Khóa luận: Thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng, nợ phải trả người bán AFA

Khám phá thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng, nợ phải trả người bán tại AFA. Đánh giá chuyên sâu, nâng cao hiệu quả kiểm soát.

• Tác giả: Bùi Nguyễn Tường Vi
• Người hướng dẫn: ThS. Đào Nguyên Phi
• Trường học: Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kiểm toán
• Đề tài: Thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng - nợ phải trả người bán của Công ty TNHH Kiểm toán và Thẩm định giá AFA
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp đại học
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kiểm toán chu trình mua hàng nợ phải trả AFA

Kiểm toán chu trình mua hàng và nợ phải trả người bán là hoạt động kiểm tra, xác minh tính trung thực, hợp lý của các giao dịch mua hàng và số dư nợ phải trả trong báo cáo tài chính. Tại Công ty TNHH Kiểm toán và Thẩm định giá AFA, quy trình kiểm toán này được thực hiện theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Chu trình mua hàng bao gồm các nghiệp vụ từ đặt mua nguyên vật liệu, nhận hàng, ghi nhận công nợ đến thanh toán cho nhà cung cấp. Kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, xác định mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán, kho bãi và ban lãnh đạo doanh nghiệp. Việc kiểm tra chu trình mua hàng giúp phát hiện sai sót, gian lận và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin tài chính.

1.1. Khái niệm chu trình mua hàng và nợ phải trả

Chu trình mua hàng là tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi doanh nghiệp có nhu cầu mua sắm vật tư, hàng hóa cho đến khi hoàn tất thanh toán cho nhà cung cấp. Nợ phải trả người bán thể hiện số tiền doanh nghiệp còn nợ các nhà cung cấp về hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhưng chưa thanh toán. Kiểm toán chu trình này nhằm xác minh tính đầy đủ, chính xác và hợp lý của các khoản mục liên quan trên báo cáo tài chính.

1.2. Vai trò của kiểm toán tại Công ty AFA

Công ty TNHH Kiểm toán và Thẩm định giá AFA là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kiểm toán, thẩm định giá tại khu vực miền Trung. AFA thực hiện kiểm toán cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, bao gồm cả kiểm toán chu trình mua hàng. Vai trò của kiểm toán viên tại AFA là đánh giá tính trung thực của báo cáo tài chính, phát hiện sai sót trọng yếu và đưa ra ý kiến kiểm toán phù hợp theo quy định pháp luật.

II. Phân tích thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng AFA

Thực tế triển khai kiểm toán chu trình mua hàng tại AFA cho thấy nhiều kết quả tích cực nhưng cũng tồn tại không ít hạn chế. Kiểm toán viên thường áp dụng phương pháp kiểm tra mẫu các chứng từ mua hàng, đối chiếu hóa đơn với phiếu nhập kho và sổ kế toán. Về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, AFA sử dụng bảng câu hỏi và lưu đồ để mô tả quy trình. Tuy nhiên, việc thu thập bằng chứng kiểm toán đôi khi chưa đầy đủ do hạn chế về thời gian và nhân lực. Các thủ tục phân tích được thực hiện bằng cách so sánh số liệu kỳ này với kỳ trước để phát hiện biến động bất thường. Mức trọng yếu được xác định theo tỷ lệ phần trăm trên các chỉ tiêu tài chính như doanh thu, lợi nhuận trước thuế hoặc tổng tài sản. Một số trường hợp, việc đánh giá rủi ro kiểm soát chưa thực sự sâu sát với thực tế hoạt động của khách hàng.

2.1. Điểm mạnh trong quy trình kiểm toán tại AFA

AFA có quy trình kiểm toán bài bản, tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Việc phân công công việc rõ ràng giữa các thành viên nhóm kiểm toán đảm bảo hiệu quả công việc. Hệ thống giấy tờ làm việc được lưu trữ đầy đủ, có mẫu biểu chuẩn hóa. Đội ngũ kiểm toán viên có trình độ chuyên môn, được đào tạo cơ bản về kiểm toán chu trình mua hàng. AFA cũng thường xuyên cập nhật các quy định mới về kế toán và kiểm toán.

2.2. Hạn chế và vấn đề tồn tại

Một số hạn chế được ghi nhận gồm: thời gian kiểm toán bị giới hạn dẫn đến việc thu thập bằng chứng chưa toàn diện. Thủ tục phân tích đôi khi chỉ dừng ở mức so sánh số liệu mà chưa đi sâu tìm nguyên nhân biến động. Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chủ yếu dựa trên phỏng vấn, chưa có đủ thời gian quan sát thực tế. Nhân lực kiểm toán mùa cao điểm còn thiếu, ảnh hưởng đến chất lượng kiểm toán.

III. Phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng nợ phải trả

Kiểm toán viên áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để kiểm tra chu trình mua hàng và nợ phải trả. Thủ tục phân tích là công cụ quan trọng, bao gồm so sánh số dư nợ phải trả năm nay với năm trước theo từng nhà cung cấp, so sánh tổng số hàng mua vào giữa các kỳ để đánh giá tính hợp lý. Kiểm tra mẫu các chứng từ mua hàng từ khâu đặt hàng, nhận hàng đến ghi sổ kế toán. Đối chiếu xác nhận nợ phải trả với nhà cung cấp để xác nhận tính đầy đủ và chính xác. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua bảng câu hỏi, lưu đồ quy trình và phỏng vấn nhân sự liên quan. Xác định mức trọng yếu dựa trên các tỷ lệ phần trăm áp dụng cho doanh thu, lợi nhuận hoặc tổng tài sản. Kiểm tra các bút toán cuối kỳ để phát hiện giao dịch ghi không đúng kỳ kế toán.

3.1. Thủ tục phân tích đối với hàng mua vào

Thủ tục phân tích hàng mua vào bao gồm so sánh số lượng, giá trị vật tư tài sản mua trong kỳ với kỳ trước. Kiểm toán viên đánh giá tỷ lệ hàng mua trên doanh thu để xác định tính hợp lý. So sánh số dư các tài khoản hàng mua giữa các kỳ nhằm phát hiện biến động bất thường. Mọi chênh lệch phát hiện đều cần được thu thập bằng chứng giải thích hợp lý.

3.2. Thủ tục kiểm tra nợ phải trả người bán

Kiểm toán viên so sánh nợ phải trả năm nay với năm trước theo từng nhà cung cấp, bao gồm cả số phát sinh và số dư cuối năm. So sánh danh mục người bán để phát hiện nhà cung cấp mới hoặc khoản nợ mới phát sinh. Đối chiếu xác nhận trực tiếp với nhà cung cấp nhằm xác nhận số dư nợ. Kiểm tra các hóa đơn, chứng từ thanh toán sau ngày kết thúc niên độ để phát hiện nợ chưa ghi sổ.

IV. Kết luận và kiến nghị cải thiện kiểm toán tại AFA

Từ phân tích thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng và nợ phải trả tại Công ty AFA, có thể thấy quy trình kiểm toán cơ bản đáp ứng yêu cầu chuyên môn. Tuy nhiên, cần cải thiện một số khâu để nâng cao chất lượng. Về phía AFA, cần tăng cường đào tạo nghiệp vụ kiểm toán viên, đặc biệt kỹ năng phân tích và đánh giá rủi ro. Đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình kiểm toán giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác. Về phía doanh nghiệp được kiểm toán, cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ trước khi kiểm toán. Sự phối hợp tốt giữa hai bên sẽ giúp quá trình kiểm toán diễn ra thuận lợi, kết quả kiểm toán đáng tin cậy hơn. Những cải tiến này góp phần nâng cao uy tín của AFA trên thị trường dịch vụ kiểm toán.

4.1. Kiến nghị cho Công ty kiểm toán AFA

AFA nên xây dựng chương trình đào tạo định kỳ cho kiểm toán viên về kỹ năng phân tích nghiệp vụ và đánh giá rủi ro. Ứng dụng phần mềm kiểm toán để tự động hóa các thủ tục so sánh, đối chiếu số liệu. Tăng cường nhân lực trong mùa cao điểm để đảm bảo thời gian thu thập bằng chứng đầy đủ. Hoàn thiện hệ thống mẫu biểu giấy tờ làm việc theo chuẩn mực mới nhất.

4.2. Ý nghĩa thực tiễn của nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng tại AFA cung cấp cái nhìn toàn diện về thực tế nghề kiểm toán tại Việt Nam. Kết quả nghiên cứu giúp sinh viên hiểu rõ quy trình kiểm toán thực tế, từ đó chuẩn bị tốt hơn cho công việc sau khi tốt nghiệp. Đồng thời, các kiến nghị đưa ra có thể áp dụng cho các công ty kiểm toán quy mô tương tự nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 1.1 Tổng quan về kiểm toán chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán 1.1 Khái niệm chung về kiểm toán BCTC * Khái niệm về kiểm toán báo cáo tài chính Trên thực tế có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm toán, mỗi một người, mỗi một tổ chức lại có quan điểm khác nhau về kiểm toán. Giáo trình Kiểm toán của ThS. Trần Long chủ biên (2005) đã tổng hợp một số khái niệm về kiểm toán như sau: Hình ảnh về kiểm toán cổ điển là việc kiểm tra tài sản, phần lớn được thực hiện bằng cách người nghe ghi chép đọc to lên cho một bên độc lập nghe rồi chấp nhận. Định nghĩa quốc tế về kiểm toán: “Kiểm toán độc lập là việc các kiểm toán viên độc lập kiểm tra và trình bày ý kiến của mình về các báo caó tài chính của một đơn vị”.

Định nghĩa của giáo sư tiến sĩ Aren (Mỹ): “Kiểm toán là việc kiểm toán viên kiểm tra các ghi chép kế toán bởi các kế toán viên công cộng (độc lập) được thừa nhận và ở bên ngoài tổ chức kiểm toán”. Tuy các định nghĩa về kiểm toán có khác nhau nhưng có thể khái quát chung định nghĩa về kiểm toán như sau: Kiểm toán là quá trình các chuyên gia độc lập và có thẩm quyền thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin có thể định lượng được của một đơn vị cụ thể, nhằm mục đích xác nhận và báo cáo về mức độ phù hợp giữa các thông tin này với các chuẩn mực đã được thiết lập. Do đó Kiểm toán báo cáo tài chính là việc các kiểm toán viên cùng trợ lý kiểm toán tiến hành thu thập các thông tin bằng chứng kiểm toán để đánh giá về báo SVTH: Bùi Nguyễn Tường Vi Khóa luận tốt nghiệp cáo tài chính được kiểm toán nhằm mục đích đưa ra ý kiến về mức độ trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính được kiểm toán so với các chuẩn mực đang áp dụng. * Một số khái niệm khác liên quan đến kiểm toán báo cáo tài chính Bằng chứng kiểm toán là tất cả các tài liệu, thông tin do kiểm toán viên thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán và dựa trên các tài liệu, thông tin này, kiểm toán viên đưa ra kết luận và từ đó hình thành ý kiến kiểm toán.

Bằng chứng kiểm toán bao gồm những tài liệu, thông tin chứa đựng trong các tài liệu, sổ kế toán, kể cả báo cáo tài chính và những tài liệu, thông tin khác (VSA 200 - Mục tiêu tổng thể của kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm toán khi thực hiện kiểm toán theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam). Trọng yếu: Là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán) trong báo cáo tài chính. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc thiếu tính chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến các quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính (VSA 320 - Mức trọng yếu trong lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán). Mức trọng yếu: Là một mức giá trị do kiểm toán viên xác định tùy thuộc vào tầm quan trọng và tính chất của thông tin hay sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể.

Mức trọng yếu là một ngưỡng, một điểm chia cắt chứ không phải là nội dung của thông tin cần phải có. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét cả trên phương diện định lượng và định tính (VSA 320 - Mức trọng yếu trong lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán). Mức trọng yếu thực hiện: Là một mức giá trị hoặc các mức giá trị do kiểm toán viên xác định ở mức thấp hơn mức trọng yếu đối với tổng thể báo cáo tài chính nhằm giảm khả năng sai sót tới một mức độ thấp hợp lý để tổng hợp ảnh hưởng của các sai sót không được điều chỉnh và không được phát hiện không vượt quá mức trọng yếu đối với tổng thể báo cáo tài chính. Trong một số trường hợp, “mức trọng yếu thực hiện” có thể hiểu là mức giá trị hoặc các mức giá trị do kiểm toán viên xác định thấp hơn mức hoặc các mức trọng yếu của một nhóm các giao dịch, số dư tài SVTH: Bùi Nguyễn Tường Vi Khóa luận tốt nghiệp khoản hoặc thông tin thuyết minh trên báo cáo tài chính (VSA 320 - Mức trọng yếu trong lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán).

Cơ sở dẫn liệu: là các khẳng định của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán một cách trực tiếp hoặc dưới dạng ngầm định về các khoản mục và thông tin trình bày trong BCTC và được KTV sử dụng để xem xét các loại sai sót có thể xảy ra (VSA 315 - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị). Phép thử Walk-through: Chọn một vài nghiệp vụ và lần theo từng bước thực hiện xem có diễn ra phù hợp với các bảng mô tả hay không. * Mục tiêu kiểm toán Báo cáo tài chính Theo VSA 200 thì mục tiêu của một cuộc kiểm toán tài chính là đưa ra ý kiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hay không? Có tuân thủ pháp luật liên quan, có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không? Có tuân thủ pháp luật liên quan, có phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính trên các khía cạnh trọng yếu hay không? Ngoài ra, kết quả của kiểm toán Báo cáo tài chính còn chỉ ra những hạn chế, tồn tại giúp đơn vị được kiểm tóan có biện pháp xử lý, điều chỉnh, khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính, hoàn thiện hơn trong công tác kế toán của đơn vị.2 Tổng quan về chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán 1.1 Đặc điểm, nội dung của chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa hay dịch vụ đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Mua hàng là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất và thương mại.

Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, ví dụ như đơn vị mua hàng kịp thời với giá hợp lý, không bị tổn thất tài sản hay chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị và vì thế là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý. SVTH: Bùi Nguyễn Tường Vi Khóa luận tốt nghiệp Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến nhiều chu trình khác và mang những đặc điểm riêng biệt khiến đơn vị cần phải quan tâm. Cụ thể là: - Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trải qua nhiều khâu, liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền… nên dễ bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác.

- Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị. Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập xuất liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động khác như hoạt động sản xuất, bán hàng… Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm vì việc mua hàng nhiều và liên tục dễ tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung ứng các yếu tố đầu vào, sản xuất và tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp thương mại, quá trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng.

Như vậy, dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình “mua hàng” cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của doanh nghiệp; bên cạnh đó, khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình của doanh nghiệp là tốt hay xấu. Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hóa/dịch vụ là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau:  Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ và ký hợp đồng mua bán  Nhận hàng hóa, dịch vụ  Ghi nhận các khoản phải trả người bán  Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán SVTH: Bùi Nguyễn Tường Vi Khóa luận tốt nghiệp 1.2 Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán Khi mua hàng và thanh toán, trong doanh nghiệp thường sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau: Giấy đề nghị mua hàng; Đơn đặt hàng; Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hay nghiệm thu dịch vụ); Phiếu nhận hàng; Hóa đơn bán hàng. Để ghi chép và phản ánh sự biến động của các thông tin trong chu trình này thì kế toán sử dụng hệ thống tài khoản theo Chế độ kế toán được áp dụng phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, cụ thể như theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì kế toán sử dụng một số lượng lớn các tài khoản sau: Các tài khoản hàng tồn kho (TK 151, 152, 153, 156); Tài khoản phải trả người bán (TK 331); Tài khoản tiền (TK 111, 112, 113) … 1.3 Nguyên tắc kế toán khoản mục trong chu trình mua hàng – nợ phải trả người bán Trích Thông tư 200/2014/TT-BTC, hướng dẫn về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho và nợ phải trả người bán như sau: * Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên tài khoản 156 được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho”. Giá gốc hàng hóa mua vào, bao gồm: Giá mua, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm,.), thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ).