Luận văn thạc sĩ tích hợp hệ thống quản lý chất lượng iso 9001 hệ thống quản lý an toàn sức khoẻ nghề nghiệp ohsas 18001 và hệ thống quản lý môi trường iso 14001 tại công ty cổ phần xây dựng số 1

Luận văn thạc sĩ kỹ thuật phân tích tích hợp hệ thống quản lý chất lượng iso 9001 hệ thống quản lý an toàn sức khoẻ nghề nghiệp ohsas, đánh giá thực trạng, chỉ ra hạn chế, đề xuất

• Tác giả: Trần Nguyễn Ngọc Mai
• Người hướng dẫn: PGS.TS Phạm Xuân Lan
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Tích Hợp Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng ISO 9001, OHSAS 18001 Và ISO 14001 Tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. PHẦN MỞ ĐẦU
• 1.1. Lý do chọn đề tài
• 1.2. Mục tiêu nghiên cứu
• 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.4. Phương pháp nghiên cứu
• 1.5. Dự kiến đóng góp của đề tài
• 1.6. Kết cấu bố cục của đề tài
• 2. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
• 2.1. Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường
• 2.1.1. Hệ thống quản lý chất lượng
• 2.1.2. Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp
• 2.1.3. Hệ thống quản lý môi trường
• 2.2. Những điểm tương đồng và khác biệt trong yêu cầu của các hệ thống quản lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001
• 2.2.1. Những điểm tương đồng
• 2.2.2. Những điểm khác biệt
• 2.2.3. Hệ thống quản lý tích hợp
• 2.2.3.1. Khái niệm hệ thống quản lý tích hợp (Integrated Management System – IMS)
• 2.2.3.2. Những lợi ích mang lại và những khó khăn khi xây dựng hệ thống quản lý tích hợp
• 2.2.3.3. Các mô hình tích hợp hệ thống quản lý tại Việt Nam
• 2.2.3.4. Bài học kinh nghiệm trong việc tích hợp hệ thống quản lý
• 3. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 (COFICO)
• 3.1. Sơ lược về công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1
• 3.1.1. Thông tin chung
• 3.1.2. Định hướng phát triển
• 3.2. Đặc điểm các hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1 (COFICO)
• 3.2.1. Hệ thống quản lý chất lượng
• 3.2.2. Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường
• 3.3. Các tồn tại trong việc áp dụng độc lập các hệ thống quản lý
• 3.3.1. Tính phức tạp của hệ thống tài liệu
• 3.3.2. Sự thiếu thống nhất và chồng chéo của hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống an toàn sức khỏe và môi trường
• 3.3.3. Tính phức tạp của các biểu mẫu sử dụng
• 3.3.4. Công việc giấy tờ nhiều
• 3.4. Những lợi thế và thách thức của COFICO khi tiến hành tích hợp hệ thống quản lý
• 3.4.1. Thách thức
• 4. CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP VÀ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
• 4.1. Bước 1: Xác định cơ cấu tổ chức và chỉ định đại diện lãnh đạo
• 4.1.1. Thành lập ban QHSE
• 4.1.2. Tìm kiếm chuyên gia tư vấn bên ngoài
• 4.2. Bước 2: Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp
• 4.3. Bước 3: Xác định các quá trình và các tài liệu cần thiết của hệ thống tích hợp
• 4.4. Bước 4: Xem xét toàn bộ tài liệu của hệ thống đang áp dụng
• 4.5. Bước 5: Triển khai áp dụng
• 4.6. Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện
• 4.7. Bước 7: Cải tiến hệ thống
• 4.7.1. Khắc phục các điểm yếu của hệ thống quản lý tích hợp
• 4.7.2. Chuyển đổi cơ cấu tổ chức hỗ trợ sự phát triển lâu dài của hệ thống
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC 1: BẢNG TƯƠNG THÍCH GIỮA CÁC TIÊU CHUẨN
• PHỤ LỤC 2: HỆ THỐNG TÀI LIỆU TẠI COFICO
• PHỤ LỤC 3: BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN VỀ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
• PHỤ LỤC 4: DANH SÁCH CÁC NHÂN VIÊN THAM GIA TRONG CÁC CUỘC PHỎNG VẤN
• PHỤ LỤC 5: CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA KHỐI QHSE

Tóm tắt

I. Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng an toàn sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001, và hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 là ba tiêu chuẩn quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý chất lượng tập trung vào việc cải tiến quy trình và sản phẩm, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp. OHSAS 18001 chú trọng đến việc bảo vệ sức khỏe và an toàn cho người lao động, trong khi ISO 14001 hướng tới việc quản lý và bảo vệ môi trường. Việc tích hợp các hệ thống này không chỉ giúp giảm thiểu sự trùng lặp trong quy trình mà còn nâng cao tính hiệu quả và đồng bộ trong quản lý.

1.1 Hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế nhằm đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Tiêu chuẩn này yêu cầu doanh nghiệp phải có quy trình rõ ràng, từ việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra đến hành động khắc phục. Việc áp dụng ISO 9001 giúp doanh nghiệp cải tiến liên tục, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

1.2 Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp

Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001 cung cấp khung pháp lý cho việc quản lý an toàn lao động. Tiêu chuẩn này yêu cầu doanh nghiệp phải xác định và kiểm soát các rủi ro liên quan đến sức khỏe và an toàn của nhân viên. Việc áp dụng OHSAS 18001 không chỉ bảo vệ sức khỏe của người lao động mà còn giảm thiểu chi phí liên quan đến tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.

1.3 Hệ thống quản lý môi trường

Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 giúp doanh nghiệp quản lý các tác động đến môi trường từ hoạt động sản xuất. Tiêu chuẩn này yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường, thực hiện các biện pháp giảm thiểu tác động tiêu cực. Việc áp dụng ISO 14001 không chỉ giúp bảo vệ môi trường mà còn nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và cộng đồng.

II. Những điểm tương đồng và khác biệt trong yêu cầu của các hệ thống quản lý

Các hệ thống quản lý ISO 9001, OHSAS 18001, và ISO 14001 đều có những điểm tương đồng trong việc yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập quy trình, thực hiện đánh giá nội bộ và cải tiến liên tục. Tuy nhiên, mỗi hệ thống lại có những yêu cầu riêng biệt phù hợp với mục tiêu cụ thể của nó. ISO 9001 tập trung vào chất lượng sản phẩm, OHSAS 18001 chú trọng đến an toàn lao động, trong khi ISO 14001 hướng tới bảo vệ môi trường. Sự khác biệt này đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lược quản lý phù hợp để đáp ứng yêu cầu của từng hệ thống.

2.1 Những điểm tương đồng

Cả ba hệ thống đều yêu cầu doanh nghiệp phải có cam kết từ lãnh đạo, thiết lập chính sách rõ ràng và thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ. Điều này giúp đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện đúng cách và đạt được mục tiêu đề ra. Hơn nữa, việc cải tiến liên tục là một yếu tố quan trọng trong cả ba hệ thống, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

2.2 Những điểm khác biệt

Mỗi hệ thống có những yêu cầu cụ thể khác nhau. ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải tập trung vào việc cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ, trong khi OHSAS 18001 yêu cầu phải có các biện pháp bảo vệ sức khỏe và an toàn cho người lao động. ISO 14001 lại yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý các tác động đến môi trường từ hoạt động sản xuất. Sự khác biệt này tạo ra thách thức cho doanh nghiệp trong việc áp dụng đồng thời các hệ thống.

III. Hệ thống quản lý tích hợp

Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) là một giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp đang áp dụng nhiều hệ thống quản lý khác nhau. Việc tích hợp các hệ thống như ISO 9001, OHSAS 18001, và ISO 14001 giúp giảm thiểu sự trùng lặp trong quy trình, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Hệ thống quản lý tích hợp không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn nâng cao khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan.

3.1 Khái niệm hệ thống quản lý tích hợp

Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) là sự kết hợp của các hệ thống quản lý khác nhau thành một hệ thống duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp có thể quản lý các quy trình một cách đồng bộ và hiệu quả hơn. IMS cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sự chồng chéo và tăng cường tính liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức.

3.2 Những lợi ích và khó khăn khi xây dựng hệ thống quản lý tích hợp

Việc xây dựng hệ thống quản lý tích hợp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình tích hợp, bao gồm việc thay đổi thói quen làm việc, đào tạo nhân viên và điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với hệ thống mới.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành xây dựng chiếm khoảng 6% GDP Việt Nam năm 2014, việc nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua hệ thống quản lý hiệu quả trở thành yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực này. Công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1 (COFICO) đã áp dụng ba hệ thống quản lý độc lập gồm quản lý chất lượng (ISO 9001), quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và quản lý môi trường (ISO 14001) từ năm 2010 đến 2014. Mặc dù đạt được nhiều thành tựu về doanh thu và uy tín, COFICO gặp phải nhiều khó khăn trong vận hành do sự phức tạp, chồng chéo của các hệ thống tài liệu và quy trình, dẫn đến tỷ lệ than phiền nội bộ tăng 170% sau khi áp dụng OHSAS 18001 và tăng 158% khi áp dụng thêm ISO 14001. Nghiên cứu nhằm phân tích các hạn chế khi vận hành độc lập các hệ thống quản lý này, chỉ ra nguyên nhân và thiết kế hệ thống quản lý tích hợp (IMS) phù hợp với đặc điểm hoạt động của COFICO. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại văn phòng và các công trình của COFICO tại TP. Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2010-2015. Kết quả nghiên cứu dự kiến góp phần tối ưu hóa hiệu quả quản lý, giảm thiểu sự trùng lặp, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và đối tác, đồng thời tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường xây dựng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên ba bộ tiêu chuẩn quản lý quốc tế: ISO 9001 về quản lý chất lượng, OHSAS 18001 về an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và ISO 14001 về quản lý môi trường. Cả ba tiêu chuẩn đều áp dụng phương pháp luận chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) nhằm cải tiến liên tục hệ thống quản lý. ISO 9001 tập trung vào việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, OHSAS 18001 hướng đến kiểm soát rủi ro an toàn lao động và sức khỏe người lao động, trong khi ISO 14001 nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường. Các tiêu chuẩn này có nhiều điểm tương đồng về cấu trúc và yêu cầu như chính sách, hoạch định, thực hiện, kiểm tra và cải tiến, tạo nền tảng cho việc tích hợp thành hệ thống quản lý tích hợp (IMS). IMS được hiểu là hệ thống quản lý duy nhất kết hợp các yếu tố của nhiều hệ thống quản lý nhằm tối ưu hóa nguồn lực, giảm trùng lặp và nâng cao hiệu quả hoạt động. Các mô hình tích hợp phổ biến tại Việt Nam bao gồm xây dựng hệ thống tích hợp mới, tích hợp các hệ thống hiện có hoặc bổ sung hệ thống mới vào hệ thống hiện hành. Bài học kinh nghiệm nhấn mạnh vai trò cam kết lãnh đạo, đào tạo nhân viên và duy trì cải tiến liên tục trong thành công của dự án tích hợp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính với kỹ thuật thảo luận tay đôi (in-depth interviews) nhằm khai thác sâu các vấn đề thực tiễn tại COFICO. Quy trình nghiên cứu gồm hai giai đoạn: (1) Khám phá các hạn chế khi vận hành độc lập các hệ thống quản lý thông qua phỏng vấn 7 đáp viên trực tiếp thực hiện các yêu cầu hệ thống tại văn phòng và công trình; (2) Thảo luận chuyên sâu với 26 đáp viên là quản lý và nhân viên liên quan để làm rõ nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của các hạn chế. Nguồn dữ liệu chính là các tài liệu nội bộ, báo cáo than phiền, hồ sơ hệ thống quản lý và ý kiến từ các cuộc phỏng vấn. Cỡ mẫu được lựa chọn theo nguyên tắc bão hòa thông tin, đảm bảo tính đại diện cho các phòng ban và công trình. Phân tích dữ liệu dựa trên phương pháp mã hóa nội dung và so sánh các nhóm ý kiến nhằm xác định các vấn đề trọng tâm và đề xuất giải pháp phù hợp. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 07/2015 đến 11/2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Tồn tại nhiều hệ thống tài liệu phức tạp và chồng chéo: COFICO hiện vận hành song song 21 quy trình, 11 quy định và 3 hướng dẫn công việc cho hệ thống quản lý chất lượng; cùng với 14 quy trình quản lý hệ thống, 36 quy trình hoạt động, 6 hướng dẫn và 2 quy định cho hệ thống an toàn - sức khỏe và môi trường. 100% nhân viên không thể nhớ hết các quy trình do số lượng lớn và thường xuyên thay đổi (trung bình 3-5 lần/năm đối với các quy trình chính).

2. Tỷ lệ than phiền nội bộ tăng cao: Sau khi áp dụng OHSAS 18001 năm 2012, tỷ lệ than phiền nội bộ tăng 170% so với năm 2011; khi áp dụng thêm ISO 14001 năm 2014, tỷ lệ này tăng 158% so với năm 2013. Các than phiền chủ yếu liên quan đến tính phức tạp của hệ thống tài liệu (26%), sự chồng chéo trong quy trình (22%) và số lượng biểu mẫu rườm rà, trùng lặp (16%).

3. Khó khăn trong tuân thủ quy trình và biểu mẫu: 88.5% nhân viên cho biết gặp khó khăn từ thỉnh thoảng đến thường xuyên trong việc tuân thủ các quy trình do tài liệu phức tạp, quy định chưa rõ ràng và biểu mẫu nhiều. Ví dụ thực tế tại công trình Vista Verde cho thấy công tác nhập vật tư phải thực hiện nhiều biểu mẫu và kiểm tra nhiều lần, gây mất thời gian và giảm hiệu quả công việc.

4. Ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc: Công việc giấy tờ nhiều khiến nhân viên mất nhiều thời gian cho việc hành chính, ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc. Tại các công trình quy mô lớn, hồ sơ lưu trữ chiếm diện tích lớn và gây khó khăn trong quản lý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của các vấn đề trên là do COFICO triển khai các hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường một cách độc lập, không có sự liên kết và tích hợp. Điều này dẫn đến sự trùng lặp trong tài liệu, quy trình và biểu mẫu, gây khó khăn cho người sử dụng và làm giảm hiệu quả quản lý. Kết quả này phù hợp với các nghiên cứu trong ngành xây dựng và quản lý chất lượng, cho thấy việc tích hợp hệ thống quản lý là giải pháp tối ưu để giảm thiểu sự phức tạp và tăng tính hiệu quả. Việc trình bày dữ liệu qua biểu đồ tăng trưởng than phiền nội bộ theo năm và bảng tổng hợp số lượng tài liệu sẽ giúp minh họa rõ ràng hơn mức độ ảnh hưởng của việc vận hành hệ thống độc lập. Ngoài ra, so sánh với các doanh nghiệp đã tích hợp thành công cho thấy COFICO cần có sự cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo, đào tạo nhân viên và lựa chọn mô hình tích hợp phù hợp để giải quyết các tồn tại hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Xây dựng hệ thống quản lý tích hợp (IMS): Thiết kế và triển khai một hệ thống quản lý duy nhất tích hợp các yêu cầu của ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001 nhằm giảm thiểu sự trùng lặp tài liệu và quy trình. Mục tiêu giảm 50% số lượng tài liệu và biểu mẫu trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban QHSE phối hợp với các phòng ban liên quan.

2. Tăng cường đào tạo và truyền thông nội bộ: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về hệ thống quản lý tích hợp cho toàn bộ nhân viên, đặc biệt là đội ngũ quản lý và vận hành hệ thống. Mục tiêu đạt 90% nhân viên được đào tạo trong 6 tháng đầu triển khai. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự phối hợp Ban QHSE.

3. Cải tiến quy trình và biểu mẫu: Rà soát, đơn giản hóa và chuẩn hóa các quy trình, biểu mẫu theo hướng thân thiện với người dùng, giảm thiểu công việc giấy tờ không cần thiết. Mục tiêu giảm 30% thời gian xử lý hồ sơ trong 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Quản lý rủi ro và Phòng An toàn.

4. Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá liên tục: Áp dụng công cụ đánh giá nội bộ định kỳ để theo dõi hiệu quả vận hành hệ thống tích hợp, phát hiện và khắc phục kịp thời các điểm không phù hợp. Mục tiêu thực hiện đánh giá 2 lần/năm và giảm 20% số lỗi phát hiện qua đánh giá trong năm đầu tiên. Chủ thể thực hiện: Ban QHSE và Ban ISO.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ lợi ích và thách thức khi tích hợp các hệ thống quản lý, từ đó đưa ra quyết định chiến lược phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và cạnh tranh.

2. Chuyên viên quản lý chất lượng, an toàn và môi trường: Cung cấp kiến thức thực tiễn về cách thức vận hành và tích hợp các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, hỗ trợ công tác cải tiến liên tục.

3. Chuyên gia tư vấn hệ thống quản lý: Là tài liệu tham khảo để xây dựng các giải pháp tích hợp hệ thống quản lý cho doanh nghiệp trong ngành xây dựng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý Công nghiệp: Giúp nắm bắt các khái niệm, mô hình và phương pháp nghiên cứu liên quan đến hệ thống quản lý tích hợp trong thực tiễn doanh nghiệp Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao COFICO cần tích hợp các hệ thống quản lý?
   Việc vận hành các hệ thống quản lý độc lập gây ra sự trùng lặp tài liệu, quy trình và biểu mẫu, làm tăng khối lượng công việc giấy tờ và gây khó khăn cho nhân viên. Tích hợp giúp giảm thiểu những vấn đề này, nâng cao hiệu quả quản lý và giảm chi phí vận hành.

2. Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) là gì?
   IMS là hệ thống quản lý duy nhất kết hợp các yêu cầu của nhiều tiêu chuẩn quản lý như ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001, giúp doanh nghiệp quản lý đồng bộ các hoạt động về chất lượng, an toàn và môi trường.

3. Những khó khăn thường gặp khi triển khai IMS?
   Khó khăn bao gồm thiếu cam kết từ lãnh đạo, sự kháng cự của nhân viên do thay đổi thói quen làm việc, thiếu chuẩn mực tích hợp và năng lực nhân sự chưa đủ để vận hành hệ thống mới.

4. Làm thế nào để giảm thiểu sự kháng cự khi triển khai IMS?
   Cần có kế hoạch truyền thông rõ ràng, đào tạo đầy đủ cho nhân viên, sự tham gia của các cấp quản lý và tạo điều kiện để nhân viên đóng góp ý kiến nhằm tăng sự đồng thuận và cam kết thực hiện.

5. Làm sao đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp?
   Hiệu quả được đánh giá qua các chỉ số như giảm số lượng tài liệu và biểu mẫu, giảm thời gian xử lý công việc, giảm số lượng than phiền nội bộ, cải thiện năng suất và sự hài lòng của nhân viên cũng như khách hàng.

Kết luận

• COFICO đã áp dụng thành công ba hệ thống quản lý riêng biệt nhưng gặp nhiều khó khăn do sự phức tạp và chồng chéo trong vận hành.
• Nghiên cứu chỉ ra bốn vấn đề chính gồm số lượng tài liệu lớn, quy trình chồng chéo, biểu mẫu rườm rà và công việc giấy tờ nhiều.
• Việc thiết kế và triển khai hệ thống quản lý tích hợp là giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu các tồn tại hiện tại.
• Các giải pháp đề xuất bao gồm xây dựng IMS, đào tạo nhân viên, cải tiến quy trình và thiết lập hệ thống giám sát liên tục.
• Bước tiếp theo là lập kế hoạch chi tiết và triển khai thử nghiệm hệ thống tích hợp trong vòng 12 tháng, đồng thời theo dõi và đánh giá hiệu quả để điều chỉnh phù hợp.

Hành động ngay hôm nay để tối ưu hóa hệ thống quản lý và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp bạn!

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001), hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và hệ thống quản lý tích hợp Chƣơng này trình bày những kiến thức sơ lƣợc về hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 123doc 6 18001), hệ thống quản lý môi trƣờng (ISO 14001) và hệ thống quản lý tích hợp nhƣ khái niệm, các yêu cầu, những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp khi áp dụng theo các yêu cầu. Bên cạnh đó, tác giả cũng trình bày những chia sẻ của các cá nhân, đơn vị có kinh nghiệm trong xây dựng hệ thống quản lý tích hợp. Chương 2: Thực trạng hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1 Trong chƣơng 2, tác giả giới thiệu sơ lƣợc về công ty CP Xây Dựng Số 1, đồng thời đi sâu vào mô tả đặc điểm công tác vận hành các hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001), hệ thống quản lý môi trƣờng (ISO 14001). Thông qua kết quả phỏng vấn, tác giả phân tích những khó khăn công ty đang gặp phải khi vận hành song song các hệ thống quản lý và chỉ ra nguyên nhân chúng để làm cơ sở thiết kế hệ thống quản lý tích hợp.

Chương 4: Thiết kế hệ thống quản lý tích hợp và giải pháp triển khai thực hiện. Trên cơ sở thực trạng các hệ thống quản lý và những vƣớng mắc công ty đang gặp phải đã đƣợc trình bày trong chƣơng 3, tác giả sẽ lựa chọn mô hình tích hợp và đề xuất các giải pháp triển khai thực hiện cụ thể và phù hợp với đặc điểm của công ty CP Xây Dựng Số 1. 123doc 7 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ Dựa trên vấn đề đã đặt ra và mục tiêu, đối tƣợng nghiên cứu ở chƣơng 1, tác giả sẽ đƣa ra cơ sở lý thuyết về hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp, hệ thống quản lý môi trƣờng và những kinh nghiệm của các doanh nghiệp đi trƣớc trong việc thực hiện tích hợp các hệ thống quản lý trong chƣơng 1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trƣờng 1.1 Hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở các chuẩn mực của bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Đây là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 sau đó đƣợc điều chỉnh lần 1 vào năm 1994 và điều chỉnh lần 2 vào năm 2000.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đã đƣợc nhiều quốc gia trên thế giới công nhận làm tiêu chuẩn quốc gia. Tại Việt Nam, bộ tiêu chuẩn này đã đƣợc dịch sang tiếng Việt và đƣợc ban hành thành bộ tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9000. Mục tiêu chính của việc ban hành bộ tiêu chuẩn này là nhằm trợ giúp các tổ chức áp dụng và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý chất lƣợng. Bộ tiêu chuẩn đƣa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lƣợng và có thể đƣợc áp dụng rộng rãi cho mọi tổ chức trên toàn thế giới không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm/ dịch vụ cung cấp.1 Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện hành gồm 03 tiêu chuẩn chính và 01 hƣớng dẫn đánh giá đƣợc ban hành và soát xét thƣờng xuyên để đảm bảo phù hợp với thực tế phát triển của các tổ chức trên thế giới.

Do đó để giúp ngƣời dùng phân biệt các phiên bản, tên của tiêu chuẩn ISO luôn đi kèm với năm của phiên bản ban hành (ví dụ ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản năm 2008). Việt Nam cũng áp dụng cách đặt tên này cho các tiêu chuẩn quốc gia tƣơng ứng nhƣ TCVN ISO 9001:2008 nghĩa là Tiêu Chuẩn Việt Nam ISO 9001 đƣợc ban hành vào năm 2008. 123doc 8 Do quá trình chuyển đổi ngôn ngữ và công nhận thành tiêu chuẩn quốc gia nên thời gian ban hành của phiên bản quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia sẽ có sự khác nhau nhƣng nội dung thì không đổi.1 thể hiện cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 tƣơng ứng với cấu trúc của bộ tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9000. ISO 9000:2005 TCVN ISO 9000:2007 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG - CƠ SỞ VÀ TỪ VỰNG ISO 9004:2009 ISO 9001:2008 TCVN ISO 9004:2011 TCVN ISO 9001:2008 QUẢN LÝ TỔ CHỨC ĐỂ THÀNH CÔNG BỀN VỮNG - HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT PHƢƠNG PHÁP TIẾP CẬN LƢỢNG - CÁC YÊU CẦU QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG ISO 19011:2011 TCVN ISO 19011:2013 HƢỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ Hình 1.1 Cấu trúc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (TCVN ISO 9000) (Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ các phiên bản tiêu chuẩn mới nhất) - TCVN ISO 9000:2007 – Hệ thống quản lý chất lƣợng – Cơ sở và từ vựng: trình bày cơ sở của hệ thống quản lý chất lƣợng và giải thích các thuật ngữ đƣợc sử dụng liên quan đến hệ thống quản lý chất lƣợng.

- TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lƣợng – Các yêu cầu: đƣa ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lƣợng làm cơ sở để các tổ chức thực hiện khi cần chứng tỏ năng lực của mình với khách hàng. 123doc 9 - TCVN ISO 9004:2011 – Quản lý tổ chức để thành công bền vững – Phƣơng pháp tiếp cận quản lý chất lƣợng: hƣớng dẫn tổ chức đạt đƣợc sự thành công bền vững trong môi trƣờng kinh doanh luôn thay đổi thông qua việc tiếp cận hệ thống quản trị chất lƣợng. - TCVN ISO 19011:2013 - Hƣớng dẫn đánh giá hệ thống quản lý: hƣớng dẫn cách thức tổ chức đánh giá và xem xét hệ thống quản lý chất lƣợng.2 Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 TCVN ISO 9001 là tiêu chuẩn duy nhất trong bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 đƣa ra những yêu cầu mà tổ chức phải tuân thủ để chứng minh với khách hàng và các tổ chức bên ngoài, kể cả tổ chức chứng nhận, khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và chế định áp dụng cho sản phẩm cũng nhƣ các yêu cầu riêng của tổ chức. Tiêu chuẩn đƣa ra cách tiếp cận hệ thống theo quá trình khi xây dựng, vận hành và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lƣợng trong tổ chức nhƣ hình 1.

Các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đƣợc chia thành 8 điều khoản trong đó có 5 điều khoản chính tập trung vào vòng tròn trọng tâm của mô hình hệ thống quản lý chất lƣợng dựa trên quá trình (hình 1.2) gồm: - Hệ thống quản lý chất lƣợng (điều khoản 4): những yêu cầu chung về hệ thống của một tổ chức nhƣ hoạch định các quá trình, các mối tƣơng tác, các chuẩn mực kiểm soát và thiết lập hệ thống tài liệu cho toàn bộ hệ thống. - Trách nhiệm của lãnh đạo (điều khoản 5): thể hiện những định hƣớng mục tiêu, cam kết thực hiện và nguồn lực cung cấp để thực hiện việc “tạo sản phẩm”. - Quản lý nguồn lực (điều khoản 6): cam kết trong việc xác định và cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc “tạo sản phẩm” nhƣ nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, môi trƣờng làm việc. 123doc 10 - Tạo sản phẩm (điều khoản 7): đƣa ra các yêu cầu trong việc hoạch định tạo sản phẩm, các quá trình liên quan đến khách hàng, thiết kế và phát triển, chuẩn bị nguyên vật liệu và quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ.2 Mô hình hệ thống quản lý chất lƣợng dựa trên quá trình (Nguồn: TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu) - Đo lƣờng, phân tích và cải tiến (điều khoản 8): yêu cầu về các quá trình theo dõi, đo lƣờng, phân tích và cải tiến cần thiết để chứng tỏ sự phù hợp của sản phẩm, của hệ thống quản lý chất lƣợng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lƣợng.

Ngoài ra, điều khoản này còn xác định các yêu cầu đối với việc xem xét các điểm không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa cần thiết.2 Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở các chuẩn mực của bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 (Occupational Health and Safety Assessment Series) do Viện tiêu chuẩn Anh Quốc – BSI (British Standard Institute) 123doc 11 ban hành lần đầu vào năm 1999, đƣợc sửa đổi và ban hành lần 2 năm 2007. Mục tiêu của bộ tiêu chuẩn này là nhằm đƣa ra những hƣớng dẫn về việc quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, duy trì và cải tiến điều kiện, môi trƣờng làm việc một cách hiệu quả, phòng ngừa tích cực các sự cố trong quá trình làm việc. Bộ tiêu chuẩn có thể áp dụng cho tất cả các tổ chức không phân biệt quy mô, loại hình sản xuất, sản phẩm và dịch vụ cung cấp.1 Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 Bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 hiện hành đƣợc ban hành vào năm 2007 gồm hai tiêu chuẩn là OHSAS 18001 và OHSAS 18002. - Tiêu chuẩn OHSAS 18001 phiên bản mới nhất đƣợc ban hành năm 2007 (OHSAS 18001:2007) đƣa ra các yêu cầu về an toàn sức khỏe nghề nghiệp mà các tổ chức phải tuân thủ để kiểm soát các rủi ro về an toàn – sức khỏe nghề nghiệp.

- OHSAS 18002 phiên bản hiện hành năm 2008 (OHSAS 18002:2008) là những hƣớng dẫn cho việc triển khai thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007 Bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 dựa trên phƣơng pháp luận: Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động/ khắc phục (Plan – Do – Check – Act) hay còn gọi là chu trình PDCA đƣợc mô tả hình 1. - Lập kế hoạch (Plan): Thiết lập các mục tiêu và các quá trình cần thiết để đạt đƣợc kết quả phù hợp với chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của tổ chức. - Thực hiện (Do): Triển khai thực hiện các quá trình - Kiểm tra (Check): Giám sát và đo lƣờng các quá trình dựa trên chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu, các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác liên quan đến an toàn sức khỏe nghề nghiệp, và báo cáo kết quả. 123doc 12 - Hành động (Act): Thực hiện các hành động để cải tiến liên tục hiệu quả của hoạt động quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.