mở đầu của việc quản lý trực tiếp NVL. Đây là ranh giới giữa hai bên mua bán, là cơ sở hạch toán chính xác các chi phí lưu thông và giá cả NVL mỗi bên. Thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng NVL trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể do mất mát, hư hỏng NVL. Chính vì tầm quan trọng đó mà việc tổ chức nhận NVL phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: Sv: Trần Thị Thu 10 Lớp: CQ50/31.02 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính Một là: Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại NVL theo đúng quy định trong hợp đồng phiếu giao hành, hóa đơn, phiếu vận chuyển… Hai là: Chuyển nhanh NVL từ điểm tiếp nhận đến kho doanh nghiệp, tránh mất mát hư hỏng, đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này, công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau: - NVL khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận. - NVL khi tiếp nhận phải thông qua đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. - Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại, phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu sai quy cách. - NVL sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Tổ chức thanh toán cho đơn vị cung ứng Công tác thanh toán cho đơn vị cung ứng có ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình tài chính của doanh nghiệp, cụ thể đó là mối quan hệ tỷ lệ giữa nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp phải tổ chức thanh toán hợp lý. Công tác thanh toán phụ thuộc vào những nhân tố: Tình hình tài chính của doanh nghiệp kỳ kế hoạch và báo cáo, chính sách kinh tế của doanh nghiệp, căn cứ vào mức độ tin cậy, mối quan hệ kinh doanh giữa doanh nghiệp và người sử dụng, sự thỏa thuận ghi nhận trong hợp đồng kinh tế… Căn cứ vào những điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán bằng tiền tạm ứng, chưa thanh toán ngay… 1.5 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu lưu kho Với mọi loại NVL mang đặc trưng tách rời giữa quá trình mua sắm và sử dụng, doanh nghiệp phải tổ chức dự trữ chúng.
Sv: Trần Thị Thu 11 Lớp: CQ50/31.02 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính Muốn lưu kho, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp. Giữa mua sắm, vận chuyển và lưu kho tồn tại mối quan hệ: mọi hàng hóa sau khi được mua sắm ở thị trường phải được vận chuyển về doanh nghiệp và tạm thời dự trữ trong kho (nếu không chuyển thẳng cho bộ phận sản xuất). Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nằm trong mục tiêu đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất với tổng chi phí mua sắm, vận chuyển, lưu kho tối thiểu. Dù xây dựng kho tàng theo hình thức nào thì khi lựa chọn và quyết định xây dựng kho tàng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Diện tích kho tàng phải đủ lớn, đáp ứng được các nhu cầu lưu trữ, nhập kho, xuất kho… Nếu diện tích không đảm bảo sẽ gây khó khăn cho việc vận chuyển NVL vào kho, kiểm tra, xuất kho, làm tăng chi phí và xuất kho NVL.
- Kho tàng phải sáng sủa dễ quan sát. - Yêu cầu đảm bảo an toàn: Đây là yêu cầu cao nhất khi lưu kho NVL, phải đảm bảo các điều kiện cần thiết để chống cháy, nổ, thiết kế đường thoát hiểm… - Trang bị kho tàng phải đáp ứng yêu cầu trang bị tối thiểu do đặc điểm của NVL yêu cầu, trang bị nâng cao phụ thuộc tình hình tính chất của doanh nghiệp. - Việc sắp xếp NVL trong kho phải đảm bảo yêu cầu “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra” cũng như tuân thủ nguyên tắc” hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau”. Phân loại và sắp xếp từng loại NVL phải phù hợp với trang bị lưu kho và bảo quản NVL.
- Việc bảo quản NVL trong kho phải chặt chẽ, theo dõi thường xuyên, phải có sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán, phải làm tốt công tác kiểm kê (định kỳ và bất thường). Công tác kiểm kê rất quan trọng, vì chỉ có thông qua kiểm tra mới có thể xác định xem liệu giữa tồn kho trên thực tế và báo cáo có khớp nhau không? Liệu chất lượng NVL có được đảm bảo không? Các yêu cầu về công tác lưu kho được thực hiện ở mức độ nào?. Thông qua kiểm tra và phân tích mới có thể phát hiện nguyên nhân của thực trạng đã kêt luận, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp. Sv: Trần Thị Thu 12 Lớp: CQ50/31.02 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính 1.6 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động của công nhân, máy móc thiết bị, làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm, tạo điều kiện giảm giá thành sản phẩm.
Việc cấp phát NVL có thể được tiến hành theo hai hình thức: Một là: Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất Căn cứ vào yêu cầu NVL của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất sẽ báo trước cho bộ phận cấp phát của kho. Số lượng NVL được yêu cầu được tính toán dựa trên mùa vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng NVL của doanh nghiệp. - Ưu điểm: Đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp, tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết. - Nhược điểm: Bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận sản xuất trong thời gian nhắn, việc cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động.
Hai là: Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức) Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phạn cấp phát. Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát NVL cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với lượng NVL đã dùng. Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác. Hình thức này giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng NVL chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị NVL một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, đỡ thao tác tính toán.
Do vậy hình thức này có hiệu quả cao và được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến, có kế hoạch sản xuất. Sv: Trần Thị Thu 13 Lớp: CQ50/31.02 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính 1.7 Tổ chức thu hồi phế liệu Việc thu hồi phế liệu tuy không phải là công tác quan trọng nhưng không thể bỏ qua. Sau khi NVL được sử dụng thì vẫn còn tồn tại một số NVL do bị đào thải hoặc đã qua sử dụng, song khi doanh nghiệp biết tận dụng việc thu hồi phế liệu thì có thể sử dụng cho bộ phận khác hoặc khâu sản xuất khác hoặc bán ra ngoài tạo nguồn thu cho doanh nghiệp. Trong nhiều doanh nghiệp nó có giá trị sử dụng không nhỏ.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị vật liệu trong doanh nghiệp 1.1 Số lượng các nhà cung cấp trên thị trường.
Các nhà cung cấp có thể đem lại điều kiện thuận lợi hoặc khó khăn cho công tác quản trị vật liệu trong doanh nghiệp. Thường sức ép từ các nhà cung cấp mà doanh nghiệp gặp phải rơi vào các trường hợp sau : - Vật liệu do số ít công ty cung cấp - Không có sản phẩm thay thế - Nguồn cung ứng trở nên khó khăn - Các nhà cung cấp quyết định nguồn vật liệu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp.2 Giá cả của vật liệu trên thị trường. Trong nền kinh tế hiện nay thì giá cả được điều chỉnh theo quy luật cung cầu. Có nghĩa là khi lượng cầu lớn hơn lượng cung thì giá cả của sản phẩm , dịch vụ sẽ tăng lên và ngược lại khi lượng cầu thấp hơn lượng cung sản phẩm hàng hóa dư thừa dẫn đến hiện tượng giảm giá kích cầu.
Ngoài ra, khi nền kinh tế đang đi vào quá trình hội nhập toàn cầu thì giá cả của vật liệu còn phụ thuộc vào các yếu tố như : tỷ giá hối đoái, các chính sách của chính phủ ( thuế quan , hạn ngạch ,…) và còn do yếu tố độc quyền của các nhà cung cấp quyết định yếu tố về giá.3 Trình độ, chuyên môn của cán bộ quản lý trong doanh nghiệp. Không thể không nhắc đến vai trò quan trọng của bộ phận quản lý trong doanh nghiệp. Trình độ chuyên môn cũng như tính chuyên nghiệp của các nhà quản trị doanh nghiệp cũng góp phần quyết định xem công tác quản trị vật liệu trong doanh nghiệp có hiệu quả hay yếu kém. Sv: Trần Thị Thu 14 Lớp: CQ50/31.02 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện tài chính 1.4 Hạ tầng cơ sở giao thông vận tải Hạ tầng cơ sở và hệ thống giao thông vận tải của một vùng, một quốc gia hay một khu vực nếu phát triển tốt sẽ góp phần thuận lợi cho quá trình giao nhận vật liệu, đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất.
Doanh nghiệp có thể giảm lượng dự trữ hàng hóa từ đó giảm chi phí lưu kho, tăng khả năng sử dụng vốn hiệu quả hơn.5 Yêu cầu quản trị nguyên vật liệu Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản phẩm của ngành xây dựng là công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất còn các điều kiện khác đều pahỉ di chuyển theo địa điểm xấy dựng.