Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu chi phí xây dựng cơ bản, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng áp đảo từ 60% đến 70% tổng giá thành công trình. Bất kỳ sự lãng phí, thất thoát hoặc chậm trễ nào trong chuỗi cung ứng vật tư cũng làm xói mòn trực tiếp biên lợi nhuận của doanh nghiệp. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của đề tài xuất phát từ thực trạng quản trị vật liệu còn nhiều bất cập tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Kinh doanh Bất động sản Đạt Phát, nơi có quy mô vốn điều lệ đạt 20,315 tỷ đồng vào năm 2015 nhưng chi phí giá thành còn cao do kế hoạch dự trữ chưa đồng bộ, tình trạng ứ đọng vốn lưu động đan xen với nguy cơ gián đoạn thi công.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là phân tích toàn diện thực trạng công tác lập định mức, kế hoạch mua sắm, dự trữ, tiếp nhận và cấp phát nguyên vật liệu; bóc tách các nguyên nhân gây gia tăng chi phí; từ đó xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác quản trị vật tư tại đơn vị. Phạm vi không gian nghiên cứu được giới hạn tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Kinh doanh Bất động sản Đạt Phát cùng các công trình tiêu biểu do công ty đảm nhận tại địa bàn thành phố Hà Nội. Phạm vi thời gian khảo sát, thu thập số liệu tập trung trong 4 năm liên tục từ năm 2012 đến năm 2015.

Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc cung cấp các căn cứ khoa học giúp doanh nghiệp hạ thấp chi phí sản xuất từ 3% đến 5%, giảm tỷ lệ hao hụt vật liệu xuống dưới định mức cho phép theo quy chuẩn của ngành, tối ưu hóa vòng quay vốn lưu động và củng cố năng lực cạnh tranh trong công tác đấu thầu xây lắp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa lý thuyết quản trị tác nghiệp xây dựng và lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng. Mô hình nghiên cứu vận hành theo quy trình khép kín gồm 7 mắt xích liên hoàn: xây dựng định mức tiêu dùng, lập kế hoạch dự trữ, lập kế hoạch mua sắm, tổ chức tiếp nhận, quản lý lưu kho, cấp phát thi công và thu hồi phế liệu.

Khung lý thuyết tập trung làm rõ 4 khái niệm then chốt:

  • Nguyên vật liệu trong xây dựng: Đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, tham gia vào một chu kỳ sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí công trình trong kỳ.
  • Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: Lượng vật tư tối đa cho phép để hoàn thành một đơn vị khối lượng công tác xây lắp trong điều kiện kỹ thuật và tổ chức xác định.
  • Dự trữ sản xuất: Lượng vật tư tồn kho cần thiết bao gồm dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và dự trữ theo mùa nhằm đảm bảo công trường hoạt động liên tục.
  • Cấp phát theo hạn mức: Phương thức kiểm soát vật tư dựa trên khối lượng thi công thực tế và định mức kỹ thuật nhằm loại bỏ lãng phí ngay tại hiện trường.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn tích hợp từ dữ liệu thứ cấp gồm báo cáo tài chính giai đoạn 2012-2015 theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, bảng cân đối kế toán, sổ chi tiết theo dõi vật tư, dự toán thi công và các hồ sơ hoàn công; kết hợp với dữ liệu sơ cấp thu thập qua quan sát hiện trường tại các công trình thực tế.

Cỡ mẫu khảo sát bao gồm 12 hạng mục công trình trọng điểm mà doanh nghiệp thi công trong 4 năm (tiêu biểu như công trình cải tạo kho, bếp ăn tập thể Công an quận Tây Hồ năm 2015 và công trình tòa nhà văn phòng 7 tầng tại Hàng Bài) cùng 15 cán bộ chuyên trách thuộc các bộ phận kỹ thuật, vật tư, kế toán và ban chỉ huy công trường. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm lựa chọn những công trình có cơ cấu tiêu hao vật liệu lớn và các nhân sự am hiểu sâu sắc quy trình vận hành nội bộ.

Nghiên cứu sử dụng phương pháp phân tích thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu giữa kế hoạch và thực hiện, kết hợp phương pháp phân tích nhân tố biến động bằng chỉ số bình quân gia quyền. Lý do lựa chọn hệ phương pháp này là nhằm bóc tách chính xác mức độ ảnh hưởng độc lập của 3 nhân tố: biến động đơn giá mua vào, mức độ tiêu hao định mức kỹ thuật và quy mô khối lượng công việc thực hiện đối với tổng chi phí nguyên vật liệu. Toàn bộ quy trình thu thập, xử lý và phân tích số liệu được hoàn thành trong mốc thời gian nghiên cứu từ năm 2012 đến cuối năm 2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, cơ cấu tài sản và nguồn vốn của công ty bộc lộ áp lực lớn về dòng tiền phục vụ mua sắm vật tư. Trong giai đoạn 2012-2015, tổng tài sản duy trì ở mức 31,453 đến 33,245 tỷ đồng. Trong đó, tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng chi phối từ 66% đến 68,8%, đạt 21,630 tỷ đồng vào năm 2015. Nợ phải trả có xu hướng tăng từ 11,153 tỷ đồng năm 2014 lên 12,463 tỷ đồng năm 2015, tương ứng mức tăng 11,74%, khiến hệ số nợ trên vốn chủ sở hữu tăng lên mức 0,61 lần, làm giảm sự chủ động tài chính khi thu mua vật liệu số lượng lớn.

Thứ hai, công tác xây dựng định mức và dự toán tiêu hao xuất hiện sự sai lệch đáng kể so với thực tế thi công. Điển hình tại công tác đổ bê tông mác 200 thuộc công trình cải tạo kho, bếp ăn tập thể Công an quận Tây Hồ (năm 2015), tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế tăng 4,8% so với kế hoạch (tăng 285.000 đồng trên một đơn vị tính toán). Khi bóc tách 3 nhân tố: đơn giá vật liệu thực tế tăng 2,5% làm tăng chi phí 151.000 đồng; khối lượng công việc thực tế tăng 14,8% làm tăng chi phí 143.000 đồng; trong khi mức tiêu hao vật liệu thực tế giảm 3,01% giúp tiết kiệm 8.000 đồng.

Thứ ba, sự thiếu hụt định mức quản lý kho khiến lượng mua sắm tăng đột biến ngoài kế hoạch. Thống kê lượng mua xi măng trong quý 1 năm 2015 đạt 370.000 kg, tăng 15.000 kg (tương đương tăng 4,23%) so với quý 4 năm 2014 (355.000 kg) dù số lượng công trình thi công giữa hai quý giữ nguyên, phản ánh tình trạng hao hụt lưu kho và thất thoát chưa được kiểm soát chặt chẽ.

Thứ tư, công tác phát triển mạng lưới cung ứng còn hạn chế. Doanh nghiệp chỉ duy trì quan hệ với khoảng 7 đến 10 nhà cung ứng truyền thống, chưa chủ động mở rộng đấu thầu cạnh tranh. Đồng thời, nguyên tắc dự trữ cứng nhắc 30% khối lượng vật liệu chính trước khi khởi công công trình tạo ra lượng hàng tồn kho tĩnh quá lớn, gây ứ đọng vốn tại công trường.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các hạn chế trên là do công ty chưa thành lập bộ phận chuyên trách về định mức, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm chủ quan của cán bộ kỹ thuật. Quy trình kiểm tra hao hụt theo Công văn 1784/BXD-VP ngày 16/08/2007 của Bộ Xây dựng (cho phép hao hụt cát vàng 2,0%, ván khuôn gỗ 5,0%, sắt tấm 5,0%, xi măng 1,0%) chưa được giám sát chi tiết tới từng tổ đội thi công.

So với các nghiên cứu cùng ngành, việc thiếu hệ thống dự báo giá thị trường khiến doanh nghiệp luôn chịu thế bị động trước biến động tăng giá của sắt thép và xi măng. Tỷ lệ lao động trực tiếp giảm từ 220 người năm 2013 xuống 202 người năm 2015 do cơ giới hóa nhưng trình độ quản lý vật tư của công nhân chưa được đào tạo tương xứng.

Về mặt trực quan hóa, toàn bộ thực trạng trên có thể được hệ thống hóa qua biểu đồ cột chồng thể hiện tương quan giữa nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, kết hợp bảng phân tích phương sai 3 nhân tố để theo dõi sự trượt giá và độ lệch tiêu hao vật tư theo thời gian thực.

Đề xuất và khuyến nghị

  • Thành lập bộ phận chuyên trách quản trị định mức và lập kế hoạch vật tư trực thuộc Phòng Kỹ thuật trong quý 1 năm 2016. Đơn vị này chịu trách nhiệm chuẩn hóa bảng dự toán định mức chi tiết cho 100% các hạng mục công trình trước khi khởi công, mục tiêu giảm sai số dự toán xuống dưới mức 2,0%.
  • Hoàn thiện quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng thông qua hệ thống chấm điểm đa tiêu chí (đơn giá, chiết khấu thương mại, tiến độ giao hàng, uy tín). Phòng Vật tư cần mở rộng danh mục nhà cung cấp lên ít nhất 3 đến 4 đối tác cạnh tranh cho mỗi nhóm vật tư chủ lực, giúp tiết giảm chi phí mua sắm đầu vào từ 3,0% đến 5,0% trong năm 2016.
  • Áp dụng kỹ thuật kiểm soát tồn kho linh hoạt theo phương pháp phân loại ABC và mô hình đặt hàng tối ưu. Thay vì duy trì mức dự trữ cố định 30% cho toàn bộ danh mục, công ty cần hạ tỷ lệ dự trữ các loại vật liệu phổ biến xuống mức 15% đến 20%, giúp giải phóng khoảng 2 đến 3 tỷ đồng vốn lưu động bị ứ đọng trong kho bãi hàng năm.
  • Ban hành cơ chế khoán định mức tiêu hao gắn liền với chế độ thưởng phạt vật chất trực tiếp cho các đội thi công. Ban Giám đốc và Phòng Tài chính Kế toán trích thưởng từ 20% đến 30% giá trị vật tư tiết kiệm được cho tổ đội thực hiện, đồng thời phạt bồi hoàn đối với các trường hợp làm hao hụt vượt quá mức 1,0% đối với xi măng và 2,0% đối với sắt thép.
  • Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm quản lý kho và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ thủ kho, kế toán vật tư thông qua 2 khóa đào tạo chuyên sâu mỗi năm, hoàn thành triển khai đồng bộ trước quý 4 năm 2016.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  • Ban lãnh đạo và giám đốc điều hành doanh nghiệp xây dựng: Tiếp cận khung giải pháp toàn diện về tái cấu trúc bộ máy quản trị vật tư, tối ưu hóa quy mô vốn lưu động từ 20 đến 30 tỷ đồng và nâng cao năng lực kiểm soát chi phí sản xuất.
  • Kỹ sư kinh tế xây dựng và cán bộ lập dự toán: Tham khảo phương pháp bóc tách định mức hao hụt chi tiết theo Công văn 1784/BXD-VP cùng mô hình phân tích biến động chi phí 3 nhân tố để nâng cao độ chính xác khi lập hồ sơ dự thầu.
  • Cán bộ phòng vật tư, cung ứng và quản lý kho bãi: Ứng dụng quy trình tiếp nhận kiểm nghiệm 3 bên (kỹ thuật, kế toán, thủ kho), quy trình cấp phát theo hạn mức và tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp cạnh tranh vào thực tế công trường.
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế xây dựng: Sử dụng làm tài liệu tham khảo thực chứng giàu giá trị với hệ thống số liệu khảo sát chi tiết, bảng biểu và chuỗi dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp xây lắp.

Câu hỏi thường gặp

  • Tại sao công tác quản trị nguyên vật liệu có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng? Chi phí vật liệu chiếm từ 60% đến 70% tổng giá thành công trình xây lắp. Quản trị tốt khâu này giúp doanh nghiệp trực tiếp hạ giá thành sản phẩm, gia tăng tỷ suất sinh lời trên doanh thu và củng cố lợi thế cạnh tranh khi tham gia đấu thầu các dự án quy mô lớn.

  • Nguyên tắc dự trữ 30% vật liệu trước khi khởi công có điểm hạn chế nào? Mặc dù nguyên tắc này đảm bảo công trình không bị gián đoạn thi công, việc áp dụng đồng loạt 30% cho mọi loại vật liệu gây ứ đọng vốn lưu động nghiêm trọng (thường chiếm trên 20 tỷ đồng), làm phát sinh chi phí bảo quản và gia tăng tỷ lệ hao hụt do thời tiết.

  • Phương pháp phân tích 3 nhân tố giúp ích gì cho nhà quản lý? Phương pháp này bóc tách rành mạch mức độ tác động của 3 biến số độc lập gồm đơn giá thị trường, định mức tiêu hao kỹ thuật và khối lượng xây lắp thực tế. Nhờ đó, nhà quản lý xác định chính xác nguyên nhân đội vốn do giá cả bên ngoài hay do lãng phí nội bộ.

  • Hình thức cấp phát nguyên vật liệu nào mang lại hiệu quả kiểm soát cao nhất? Hình thức cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức dự toán) là tối ưu nhất. Phương thức này buộc các tổ đội thi công phải tuân thủ nghiêm ngặt định mức kỹ thuật đã phê duyệt, loại bỏ tình trạng nhận dư thừa vật tư gây thất thoát tại hiện trường.

  • Làm thế nào để kiểm soát tỷ lệ hao hụt vật liệu trong giới hạn quy định của Bộ Xây dựng? Doanh nghiệp cần lượng hóa chỉ tiêu hao hụt vào hợp đồng giao khoán của từng đội thi công, kết hợp tổ chức kiểm nghiệm chất lượng nghiêm ngặt lúc tiếp nhận và áp dụng cơ chế thưởng phạt vật chất trực tiếp từ 20% đến 30% giá trị vật tư tiết kiệm được.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp, làm rõ tính chu chuyển một lần của giá trị vật tư vào giá thành công trình.
  • Phân tích chi tiết thực trạng tại Công ty Đạt Phát giai đoạn 2012-2015, chỉ rõ điểm nghẽn trong khâu quản lý tài sản ngắn hạn (chiếm trên 66% tổng tài sản) và tỷ lệ nợ phải trả gia tăng.
  • Chỉ ra các sai lệch thực tế trong công tác lập định mức và kiểm soát hao hụt lưu kho, điển hình như lượng xi măng quý 1 năm 2015 tăng 4,23% so với quý trước dù quy mô công trình không đổi.
  • Đóng góp hệ thống 5 nhóm giải pháp đồng bộ từ việc tái cấu trúc bộ phận định mức, đa dạng hóa nhà cung ứng, áp dụng mô hình tồn kho linh hoạt đến quy chế thưởng phạt vật chất.
  • Đề ra lộ trình thực thi rõ ràng từ quý 1 năm 2016 đến hết năm 2016 nhằm cắt giảm từ 3% đến 5% chi phí sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Các nhà quản lý doanh nghiệp xây dựng, kỹ sư dự toán và học viên chuyên ngành hãy tham khảo toàn bộ nội dung luận văn để ứng dụng hiệu quả những giải pháp quản trị vật tư tối ưu vào thực tiễn sản xuất kinh doanh ngay hôm nay.