tuyên dụng cán bộ, công chức. - Thủ tục khen thưởng cán bộ, công chức. Theo chức năng chuyên môn Nếu căn cứ theo chức năng chuyên môn thì việc phân chia này thường được sử dụng trong các đơn vị có chức năng quản lý chuyên môn, chuyên ngành.
Theo đó, có các loại thủ tục hành chính như sau: - Thủ tục cung cấp các dịch vụ thông tin - Thủ tục kiểm tra mức độ an toàn trong lao động - Thủ tục hải quan. Theo quan hệ công tác Nếu theo quan hệ công tác: phân loại theo tính chất quan hệ thủ tục hành chính. Theo đó có ba nhóm thủ tục sau đây: - Thủ tục hành chính nội bộ. - Thủ tục hành chính thực hiện thâm quyên.
- Thủ tục hành chính văn thư Việc phân loại các thủ tục hành chính theo các cách như trên chỉ mang ý nghĩa tương đối bởi có nhiều trường hợp loại thủ tục hành chính này có thé xếp vào một loại khác do giữa chúng có những mặt tương đồng với nhau. Các nguyên tắc trong giải quyết thủ tục hành chính Căn cứ Điều 7, Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính, đã nêu nguyên tắc quy định thủ tục hành chính: “Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện; Phù hợp với mục tiêu quản lý hành chính nhà nước; Bao đảm quyển bình đăng của các đối tượng thực hiện thủ tục hành chính; Tiết kiệm thời gian và chỉ phí của cả nhân, tổ chức và cơ quan hành chính nhà nước” [13].