CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ LOẠI HÌNH KINH DOANH KHÁCH SẠN-QUẢN TRỊ KHÁCH SẠN 1. KHÁI NIỆM Khách sạn: “Khách sạn là cơ sở cung cấp các dịch vụ lưu trú (với đầy đủ tiện nghi), dịch vụ ăn uống, phục vụ vui chơi giải trí và các dịch vụ cần thiết khác cho khách lưu lại qua đêm và thường được xây dựng tại các điểm du lịch” (Giải thích thuật ngữ trong du lịch và khách sạn (2001)-Tập thể tác giả Khoa Du lịch Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) Kinh doanh khách sạn: “Kinh doanh khách sạn có hàng loạt các hình thức kinh doanh khác nhau nhưng trong cùng một lĩnh vực mỗi dạng hình thức cần có những kiến thức cơ bản riêng của nó” (Nebel,1991:12). Cùng với sự phát triển của xã hội, hoạt động kinh doanh khách sạn đã không ngừng phát triển.
Các khách sạn ngày nay không đơn thuần chỉ cung cấp dịch vụ lưu trú, ăn uống mà còn kinh doanh các dịch vụ bổ sung khác như giải trí, thể thao, y tế, vật lý trị liệu, chăm sóc sắc đẹp,… Nhìn chung, khách sạn không chỉ kinh doanh các dịch vụ và hàng hóa do khách sạn tự sản xuất ra mà còn kinh doanh một số dịch vụ, hàng hóa do các ngành sản xuất. Do vậy khách sạn còn thực hiện chức năng “đại lý” bán các sản phẩm của các ngành khác trong nền kinh tế. Thực tế hoạt động kinh doanh khách sạn chủ yếu dựa trên ba mảng hoạt động chính: Kinh doanh về lưu trú du lịch và những dịch vụ kèm theo. Kinh doanh về ăn uống và các dịch vụ kèm theo.
Kinh doanh các dịch vụ bổ sung. Trong đó, kinh doanh lưu trú và ăn uống là hai dịch vụ cơ bản nhất trong kinh doanh khách sạn, mặc dù xu hướng hiện nay của nhiều khách sạn là tỷ trọng doanh thu từ dịch 2 vụ bổ sung ngày càng tăng trong tổng doanh thu khách sạn. Ở hoạt động cơ bản thứ nhất, khách sạn cung cấp cho khách các dịch vụ về lưu trú và dịch vụ kèm theo có tính phi vật chất. Các dịch vụ được cung cấp trực tiếp cho khách chủ yếu thông qua cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn và hoạt động phục vụ của nhân viên.
Ơ hoạt động cơ bản thứ hai, thì bản chất của hoạt động này là thế hiện qua ba chức năng cơ bản: (i) Chức năng sản xuất vật chất (sản xuất ra các món ăn phục vụ khách); (ii) Chức năng lưu thông (bán các sản phẩm do khách sạn sản xuất và các sản phẩm do các ngành khác sản xuất như công nghiệp thực phẩm, nông nghiệp v. Hoạt động này được phục vụ trực tiếp cho du khách trong các nhà hàng và cơ sở ăn uống khác tại khách sạn. Như vậy, ở cả hoạt động kinh doanh lưu trú và ăn uống đều là hoạt động kinh doanh có điều kiện, nghĩa là nó phải được phục vụ trong những điều kiện vật chất nhất định tương ứng với cấp hạng của khách sạn mà du khách chấp nhận bỏ tiền ra mua chúng. Ở hoạt động thứ ba là kinh doanh dịch vụ bồ sung thì tùy vào từng dịch vụ, có dịch vụ khách sạn chỉ thực hiện chủ yếu là chức năng lưu thông như dịch vụ bán hàng lưu niệm.
Có dịch vụ khách sạn tổ chức phục vụ và cung cấp trực tiếp cho du khách như một số dịch vụ vui chơi giải trí, vật lý trị liệu v. Tuy nhiên, dù là dịch vụ gì cũng phải được thực hiện trong những điều kiện và cơ sở vật chất và mức độ phục vụ nhất định, với mục tiêu đem lại lợi nhuận cho khách sạn. ĐẶC ĐIỂM Hoạt động kinh doanh khách sạn có những đặc điểm cơ bản sau: 1. Kinh doanh khách sạn có tính chu kỳ: Kinh doanh khách sạn luôn có tính chu kỳ, điều này phụ thuộc nhiều vào tính thời vụ, loại hình hay cấp hạng khách sạn và thị trường mà khách sạn nhắm đến,… Ví dụ như: Những khách sạn phục vụ khách công vụ, thương gia sẽ có tỉ lệ chiếm phòng cao vào các ngày trong tuần và vắng vào những ngày cuối tuần hay một khách sạn ở vùng biển miền Trung sẽ đông khách vào mùa hè (mùa nắng) và ít khách vào mùa mưa.
Tính chất chu kỳ dễ nhận thấy ở các khách sạn và nó luôn biểu thị đặc tính tuần hoàn, nhưng ở nhiều trường hợp nó gây nên sự biến động lớn, tạo sự khó khan trong hoạt động khách sạn. Do đó, đòi hỏi người quản lý phải luôn kiểm soát, điều chỉnh nhằm có biện pháp tang cường lượng khách đến trong dịp vắng khách. Kinh doanh khách sạn mang tính liên tục: Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh dịch vụ phục vụ liên tục. Khách sạn mở cửa 24/24 trong ngày và phục vụ 365 ngày trong năm (8760 giờ).
Những người công tác trong khách sạn mô tả công việc của họ là “công việc suốt ngày” và “đó là thế giới thu nhỏ không bao giờ đóng cửa” (Nebel,1991:11). Chính sự phục vụ liên tục này, đòi hỏi khách sạn phải luôn duy trì sự phục vụ cao độ và quản lý chất lượng tốt nhằm đáp ứng nhu cầu của du khách. Kinh doanh khách sạn đòi hỏi vốn đầu tư lớn: Mục đích của việc xây dựng khách sạn du lịch nhằm thỏa mãn các nhu cầu đa dạng, phong phú của khách trong thời gian họ lưu trú. Do đó, khách sạn phải được xây dựng khang trang, trang bị những tiện nghi cần thiết để phục vụ khách du lịch, chính vì vậy mà vốn xây dựng cơ bản lớn.
Hơn nữa do tính chất thời vụ của hoạt động du lịch, mặc dù phải đầu tư lớn vào việc xây dựng khách sạn nhưng nó chỉ kinh doanh có hiệu quả trong vài năm. Ngoài ra, còn có các chi phí bảo trì, bảo dưỡng khách sạn chiếm tỷ lệ khá cao trong giá thành của dịch vụ và hàng hóa, vì vậy các nhà quản lý khách sạn đang cố gắng tìm nhiều giải pháp để khắc phục được nhược điểm trên. Kinh doanh khách sạn đòi hỏi nhiều nhân công: Nhiều khâu trong kinh doanh khách sạn phải sử dụng nhiều lao động “sống” (trực tiếp phục vụ khách), ở khâu này rất khó áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật như cơ giới hóa, tự động hóa,… Đây là nguyên nhân dẫn đến việc tăng chi phí tiền lương trong khách sạn do vậy đòi hỏi công tác tổ chức lao động ở từng công đoạn trong dây chuyền sản xuất, phục vụ phải hợp lý để nâng cao năng suất lao động và đảm bảo chất lượng phục vụ. Kinh doanh khách sạn có xu hướng chọn lọc đối tượng khách hàng: Tùy thuộc vào cấp hạng, tính chất, vị trí và chiến lược kinh doanh,.
mà mỗi khách sạn từ khi xây dựng và hoạt động đều nhắm đến một và một vài phân khúc khách hàng nhất định và họ tập trung khai thác đối tượng đó. Ví dụ: có những khách sạn chuyên phục vụ khách công vụ, có những khách sạn chuyên khai thác khách du lịch theo đoàn,… Việc chọn lọc đôi tượng khách của khách sạn thường thông qua cơ chế giá, điều kiện cơ sở vật chất, trang bị và dịch vụ của khách sạn phù hợp nhất cho đối tượng khách hàng này, đồng thời thông qua cách thức tiếp cận nguồn khách như quan hệ với các hãng lữ hành chuyên cung cấp đối tượng phù hợp, các chương trình tiếp thị, quảng cáo,… 4 6. Hoạt động của các bộ phận nghiệp vụ có tính độc lập tương đối trong một quy trình phục vụ của khách sạn: Do tính chất nghiệp vụ của các bộ phận nghiệp vụ như buồng, bàn, lễ tân,… có tính đặc thù riêng nên hoạt động của các bộ phận nghiệp vụ có tính độc lập tương đối. Điều này cho phép thực hiện các hình thức khoán và hạch toán ở từng khâu nghiệp vụ đồng thời cũng có vài sự điều chỉnh, phối hợp hoạt động của từng bộ phận và mỗi thành viên lao động của khách sạn thật chặt chẽ.
Kinh doanh khách sạn có tính trực tiếp và tổng hợp cao: Tính trực tiếp trong kinh doanh khách sạn do ảnh hưởng đặc thù của sản phẩm khách sạn là không thể lưu kho và quá trình sản xuất đồng thời với quá trình tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy, quá trình khách đến tiêu dùng sản phẩm của khách sạn cũng chính là quá trình tiêu thụ sản phẩm của khách sạn. Ngoài ra, để cung cấp một sản phẩm hoàn chỉnh đến khách trong khách sạn bao gồm sự tham gia của của rất nhiều bộ phận với rất nhiều công đoạn. Ngay trong một công đoạn cũng đã có nhiều khâu phục vụ.
Do đó, nó đòi hỏi tính tổng hợp rất cao để có thể đáp ứng nhu cầu của khách. Kinh doanh khách sạn phục vụ đa dạng đối tượng khách: Mặc dù có xu hướng chọn lọc đối tượng khách. Tuy nhiên, đối tượng phục vụ của khách sạn là khách du lịch với những dân tộc, cơ cấu xã hội (giới tính, tuổi tác, vị trí xã hội…) nhận thức, sở thích, phong tục tập quán, lối sống khác nhau. Do vậy, khách sạn đòi hỏi phải nghiên cứu, nắm bắt được yêu cầu của khách để thỏa mãn các nhu cầu của họ.
Không coi trọng vấn đề này sẽ dẫn đến việc sử dụng lãng phí cở sở vật chất, nguyên liệu hàng hóa, giảm sút chất lượng phục vụ, mất khách đồng thời hạn chế hiệu quả kinh doanh. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Ngành kinh doanh khách sạn xuất hiện từ lâu đời khoảng 1200 năm về trước, khái niệm đầu tiên là “nhà trọ” xuất hiện từ khi đồng tiền được sử dụng như một phương tiện trao đổi. Một trong những thành phần quan trọng của cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ du lịch là cơ sở lưu trú và ăn uống. Trong các loại hình cơ sở lưu trú thì khách sạn (hotel) là loại hình phát triển với tốc độ nhanh trên thế giới.
Theo Tổ chức Du lịch thế giới (UNWTO) năm 2010 khách du lịch quốc tế trên toàn cầu đạt 940 triệu lượt khách, thu nhập từ du lịch đạt 919 tỷ USD, chiếm hơn 30% xuất khẩu dịch vụ thương mại của thế giới (UNWTO, 2011). Sự phát triển của hoạt động du lịch đã kéo theo sự phát triển của ngành 5 công nghiệp khách sạn và các loại hình lưu trú khác. Du khách đi ra ngoài nơi ở thường xuyên của mình đều cần đến các nghiệp vụ về lưu trú, ăn uống và nghỉ ngơi. Ở thời kỳ cổ đại, khi loài người lần đầu tiên mạo hiểm đi xa bộ lạc của mình, họ phải tự lo chỗ ăn ngủ.
Hầu hết những khách du lịch thưở ban đầu này là những người lính hoặc những ngưởi đi buôn bán, trao đổi hàng hóa, họ có thể dựng trại ở bất cứ nơi nào họ muốn.