Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành xây dựng chiếm khoảng 6% GDP Việt Nam năm 2014, việc nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua hệ thống quản lý hiệu quả trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực này. Công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1 (COFICO) đã áp dụng ba hệ thống quản lý độc lập gồm quản lý chất lượng (ISO 9001), quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và quản lý môi trường (ISO 14001) từ năm 2010 đến 2014. Mặc dù đạt được nhiều thành tựu về doanh thu và uy tín, COFICO gặp phải nhiều khó khăn trong vận hành do sự phức tạp, chồng chéo của các hệ thống tài liệu và quy trình, dẫn đến tỷ lệ than phiền nội bộ tăng 170% sau khi áp dụng OHSAS 18001 và tăng 158% khi áp dụng thêm ISO 14001. Nghiên cứu nhằm phân tích các hạn chế khi vận hành độc lập các hệ thống quản lý này, chỉ ra nguyên nhân và thiết kế hệ thống quản lý tích hợp (IMS) phù hợp với đặc điểm hoạt động của COFICO. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại văn phòng và các công trình của COFICO tại TP. Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2010-2015. Kết quả nghiên cứu dự kiến góp phần tối ưu hóa hiệu quả quản lý, giảm thiểu sự trùng lặp, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và đối tác, đồng thời tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường xây dựng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên ba bộ tiêu chuẩn quản lý quốc tế: ISO 9001 về quản lý chất lượng, OHSAS 18001 về an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và ISO 14001 về quản lý môi trường. Cả ba tiêu chuẩn đều áp dụng phương pháp luận chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) nhằm cải tiến liên tục hệ thống quản lý. ISO 9001 tập trung vào việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, OHSAS 18001 hướng đến kiểm soát rủi ro an toàn lao động và sức khỏe người lao động, trong khi ISO 14001 nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường. Các tiêu chuẩn này có nhiều điểm tương đồng về cấu trúc và yêu cầu như chính sách, hoạch định, thực hiện, kiểm tra và cải tiến, tạo nền tảng cho việc tích hợp thành hệ thống quản lý tích hợp (IMS). IMS được hiểu là hệ thống quản lý duy nhất kết hợp các yếu tố của nhiều hệ thống quản lý nhằm tối ưu hóa nguồn lực, giảm trùng lặp và nâng cao hiệu quả hoạt động. Các mô hình tích hợp phổ biến tại Việt Nam bao gồm xây dựng hệ thống tích hợp mới, tích hợp các hệ thống hiện có hoặc bổ sung hệ thống mới vào hệ thống hiện hành. Bài học kinh nghiệm nhấn mạnh vai trò cam kết lãnh đạo, đào tạo nhân viên và duy trì cải tiến liên tục trong thành công của dự án tích hợp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính với kỹ thuật thảo luận tay đôi (in-depth interviews) nhằm khai thác sâu các vấn đề thực tiễn tại COFICO. Quy trình nghiên cứu gồm hai giai đoạn: (1) Khám phá các hạn chế khi vận hành độc lập các hệ thống quản lý thông qua phỏng vấn 7 đáp viên trực tiếp thực hiện các yêu cầu hệ thống tại văn phòng và công trình; (2) Thảo luận chuyên sâu với 26 đáp viên là quản lý và nhân viên liên quan để làm rõ nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của các hạn chế. Nguồn dữ liệu chính là các tài liệu nội bộ, báo cáo than phiền, hồ sơ hệ thống quản lý và ý kiến từ các cuộc phỏng vấn. Cỡ mẫu được lựa chọn theo nguyên tắc bão hòa thông tin, đảm bảo tính đại diện cho các phòng ban và công trình. Phân tích dữ liệu dựa trên phương pháp mã hóa nội dung và so sánh các nhóm ý kiến nhằm xác định các vấn đề trọng tâm và đề xuất giải pháp phù hợp. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 07/2015 đến 11/2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tồn tại nhiều hệ thống tài liệu phức tạp và chồng chéo: COFICO hiện vận hành song song 21 quy trình, 11 quy định và 3 hướng dẫn công việc cho hệ thống quản lý chất lượng; cùng với 14 quy trình quản lý hệ thống, 36 quy trình hoạt động, 6 hướng dẫn và 2 quy định cho hệ thống an toàn - sức khỏe và môi trường. 100% nhân viên không thể nhớ hết các quy trình do số lượng lớn và thường xuyên thay đổi (trung bình 3-5 lần/năm đối với các quy trình chính).

  2. Tỷ lệ than phiền nội bộ tăng cao: Sau khi áp dụng OHSAS 18001 năm 2012, tỷ lệ than phiền nội bộ tăng 170% so với năm 2011; khi áp dụng thêm ISO 14001 năm 2014, tỷ lệ này tăng 158% so với năm 2013. Các than phiền chủ yếu liên quan đến tính phức tạp của hệ thống tài liệu (26%), sự chồng chéo trong quy trình (22%) và số lượng biểu mẫu rườm rà, trùng lặp (16%).

  3. Khó khăn trong tuân thủ quy trình và biểu mẫu: 88.5% nhân viên cho biết gặp khó khăn từ thỉnh thoảng đến thường xuyên trong việc tuân thủ các quy trình do tài liệu phức tạp, quy định chưa rõ ràng và biểu mẫu nhiều. Ví dụ thực tế tại công trình Vista Verde cho thấy công tác nhập vật tư phải thực hiện nhiều biểu mẫu và kiểm tra nhiều lần, gây mất thời gian và giảm hiệu quả công việc.

  4. Ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc: Công việc giấy tờ nhiều khiến nhân viên mất nhiều thời gian cho việc hành chính, ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc. Tại các công trình quy mô lớn, hồ sơ lưu trữ chiếm diện tích lớn và gây khó khăn trong quản lý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các vấn đề trên là do COFICO triển khai các hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường một cách độc lập, không có sự liên kết và tích hợp. Điều này dẫn đến sự trùng lặp trong tài liệu, quy trình và biểu mẫu, gây khó khăn cho người sử dụng và làm giảm hiệu quả quản lý. Kết quả này phù hợp với các nghiên cứu trong ngành xây dựng và quản lý chất lượng, cho thấy việc tích hợp hệ thống quản lý là giải pháp tối ưu để giảm thiểu sự phức tạp và tăng tính hiệu quả. Việc trình bày dữ liệu qua biểu đồ tăng trưởng than phiền nội bộ theo năm và bảng tổng hợp số lượng tài liệu sẽ giúp minh họa rõ ràng hơn mức độ ảnh hưởng của việc vận hành hệ thống độc lập. Ngoài ra, so sánh với các doanh nghiệp đã tích hợp thành công cho thấy COFICO cần có sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo, đào tạo nhân viên và lựa chọn mô hình tích hợp phù hợp để giải quyết các tồn tại hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng hệ thống quản lý tích hợp (IMS): Thiết kế và triển khai một hệ thống quản lý duy nhất tích hợp các yêu cầu của ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001 nhằm giảm thiểu sự trùng lặp tài liệu và quy trình. Mục tiêu giảm 50% số lượng tài liệu và biểu mẫu trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban QHSE phối hợp với các phòng ban liên quan.

  2. Tăng cường đào tạo và truyền thông nội bộ: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về hệ thống quản lý tích hợp cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là đội ngũ quản lý và vận hành hệ thống. Mục tiêu đạt 90% nhân viên được đào tạo trong 6 tháng đầu triển khai. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự phối hợp Ban QHSE.

  3. Cải tiến quy trình và biểu mẫu: Rà soát, đơn giản hóa và chuẩn hóa các quy trình, biểu mẫu theo hướng thân thiện với người dùng, giảm thiểu công việc giấy tờ không cần thiết. Mục tiêu giảm 30% thời gian xử lý hồ sơ trong 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Quản lý rủi ro và Phòng An toàn.

  4. Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá liên tục: Áp dụng công cụ đánh giá nội bộ định kỳ để theo dõi hiệu quả vận hành hệ thống tích hợp, phát hiện và khắc phục kịp thời các điểm không phù hợp. Mục tiêu thực hiện đánh giá 2 lần/năm và giảm 20% số lỗi phát hiện qua đánh giá trong năm đầu tiên. Chủ thể thực hiện: Ban QHSE và Ban ISO.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ lợi ích và thách thức khi tích hợp các hệ thống quản lý, từ đó đưa ra quyết định chiến lược phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh.

  2. Chuyên viên quản lý chất lượng, an toàn và môi trường: Cung cấp kiến thức thực tiễn về cách thức vận hành và tích hợp các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, hỗ trợ công tác cải tiến liên tục.

  3. Chuyên gia tư vấn hệ thống quản lý: Là tài liệu tham khảo để xây dựng các giải pháp tích hợp hệ thống quản lý cho doanh nghiệp trong ngành xây dựng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý Công nghiệp: Giúp nắm bắt các khái niệm, mô hình và phương pháp nghiên cứu liên quan đến hệ thống quản lý tích hợp trong thực tiễn doanh nghiệp Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao COFICO cần tích hợp các hệ thống quản lý?
    Việc vận hành các hệ thống quản lý độc lập gây ra sự trùng lặp tài liệu, quy trình và biểu mẫu, làm tăng khối lượng công việc giấy tờ và gây khó khăn cho nhân viên. Tích hợp giúp giảm thiểu những vấn đề này, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm chi phí vận hành.

  2. Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) là gì?
    IMS là hệ thống quản lý duy nhất kết hợp các yêu cầu của nhiều tiêu chuẩn quản lý như ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001, giúp doanh nghiệp quản lý đồng bộ các hoạt động về chất lượng, an toàn và môi trường.

  3. Những khó khăn thường gặp khi triển khai IMS?
    Khó khăn bao gồm thiếu cam kết từ lãnh đạo, sự kháng cự của nhân viên do thay đổi thói quen làm việc, thiếu chuẩn mực tích hợp và năng lực nhân sự chưa đủ để vận hành hệ thống mới.

  4. Làm thế nào để giảm thiểu sự kháng cự khi triển khai IMS?
    Cần có kế hoạch truyền thông rõ ràng, đào tạo đầy đủ cho nhân viên, sự tham gia của các cấp quản lý và tạo điều kiện để nhân viên đóng góp ý kiến nhằm tăng sự đồng thuận và cam kết thực hiện.

  5. Làm sao đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp?
    Hiệu quả được đánh giá qua các chỉ số như giảm số lượng tài liệu và biểu mẫu, giảm thời gian xử lý công việc, giảm số lượng than phiền nội bộ, cải thiện năng suất và sự hài lòng của nhân viên cũng như khách hàng.

Kết luận

  • COFICO đã áp dụng thành công ba hệ thống quản lý riêng biệt nhưng gặp nhiều khó khăn do sự phức tạp và chồng chéo trong vận hành.
  • Nghiên cứu chỉ ra bốn vấn đề chính gồm số lượng tài liệu lớn, quy trình chồng chéo, biểu mẫu rườm rà và công việc giấy tờ nhiều.
  • Việc thiết kế và triển khai hệ thống quản lý tích hợp là giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu các tồn tại hiện tại.
  • Các giải pháp đề xuất bao gồm xây dựng IMS, đào tạo nhân viên, cải tiến quy trình và thiết lập hệ thống giám sát liên tục.
  • Bước tiếp theo là lập kế hoạch chi tiết và triển khai thử nghiệm hệ thống tích hợp trong vòng 12 tháng, đồng thời theo dõi và đánh giá hiệu quả để điều chỉnh phù hợp.

Hành động ngay hôm nay để tối ưu hóa hệ thống quản lý và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp bạn!