CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA 1.1 Những vấn đề chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.1 Khái niệm thanh toán Thanh toán: Là sự chuyển giao tài sản từ bên này sang cho bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý.2 Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Phương thức thanh toán: là cách thức thực hiện việc thanh toán của người mua với người bán về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có 2 phương thức thanh toán: trả ngay và trả chậm. Trả ngay: sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thanh toán ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền tạm ứng, tiền chuyển khoản hoặc bằng hàng hóa… Trả chậm: doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận.
Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Hình thức thanh toán cổ xưa nhất là hàng đổi hàng còn hiện nay giữa các cá nhân, đơn vị, doanh nghiệp với nhau có rất nhiều hình thức thanh toán gồm : tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc,… hai bên phải cùng nhau thống nhất phương thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thương mại thanh toán phải đi kèm với hóa đơn và biên nhận. Có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt : SV: Trương Việt Anh - QT1901K 3 Luan van Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Hình thức thanh toán bằng tiền mặt Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều.
Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ ( hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng. - Thanh toán bằng ngoại tệ. - Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng.
- Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, hoặc các giấy tờ có giá trị. Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán. Thanh toán không dùng tiền mặt còn được định nghĩa là hình thức thanh toán không trực tiếp dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ hợp pháp như giấy nhờ thu, giấy ủy nhiệm chi, séc… để trích chuyển vốn tiền tệ từ tài khoản của đơn vị này sang tài khoản của đơn vị khác ở ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt gắn với sự ra đời của đồng tiền ghi sổ.
hình thức này ngày càng được sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm đáng kể lượng tiền mặt lưu thông. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu: - Hình thức thanh toán ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. - Hình thức nhờ thu phiếu trơn: là hình thức thanh toán mà người bán ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu từ người mua, không gửi kèm theo bất cứ một chứng từ nào. Người bán giao hàng cho người mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho SV: Trương Việt Anh - QT1901K 4 Luan van Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng người mua để người mua nhận hàng.
Hối phiếu được lập và gửi đến ngân hàng nhờ thu tiền. - Hình thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: là hình thức thanh toán, trong đó người bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm với bộ chứng từ bán hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hối phiếu, hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn. Hình thức tín dụng chứng từ: là hình thức thanh toán, trong đó yêu cầu của khách hàng, một ngân hàng sẽ phát hành một bức thư( gọi là thư tín dụng) cam kết trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu cho một bên thứ ba khi người này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những điều kiện và điều khoản quy định trong thư tín dụng.3 Nguyên tắc thanh toán với người mua người bán Nguyên tắc thanh toán với người mua: - Khoản phải thu của khách hàng phải được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần hạch toán. Phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người mua, không được phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau ( trừ khi có sự thỏa thuận giữa các doanh nghiệp).
Các khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu và theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi, ghi chép theo từng lần thanh toán. - Đối với các khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số cần phải thanh toán sau đó lập báo cáo xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản phải thu người mua có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi được bằng đơn vị ngoại tệ, vừa phải quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá hối đoái thích hợp để thực điều chỉnh số dư theo thực tế. - Đối với các khoản phải thu phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý thì cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật.
Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với người mua được ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ liên quan. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán: SV: Trương Việt Anh - QT1901K 5 Luan van Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Phải trả người bán phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định, bất động sản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Đồng thời cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thu hồi nợ. - Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và chưa thanh toán, được xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo Đồng Việt Nam, cuối kỳ điều chỉnh số dư theo thực tế. - Đối với các khoản phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo dõi cả chi tiêu giá trị hiện vật.
Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp. - Tuyệt đối không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của tài khoản 331 mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi trên bảng cân đối kế toán. - Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Tài khoản này cũng đcược dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay. Khi hạch toán chi tiết các khoản vay, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giác hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.4 Nhiêm vụ của kế toán thanh toán với người mua người bán Quản lý các khoản thu SV: Trương Việt Anh - QT1901K 6 Luan van Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng - Quản lý các khoản thu. Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền : của các cổ đông , thu hồi công nợ , thu tiền của thu ngân hàng ngày.
- Theo dõi tiền gửi ngân hàng - Theo dõi công nợ của cổ đông, khách hàng , nhân viên và đôn đốc thu hồi nợ , theo dõi tiền gửi ngân hàng - Theo dõi việc thanh toán thẻ của khach hàng - Quản lý các chứng từ liên quan thu chi. Quản lý các khoản chi - Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tháng, tuần - Chủ động liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo - Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh tioán tiền mặt, qua ngân hàng cho nhà cung cấp như : đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán , lập phiếu chi. - Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như lương, thanh toán mua hàng ngoài - Theo dõi nghiiệp vụ tạm ứng Kiểm soát hoạt động của thu ngân - Trực tiếp nhậ các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân - Kiểm tra tính hợp lý , hợp lệ của các chứng từ thu ngân - Kiểm soát các chứng từ của thu ngân trong trường hợp hệ thống PDA không hoạt đông 1.