Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng (CRM) Bằng Odoo - Đồ Án Khoa Công Nghệ Thông Tin

Báo cáo đồ án công nghệ phần mềm về quản lý quan hệ khách hàng CRM, cung cấp cái nhìn sâu sắc và giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp.

• Tác giả: Phan Thị Thuỳ Linh
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Quốc Huy
• Trường học: Trường Đại Học Sài Gòn
• Chuyên ngành: Công Nghệ Phần Mềm
• Đề tài: Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng (CRM) Với Odoo
• Loại tài liệu: Đồ án
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: TP.Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• I. Phân tích chung
• I.1. Mục tiêu
• I.2. Kế hoạch thực hiện
• I.3. Hướng dẫn thiết lập CRM trong Odoo
• II. Phân tích hệ thống
• II.1. ERD + Chuyển thực thể thành quan hệ
• II.2. Đặc tả Use-case của chức năng Đăng nhập
• II.3. Lược đồ Sequence của chức năng Đăng nhập
• II.4. Đặc tả Use-case của chức năng Quản lý cơ hội
• II.5. Lược đồ Sequence của chức năng Quản lý cơ hội
• II.6. Đặc tả Use-case của chức năng Quản lý khách hàng
• II.7. Lược đồ Sequence của chức năng Quản lý khách hàng
• II.8. Đặc tả Use-case của chức năng Quản lý tiềm năng
• II.9. Lược đồ Sequence của chức năng Quản lý tiềm năng
• II.10. Đặc tả Use-case của chức năng Quản lý báo giá

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng CRM Với Odoo

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh hiện đại. Hệ thống CRM giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả bán hàng và dịch vụ. Odoo là một trong những phần mềm CRM phổ biến, cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho việc quản lý khách hàng. Việc tích hợp Odoo với CRM không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng.

1.1. Định Nghĩa CRM Và Tầm Quan Trọng Của Nó

CRM là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, từ lịch sử giao dịch đến các tương tác. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và hành vi của khách hàng.

1.2. Odoo CRM Là Gì

Odoo CRM là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tích hợp trong hệ sinh thái Odoo, cho phép doanh nghiệp theo dõi cơ hội bán hàng, quản lý khách hàng và phân tích dữ liệu hiệu quả.

II. Những Thách Thức Trong Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng

Doanh nghiệp thường gặp nhiều thách thức trong việc quản lý quan hệ khách hàng. Những vấn đề này có thể bao gồm việc thiếu thông tin đầy đủ về khách hàng, khó khăn trong việc theo dõi hiệu quả bán hàng và sự không đồng bộ trong thông tin giữa các bộ phận. Những thách thức này có thể dẫn đến việc mất cơ hội kinh doanh và giảm sự hài lòng của khách hàng.

2.1. Thiếu Thông Tin Về Khách Hàng

Nhiều doanh nghiệp không có cái nhìn toàn diện về khách hàng, dẫn đến việc không thể phục vụ tốt nhu cầu của họ.

2.2. Khó Khăn Trong Việc Theo Dõi Hiệu Quả Bán Hàng

Việc theo dõi hiệu quả của nhân viên kinh doanh và dự đoán doanh số là một thách thức lớn, đặc biệt khi thông tin không được cập nhật kịp thời.

III. Phương Pháp Giải Quyết Vấn Đề Với Odoo CRM

Odoo CRM cung cấp nhiều giải pháp để giải quyết các vấn đề trong quản lý quan hệ khách hàng. Từ việc tự động hóa quy trình bán hàng đến phân tích dữ liệu khách hàng, Odoo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Việc tích hợp Odoo với các công cụ khác cũng giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

3.1. Tự Động Hóa Quy Trình Bán Hàng

Odoo CRM cho phép tự động hóa các quy trình bán hàng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quản lý.

3.2. Phân Tích Dữ Liệu Khách Hàng

Odoo cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi và nhu cầu của khách hàng.

IV. Hướng Dẫn Thiết Lập Odoo CRM Để Quản Lý Khách Hàng

Thiết lập Odoo CRM là một quá trình đơn giản nhưng cần sự chú ý đến từng bước. Bắt đầu từ việc đăng nhập vào hệ thống, chọn các module cần thiết và cấu hình các thông tin cơ bản. Hướng dẫn chi tiết sẽ giúp người dùng dễ dàng làm quen với Odoo CRM.

4.1. Các Bước Đăng Nhập Vào Odoo

Người dùng cần truy cập vào trang web Odoo, nhập thông tin tài khoản và chọn module CRM để bắt đầu.

4.2. Cấu Hình Các Thông Tin Cần Thiết

Sau khi đăng nhập, người dùng cần cấu hình các thông tin như khách hàng, cơ hội và báo giá để sử dụng hiệu quả.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Odoo CRM Trong Doanh Nghiệp

Odoo CRM đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công để cải thiện quy trình quản lý khách hàng. Các kết quả đạt được bao gồm tăng trưởng doanh thu, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc. Những ứng dụng thực tiễn này chứng minh giá trị của Odoo CRM trong môi trường kinh doanh hiện đại.

5.1. Tăng Trưởng Doanh Thu Nhờ Odoo CRM

Nhiều doanh nghiệp đã ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu đáng kể sau khi áp dụng Odoo CRM vào quy trình bán hàng.

5.2. Cải Thiện Sự Hài Lòng Của Khách Hàng

Odoo CRM giúp doanh nghiệp theo dõi và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng.

VI. Kết Luận Và Tương Lai Của Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng Với Odoo

Quản lý quan hệ khách hàng với Odoo không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu thiết yếu trong kinh doanh hiện đại. Tương lai của CRM sẽ tiếp tục phát triển với sự tích hợp của công nghệ mới, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Việc áp dụng Odoo CRM sẽ là một bước đi quan trọng cho các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững.

6.1. Xu Hướng Tương Lai Của CRM

CRM sẽ ngày càng trở nên thông minh hơn với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu lớn.

6.2. Lợi Ích Của Việc Tích Hợp Odoo CRM

Tích hợp Odoo CRM sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Báo cáo đồ án môn học Công nghệ phần mềm với đề tài "Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)" được thực hiện bởi nhóm sinh viên (Nhóm 22) thuộc Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Sài Gòn vào năm 2022, dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Quốc Huy.

Về bối cảnh thực tiễn, nhóm tác giả chỉ ra các khó khăn và bất cập điển hình mà doanh nghiệp gặp phải khi chưa có hệ thống quản lý quan hệ khách hàng chuyên biệt:

• Doanh nghiệp thiếu cái nhìn toàn diện và tập trung về khách hàng, bao gồm các dữ liệu quan trọng như lịch sử tài khoản, thông tin liên hệ và lịch sử các lần giao dịch phục vụ hoạt động kinh doanh.
• Việc khai thác dữ liệu từ nguồn khách hàng tiềm năng để tìm kiếm và phát triển khách hàng mới gặp nhiều trở ngại.
• Doanh nghiệp tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực vào công tác quản trị quan hệ khách hàng cũng như việc lập các báo cáo định kỳ bằng phương pháp thủ công.
• Luồng thông tin quan trọng không được chia sẻ đồng bộ và kịp thời giữa đội ngũ nhân viên kinh doanh với cấp quản lý.
• Cấp quản lý gặp khó khăn trong việc theo dõi, đo lường và đánh giá mức độ hiệu quả làm việc của nhân viên kinh doanh, đồng thời khó dự đoán và dự báo chính xác doanh số bán hàng trong hiện tại.

Để giải quyết các vấn đề trên, đề tài xác định mục tiêu nghiên cứu và ứng dụng giải pháp CRM trên nền tảng Odoo nhằm đạt được các kết quả cụ thể:

1. Giúp nhân viên kinh doanh nắm bắt đầy đủ, chi tiết thông tin về khách hàng, đồng thời hỗ trợ người quản lý kiểm soát chặt chẽ tiến độ và hiệu quả công việc của nhân viên.
2. Cung cấp công cụ tìm kiếm và tra cứu các đơn đặt hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng.
3. Hỗ trợ thiết lập dự báo doanh số và theo dõi toàn bộ tiến trình các cơ hội bán hàng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đồ án:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý quan hệ khách hàng và các chức năng cốt lõi của phân hệ CRM (quản lý cơ hội, khách hàng, tiềm năng, báo giá và báo cáo thống kê).
• Không gian nghiên cứu: Phân hệ CRM trên nền tảng web Odoo, triển khai nghiên cứu học thuật tại Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Sài Gòn.
• Thời gian thực hiện: Đồ án được triển khai từ ngày 17/09/2022 đến ngày 19/11/2022.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án vận dụng các cơ sở lý thuyết, công cụ công nghệ và phương pháp phân tích thiết kế phần mềm sau:

• Khung lý thuyết và nền tảng ứng dụng: Hệ thống quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở Odoo, tập trung vào module CRM; tài liệu chuyên môn "Odoo Book" dùng làm cơ sở chuẩn hóa quy trình và chức năng nghiệp vụ.
• Phương pháp mô hình hóa hệ thống: Áp dụng phương pháp phân tích và thiết kế phần mềm hướng đối tượng thông qua hệ thống biểu đồ UML (Unified Modeling Language), bao gồm biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), kịch bản đặc tả ca sử dụng chi tiết (Use Case Specification), biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) và biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram).
• Mô hình hóa dữ liệu: Sử dụng mô hình thực thể quan hệ (ERD - Entity Relationship Diagram) và phương pháp chuyển đổi các thực thể trong ERD thành mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.
• Công cụ kỹ thuật sử dụng: Phần mềm trực tuyến diagrams.net được sử dụng để xây dựng các lược đồ kỹ thuật.
• Nguồn dữ liệu và phương pháp thu thập: Dữ liệu nghiên cứu được tổng hợp từ tài liệu Odoo Book, các kênh hướng dẫn trực tuyến (Google, YouTube, website Odoo) kết hợp phương pháp thực nghiệm thao tác trực tiếp trên giao diện web của hệ thống Odoo CRM để ghi nhận phản hồi, luồng dữ liệu và các thông báo lỗi logic của hệ thống.

---

Thiết kế và mô hình hóa hệ thống

Dựa trên kết quả khảo sát và phân tích trên nền tảng Odoo CRM, hệ thống được nhóm tác giả thiết kế và mô hình hóa theo các thành phần kỹ thuật sau:

1. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ

Từ biểu đồ ERD, dữ liệu của hệ thống được chuẩn hóa thành 4 bảng quan hệ cơ bản:

Bảng quan hệ	Danh sách các thuộc tính
CƠ HỘI	Mã cơ hội, Tên khách hàng, Tên cơ hội, Email, Điện thoại, Doanh thu mong đợi
TIỀM NĂNG	Mã tiềm năng, Tên tiềm năng, Tên khách hàng, Email, Điện thoại, Nhân viên kinh doanh
BÁO GIÁ	Mã báo giá, Tên khách hàng, Nhân viên kinh doanh
KHÁCH HÀNG	Mã khách hàng, Tên, Email, Điện thoại

2. Thiết lập và triển khai module CRM trên Odoo

Quy trình thiết lập hệ thống được chuẩn hóa qua 5 bước thực hiện trên nền tảng web Odoo:

• Bước 1: Truy cập trang web Odoo, chọn mục "Đăng nhập".
• Bước 2: Nhập email và mật khẩu đối với tài khoản hiện có, hoặc chọn "Chưa có tài khoản" để tiến hành đăng ký mới.
• Bước 3: Đánh dấu chọn (tick) module cần cài đặt trên giao diện quản trị, sau đó nhấn "Tiếp tục".
• Bước 4: Lựa chọn ứng dụng "CRM" để kích hoạt và bắt đầu thao tác nghiệp vụ.
• Bước 5: Hệ thống chuyển hướng tự động, trang "Cơ hội" xuất hiện đầu tiên làm màn hình làm việc mặc định.

3. Cấu trúc phân quyền và các ca sử dụng (Use Cases)

Hệ thống xác định 3 tác nhân chính tương tác với các phân hệ:

• Người dùng (Chung): Thực hiện các tác vụ cơ bản như đăng nhập hệ thống, khôi phục mật khẩu và xem các phân hệ báo cáo thống kê.
• Nhân viên & Quản lý: Được cấp tài khoản định danh riêng biệt để thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ quản lý cơ hội, khách hàng, tiềm năng và báo giá.

---

Nội dung chính theo từng chương

Báo cáo đồ án được cấu trúc thành 2 chương chính với các nội dung chi tiết như sau:

I. Phân tích chung

Chương này tập trung xác định mục tiêu bài toán, thiết lập kế hoạch tiến độ và hướng dẫn cài đặt ban đầu cho hệ thống.

1. Mục tiêu đề tài: Trình bày chi tiết các hạn chế trong quản lý quan hệ khách hàng truyền thống và đề xuất việc ứng dụng phân hệ Odoo CRM nhằm minh bạch hóa thông tin, hỗ trợ nhân viên kinh doanh và cấp quản lý theo dõi cơ hội, đơn hàng và lập dự báo doanh số.
2. Kế hoạch thực hiện: Đồ án thiết lập bảng phân công nhiệm vụ chi tiết gồm 40 đầu việc với mốc thời gian cụ thể từ 17/09/2022 đến 19/11/2022 cho 4 thành viên (Phan Thị Thuỳ Linh, Hồ Thanh Khang, Nguyễn Linh Khánh, Trần Minh Toàn). Kế hoạch chia thành các giai đoạn:
   • Nghiên cứu tài liệu Odoo Book và tìm hiểu Odoo CRM qua Internet (17/09/2022 – 23/09/2022).
   • Xây dựng biểu đồ Use Case, đặc tả Use Case, vẽ biểu đồ Activity và Sequence cho 6 chức năng chính (28/09/2022 – 03/11/2022).
   • Thiết kế lược đồ ERD trên diagrams.net và chuyển đổi sang mô hình quan hệ (04/11/2022 – 07/11/2022).
   • Viết báo cáo, họp nhóm đánh giá tiến độ đạt trên 90% khối lượng (08/11/2022 – 15/11/2022).
   • Tiếp thu ý kiến đánh giá từ giảng viên hướng dẫn, chỉnh sửa để hoàn thành 100% khối lượng đồ án (19/11/2022).
3. Hướng dẫn thiết lập CRM trong Odoo: Trình bày chi tiết 5 bước cài đặt, cấu hình và khởi tạo môi trường làm việc CRM trên giao diện web của Odoo.

II. Phân tích hệ thống

Chương này cung cấp toàn bộ tài liệu thiết kế kỹ thuật của hệ thống, bao gồm mô hình dữ liệu quan hệ cùng với kịch bản đặc tả Use Case, biểu đồ Activity và biểu đồ Sequence cho 6 phân hệ chức năng:

1. ERD và chuyển thực thể thành quan hệ: Định nghĩa cấu trúc 4 bảng dữ liệu (CƠ HỘI, TIỀM NĂNG, BÁO GIÁ, KHÁCH HÀNG) cùng các trường khóa và thuộc tính đi kèm.
2. Chức năng Đăng nhập (UC1 - Tác giả: Khánh):
   • Luồng cơ bản: Người dùng nhập email và mật khẩu tại form đăng nhập để vào trang chủ.
   • Luồng thay thế (A1): Kịch bản "Đặt lại mật khẩu" khi quên thông tin đăng nhập, hệ thống sẽ gửi email xác nhận đặt lại mật khẩu.
   • Xử lý ngoại lệ: Báo lỗi "Sai tên đăng nhập/mật khẩu" (E1) khi thông tin không khớp, hoặc hiển thị lỗi "Không tìm thấy tài khoản nào cho thông tin đăng nhập này" (E2) khi nhập email không tồn tại.
3. Chức năng Quản lý cơ hội (UC2 - Tác giả: Thuỳ Linh):
   • Luồng nghiệp vụ: Cho phép xem danh sách (Bán hàng -> Cơ hội của tôi), tạo mới cơ hội (A1), chuyển đổi Cơ hội thành Báo giá thông qua nút "Báo giá mới" (A2), chỉnh sửa thông tin (A3), xóa cơ hội (A4), tạo mới giai đoạn thông qua nút "+ Giai đoạn" (A5), sửa giai đoạn qua biểu tượng bánh răng (A6), xóa giai đoạn (A7), lọc/nhóm dữ liệu (A8) và xem chi tiết cơ hội (A9).
   • Xử lý ngoại lệ: Báo lỗi "Invalid fields: Cơ hội" (E1) nếu để trống thông tin bắt buộc; hiển thị thông báo lỗi ràng buộc hệ thống (E2): "Lỗi xác nhận: The operation cannot be completed another model requires the record being deleted. If possible, archive it instead." khi người dùng cố gắng xóa một giai đoạn đang chứa dữ liệu cơ hội.
4. Chức năng Quản lý khách hàng (UC3 - Tác giả: Thuỳ Linh):
   • Luồng nghiệp vụ: Truy cập menu Bán hàng -> Khách hàng để thực hiện các thao tác: tạo mới hồ sơ khách hàng (A1), chỉnh sửa thông tin (A2), xóa khách hàng qua nút "Thực hiện" -> "Xóa" (A3), xem chi tiết (A4), lọc và nhóm dữ liệu (A5).
   • Xử lý ngoại lệ (E1): Hệ thống hiển thị cảnh báo "Invalid fields: Tên" ở góc phải màn hình nếu người dùng bỏ trống trường tên khách hàng khi tạo mới.
5. Chức năng Quản lý tiềm năng (UC4 - Tác giả: Thuỳ Linh):
   • Luồng nghiệp vụ: Quản lý danh sách tiềm năng; tạo mới (A1); chuyển đổi tiềm năng thành cơ hội đơn lẻ (A2) hoặc chuyển đổi hàng loạt bằng cách tick chọn nhiều mục rồi nhấn "Thực hiện" -> "Chuyển thành cơ hội" (A3); chỉnh sửa (A4); xem chi tiết (A5); xóa đơn lẻ (A6) hoặc xóa hàng loạt (A7); sử dụng bộ lọc tìm kiếm (A8).
   • Xử lý ngoại lệ (E1): Báo lỗi "Invalid fields: Cơ hội" khi bỏ trống tên của tiềm năng trong biểu mẫu tạo mới.
6. Chức năng Quản lý báo giá (UC5 - Tác giả: Thuỳ Linh):
   • Luồng nghiệp vụ: Truy cập Bán hàng -> Báo giá của tôi; tạo mới báo giá (A1); sửa nội dung (A2); xóa một báo giá (A3) hoặc xóa đồng thời nhiều báo giá đã chọn (A4); xem chi tiết (A5); áp dụng bộ lọc (A6).
   • Xử lý ngoại lệ: Báo lỗi "Invalid fields: Khách hàng" (E1) nếu thiếu thông tin đối tác; hiển thị cảnh báo nghiệp vụ nghiêm ngặt (E2): "Bạn không thể xoá một báo giá đã gửi hoặc một đơn đặt hàng được xác nhận. Trước tiên bạn phải huỷ nó" khi xóa dữ liệu không đúng trạng thái cho phép.
7. Chức năng Báo cáo thống kê (UC6 - Tác giả: Khánh):
   • Luồng nghiệp vụ: Người dùng truy cập menu báo cáo và lựa chọn 1 trong 4 danh mục thống kê chuyên biệt gồm: "Dự báo" (A1), "Cơ hội" (A2), "Tiềm năng" (A3), và "Các hoạt động" (A4) để hệ thống tự động tổng hợp và kết xuất biểu đồ/số liệu tương ứng.
8. Hệ thống biểu đồ phân tích: Cung cấp đầy đủ các lược đồ Activity Diagram và Sequence Diagram cho toàn bộ 6 ca sử dụng nêu trên, mô tả chi tiết tương tác giữa tác nhân (Actor), giao diện (Boundary/UI), điều khiển (Controller/System) và cơ sở dữ liệu.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

• Xây dựng hoàn chỉnh tài liệu phân tích và thiết kế hệ thống phần mềm CRM dựa trên nền tảng Odoo, bao gồm 6 ca sử dụng nghiệp vụ được đặc tả chi tiết.
• Xác định và chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ gồm 4 thực thể cốt lõi (CƠ HỘI, TIỀM NĂNG, BÁO GIÁ, KHÁCH HÀNG) với đầy đủ các thuộc tính quản trị bán hàng.
• Xây dựng 40 hạng mục công việc có sự kiểm soát tiến độ chặt chẽ; nghiệm thu đồ án đạt 100% khối lượng sau khi hoàn thiện các chỉnh sửa theo yêu cầu của giảng viên hướng dẫn.
• Mô tả chính xác các ràng buộc logic và quy tắc xử lý lỗi thực tế của hệ thống Odoo (như ràng buộc toàn vẹn khi xóa giai đoạn chứa cơ hội, ràng buộc kiểm tra trường bắt buộc và quy tắc hủy báo giá trước khi xóa).

Đóng góp của đề tài

• Chuyển hóa các quy trình quản trị quan hệ khách hàng thực tế trên nền tảng Odoo CRM thành bộ hồ sơ thiết kế công nghệ phần mềm chuẩn tắc (UML), giúp chuẩn hóa quy trình phân tích hệ thống cho sinh viên ngành CNTT.
• Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về các bước kịch bản nghiệp vụ (luồng chính, luồng phụ, luồng ngoại lệ) và các thông báo lỗi thực tế của hệ thống CRM phục vụ công tác kiểm thử và thiết kế hệ thống.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Báo cáo đồ án tập trung hoàn toàn vào giai đoạn khảo sát, phân tích nghiệp vụ, mô hình hóa Use Case, Activity, Sequence và thiết kế dữ liệu trên nền tảng web Odoo sẵn có; chưa bao gồm phần lập trình can thiệp mã nguồn mở (custom module), chưa xây dựng kiến trúc mở rộng API và các thuộc tính dữ liệu mới dừng lại ở mức cơ bản theo khảo sát giao diện.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Nhóm tác giả xác định việc tổng kết các kinh nghiệm từ đồ án để chuẩn bị nền tảng kiến thức cho các đồ án chuyên ngành tiếp theo; mở rộng nghiên cứu sâu hơn về cơ chế tùy biến mã nguồn và tích hợp hệ thống trong môi trường doanh nghiệp thực tế.

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo đồ án môn học Công nghệ phần mềm này là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên ngành Công nghệ thông tin và Kỹ thuật phần mềm: Học hỏi phương pháp lập kế hoạch triển khai đồ án theo nhóm (bảng phân rã 40 đầu việc với thời gian, nhân sự, mục tiêu rõ ràng); cách thức viết đặc tả Use Case đầy đủ các nhánh luồng sự kiện (Basic, Alternative, Exception paths).
• Người nghiên cứu và triển khai hệ thống thông tin quản lý (CRM): Tham khảo quy trình phân tích nghiệp vụ bán hàng thực tế trên Odoo CRM, từ khâu tiếp nhận tiềm năng, chuyển đổi thành cơ hội bán hàng, tạo lập báo giá cho đến trích xuất báo cáo quản trị.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình chuyển đổi một tiềm năng thành cơ hội bán hàng trong hệ thống được thực hiện như thế nào?

Theo đặc tả Use Case UC4, hệ thống hỗ trợ 2 phương thức chuyển đổi:

• Chuyển đổi đơn lẻ (A2): Người dùng chọn một tiềm năng cụ thể -> nhấn nút "Chuyển thành cơ hội" -> hệ thống hiển thị form xác nhận -> nhấn "Tạo cơ hội" để hoàn tất cập nhật dữ liệu sang trang chi tiết cơ hội.
• Chuyển đổi hàng loạt (A3): Người dùng tick chọn nhiều tiềm năng trong danh sách -> nhấn menu "Thực hiện" -> chọn "Chuyển thành cơ hội" -> nhấn nút "Chuyển thành cơ hội" trên form xác nhận.

2. Hệ thống xử lý ra sao khi người dùng cố gắng xóa một giai đoạn (stage) đang chứa các cơ hội kinh doanh?

Theo kịch bản ngoại lệ E2 của UC2 (Quản lý cơ hội), nếu giai đoạn được chọn xóa đang chứa cơ hội bên trong, hệ thống sẽ chặn thao tác và hiển thị thông báo lỗi ràng buộc:

"Lỗi xác nhận: The operation cannot be completed another model requires the record being deleted. If possible, archive it instead."

3. Ràng buộc nghiệp vụ khi thực hiện thao tác xóa một báo giá (Quản lý báo giá - UC5) là gì?

Theo ngoại lệ E2 của UC5, người dùng không thể xóa trực tiếp báo giá đã gửi hoặc đơn hàng đã xác nhận. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi:

"Bạn không thể xoá một báo giá đã gửi hoặc một đơn đặt hàng được xác nhận. Trước tiên bạn phải huỷ nó"

4. Bảng cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống CRM trong đồ án gồm những thực thể và thuộc tính nào?

Hệ thống gồm 4 bảng quan hệ được chuyển đổi từ lược đồ ERD:

• CƠ HỘI (Mã cơ hội, Tên khách hàng, Tên cơ hội, Email, Điện thoại, Doanh thu mong đợi)
• TIỀM NĂNG (Mã tiềm năng, Tên tiềm năng, Tên khách hàng, Email, Điện thoại, Nhân viên kinh doanh)
• BÁO GIÁ (Mã báo giá, Tên khách hàng, Nhân viên kinh doanh)
• KHÁCH HÀNG (Mã khách hàng, Tên, Email, Điện thoại)

5. Phân hệ Báo cáo thống kê (UC6) cung cấp những danh mục báo cáo cụ thể nào cho người dùng?

Theo kịch bản Use Case UC6, hệ thống cho phép người dùng trích xuất dữ liệu báo cáo thống kê theo 4 danh mục chính:

• Báo cáo theo Dự báo (A1)
• Báo cáo theo Cơ hội (A2)
• Báo cáo theo Tiềm năng (A3)
• Báo cáo theo Các hoạt động (A4)

---

Kết luận

Báo cáo đồ án môn học Công nghệ phần mềm của nhóm sinh viên Trường Đại học Sài Gòn đã hoàn thành việc khảo sát, phân tích và mô hình hóa toàn diện hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trên nền tảng Odoo. Đề tài xây dựng chi tiết 6 ca sử dụng nghiệp vụ cốt lõi, mô hình hóa dữ liệu quan hệ và mô tả chính xác các quy tắc vận hành, ràng buộc logic trong quản trị bán hàng. Đây là tài liệu học thuật hoàn chỉnh, phản ánh đúng quy trình phân tích thiết kế hệ thống phần mềm và cung cấp giá trị tham khảo thiết thực cho các nghiên cứu, đồ án chuyên ngành CNTT liên quan.

Trích đoạn nội dung tài liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ⬥◆⬥ BÁO CÁO ĐỒ ÁN MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG (CRM) GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: TS. Nguyễn Quốc Huy Nhóm 22: Phan Thị Thuỳ Linh 3120410282 Hồ Thanh Khang 3120410234 Nguyễn Linh Khánh 3120410244 Trần Minh Toàn 3120410542 TP.HỒ CHÍ MINH, NĂM 2022 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Công nghệ thông tin của trường đại học Sài Gòn, những người đã trực tiếp giảng dạy cung cấp kiến thức và phương pháp, truyền đạt hết kinh nghiệm của bản thân trong năm tháng qua cho chúng em, đó là những nền tảng cơ bản, là những hành tranh vô cùng quý giá để em có thể bước vào sự nghiệp trong tương lai. Để có được thành tựu như bây giờ chúng em xin đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy Nguyễn Quốc Huy đã quan tâm giúp đỡ, đưa ra kế hoạch hướng dẫn, dẫn dắt chúng em hoàn thành một cách tốt nhất đồ án của mình trong thời gian qua. Không những thế, em xin cảm ơn gia đình , bạn bè và toàn thể mọi người luôn động viên, cổ vũ cho chúng em.

Trong quá trình hoàn thành đồ án, vì chưa có kinh nghiệm thực tế chỉ dựa vào lý thuyết đã học, cùng với thời gian có hạn nên đồ án sẽ không tránh khỏi những thiếu sót không đáng có .Kính mong nhận được sự góp ý, nhận xét từ các thầy để kiến thức của em ngày càng hoàn thiện hơn và rút ra được nhiều kinh nghiệm bổ ích , giúp chúng em chuẩn bị một hành trang kiến thức đầy đủ để tiến bước trên con đường tương lai. Chúng em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC I. Phân tích chung 2 1. Kế hoạch thực hiện 3 3.

Hướng dẫn thiết lập CRM trong Odoo 7 II. Phân tích hệ thống 9 1. ERD + Chuyển thực thể thành quan hệ 9 2. Đặc tả Use-case của chức năng Đăng nhập 10 3.

Lược đồ Sequence của chức năng Đăng nhập 12 4. Đặc tả Use-case của chức năng Quản lý cơ hội 12 5. Lược đồ Sequence của chức năng Quản lý cơ hội 17 6. Đặc tả Use-case của chức năng Quản lý khách hàng 21 7.

Lược đồ Sequence của chức năng Quản lý khách hàng 24 8. Đặc tả Use-case của chức năng Quản lý tiềm năng 26 9. Lược đồ Sequence của chức năng Quản lý tiềm năng 31 10. Đặc tả Use-case của chức năng Quản lý báo giá 35 11.

Lược đồ Sequence của chức năng Quản lý báo giá 39 12. Đặc tả Use-case của chức năng Báo cáo thống kê 42 13. Lược đồ Sequence của chức năng Báo cáo thống kê 45 1 I. Phân tích chung 1.

Mục tiêu Đối mặt với việc không có cái nhìn toàn diện về khách hàng (bao gồm các thông tin về lịch sử tài khoản, liên hệ, các lần giao dịch với khách hàng…) phục vụ cho việc kinh doanh. Khó khăn cho việc khai thác dữ liệu khách hàng tiềm năng để tìm kiếm thêm khách hàng mới. Tốn nhiều thời gian vào công việc quản lý quan hệ khách hàng và các báo cáo thủ công. Rất nhiều thông tin quan trọng không được chia sẻ giữa các nhân viên và quản lý.

Khó khăn cho việc theo dõi, đánh giá mức độ hiệu quả của nhân viên kinh doanh cũng như dự đoán, dự báo được doanh số ở hiện tại. Để giải quyết các vấn đề trên, phần mềm CRM của Odoo có hỗ trợ tích hợp nhiều tính năng đảm bảo các mục tiêu hướng tới: - Nhân viên có thể nắm được thông tin đầy đủ về khách hàng của mình, còn quản lý có thể kiểm soát được công việc của nhân viên - Dễ dàng tìm kiếm các đơn đặt hàng - Lập dự báo và theo dõi các cơ hội bán hàng Thời gian hoàn thành: Nhân sự thực hiện: + Phan Thị Thuỳ Linh - 3120410282 + Hồ Thanh Khang - 3120410234 + Nguyễn Linh Khánh - 3120410244 + Trần Minh Toàn - 3120410542 2 2. Kế hoạch thực hiện Nhân Lý Cách thức thực Kết quả mong STT Công việc Thời gian sự do hiện chờ 1 Tìm hiểu về 17/09/2022 Linh, Việc Tìm kiếm, thu Hiểu được Odoo CRM Khang, tiên thập thông tin mục đích, Khánh, quyết từ Google, cách sử dụng Toàn Youtube, Web Odoo CRM Odoo 2 Xác định các 20/09/2022 Linh, Việc Tham khảo từ Xác định chức năng của Khang, tiên Odoo Book được các chức đề tài Khánh, quyết năng cần thiết Toàn của đề tài 3 Review mục 2 23/09/2022 Linh, Đảm Họp nhóm Xác định Khang, bảo đúng các chức Khánh, đúng năng cần thiết Toàn yêu của đề tài cầu 4 Vẽ Use-case 28/09/2022 Khánh ViệcThao tác trên Đầy đủ, đúng chức năng tiênweb Odoo để ký hiệu Đăng nhập quyết hiểu rõ chức năng 5 Đặc tả Use-case 28/09/2022 Khánh Thao tác trên Xác định chức năng web Odoo để đúng, chi tiết Đăng nhập hiểu rõ chức năng 6 Vẽ Activity 30/09/2022 Khánh, Việc Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Toàn tiên Use-case đã ký hiệu Đăng nhập quyết ghi nhận được 7 Vẽ Sequence 02/10/2022 Toàn Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Use-case đã ký hiệu Đăng nhập ghi nhận được 8 Review mục 04/10/2022 Khánh, Đảm Họp nhóm Đảm bảo 4,5,6,7 Toàn bảo đúng yêu cầu đúng tiến độ 9 Vẽ Use-case 05/10/2022 Linh Việc Thao tác trên Đầy đủ, đúng chức năng tiên web Odoo để ký hiệu Quản lý cơ hội quyết hiểu rõ chức năng 3 10 Đặc tả Use-case 05/10/2022 Linh Việc Thao tác trên Xác định chức năng tiên web Odoo để đúng, chi tiết Quản lý cơ hội quyết hiểu rõ chức năng 11 Vẽ Activity 07/10/2022 Linh, Việc Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Toàn tiên Use-case đã ký hiệu Quản lý cơ hội quyết ghi nhận được 12 Vẽ Sequence 09/10/2022 Toàn Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Use-case đã ký hiệu Quản lý cơ hội ghi nhận được 13 Review mục 11/10/2022 Linh, Đảm Họp nhóm Đảm bảo 9,10,11,12 Toàn bảo đúng yêu cầu đúng tiến độ 14 Vẽ Use-case 12/10/2022 Linh Việc Thao tác trên Đầy đủ, đúng chức năng tiên web Odoo để ký hiệu Quản lý khách quyết hiểu rõ chức hàng năng 15 Đặc tả Use-case 12/10/2022 Linh Việc Thao tác trên Xác định chức năng tiên web Odoo để đúng, chi tiết Quản lý khách quyết hiểu rõ chức hàng năng 16 Vẽ Activity 14/10/2022 Linh, Việc Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Toàn tiên Use-case đã ký hiệu Quản lý khách quyết ghi nhận được hàng 17 Vẽ Sequence 15/10/2022 Toàn Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Use-case đã ký hiệu Quản lý khách ghi nhận được hàng 18 Review mục 17/10/2022 Linh, Đảm Họp nhóm Đảm bảo 14,15,16,17 Toàn bảo đúng yêu cầu đúng tiến độ 19 Vẽ Use-case 18/10/2022 Linh Việc Thao tác trên Đầy đủ, đúng chức năng tiên web Odoo để ký hiệu Quản lý tiềm quyết hiểu rõ chức năng năng 4 20 Đặc tả Use-case 18/10/2022 Linh Việc Thao tác trên Xác định chức năng tiên web Odoo để đúng, chi tiết Quản lý tiềm quyết hiểu rõ chức năng năng 21 Vẽ Activity 20/10/2022 Linh, Việc Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Toàn tiên Use-case đã ký hiệu Quản lý tiềm quyết ghi nhận được năng 22 Vẽ Sequence 21/10/2022 Toàn Việc Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng tiên Use-case đã ký hiệu Quản lý tiềm quyết ghi nhận được năng 23 Review mục 23/10/2022 Linh, Đảm Họp nhóm Đảm bảo 19,20,21,22 Toàn bảo đúng yêu cầu đúng tiến độ 24 Vẽ Use-case 24/10/2022 Linh Việc Thao tác trên Đầy đủ, đúng chức năng tiên web Odoo để ký hiệu Quản lý báo giá quyết hiểu rõ chức năng 25 Đặc tả Use-case 24/10/2022 Linh Việc Thao tác trên Đầy đủ, đúng chức năng tiên web Odoo để ký hiệu Quản lý báo giá quyết hiểu rõ chức năng 26 Vẽ Activity 26/10/2022 Linh, Việc Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Toàn tiên Use-case đã ký hiệu Quản lý báo giá quyết ghi nhận được 27 Vẽ Sequence 27/10/2022 Toàn Việc Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng tiên Use-case đã ký hiệu Quản lý báo giá quyết ghi nhận được 28 Review mục 29/10/2022 Linh, Đảm Họp nhóm Đảm bảo 24,25,26,27 Toàn bảo đúng yêu cầu đúng tiến độ 29 Vẽ Use-case 30/10/2022 Khánh Việc Thao tác trên Đầy đủ, đúng chức năng Báo tiên web Odoo để ký hiệu cáo thống kê quyết hiểu rõ chức năng 5 30 Đặc tả Use-case 30/10/2022 Khánh Việc Thao tác trên Đầy đủ, đúng chức năng Báo tiên web Odoo để ký hiệu cáo thống kê quyết hiểu rõ chức năng 31 Vẽ Activity 01/11/2022 Khánh, Việc Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Báo Toàn tiên Use-case đã ký hiệu cáo thống kê quyết ghi nhận được 32 Vẽ Activity 02/11/2022 Khánh, Việc Dựa vào Đầy đủ, đúng chức năng Báo Toàn tiên Use-case đã ký hiệu cáo thống kê quyết ghi nhận được 33 Review mục 03/11/2022 Khánh, Đảm Họp nhóm Đảm bảo 29,30,31,32 Toàn bảo đúng yêu cầu đúng tiến độ 34 Vẽ ERD 04/11/2022 Khang Việc Thực hiện vẽ Đầy đủ thuộc tiên lược đồ trên tính có trong quyết phần mềm phần mềm diagram.net thao tác, đúng ký hiệu 35 Chuyển thực 05/11/2022 Khang Việc Dựa vào ERD Đầy đủ, xác thể thành quan tiên đã vẽ định đúng hệ quyết 36 Review mục 07/11/2022 Khang Đảm Họp nhóm Đảm bảo 34,35 bảo đúng yêu cầu đúng tiến độ 37 Viết báo cáo đồ 08/11/2022 Linh, Tổng Họp nhóm Trên 90% án Khang, kết khối lượng Khánh, các hoàn thành Toàn nội dung đã hoàn thành 38 Review mục 37 15/11/2022 Linh Đảm Họp nhóm Đảm bảo đầy bảo đủ những yêu đúng cầu tiến độ 6 39 Chỉnh sửa các 19/11/2022 Linh, Đảm Giảng viên Ý kiến nhận kết quả chưa Khang, bảo hướng dẫn xét từ giảng đạt Khánh, 100% kiểm tra viên Toàn khối lượng hoàn thành 40 Kết thúc đồ án 19/11/2022 Linh, Đảm Hoàn thành Rút kinh Khang, bảo nghiệm cho Khánh, hoàn các đồ án sau Toàn thiện 3. Hướng dẫn thiết lập CRM trong Odoo Bước 1: Vào trang web Odoo, chọn “Đăng nhập” Bước 2: Nhập email, mật khẩu nếu đã có sẵn tài khoản, rồi nhấn “Đăng nhập”.

Ngược lại, chọn “Chưa có tài khoản” 7 Bước 3: Tick chọn module muốn cài đặt, rồi bấm “Tiếp tục” Bước 4: Chọn “CRM” và bắt đầu thao tác 8 Bước 5: Trang Cơ hội sẽ xuất hiện đầu tiên 9 II. Phân tích hệ thống 1. ERD + Chuyển thực thể thành quan hệ CƠ HỘI (Mã cơ hội, Tên khách hàng, Tên cơ hội, Email, Điện thoại, Doanh thu mong đợi) TIỀM NĂNG (Mã tiềm năng, Tên tiềm năng, Tên khách hàng, Email, Điện thoại, Nhân viên kinh doanh) BÁO GIÁ (Mã báo giá, Tên khách hàng, Nhân viên kinh doanh) KHÁCH HÀNG (Mã khách hàng, Tên, Email, Điện thoại) 2. Đặc tả Use-case của chức năng Đăng nhập Use Case Number: UC1 Use Case Name: Đăng nhập Actor (s): Người dùng Maturity Focused Summary: Người dùng đăng nhập vào hệ thống để truy cập các chức năng của hệ thống Basic Course of Events: Actor Action System Response 10 1.