Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại. Chương II: Thực trạng hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Kiên Long. Chương III: Giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Kiên Long. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1.
Lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm KSNB đã xuất hiện và tồn tại trong một giai đoạn dài của lịch sử từ đơn giản đến phức tạp. Ngày nay, một trong những khái niệm KSNB được chấp chung trên phạm vi toàn cầu được đưa ra bởi COSO (một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận trong BCTC - National Commssion on Financial Reporting, hay còn gọi là Treadway Commission). Theo COSO năm 2013, trong báo cáo đã phát hành về Khuôn khổ hợp nhất cập đã nhật với khái niệm KSNB.
Căn cứ vào đó khái niệm được đưa ra như sau: KSNB là một quá trình do người quản lý, HĐQT và các nhân viên khác của một tổ chức, nó được thiết lập để tạo ra sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ. Theo đó, 20 mục tiêu tuân thủ cơ bản vẫn giữ nguyên như trước và mở rộng hơn mục tiêu báo cáo, không chỉ đảm bảo độ tin cậy của BCTC mà còn liên quan đến độ tin cậy của các báo cáo phi tài chính và báo cáo nội bộ khác. Thông tư số 13/20118/TT-NHNN định nghĩa: Hệ thống KSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật các tổ chức tín dụng, Thông tư này và các quy định của pháp luật có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Hệ thống KSNB thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB lập ra gồm 4 mục tiêu: (i) Bảo đảm cho ngân hàng hoạt động tuân thủ pháp luật và các quy định, quy trình nội bộ về quản lý và hoạt động, và các chuẩn mực đạo đức do ngân hàng đặt ra; 7 (ii) Đảm bảo mức độ tin cậy và tính trung thực của các thông tin tài chính và phi tài chính; (iii) Bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế và hiệu quả; (iv) Hỗ trợ thực hiện các mục tiêu do Ban Lãnh đạo ngân hàng đề ra. Hệ thống KSNB là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, nó không chỉ là đơn thuần về chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả nhân lực của tổ chức đó. Con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế vận hành nó.
Một hệ thống KSNB tốt không chỉ được thiết kế tốt mà còn được vận hành tốt. Hệ thống KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống KSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người. Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát.
Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đạt được những mục tiêu của đơn vị. Đối với những mục tiêu hiện hữu và hợp lý giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ trong ngân hàng theo tiêu chuẩn Basel 1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ngân hàng theo tiêu chuẩn Basel Theo Ủy ban Basel (1998), KSNB có 3 mục tiêu chính: 8 (i) Mục tiêu hoạt động: nhằm đảm bảo các hoạt động trong ngân hàng an toàn và hiệu quả; (ii) Mục tiêu thông tin: nhằm đảm bảo các thông tin quản trị và tài chính đầy đủ, kịp thời và đáng tin cậy; (iii) Mục tiêu tuân thủ: nhằm đảm bảo các hoạt động của ngân hàng tuân thủ các quy định của pháp luật và đạo đức kinh doanh. Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát Ủy ban Basel chịu trách nhiệm xây dựng và phát triển các chuẩn mực về giám sát ngân hàng được quốc tế công nhận. Các tiêu chuẩn này trên thực tế đã trở thành những tiêu chuẩn tối thiểu, mang ý nghĩa ràng buộc trong hoạt động giám sát ngân hàng.
Ủy ban Basel đã đề ra 13 nguyên tắc thiết kế và đánh giá hệ thống KSNB ngân hàng, chia thành 5 nhóm yếu tố có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tùy thuộc vào quy mô, bản chất, mức độ phức tạp của hoạt động kinh doanh, vị trí địa lý, khuôn khổ pháp lý và quy định nội bộ của ngân hàng, các ngân hàng sẽ áp dụng một phần hay toàn bộ những nguyên tắc này. Về cơ bản, các nguyên tắc này tương tự như các thành phần cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo của COSO. Cụ thể như sau: Giám sát điều hành và văn hóa kiểm soát Nguyên tắc 1: HĐQT có trách nhiệm phê duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộ chiến lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của ngân hàng; hiểu rõ những rủi ro chính của ngân hàng, thiết lập những mức độ có thể chấp nhận đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng Ban điều hành đã thực hiện các bước cần thiết để xác định, đo lường, giám sát và kiểm tra những rủi ro này; phê duyệt cơ cấu tổ chức; và đảm bảo rằng Ban điều hành luôn theo dõi tính hiệu quả của hệ thống KSNB.
HĐQT chịu trách nhiệm sau cùng về thiết lập và duy trì một hệ thống KSNB đầy đủ và hiệu quả. Nguyên tắc 2: Ban điều hành chịu trách nhiệm thi hành những chiến lược chính sách đã được HĐQT phê duyệt, nâng cao việc xác định, đo lường, giám sát và kiểm tra những rủi ro mắc phải của ngân hàng, duy trì một cơ cấu tổ chức trong đó có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và các mối 9 quan hệ giữa các bộ phận, đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ được giao phó một cách có hiệu quả, thiết lập những chính sách KSNB thích hợp, kiểm tra sự đầy đủ và hiệu quả của hệ thống KSNB. Nguyên tắc 3: HĐQT và Ban điều hành có trách nhiệm nâng cao đạo đức và tính chính trực, thiết lập nền tảng văn hóa trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả các nhân viên thấy rõ tầm quan trọng của KSNB trong ngân hàng. Tất cả nhân viên ngân hàng cần nhận thức rõ vai trò của mình trong quá trình KSNB và tham gia đầy đủ vào quá trình này.
Nhận biết và đánh giá rủi ro Nguyên tắc 4: Một hệ thống KSNB hiệu quả cần phải nhận biết và đánh giá liên tục các rủi ro trọng yếu có thể ảnh hưởng bất lợi đến việc thực hiện các mục tiêu của ngân hàng. Sự đánh giá này cần bao quát mọi rủi ro của ngân hàng cũng như hệ thống ngân hàng (rủi ro tín dụng, rủi ro chính sách quốc gia, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro hoạt động, rủi ro pháp lý và rủi ro uy tín). Hệ thống KSNB cần được xem xét, điều chỉnh để thích ứng với những rủi ro mới phát sinh hoặc rủi ro trước đây chưa được kiểm soát. Hoạt động kiểm soát và sự phân công nhiệm vụ Nguyên tắc 5: Hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng trong các hoạt động hàng ngày của ngân hàng.
Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi phải thiết lập một cơ cấu kiểm soát thích hợp, với các hoạt động kiểm soát được quy định ở mọi cấp; bao gồm các nội dung: xem xét của Ban điều hành; kiểm soát hoạt động phù hợp đối với các phòng ban; kiểm tra tuân thủ mức độ giới hạn rủi ro và tiếp tục theo dõi với các trường hợp không tuân thủ; hệ thống phê duyệt và ủy quyền; hệ thống kiểm tra và đối chiếu. Nguyên tắc 6: Một hệ thống KSNB hiệu quả yêu cầu cần phải có sự phân công nhiệm vụ phù hợp và bảo đảm nhân sự không được giao những trách nhiệm mâu thuẫn nhau. Các bộ phận có tiềm năng xung đột lợi ích cần được xác định, tối thiểu hóa và được theo dõi một cách độc lập và cẩn thận. 10 Thông tin và truyền thông Nguyên tắc 7: Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi có dữ liệu đầy đủ và toàn diện về sự tuân thủ, về tình hình hoạt động và tình hình tài chính, cũng như là những thông tin thị trường bên ngoài về những sự kiện và điều kiện có thể ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định.
Thông tin phải đáng tin cậy, kịp thời, có thể tiếp cận và được cung cấp theo định dạng thống nhất. Nguyên tắc 8: Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi một hệ thống thông tin đáng tin cậy bao quát mọi hoạt động chủ yếu của ngân hàng. Những hệ thống này bao gồm cả hệ thống lưu trữ và sử dụng dữ liệu dưới dạng điện tử, phải an toàn, được theo dõi độc lập và được hỗ trợ bởi các hệ thống dự phòng thích hợp. Nguyên tắc 9: Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi kênh trao đổi thông tin hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đã hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các chính sách và các thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ và đảm bảo rằng những thông tin cần thiết khác cũng đã được phổ biến đến các nhân viên có liên quan.